Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
С начала 2023 г. начали действовать обновленные правила предоставления работникам отпусков. Работодателям необходимо учитывать новшества. В противном случае у проверяющих возникнут претензии, за чем последует наказание в форме штрафов.
В статье мы расскажем о том, что изменилось в предоставлении отпусков и о том, как правильно платить отпускные в 2023 году.
Порядок предоставления отпусков и выплаты отпускных
Работник должен получить отпускные не менее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Если последний день выплаты является выходным или праздничным днем, деньги должны быть выданы отпускнику в последний рабочий день перед праздником или выходным. При задержке отпускных следует выплатить работнику компенсацию в размере 1/150 ставки рефинансирования на день просрочки.
Административный штраф за первичное нарушение сроков выдачи отпускных для компании составляет до 50 тыс. руб., предпринимателя или руководителя от 1 до 5 тыс. руб. Штрафы за повторное нарушение значительно больше.
Каждому работодателю необходимо утвердить график отпусков. Отсутствие графика, выявленное трудовыми инспекторами, наказывается административным штрафом, составляющим для ИП и должностных лиц 1 – 5 тыс. руб., для компаний – 30 – 50 тыс. руб.
На 2024 г. график отпусков необходимо подготовить до 16 декабря 2023 г.
Если в прошедшем рабочем году работник не использовал по какой – либо причине отпуск, при составлении графика на новый год следует включить в график также этот неиспользованный отпуск.
Отпуск может предоставляться как в полном размере, так и частями, одна из которых не может составлять менее 14 дней. Деление отпуска обязательно нужно согласовать с работником. Если согласия по разделению отпуска на части достигнуть не удается, отпуск должен быть предоставлен в полном размере, без разделения.
В неделимую 14-дневную часть отпуска могут входить части отпусков из разных рабочих годов. Основное требование – отпуск не может длиться меньше 14 дней.
В график отпусков надо включать не менее 28 дней. Даже при просьбе самого работника запланировать ему только 14 дней отпуска за год, в график должно быть включено 28 дней отдыха.
В графике отпусков следует прописывать не просто месяц, в котором отпуск предоставляется, а конкретную дату начала отпуска. Отпуск может начинаться с праздничного дня, однако в число дней отпуска праздничные дни не включаются.
Особо отметим отпуск мобилизованным работникам. Чтобы в последующем не ошибиться при определении стажа для отпуска, рекомендуется мобилизованных работников также включать в график. При этом в примечании прописываются сведения о приостановленном договоре с мобилизованным работником.
Расчет размера отпускных выплат
Для расчета суммы отпускных сначала следует исчислить средний заработок. При этом нужно учесть все виды выплат работнику от работодателя – заработную плату по тарифам или оклад, сдельную заработную плату, заработную плату в % от выручки компании или комиссионные, заработную плату не форме денег и проч., премии за труд и выслугу лет. Все виды выплат, учитываемые в расчете средней заработной платы, должны быть указаны во внутренних документах компании.
В совокупный заработок для расчета средней заработной платы не включаются больничные или декретное пособие, материальная помощь, возмещение за обеды и командировочные.
В некоторых компаниях часть заработной платы работники получают «в конвертах», однако в расчете отпускных обычно учитываются только «белые» выплаты. В результате сумма может получиться существенно ниже, чем заработная плата. Однако средний заработок в пересчете за месяц обязательно должен быть не менее МРОТ, если работником была полностью отработана норма рабочего времени или выполнены в полном объеме трудовые обязанности в расчетном периоде.
В расчет среднего заработка принимается расчетный период в 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска. В расчетном периоде не учитываются следующие промежутки времени и начисленные за эти временные промежутки денежные выплаты:
- нахождение на больничном листе или в отпуске по беременности и родам;
- простой по вине работодателя или по независящим от работодателя и работника причинам;
- забастовка, в которой работник участия не принимал, но из-за нее не мог работать;
- оплачиваемые дополнительные выходные по уходу за детьми – инвалидами или взрослыми инвалидами с детства;
- освобождение от работы (в соответствии с законами РФ) с сохранением или без сохранения заработной платы .
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Таким образом, в расчет среднего заработка принимаются только дни и часы, в которые работник находился на работе в соответствии с графиком и выполнял свои обязанности.
Иногда у работника в предшествующие отпуску 12 месяцев полностью отсутствуют отработанные дни и начисленная заработная плата. Тогда средний заработок определяется из заработка, начисленного за 12 месяцев предшествующего периода.
Средний заработок рассчитывается путем деления совокупного заработка на 12 месяцев и умножения результата на 29,3.
Если из расчетного периода пришлось исключить некоторые дни и часы или работник отработал менее года, то сначала рассчитывается количество дней в полностью отработанных месяцах путем умножения количества этих месяцев на 29,3.
Затем определяется количество рабочих дней в каждом из не полностью отработанных месяцев.
Для этого надо вычесть из календарных дней исключенные дни, умножить результат на 29,3, а затем разделить на календарные дни месяца.
После этого складываются рабочие дни в полностью и не полностью отработанных месяцах и исчисляется среднедневной заработок путем деления суммы выплат в расчетном периоде на календарные отработанные дни в расчетном периоде.
Нередко бухгалтеры, забыв посмотреть трудовые договоры, не добавляют работникам с ненормированным рабочим днем дополнительные дни отпуска. Это ведет к штрафам. При ненормированном рабочем дне обязательно следует предоставлять дополнительный оплачиваемый отпуск в размере не менее 3 календарных дней. При этом, если в трудовом договоре прописан ненормированный рабочий день, дополнительный отпуск должен предоставляться даже в случаях, когда работник не трудился за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Дополнительные дни могут присоединяться к общему отпуску или даваться отдельно.
С отпускных следует удержать НДФЛ в размере 13% для резидентов РФ и 30% для нерезидентов. В 2023 г. НДФЛ перечисляется на единый налоговый счет. НДФЛ с выплат, произведенных с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего месяца, необходимо перечислить 28 числа текущего месяца. 25 числа текущего месяца следует подать уведомление об исчисленных суммах НДФЛ, чтобы у налогового органа была информация, необходимая для определения суммы, которую нужно распределить с единого счета в пользу НДФЛ.
Отпускные, как часть заработка, облагаются страховыми взносами. В 2023 г. применяется единый тариф для уплаты взносов в размере 30% в границах предельной базы, равной в 2023 г. 1,92 млн. руб. с начала года и 15,1% с превышения предельной базы.
По установленному для конкретной компании тарифу в размере от 0,2 до 8,5% уплачиваются взносы на травматизм.
Компенсация за неиспользованный отпуск
Увольняющемуся работнику выплачивается компенсация за накопленные и не использованные дни отпуска за все время работы.
Размер компенсации рассчитывается конкретному работнику посредством умножения его среднедневного заработка на число неиспользованных дней отпуска.
Бухгалтеру перед увольнением работника необходимо уточнить размер среднедневного заработка, подсчитать точно количество не использованных дней отпуска, после чего произвести расчет компенсации.
Поскольку каждый работник имеет право на отдых в каждом году, рекомендуется начинать подсчет его неиспользованных дней отпуска с первого дня работы в компании.
Чтобы определить количество неиспользованных дней отпуска, необходимо длительность ежегодного отпуска разделить на 12, умножить полученный результат на число полностью отработанных месяцев и вычесть количество использованных дней отпуска.
Отработанная половина месяца считается полностью отработанным месяцем, время за отработанный менее чем на половину месяц из расчета исключается.
В стаж, дающий право на отпуск, не включается время отсутствия работника на работе без уважительных причин, включая отстранение от работы, а также время отпусков по уходу за ребенком до трех лет. Время нахождения работницы в декретном отпуске при расчете компенсации в стаж необходимо включить.
Работнику, отработавшему 11 месяцев, должна выплачиваться полная компенсация, также, как и призванным на военную службу и признанным неспособными трудиться. Полная компенсация в таких случаях полагается работнику, отработавшему в компании не менее пяти с половиной месяцев.
Работнику, отработавшему в компании меньше 11 месяцев, выплачивается пропорциональная компенсация.
Среднедневной заработок определяется по последнему году перед увольнением. Однако при определении расчетного периода необходимо учитывать ряд моментов.
Для работника, проработавшего более одного года, период для расчета – 12 месяцев перед увольнением. Если работник трудился менее года, необходимо исходить из отрезка времени от начала до конца работы. Для увольняющихся работниц после декретного отпуска или отпуска по уходу за ребенком расчетным периодом будет календарный год до декрета.
Затем необходимо определить количество отработанных в каждом месяце дней. По месяцам, в которых не было пропусков работы оно равно 29,3. В количество отработанных дней входят выходные и праздники. Не учитываются дни болезни работника, нахождения его в отпуске или в командировке.
Далее необходимо вычислить размер суммарного заработка за период. Он включает заработную плату с учетом надбавок и районных коэффициентов, премии, выплаты в натуральной форме. Не входят в суммарный заработок отпускные, больничное пособие, материальная помощь, компенсации за обед.
После этого определяется средний дневной заработок, для чего суммарный заработок делится на количество дней для расчета. Для вычисления количества дней для расчета число отработанных дней в месяце делится на число календарный дней в месяце и результат умножается на 29,3.
В заключение число оставшихся дней отпуска умножается на дневной заработок.
Компенсация вместе с последней заработной платой должна выплачиваться в последний день работы сотрудника. В случае отсутствия работника на рабочем месте деньги следует выплатить не позже одного дня после подачи уволившимся работником требования о расчете.
При задержке выплаты компенсации уволившемуся работнику за каждый день задержки начисляются пени в размере 1/150 ключевой ставки ЦБ, умноженной на невыплаченную сумму. В работника при этом есть право требовать через суд возмещения морального вреда.
Штраф за невыплату компенсации при первичном нарушении составляет для ИП от 1 до 5 тыс. руб., при повторном нарушении – от 10 до 30 тыс. руб. Для компании размер штрафа за первичное нарушение - от 30 до 50 тыс. руб., за повторное – от 50 до 100 тыс. руб. Штрафы для должностных лиц установлены в размере соответственно 10 – 20 тыс. руб. и 20 – 30 тыс. руб. Должностные лица за повторное нарушение могут быть дисквалифицированы на срок от года до трех лет.
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении по сокращению или вследствие закрытия компании рассчитывается также, как при обычном увольнении.
Помимо компенсации в данном случае надо выплатить выходное пособие в размере среднемесячной заработной платы. Работникам, которые согласились прекратить работать ранее, чем через 2 месяца после извещения о скором сокращении, выплачивается дополнительная компенсация.
Для определения величины компенсации среднедневной заработок умножается на число дней, которые остались до окончания двух месяцев после предупреждения об увольнении.
У работника, вставшего в течение 14 дней после увольнения на учет в Центре занятости и не нашедшего работу за месяц, есть право подать бывшему работодателю заявление о выплате второго выходного пособия в сумме еще одной средней заработной платы.
С компенсации за неиспользованный отпуск следует удержать НДФЛ (не зависимо от формы организации и применяемого налогового режима).
В 2023 г. НДФЛ уплачивается в бюджет с доходов, выплаченных с 23 числа текущего месяца по 22 число текущего месяца, и перечисляется до 28 числа текущего месяца. Сумма исчисленного налога включается в уведомление, которое подается в ФНС до 25 числа текущего месяца. Помимо НДФЛ необходимо начислить взносы на пенсионное и медицинское страхование, а также страхование от несчастных случаев.
Какие новшества в 2023 г. надо учесть
В 2023 г. изменились правила выплаты отпускных при внеплановом уходе в отпуск: отменена обязательность соблюдения правила трех дней. Работник вправе подать заявление на внеплановый отпуск за три дня до его начала, или ранее. При выплате через банк отпускные выплачиваются в течение 2 рабочих дней со дня подачи заявления на отпуск. При выплате через кассу или иным способом выплата должна быть произведена до первого рабочего дня работника после завершения отпуска. До изменения правил при подаче заявления на отпуск с завтрашнего дня работодатель вынужден был отказать или оформить сначала отпуск за свой счет, т. к. не успевал выплатить отпускные. Теперь у работодателя появилась возможность приспособиться к срочному уходу в отпуск по инициативе работника. Стало проще согласование срочного ухода в отпуск.
В 2023 г. при расчете отпускных необходимо учитывать увеличение МРОТ до 16 242 руб. Если были выплачены отпускные менее федерального МРОТ при полной отработке работником нормы рабочего времени, необходимо во избежание штрафа произвести работнику доплату.
Отпускные рассчитываются из МРОТ, если окажется, что средний месячный заработок, исчисленный исходя из фактической заработной платы, меньше МРОТ.
Совместители и работники с неполным рабочим временем могут иметь заработок ниже МРОТ. Средний дневной заработок для оплаты отпуска таким работникам рассчитывается из МРОТ пропорционально продолжительности рабочего времени. Для его исчисления МРОТ на дату начала отпуска делится на 29,3 и умножается на ставку работника. В случае, когда часть времени работник трудился по неполной ставке и часть – по полной, для расчета отпускных необходимо МРОТ на дату начала отпуска умножить на ставку работника (например, 0,1 или 0,5) и на количество месяцев работы на неполной ставке и прибавить к результату количество месяцев работы на полной ставке, деленное на 12 и на 29,3.
При расчете отпускных необходимо учитывать повышение оклада, тарифной ставки, денежного вознаграждения. Снижение оклада или тарифной ставки, напротив, не учитывается.
В 2023 г. к работникам, имеющим право на отпуск в удобное для них время, добавили демобилизованных и многодетных родителей. Демобилизованные могут взять очередной оплачиваемый отпуск вне графика на протяжении шести месяцев после возвращения со службы. При этом стаж работы никакого влияния не оказывает. Количество дней отпуска определяется с учетом периода службы в армии. Мобилизованным работникам и тем, кто подписал военный контракт, отпуск надо будет давать авансом, вне существующего в компании графика.
Необходимо также учесть, что новые правила по отпускам мобилизованным вступили в действие задним числом и охватывают трудовые отношения с работниками с 21 сентября 2022 г.
Многодетные родители имеют право на отпуск в удобное время, если младшему ребенку нет 14 лет, а не 12 лет, как было прежде. Льгота утрачивается при достижении младшим ребенком 14 лет или старшим 18 лет.
Наши партнеры, компания «Консалт 24», осуществляют полное дистанционное бухгалтерское сопровождение ИП и ООО, а также начисление зарплат сотрудникам, приказы, сокращение налоговой нагрузки и другие услуги. Узнать подробнее и сделать расчет нужных услуг можно на сайте: https: || consult-24.ru.
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
