Оборот наличности на предприятии требует строгого учёта. Законодательством подробно регламентируется кассовая дисциплина для ООО. Важно уделять достаточно внимания этой сфере деятельности, чтобы избежать штрафных санкций
Когда упоминают кассу на предприятии, это относится к двум ситуациям:
1. Кассовый аппарат. Согласно соответствующему закону при продаже товаров, услуг клиентам в большинстве случаев требуется иметь кассовый аппарат, на который должны быть оформлены документы. Предусмотрены также отчёты о его работе, которые предоставляются в налоговую.
2. Кассовая дисциплина. Кратко говоря, это – совокупность правил, обязательных для исполнения при обращении с наличными деньгами на предприятии.
Второе понятие охватывает несколько важных разделов:
1. Правильное оформление кассового документооборота. Квитанции, чеки, ордера предназначены для учета поступления и расхода наличности на предприятии.
2. Выполнение требований по наличному лимиту кассы. Здесь речь идёт об остатке денег на закрытие смены или дня. Эта норма тщательно контролируется, и за её нарушение грозит серьёзный штраф.
3. Выполнение правил, регламентирующих выдачу предприятием наличных денег и порядок учёта.
4. Исполнение ограничений по применению наличных денег в расчётах между фирмами.
Комплекс перечисленных вопросов обеспечивает выполнение операций с наличными деньгами в соответствии с нормами законодательства.
Кассовая дисциплина для ООО требует документировать любые операции, проводимые в денежной форме.
Для этого применяются следующие типовые варианты оформления кассовых операций и денежных документов:
1. Один из основных — приходный кассовый ордер. С его помощью оформляется любое поступление наличности в распоряжение предприятия. Деньги, которые вносятся в наличном виде, должны быть оформлены с помощью указанного документа. Когда на предприятии используются кассовые аппараты, деньги, полученные с их помощью, можно оформлять с помощью разовых приходных ордеров на всю сумму, полученную за сутки работы.
2. Расходный кассовый ордер используется при выдаче денег из кассы. Используется во всех случаях, кроме выдачи зарплат, стипендий и других подобных расходов.
3. Расчётно-платёжные ведомости заполняются, когда выдаётся заработная плата и аналогичные выплаты.
4. Книги учёта кассиров применяются в ситуациях, когда на предприятии задействованы несколько кассиров. Они в конце рабочего дня с помощью такой книги отчитываются в своей работе перед старшим кассиром.
5. Кассовая книга — основной документ, в котором систематизируются все факты движения наличности компании.
Кассовая дисциплина для ООО в году, включает в себя правильное ведение всех указанных форм документации.
По согласованию с банковским учреждением устанавливается предельная величина остатка денег на конец рабочего дня. Если предприятие не оформляло его, применяется нулевое значение. Тогда любая сумма денег, не сданная в банк, станет превышением, повлечёт за собой штраф. Такой лимит также называют переходящим остатком.
Существуют некоторые исключения по лимиту наличности. В бухгалтерском учете предусмотрено, что ограничения можно безнаказанно нарушаться, когда выдавалась зарплата, в выходные, праздничные дни.
При переговорах с банком величина запрашиваемого лимита должна быть обоснована. Вот пример такого расчёта. Сначала нужно выбрать расчётный период.
1. Общая сумма полученной предприятием наличности, переводов в пути за выбранный период (СУМ).
2. Количество рабочих дней, принимаемых к учету (КД).
3. Частота проведения сдачи денег в банк (ЧС).
Способ расчёта регулирует Центробанк России. Период расчёта не может превышать 92 рабочих дня. Ограничений в меньшую сторону не имеется.
Последний параметр учитывает удалённость адреса ведения деятельности и возможность по сдаче налички в банк. Он не обязательно определяет ежедневную сдачу. Банк учитывает конкретную ситуацию. Возможно, что фирма наносит визит в банк не чаще одного раза в три дня. В этом случае данный параметр равен трём. Он не может превышать семи дней.
Расчёт производится по следующей формуле: (Лимит остатка) = (СУМ / КД) * ЧС
Допустим, предприятие рассматривает декабрь. Выручка составила 357 000 рублей, количество рабочих дней равно 21, деньги сдаются в банковское учреждение раз в два дня.
(Лимит остатка) = (357 000 рублей / 21) * 2 = 34 000 рублей
В некоторых ситуациях расчёт лимита осуществляется по-другому. Это относится к тому бизнесу, в котором практически отсутствует работа с наличными деньгами.
Установленные исключения из этого правила:
• выплаты зарплат;
• расчётов с различными контрагентами таким образом.
Наличка берётся в банке для одной из этих двух целей. Снятие денег для произведения расчётов — фактор, определяющий величину лимита.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
1. Выбирается период рассмотрения. Он не может превышать 92 рабочих дней. (КД).
2. Рассматривается объём средств снятых со счёта для указанных целей. (СУМ). Сюда не входят деньги для выплаты зарплат, стипендий.
3. Фиксируется количество дней, за которые сдаётся наличка. Оно должно быть не больше семи дней. (ЧС).
Расчёт производится по формуле: (Лимит остатка) = (СУМ / КД) * ЧС
После получения лимита от банка, производится оформление на предприятии. Издаётся приказ, который фиксирует факт, что на предприятии установлен определённый лимит остатка.
Выдача денег сотрудникам, направленным в командировку, под отчёт для различных целей или для затрат на представительские расходы рассматривается, как предоставление наличных средств подотчётным лицам. Тратить полученные деньги необходимо в соответствии с нормами закона.
Оформление осуществляется на основании заявления сотрудника. При оформлении командировки требуется приказ руководителя о направлении данного работника с определёнными, конкретно сформулированными целями. Заявление заверяется руководителем.
Организация кассовых операций предусматривает выдачу денежных купюр на основании расходного ордера. Информация о проведённой операции фиксируется в кассовой книге.
Важно отметить, что сотрудник не может выступать подотчетным лицом и получать наличность, если он не погасил задолженности по ранее выданным деньгам. В заявлении рекомендуется указывать факт отсутствия рассматриваемого долга.
Выданные суммы наличных денег подлежат возврату в течение определенного срока. При этом заполняется соответствующий отчёт, к которому прикрепляются подтверждающие документы. Максимальный срок составляет три рабочих дня после указанного в бухгалтерских документах срока возврата. Это действует на ОСНО и других системах налогообложения.
Если сотрудник отказывается возвращать выданные ранее средства, то они засчитываются в налогооблагаемый доход, при этом облагаются НДФЛ.
Подотчётные деньги разрешается выдавать другим образом. Порядок ведения кассовых операций предусматривает, что если сотрудник сделал оплату в интересах предприятия, при наличии подтверждающих документов, соответствующая сумма может быть возвращена. Примером может быть закупка канцелярских товаров.
Использование денег при расчёте с поставщиками, подрядчиками допускается законом при выполнении условия, что сумма сделки не превышает определённую величину. В рамках одной сделки предел суммы составляет 100 000 рублей. Ограничение действует, если обе стороны являются юридическими лицами. Если хотя бы одно является физическим лицом, кассовая дисциплина для ООО ограничения не предусматривает.
Выдача зарплаты, командировочных, подотчётных сумм ограничения не имеет. Только в случаях, когда физическое лицо выполняет действия от имени предприятия, на которые выдана доверенность.
Есть траты, где запрещается использовать наличные финансовые средства. Это платежи за арендуемое помещение, выплаты держателям акций (дивиденды), процентов по кредиту.
Порядок ведения документооборота наличности может проверяться налоговой инспекцией. Обычно выездная проверка проводится по следующему плану:
1. Сначала пересчитывается наличность в кассе предприятия на момент проверки.
2. Рассматриваются контрольно-кассовые аппараты, имеющиеся на предприятии. С них снимаются фискальные отчеты.
3. Изымаются для подробного изучения все документы по кассовым операциям, имеющиеся на фирме. В их число входят: приходные и расходные ордера, кассовая книга, отчёты по контрольно-кассовым аппаратам.
4. Происходит проверка по предоставлению чеков при покупке. Это может делаться с использованием технических средств для фиксации происходящего.
Нарушение кассовой дисциплины ООО влечёт штрафные санкции. Обнаружение не учтенных наличных денег в кассе приведет к серьёзным штрафам (до пятидесяти тысяч рублей). Это считается также фактом уклонения от налогов путём сокрытия информации о доходах.
Когда нарушается учет кассовых операций, ответственный сотрудник может получить штраф в сумме от четырёх до пяти тысяч рублей. Это относится к индивидуальным предпринимателям, должностным лицам предприятий. Наказание для юридических лиц гораздо строже – штраф от сорока до пятидесяти тысяч рублей.
Владелец бизнеса иногда по закону имеет право взять деньги из кассы для себя лично. Это возможно только в том случае, когда он является индивидуальным предпринимателем. Если речь идёт об обществе с ограниченной ответственностью, у него такого права нет. Индивидуальный предприниматель, беря деньги из кассы, обязан воспользоваться кассовым ордером с формулировкой, где фиксируется, что деньги предназначены для личных нужд.
Индивидуальный предприниматель имеет право не использовать лимит остатка кассы. Закон предоставляет такую возможность. Если раньше это ограничение было установлено, то должен быть написан внутренний приказ, в котором закреплён отказ от использования кассового лимита. Кассовая дисциплина ООО на УСН не предусматривает кассовый лимит.
Кассовая дисциплина для ООО предусматривает важное новшество — использование онлайн-касс. Работа кассового аппарата теперь выполняется следующим образом:
1. Печатаются чеки покупателям.
2. Далее следует формирование электронного документа.
3. Электронная копия чека отправляется в налоговую инспекцию.
4. По желанию покупателя предоставляется копия электронного чека на указанный электронный адрес.
Принятый закон утверждает порядок использования новых кассовых аппаратов, причём электронные копии чеков пересылаются не прямо в налоговую, а через доверенных операторов, накапливающих фискальные данные, которые затем передаются в налоговую.
Наказание для индивидуальных предпринимателей — штраф до четырёх тысяч рублей. Юридические лица получат штрафные санкции до сорока тысяч рублей.
Некоторые категории предпринимателей могут не использовать кассовые аппараты. Это происходит в случаях, когда:
1. Индивидуальный предприниматель оказывает услуги населению, рассчитываясь посредством квитанций на специальных бланках строгой отчётности.
2. При курьерской доставке, торговле в транспортных средствах (поездах), на рынках, в ларьках.
3. Кассовая дисциплина ООО на ЕНВД не предусматривает использования.
4. Работающие на патентной системе.
Сформированы основные правила, на которые необходимо обращать особое внимание:
1. Каждое движение наличных денег должно быть документально оформлено в соответствии с требованиями законодательства.
2. Ведение кассовой дисциплины ООО требует, чтобы полученные средства использовались в точности на те цели, для которых выдавались.
3. Предприятие обязано обеспечить ведение полного комплекта кассовых документов.
4. Надо контролировать величину кассового лимита и обеспечивать его соблюдение.
5. Расчёты между контрагентами посредством использования налички не должны превышать установленных пределов.
6. Внутри фирмы приказом назначается сотрудник, несущий ответственность за правильность проведения кассовых операций.
7. Когда сотрудникам выдаются на руки финансовые средства, получение оформляется посредством составления авансового отчёта, подкреплённого необходимыми документами.
Правильное ведение кассовых операций в соответствии с требованиями нормативных актов — важная часть функционирования любого бизнеса. Для избежания санкций этой сфере рабочего процесса нужно уделять особое внимание.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
