Сроки хранения документов в организации в 2017 году (таблица - ниже) установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральных законах № 212-ФЗ, № 402-ФЗ, № 125-ФЗ, в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России № 558. Поговорим о них подробнее.
Почему сроки хранения документов в организации в 2017 году смотрит ИФНС
При выездной налоговой проверке обычно смотрят период, не превышающий три предыдущих года. Если же компания подала уточненную декларацию за более ранний период, смогут проверить и его. Об этом пункт 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Увеличенные сроки проверки предусмотрены также для спецрежимников при выполнении соглашения о разделе имущества, компаний, исключенных из реестра резидентов ОЭЗ в Калининградской области, участников инвестиционного регионального проекта.
Минимальный срок хранения первичных документов по Налоговому законодательству — четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23). Но чтобы не нарушить правила бухучета, их придется хранить пять лет, как того требует закон «О бухгалтерском учете» (в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России № 558, — такой же срок).
Из этого правила есть несколько исключений
Амортизируемое имущество. Документы по основным средствам нужно хранить на протяжении периода амортизации плюс четыре года, а если объект продали — четыре года после продажи или учета убытка.
Дебиторская и кредиторская задолженность. Не только акты сверки, но и накладные, платежки, договора нужно хранить четыре года после того, как просроченную дебиторку учтут в расходах или кредиторку в доходах.
Обучение персонала за счет компании. Если компания оплатила учебу работников и отразила расходы в налоговом учете, документы нужно хранить четыре года после того, как обучение завершится.
Убытки. Предположим, ваша компания будет уменьшать текущую прибыль на убытки прошлых лет. В этом случае нужно обеспечить сохранность документов в течение всего периода, в котором вы учитываете убытки в расчете налоговой базы. Причем к этому сроку прибавьте еще четыре года. Ведь налоговики могут провести проверку уже после того, как ваша компания полностью спишет убытки. Более того, в Минфине России считают, что организации обязаны хранить бумаги даже в том случае, если убыточные периоды уже проверены налоговиками. Именно так сказано в письме этого ведомства № 03-03-06/1/278.
Исправление ошибок, перенос расходов (вычета). Если ошибка привела к переплате налога, уточненка необязательна (п. 1 ст. 54 НК РФ). Недочет можно исправить в текущем периоде, но для этого нужны документы прошлых лет период. Поэтому в данном случае нужно отсчитывать четыре года с того периода, в котором исправляли ошибку.
Аналогичным образом определяется срок хранения документов, когда расходы были списаны (вычет по НДС заявлен) не в том году, которым датируется первичка, а в течение последующих трех лет. Считайте четыре года с того момента, когда по данным старой первички посчитали налоги текущего периода.
Сроки хранения документов в организации в 2017 году нарушены: штрафы
Соблюдать сроки хранения документов в организации в 2017 году нужно по нескольком причинам.
Во-первых, расходы и вычеты НДС, не подтвержденные первичными документами, попросту снимут. А тогда придется доплачивать налоги, да еще с пенями и штрафами. В крайнем случае сумму налоговых обязательств установят расчетным методом.
Во-вторых, если первички нет, компании грозит налоговая ответственность по статье 120. А это штраф 10 000 или 30 000 руб. В-третьих, должностным лицам компании, директору и главбуху грозит штраф по статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях: от 5000 до 10 000 руб. — за первичное нарушение, штраф от 10 000 руб. до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до двух лет — за второе и последующие нарушения в течение года.
Ниже представлены сроки хранения документов в организации в 2017 году. Таблица не только по документам для ИФНС, но по всем бумагам, которые составляются в компаниях.
Сроки хранения документов в организации в 2017 году:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Вид документа
Срок хранения
Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): а) сводная годовая (консолидированная); б) годовая; в) квартальная; г) месячная
Не менее 10 лет
Не менее 10 лет
5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)
1 год (при отсутствии квартальных, годовых — не менее 10 лет)
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)
5 лет
Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.)
5 лет при условии проведения проверки
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей
5 лет при условии проведения проверки
Счета-фактуры
4 года
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности
5 лет
Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах
Не менее 10 лет
Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним
5 лет
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам
5 лет
Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: а) годовые;
б) квартальные
Не менее 10 лет
6 лет (при отсутствии годовых и нарастающим итогом за IV квартал — постоянно)
Налоговые декларации по всем видам налогов
5 лет
Таможенные декларации
5 лет при условии проведения проверки
Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование
Не менее 10 лет
6 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты, а также годовые — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Сведения о доходах физических лиц
5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Реестры сведений о доходах физических лиц
50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН
Не менее 10 лет
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях
5 лет
Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ:
а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной деятельности;
б) по трудовым договорам, договорам подряда
в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям
5 лет после истечения срока действия договора
5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
На край стола поставили жестяную банку, плотно закрытую крышкой, так, что 2/3 банки свисало со стола. Через некоторое время банка упала. Что было в банке?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
