Oi?aaeaiea oeiainaie Получите консультацию:
8 (800) 600-76-83

Бесплатный звонок по России

документы

1. Введение продуктовых карточек для малоимущих в 2021 году
2. Как использовать материнский капитал на инвестиции
3. Налоговый вычет по НДФЛ онлайн с 2021 года
4. Упрощенный порядок получения пособия на детей от 3 до 7 лет в 2021 году
5. Выплата пособий по уходу за ребенком до 1,5 лет по новому в 2021 году
6. Продление льготной ипотеки до 1 июля 2021 года
7. Новая льготная ипотека на частные дома в 2021 году
8. Защита социальных выплат от взысканий в 2021 году
9. Банкротство пенсионной системы неизбежно
10. Выплата пенсионных накоплений тем, кто родился до 1966 года и после
11. Семейный бюджет россиян в 2021 году

О проекте О проекте    Контакты Контакты    Загадки Загадки    Психологические тесты Интересные тесты
папка Главная » Бухгалтеру » Сроки хранения кадровых документов в 2019 году

Сроки хранения кадровых документов в 2019 году

Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. Связаться с автором

Хранение документов 2019

Вернуться назад на Хранение документов 2019
Не забываем поделиться:


Кадровая служба помимо создания необходимых документов и непосредственно кадровой работы должна обеспечить хранение кадровой документации. Для этого сначала разберемся в том, что является обязательным для хранения.

Прежде всего, определимся с тем, что именно относится к документам по личному составу.

Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Такое определение дано в статье 3 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Именно этот Закон устанавливает сроки хранения кадровых документов в организациях.

В этот перечень входят:

1. приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение);
2. личные дела;
3. личные карточки;
4. лицевые счета;
5. ведомости по начислению зарплаты;
6. табели учета рабочего времени;
7. трудовые договоры;
8. документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты);
9. данные по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии);
10. документы, подтверждающие вредные условия производства;
11. списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (ходатайства, справки, анкеты);
12. формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Документы по личному составу перечислены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России № 558.

Мы уже сказали, что основным актом, который определяет кадровые документы и сроки хранения, является Закон об архивном деле. Статьей 22.1 этого Закона установлены сроки хранения таких документов.

Аналогичны и сроки хранения заявлений работников, если они хранятся в личных делах работников.

Приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие данные о командировках: задания, отчеты), а также приказы о взысканиях и заявления сотрудников, если они хранятся отдельно, а не в личных делах, достаточно хранить только пять лет.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Для обеспечения хранения рекомендуем создать в компании архив. Отметим, что отсутствие архива может нести определенные неблагоприятные последствия. Так, если у вас нет архива, вы рискуете, что аудиторы из головной компании напишут отрицательное заключение из-за неправильного хранения документов. При конфликте с работником вы быстро не найдете все сведения по нему. Вам сложно будет отследить, какие документы не поступили в кадры, ведь нет учета. Кроме того, обеспечивать сохранность документов — обязанность компании (ст. 17 Закона № 125-ФЗ). Поэтому организациям надо озаботиться созданием архива.

Чтобы создать архив, вначале утвердите для этого отдельные локальные акты. После выделите помещение для архива, поддерживайте условия хранения, правильно размещайте документы и проверяйте их состояние.

Положение об архиве. Архив в компании — отдельное структурное подразделение, как отдел кадров или бухгалтерия. Назначьте начальника архива и внесите новое подразделение в штатное расписание. Определите, кому архив будет подчиняться. Если в компании есть отдел делопроизводства — то ему. Если нет, то новое подразделение подчините руководителю организации.

Разработайте локальный акт об архиве. Поручите составить проект положения делопроизводителю, архивисту или юристу. В локальном акте закрепите состав архива, ответственных за архив, действующие нормативные правовые акты. Проект согласуйте с руководителями структурных подразделений. Локальный акт утвердит руководитель компании. После этого ознакомьте с актом всех сотрудников, так Положение об архиве станет обязательным для всех в компании.

Годовой план и план-график приема дел в архив. Кроме Положения руководитель должен утвердить годовой план работы архива, план-график приема дел и должностную инструкцию архивиста. В годовом плане руководитель отразит, что именно архив сделает в течение 12 месяцев.

Помещение для архива. Чтобы сохранить целостность документов и предотвратить их порчу, руководитель выделяет для архива отдельное помещение или здание (ст. 15 Закона № 125-ФЗ). Для него есть строгие требования по температуре, влажности, охране, уборке, мебели и др. Подробные нормы о помещении архива определило Минкультуры России (п. 2.14–2.30 приказа № 526).

В архив поступают электронные и бумажные документы с постоянным и временным сроком хранения, финансовые, управленческие и документы по личному составу. Последние выделяют в особую группу, систематизируют обособленно и включают в отдельную опись (п. 5.4.4.1 Основных Правил работы архивов). Разберем, как работать с бумагами по личному составу.
Самое читаемое за неделю

документ Введение ковидных паспортов в 2021 году
документ Должен знать каждый: Сильное повышение штрафов с 2021 года за нарушение ПДД
документ Введение продуктовых карточек для малоимущих в 2021 году
документ Доллар по 100 рублей в 2021 году
документ Новая льготная ипотека на частные дома в 2021 году
документ Продление льготной ипотеки до 1 июля 2021 года
документ 35 банков обанкротятся в 2021 году


Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!

Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!

Как оформлять дела по личному составу. Если вы завели в 2019 году дело по личному составу и в этом же году закончили его делопроизводство, то в 2020 году готовьте его для архива. Вы должны оформить его и описать (п. 4.19 приказа Минкультуры России № 526).

Когда будете распределять приказы по личному составу, обращайте внимание на сроки их хранения. В одно дело можно помещать только распорядительные документы с одним сроком хранения. Например, приказ об отпуске в связи с обучением храните пять лет, а приказ об отпуске без сохранения зарплаты — 50 (75) лет. В одном деле эти приказы находиться не могут.

В личных делах работников документы располагайте в хронологическом порядке по мере поступления. Но не храните в деле карточки формы № Т-2. Для них в номенклатуре дел выделяется отдельное дело. В нем личные карточки формируйте как данные в лицевых счетах — в алфавитном порядке по фамилии, имени, отчеству. Если сотрудник уволился, то его личную карточку и личное дело относите к году увольнения и систематизируйте в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.

Чтобы обеспечить целость документов, храните их упорядоченно и вовремя сдавайте в архив. До того как компания организует его, назначьте ответственного за архив и помещайте бумаги в специальные шкафы с замками.

Документы по личному составу вы должны передать в архив организации. Вы можете сделать это в начале следующего года, но не позднее чем через три года после того, как вы завершили их делопроизводство. Конкретный срок определите с учетом того, как часто вы используете документы. Чтобы сдать из структурного подразделения на хранение в архив организации документы, используйте сдаточную опись (Приложение № 23 к приказу Минкультуры России № 526).

После того как в архиве приняли ваши документы, их ставят на архивный учет. Работники архива вносят дела в книгу поступления документов, оформляют описи дел, размещают дела в архивохранилище.

Если дело имеет временный срок хранения до 10 лет включительно, то сдавайте его в архив только по решению руководителя. По общему правилу, временные дела в архив не сдают. Такие бумаги храните в структурных подразделениях организации. Когда срок хранения истечет, уничтожайте документы (п. 4.2 приказа Минкультуры России № 526).

Когда сдавать личные дела уволившихся. Передавайте в архив личные дела уволившихся по общему правилу не позднее чем через три года после завершения их делопроизводства. Личное дело относится к переходящим делам, которые формируют в течение всего периода работы сотрудника. Поэтому не закрывайте личное дело в конце года. Делайте это, когда поместите в дело документы об увольнении.

Как сформировать личное дело для архива. Готовьте личное дело, как и другие документы с длительным сроком хранения. Освободите листы от скрепок, скоб, файлов. Располагайте документы в хронологическом порядке. Первым листом дела поместите самый старший по дате документ. Составьте титульный лист, внутреннюю опись документов дела в его начале, лист-заверитель — в конце дела. Пронумеруйте листы в правом верхнем углу карандашом.

Если в деле есть трудовая книжка, военный билет, которые работник не забрал, вложите каждый документ в конверт и подшейте их в дело. Вначале нумеруйте сам конверт, а затем следующим номером каждое вложение в конверте. В листе-заверителе сделайте запись о вложенных в дело конвертах и количестве вложенных в них листов. Если в дальнейшем необходимо будет отразить повреждение документов или замену подлинников, отмечайте это в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

темы

документ Финансовый отчет 2019
документ Финансовый результат 2019
документ Формы труда 2019
документ ФСС 2019
документ Хозяйственная деятельность 2019

Получите консультацию: 8 (800) 600-76-83
Звонок по России бесплатный!

Не забываем поделиться:


Загадки

В бар зашли три зэка и заказали: гроб с костями, многоэтажку и то что мы строили. Официант им все принес и говорит: вот вам гроб с костями и многоэтажка. А то что вы строили – нет. Есть только то где вы были.
Что заказали зэки?

посмотреть ответ


назад Назад | форум | вверх Вверх

Загадки

У какого мужского органа нет костей, есть мышцы и много вен. Он пульсирует и отвечает за занятия любовью?

посмотреть ответ
важное

Новая помощь малому бизнесу
Как будут проверять бизнес в 2023 году

Изменения по вопросам ИП

Новое в расчетах с персоналом в 2023 г.
Отчет по сотрудникам в 2023 г.
Пособия подрядчикам в 2023 году
НДФЛ в 2023 г
Увеличение вычетов по НДФЛ
Как компании малого бизнеса выйти на международный рынок в 2023 г
Что нового в патентной системе налогообложения в 2023
Что важно учесть предпринимателям при проведении сделок в иностранной валюте в 2023 году
Изменения в работе бизнеса с июня 2023 года
Особенности работы бухгалтера на маркетплейсах в 2023 году
Риски бизнеса при работе с самозанятыми в 2023 году
Кадровая отчетность работодателей для военкоматов их ответственность за содействие им в 2023 году
Управление кредиторской задолженностью компании в 2023 год
Что ждет бухгалтера в работе в будущем 2024 году
Как компаниям МСП работать с китайскими контрагентами в 2023 г
Как выгодно продавать бухгалтерские услуги в 2023 году
Индексация заработной платы работодателями в РФ в 2024 г.
Правила работы компаний с сотрудниками с инвалидностью в 2024 году
Оплата и стимулирование труда директора в компаниях малого и среднего бизнеса в 2024 году
Правила увольнения сотрудников коммерческих компаний в 2024 г
Планирование отпусков сотрудников в небольших компаниях в 2024 году
Как уменьшить налоги при работе с маркетплейсами
Что нужно знать бухгалтеру о нераспределенной прибыли
Как защитить свой товар от потерь на маркетплейсах
Аудит отчетности за 2023 год
За что и как можно лишить работника премии
Как правильно переводить и перемещать работников компании в 2024 году
Размещение рекламы в интернете в 2024 году
Компенсации удаленным сотрудникам и налоги с их доходов в 2024 году



©2009-2023 Центр управления финансами.