В течение деятельности у организации образуется множество документов, часть из которых нужно хранить определенное законом время, например лицевые счета работников подлежат хранению на протяжении 75 лет. Чаще всего хранение осуществляется путем размещения документов в шкафах и на полках в разных кабинетах. Однако это может иметь негативные последствия в виде утраты необходимых документов, в связи с чем рекомендуем руководителям организаций задуматься о создании архива. Рассмотрим подробнее основные правовые моменты, связанные с организацией архива и хранением документов.
Обязанность организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных законом, закреплена в ст. 17 Федерального закона N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ). За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов ст. 13.20 КоАП РФ предусмотрена ответственность - предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц - от 300 до 500 руб.
Единых обязательных правил создания и действия архивов в организациях пока нет. Решением коллегии Росархива были утверждены Основные правила работы архивов организаций (далее - Правила), которые для негосударственных организаций являются нормативно-методическим документом, то есть документом, который они могут использовать при создании внутреннего архива, но не обязаны соблюдать досконально все приведенные нормы.
Хранению подлежат не все документы, образующиеся в течение деятельности организации. В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), утвержденном Росархивом, названы типовые документы, которые подлежат хранению, и сроки их хранения. В 12 разделах данного правового акта перечислены различные документы, которые используют в своей деятельности руководители, бухгалтеры, кадровики и другие. Например, в разд. 4 "Учет и отчетность" поименованы документы, образующиеся в деятельности бухгалтера. Некоторые из них должны храниться в течение 5 лет (документы о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями, переписка о финансово-хозяйственной деятельности и т.д.), другие - в течение 75 лет (лицевые счета работников).
Необходимо обратить внимание на разд. 7 "Трудовые отношения" (включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате и охране труда) и 8 "Кадровое обеспечение" (содержит документы о работе с кадрами - приеме, перемещении, увольнении, повышении квалификации, проведении аттестации, награждении работников). В этих разделах установлены сроки хранения документов от 1 года до 75 лет.
Следует помнить, что согласно п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня (далее - Указания) негосударственные организации хранят документы постоянного срока хранения по Перечню (графа N 3) не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и (или) необходимостью практического использования документов.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях (п. 2.5 Указаний). Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2019 г., начинается с 01.01.2020. Отметка "До минования надобности" означает, что документация имеет только практическое значение и срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года (п. 2.9 Указаний).
Таким образом, вышеназванные нормы говорят лишь о том, что Правила организации архивов для коммерческих фирм являются в настоящее время рекомендуемыми. Вместе с тем следование этим Правилам поможет организациям исполнить установленную законодательством обязанность хранения определенных документов и избежать ответственности за ее несоблюдение.
Частью 10 ст. 23 Закона N 125-ФЗ предусмотрено, что при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. Кроме того, организация вправе передать документы на хранение в государственный или муниципальный архив, а также в негосударственный архив еще в течение своей деятельности, заключив соответствующий договор. В этом случае нет необходимости создавать внутренний архив в организации.
В разд. 4 Правил подробно изложены рекомендуемые требования к зданиям и помещениям архива. Конечно же, где разместить архив - в отдельном здании или выделить для этого комнату, зависит от размеров самой организации и количества документов, требующих хранения. Правила же, которым должны соответствовать помещения для хранения документов, одинаковы. Перечислим основные из них.
Архив необходимо разместить в помещении, которое отвечает требованиям огнестойкости, прочности конструкции, наличия отопительных и вентиляционных систем. Помещения архива должны иметь запасной выход, в них не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов, при отсутствии в помещении архива окон нужно предусмотреть естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую двух- или трехкратный воздухообмен в час. В помещении архива запрещается применение огня, нагревательных приборов, а также размещение посторонних объектов. При проведении ремонтно-монтажных работ принимают меры по обеспечению сохранности документов (разд. 4.2 Правил).
Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте, а все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения (естественном или искусственном). Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, жалюзи, штор и т.д. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.
В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• для бумажных документов - температура 17 - 19 град. Цельсия, относительная влажность воздуха 50 - 55%;
• для черно-белых пленочных материалов - 15 град. Цельсия и 40 - 55%, для цветных - 2 - 5 град. Цельсия и 40 - 55%;
• для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15 - 20 град. Цельсия и 50 - 65%.
Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов. При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.
В помещениях хранилищ запрещаются пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.
Необходимо соблюдать охранный режим помещения, в частности: оборудовать его сигнализацией, организовать систему пропускного режима, определить порядок доступа в архив, обеспечить опечатывание помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. В рабочее время архив должен быть закрыт на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке (разд. 4.3 Правил).
В разд. 4.4 Правил даны рекомендации по оборудованию помещений архива стеллажами, а также приведен порядок хранения документов. Так, хранилище должно быть оборудовано стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения можно применять металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.д.
Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах (п. 4.4.2.6 Правил).
Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон - с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с нормами:
• расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;
• расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;
• расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - 75 см;
• расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см;
• расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.
Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.).
Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. Они могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т.д.). Условия архивного хранения таких документов указаны в п. 4.4.2.5 Правил.
Организацию и проведение работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК), в состав которой входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации. ЭК совместно с делопроизводственной службой определяет порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организует экспертизу ценности документов и контролирует ее проведение (п. п. 3.1, 3.2 Указаний).
Все документы поступают в архив в виде сформированных дел, содержащих не более 250 листов при толщине не более 4 см. В одном деле, как правило, содержатся документы, относящиеся к одному типу (например, приказы о приеме работников на работу, приказы о предоставлении ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков и т.д.).
В архив организации передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения уничтожаются (разд. 3.3 Правил).
Раздел 3.5 Правил содержит порядок формирования архивных дел в организации, то есть группировки исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
• документы постоянного и временного хранения группировать в отдельные дела;
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• группировать в дело документы одного календарного года. Исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
Оформлением дел занимаются работники службы документационного обеспечения управления организации или других структурных подразделений, в обязанности которых входят заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации (разд. 3.6 Правил) в зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Такое оформление предусматривает:
• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов;
• составление листа-заверителя;
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
• внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Документы, формирующие дела, подшиваются на четыре протокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.
Отметим следующие моменты:
1. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
2. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
3. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
4. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
5. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
6. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. Вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
7. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
8. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
9. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.
Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе (в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки) по форме, установленной в Приложении 9 к Правилам. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись делается на отдельном листе по установленной форме (Приложение 10 к Правилам) и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К ней составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по форме, установленной в Приложении 11 к Правилам. На ней указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела. Следует учитывать такие особенности:
1. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
2. Для дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
3. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
4. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего из этих протоколов.
5. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
Обязательные реквизиты обложки дела - количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно"). В архив документы передаются по описям, которые составляются в каждом структурном подразделении в соответствии с разд. 3.7 Правил.
Сроки хранения документов в 2019 году
Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.
Так, в НК РФ установлен предельный четырехлетний срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Данный срок в соответствии с п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ распространяется и на документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
Законодательством о бухгалтерском учете установлен минимальный пятилетний срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности. Иные сроки хранения в зависимости от вида документа устанавливаются законодательством об архивном деле. Так, согласно ст. 17 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Ранее требования государственного архивного дела к хранению документов содержались в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием срока их хранения, утвержденном Федеральной архивной службой России. В соответствии с приказом Росархива № 63 указанный Перечень утратил силу. В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России № 558 (далее – Перечень). Данным Перечнем установлены конкретные виды документов бухгалтерского учета и отчетности с указанием сроков их хранения.
В целом документы по сроку хранения делятся на следующие группы: документы с ограниченным периодом хранения (1 год, 3 года, 5 лет и т.д.), документы постоянного хранения; хранения до минования надобности; хранения до замены новыми документами. Например, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет; лицевые карточки, счета работников – 75 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться постоянно. Исполнительные листы работников – до минования надобности. Бланки форм статистической отчетности в организациях, не являющихся их разработчиками, – до замены новыми и т.д.
Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды, должны храниться в течение 6 лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона № 212-ФЗ).
Сроки хранения кадровой документации определены в Перечне для:
• документов, которыми оформляются трудовые отношения, в частности:
• организация труда и служебная деятельность;
• нормирование труда, тарификация, оплата труда;
• охрана труда;
• документов, которыми оформляется кадровое обеспечение, в частности:
• прием, перемещение, перевод, увольнение работников;
• установление квалификации работников;
• повышение квалификации работников;
• награждение.
В целом документы по сроку хранения также делятся на следующие группы: документы с ограниченным периодом хранения, документы постоянного хранения; хранения до минования надобности; хранения до замены новыми документами. Применительно к кадровым документам добавлена группа хранения – до востребования.
Кадровой документации в Перечне отведены разделы 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение». Например, трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 75 лет; личные карточки работников, в том числе временных работников, хранятся 75 лет; характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 5 лет и так далее по перечню; подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) хранятся до востребования, а невостребованные 75 лет.
С целью хранения документов организация создает архивы (ч. 2 ст. 13 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином № 105, первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. При этом работа организуется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива).
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.
Минфин России в письме № 03-02-07/1-314 отмечает, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.
Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.
Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).
Кадровые документы могут храниться в кадровой службе или архиве организации. Порядок хранения кадровой документации регулируется отдельными положениями трудового законодательства применительно к различным видам документации.
Так, например, в ст. 87 ТК РФ установлена обязанность работодателя обеспечить сохранность персональных данных работника. Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ). К персональным данным относится информация, содержащаяся в личном деле.
Порядок хранения персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ). Следовательно, работодатель должен издать соответствующий локальный нормативный акт, регулирующий вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивающий их защиту от неправомерного использования или утраты.
Законодательство не устанавливает конкретные требования к оборудованию помещения, где должны храниться персональные данные. Между тем во избежание несанкционированного доступа к персональным данным работников рекомендуется оборудовать помещение, где хранятся такие данные, запирающимися шкафами для хранения информации на бумажных носителях. Работодатель должен установить в локальном нормативном акте требования к помещению, где хранятся персональные данные работников, и условия их хранения. Следует также учитывать, что персональные данные работника хранятся в документированной форме, характер которой также определяется работодателем.
Отдельные требования предъявляются к хранению бланков трудовых книжек. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином № 105).
В соответствии с п. 4 ст. 89 НК РФ в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. Данный срок соотносится со сроком хранения документов, который установлен п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, – четыре года.
Важным является то обстоятельство, что отсутствие у налогоплательщика документов по причине нарушения требований о сохранности дает налоговой инспекции право определить сумму налога к уплате в бюджет расчетным путем. Данное право обусловлено положениями п.п. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ. В соответствии с правовой позицией Конституционного Суда РФ, изложенной в Определении № 301-О, расчетный путь исчисления налогов при обоснованном его применении не может рассматриваться как ущемление прав налогоплательщиков. Правильность такого подхода подтвердил и ВАС РФ в Определении № ВАС-5/10.
Что касается периода проверок государственной инспекции по труду, то следует учесть, что нормативные акты, регулирующие вопросы проведения таких проверок не устанавливают срок, за который может быть проверена деятельность организации на предмет соблюдения законодательства о труде. В связи с этим можно сделать вывод о том, что период проверки должен соотноситься со сроками хранения документации.
Утрата документов в организации может произойти по разным причинам: в случае пожара, хищения, утери и пр.
В случае гибели или пропажи первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели, в которую по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 68 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденные Минфином № 105).
В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, обязательно проведение инвентаризации. Результаты проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.
Порядок проведения инвентаризации и способ отражения результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России № 49. Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д. (письмо УМНС РФ по г. Москве № 26-12/43411).
Уничтожение документов в организации производится в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов в организации (одобрены Решением Коллегии Росархива). Уничтожаются, как правило, документы с истекшим сроком хранения.
Документы для уничтожения отбирает экспертная комиссия. При этом экспертной комиссией составляется акт о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации. Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.
Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов организации. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются.
Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.
Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов. К акту прилагается накладная, согласно которой документы были переданы в переработку. Этот акт также утверждается руководителем организации. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве общества в формируемом деле.
Применительно к документам бухгалтерского учета и отчетности законодательством установлена административная ответственность за нарушение сроков хранения документов на основании ст. 15.11 КоАП РФ. Согласно данной норме грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух до трех тысяч рублей.
При этом ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации будет нести руководитель организации (ч. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).
Кроме того, нарушение порядка хранения документов, повлекшее их утрату, может повлечь налоговую ответственность организации по ст. 120 или 126 НК РФ.
Норма ст. 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета. Штраф за данное нарушение составляет от 5000 до 15 000 руб. в зависимости от длительности совершения нарушения. Если же нарушение повлекло за собой неуплату налога, то сумма штрафа составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.
Применение штрафных санкций по ст. 120 НК РФ обоснованно, если нарушение порядка хранения документов повлекло их утрату, что подтверждено и арбитражными судами.
Например, ФАС Северо-Западного округа в постановлении по делу № А13-4401/03-11 указывает на правомерность применения штрафа по ст. 120 НК РФ по причине того, что общество не обеспечило сохранность и восстановление первичных бухгалтерских документов, уничтоженных пожаром. Аналогичной позиции придерживается ФАС Московского округа в постановлении № КА-А40/8513-08-2 по делу № А40-52908/07-115-325.
Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.
Однако следует учесть, что применение ответственности по ст. 120 и 126 НК РФ зависит от вины нарушителя. Поэтому в ситуации, когда утрата документов произошла не по вине налогоплательщика, применение мер ответственности будет необоснованным.
Что касается нарушения правил хранения кадровой документации, то в отношении должностных лиц организации может быть применена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ. Согласно данной норме нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц – от 300 до 500 рублей.
Сроки хранения кадровых документов в 2019 году
Кадровая служба помимо создания необходимых документов и непосредственно кадровой работы должна обеспечить хранение кадровой документации. Для этого сначала разберемся в том, что является обязательным для хранения.
Прежде всего, определимся с тем, что именно относится к документам по личному составу.
Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Такое определение дано в статье 3 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Именно этот Закон устанавливает сроки хранения кадровых документов в организациях.
В этот перечень входят:
1. приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение);
2. личные дела;
3. личные карточки;
4. лицевые счета;
5. ведомости по начислению зарплаты;
6. табели учета рабочего времени;
7. трудовые договоры;
8. документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты);
9. данные по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии);
10. документы, подтверждающие вредные условия производства;
11. списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (ходатайства, справки, анкеты);
12. формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.
Документы по личному составу перечислены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России № 558.
Мы уже сказали, что основным актом, который определяет кадровые документы и сроки хранения, является Закон об архивном деле. Статьей 22.1 этого Закона установлены сроки хранения таких документов.
Аналогичны и сроки хранения заявлений работников, если они хранятся в личных делах работников.
Приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие данные о командировках: задания, отчеты), а также приказы о взысканиях и заявления сотрудников, если они хранятся отдельно, а не в личных делах, достаточно хранить только пять лет.
Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.
Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.
Для обеспечения хранения рекомендуем создать в компании архив. Отметим, что отсутствие архива может нести определенные неблагоприятные последствия. Так, если у вас нет архива, вы рискуете, что аудиторы из головной компании напишут отрицательное заключение из-за неправильного хранения документов. При конфликте с работником вы быстро не найдете все сведения по нему. Вам сложно будет отследить, какие документы не поступили в кадры, ведь нет учета. Кроме того, обеспечивать сохранность документов — обязанность компании (ст. 17 Закона № 125-ФЗ). Поэтому организациям надо озаботиться созданием архива.
Чтобы создать архив, вначале утвердите для этого отдельные локальные акты. После выделите помещение для архива, поддерживайте условия хранения, правильно размещайте документы и проверяйте их состояние.
Положение об архиве. Архив в компании — отдельное структурное подразделение, как отдел кадров или бухгалтерия. Назначьте начальника архива и внесите новое подразделение в штатное расписание. Определите, кому архив будет подчиняться. Если в компании есть отдел делопроизводства — то ему. Если нет, то новое подразделение подчините руководителю организации.
Разработайте локальный акт об архиве. Поручите составить проект положения делопроизводителю, архивисту или юристу. В локальном акте закрепите состав архива, ответственных за архив, действующие нормативные правовые акты. Проект согласуйте с руководителями структурных подразделений. Локальный акт утвердит руководитель компании. После этого ознакомьте с актом всех сотрудников, так Положение об архиве станет обязательным для всех в компании.
Годовой план и план-график приема дел в архив. Кроме Положения руководитель должен утвердить годовой план работы архива, план-график приема дел и должностную инструкцию архивиста. В годовом плане руководитель отразит, что именно архив сделает в течение 12 месяцев.
Помещение для архива. Чтобы сохранить целостность документов и предотвратить их порчу, руководитель выделяет для архива отдельное помещение или здание (ст. 15 Закона № 125-ФЗ). Для него есть строгие требования по температуре, влажности, охране, уборке, мебели и др. Подробные нормы о помещении архива определило Минкультуры России (п. 2.14–2.30 приказа № 526).
В архив поступают электронные и бумажные документы с постоянным и временным сроком хранения, финансовые, управленческие и документы по личному составу. Последние выделяют в особую группу, систематизируют обособленно и включают в отдельную опись (п. 5.4.4.1 Основных Правил работы архивов). Разберем, как работать с бумагами по личному составу.
Как оформлять дела по личному составу. Если вы завели в 2019 году дело по личному составу и в этом же году закончили его делопроизводство, то в 2020 году готовьте его для архива. Вы должны оформить его и описать (п. 4.19 приказа Минкультуры России № 526).
Когда будете распределять приказы по личному составу, обращайте внимание на сроки их хранения. В одно дело можно помещать только распорядительные документы с одним сроком хранения. Например, приказ об отпуске в связи с обучением храните пять лет, а приказ об отпуске без сохранения зарплаты — 50 (75) лет. В одном деле эти приказы находиться не могут.
В личных делах работников документы располагайте в хронологическом порядке по мере поступления. Но не храните в деле карточки формы № Т-2. Для них в номенклатуре дел выделяется отдельное дело. В нем личные карточки формируйте как данные в лицевых счетах — в алфавитном порядке по фамилии, имени, отчеству. Если сотрудник уволился, то его личную карточку и личное дело относите к году увольнения и систематизируйте в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.
Чтобы обеспечить целость документов, храните их упорядоченно и вовремя сдавайте в архив. До того как компания организует его, назначьте ответственного за архив и помещайте бумаги в специальные шкафы с замками.
Документы по личному составу вы должны передать в архив организации. Вы можете сделать это в начале следующего года, но не позднее чем через три года после того, как вы завершили их делопроизводство. Конкретный срок определите с учетом того, как часто вы используете документы. Чтобы сдать из структурного подразделения на хранение в архив организации документы, используйте сдаточную опись (Приложение № 23 к приказу Минкультуры России № 526).
После того как в архиве приняли ваши документы, их ставят на архивный учет. Работники архива вносят дела в книгу поступления документов, оформляют описи дел, размещают дела в архивохранилище.
Если дело имеет временный срок хранения до 10 лет включительно, то сдавайте его в архив только по решению руководителя. По общему правилу, временные дела в архив не сдают. Такие бумаги храните в структурных подразделениях организации. Когда срок хранения истечет, уничтожайте документы (п. 4.2 приказа Минкультуры России № 526).
Когда сдавать личные дела уволившихся. Передавайте в архив личные дела уволившихся по общему правилу не позднее чем через три года после завершения их делопроизводства. Личное дело относится к переходящим делам, которые формируют в течение всего периода работы сотрудника. Поэтому не закрывайте личное дело в конце года. Делайте это, когда поместите в дело документы об увольнении.
Как сформировать личное дело для архива. Готовьте личное дело, как и другие документы с длительным сроком хранения. Освободите листы от скрепок, скоб, файлов. Располагайте документы в хронологическом порядке. Первым листом дела поместите самый старший по дате документ. Составьте титульный лист, внутреннюю опись документов дела в его начале, лист-заверитель — в конце дела. Пронумеруйте листы в правом верхнем углу карандашом.
Если в деле есть трудовая книжка, военный билет, которые работник не забрал, вложите каждый документ в конверт и подшейте их в дело. Вначале нумеруйте сам конверт, а затем следующим номером каждое вложение в конверте. В листе-заверителе сделайте запись о вложенных в дело конвертах и количестве вложенных в них листов. Если в дальнейшем необходимо будет отразить повреждение документов или замену подлинников, отмечайте это в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Сроки хранения документов по номенклатуре дел в 2019 году
Термин "номенклатура дел" для кадровых специалистов означает систематизированный перечень всех дел, созданных в процессе работы организации.
При составлении номенклатуры соблюдается такой порядок:
• В начале экспертно-проверочная комиссия предприятия согласовывает передачу дел в архив. Они изучают все документы и определяют, какие из них переходят на хранение.
• Руководитель организации утверждает номенклатуру дел. Она также имеет собственный срок хранения – 75 лет. Назначается ответственный сотрудник. Его обязанности фиксируются в должностной инструкции.
• Оригиналы документов, передаваемых в архив, сортируются по годам и подшиваются в календарном порядке, с учетом нумерации. Максимальный размер тома дела – 250 документов (либо 4 см). Как только он достигнут – заводится новый том. На обложке пишут: точное название предприятия (и структурного подразделения при необходимости), номер и наименование дела, срок хранения.
Каждый документ, создающийся во время деятельности любой организации, имеет свои длительность действия и срок хранения. Они зависят от содержания и устанавливаются нормативными актами.
Основной из них - "Перечень архивных документов..." утвержденный приказом Минкультуры № 558. Кроме того, существуют иные типовые и ведомственные нормативы – к примеру, «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива (этот акт имеет не обязательный, а рекомендованный характер.) Кроме того, некоторые сроки напрямую установлены в Трудовом кодексе (ст. 230) и федеральных законах № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и № 127-ФЗ.
Чтобы быстро найти нужный документ о сотруднике и его работе в компании, кадровики заводят личные дела. При этом забывают, что в личном деле можно хранить далеко не все документы, которые связаны с сотрудником и его работой.
Длительность хранения может составлять от 1 года до 75 лет. Например, правила внутреннего распорядка хранятся 12 месяцев и ежегодно обновляются, а лицевые счета персонала лежат в архиве три четверти века. Также некоторые бумаги подлежат бессрочному сбережению.
В затруднительных случаях, когда не удается самостоятельно определить длительность хранения документации, необходимо сделать запрос в Росархив. Далее собирается комиссия с участием работников предприятия и архивных специалистов.
Обратите внимание: если массив документов по делу имеет разные сроки хранения, принимается максимально длительный из присутствующих в деле. Таким образом можно избежать ответственности за нарушение правил хранения.
Список документов, подлежащих вечному хранению, не так велик. Перечислим их:
• Локальные нормативные акты по оплате труда и приказы по основной деятельности.
• Плановая и статистическая документация.
• Коллективные договоры.
• Личные дела первых лиц организации - руководителей, первых замов, главного бухгалтера.
• Положения: о защите персональных данных, аттестации, системе обучения.
Самый длительный срок хранения установлен для документов по личному составу. Это карточки, характеристики, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним. Важно, что если документ завершен после 1 марта 2003 года – срок хранения составит 50 лет, в прочих случаях 75.
Чуть меньше – 50 лет (либо до истребования самим сотрудником, его доверенными лицами либо официальными органами) необходимо хранить личные сведения, не забранные трудовые книжки, оригиналы свидетельств, дипломов и аттестатов.
Прочий массив документов размещается в архиве на период, определяющийся типом документов. Все сроки менее 50 лет именуются ограниченными. 5 лет хранятся составляющие дел, связанные с зарплатой, ее исчислением и выплатой. Однако некоторые бухгалтерские документы (например, лицевые счета) должны сохраняться 75 лет.
Налоговые документы также хранятся ограниченно, 4-5 лет. Из этого правила есть исключение – документы, подтверждающие размеры убытка (такая ситуация предусмотрена в п. 4 ст. 283 НК). Их надо держать в архиве весь срок переноса убытка и еще четыре года после него.
Документы, регламентирующие охрану труда в организации также имеют небольшой срок хранения, чаще всего он составляет 5 лет. Столько же берегут командировочные удостоверения и соответствующие приказы. Некоторые бумаги (например, журнал выдачи инструкций) хранятся 24 месяца, а книга регистрации вводных инструктажей – 10 лет.
12 месяцев хранят личные планы и индивидуальные статотчеты, графики и табели учета рабочего времени, данные кандидатов на должность, не нанятых на предприятие, расписание отпусков.
3 года хранятся сведения о трудовой дисциплине и бумаги, подтверждающие стаж работников.
Что будет, если при проверке установят нарушение сроков хранения? Последует административная ответственность (ст.ст. 13.20, 13.25, 19.5-19.7 КоАПП). Сейчас при проверках контролирующие органы руководствуются Правилами организации хранения. Хотя этот акт и не отвечает всем требованиям актуального состояния делопроизводства, нового пока нет.
Возможно, его появление - дело недалекого будущего, но сейчас надо ориентироваться именно на Правила. Практически всегда к нарушителям применяются штрафы согласно ст. 13.20 (для муниципальных и государственных учреждений). Коммерческие организации штрафуются по ст. 13.25, суммы могут достигать 300 000 р.
Сроки хранения налоговых документов в 2019 году
Законодательство по бухгалтерскому и налоговому учету, по архивному делу устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.
Чем регулируются сроки хранения документов:
• ст. 23 Налогового кодекса;
• ст. 29 ФЗ 402-ФЗ «О бухучете»;
• закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ;
• для госорганов - приказ Минкультуры России № 558.
НК установлен предельный 4 (четырехлетний) срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов и взносов (ст.23 НК РФ) Данный срок относится и к документам, подтверждающим получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов. Соответствующее требование установлено для налоговых агентов, которые обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, нужных для исчисления, удержания и перечисления налогов. Помимо уплаты НДС и налога на прибыль за иностранные юридические лица, налоговыми агентами, в частности, выступают работодатели, исчисляющие и уплачивающие НДФЛ. При переносе убытков на будущее в целях налогообложения прибыли налогоплательщики обязаны хранить документы, подтверждающие объем полученного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков – не более 10 (десяти) лет.
Законодательством о бухгалтерском учете установлен минимальный 5 (пятилетний) срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности. Иные сроки хранения в зависимости от вида документа устанавливаются законодательством об архивном деле. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Федеральный закон № 127-ФЗ «О внесении изменений…» ввел новую статью 22.1 о сроках хранения документов по личному составу в закон «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ. Теперь документы, отражающие трудовые отношения в организациях между работниками и работодателями, должны храниться 75 или 50 лет.
Ранее требования государственного архивного дела к хранению документов содержались в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием срока их хранения, утвержденном Федеральной архивной службой России. В соответствии с приказом Росархива № 63 указанный Перечень утратил силу. Сейчас действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России № 558.
В целом, документы по сроку хранения делятся на следующие группы:
• документы с ограниченным периодом хранения (1 год, 3 года, 5 лет и т.д.);
• документы постоянного хранения;
• хранения до минования надобности;
• хранения до замены новыми документами.
Так, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться постоянно. Исполнительные листы работников – до минования надобности.
Согласно п. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ организация должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского и налогового учета и их защиту от изменений. Согласно п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
Для организации архива должно быть выделено отдельное помещение, оборудованное специальными полками (стеллажами) или глухими шкафами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи, с чем не исключено их выцветание. Окна первого или цокольного этажа целесообразно оборудовать металлическими решетками, кроме того, лучше установить в архиве металлическую дверь. Такие меры позволят избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.
Согласно Основным правилам работы архивов организаций, утвержденным решением Коллегии Росархива в архиве составляются описи дел: постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу; а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Дела с истекшими по Перечню сроками хранения включаются в акт о выделении к уничтожению и подлежат уничтожению.
Обработанные первичные документы текущего месяца комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются описью для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.
Минфин России отмечает, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи" N 63-ФЗ с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.
Сохранность первичных документов, бухгалтерской и налоговой отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер. Выдача документов из бухгалтерии и из архива организации работникам или иным лицам, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.
Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку должностному лицу организации. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, бухгалтер может снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.
Порядок хранения кадровой документации регулируется отдельными положениями трудового законодательства применительно к различным видам документации.
Так, например, в ст. 87 ТК РФ установлена обязанность работодателя обеспечить сохранность персональных данных работника. Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. К персональным данным относится информация, содержащаяся в личном деле.
Порядок хранения персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов. Работодатель должен контролировать вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивать их защиту от неправомерного использования или утраты.
Отдельные требования предъявляются к хранению бланков трудовых книжек. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Если налоговые органы в ходе проверки обнаружат, что отсутствуют первичные документы, счета-фактуры или регистры бухгалтерского (налогового) учета, она вправе оштрафовать организацию.
Размер штрафа за такое нарушение (ст. 120 НК РФ) составляет:
• 10 000 рублей, если нет бухгалтерских или налоговых документов, относящихся к одному налоговому периоду;
• 30 000 рублей, если нет бухгалтерских или налоговых документов за несколько налоговых периодов;
• 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей, если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы.
Истребовать документы налоговики могут только за три последних года, а хранить их обязаны четыре года. А это значит, что оштрафовать организацию за отсутствие налоговых документов за последний (четвертый) год налоговые инспекторы не имеют права.
Помимо этого, за нарушение порядка и сроков хранения документов на руководителя фирмы может быть наложен административный штраф. Его размер составляет от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).
Этот штраф может быть наложен как за несоблюдение бухгалтерского законодательства о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов, так и за нарушение требований, предъявляемых Налоговым кодексом к хранению документов налогового учета.
Если нарушены правила хранения учетных документов, может быть составлен протокол об этом нарушении и направлен мировому судье, который и решит, налагать на руководителя организации штраф или нет.
Мировой судья может наказать за нарушение сроков хранения документов и по инициативе сотрудников архивной службы. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа, налагаемого на граждан, составляет от 100 до 300 рублей; на должностных лиц – от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).
В случаях похищения, уничтожения, повреждения или сокрытия официальных документов, штампов или печатей, совершенных из корыстной или иной личной заинтересованности может наступить уголовная ответственность согласно п. 1 ст. 325 УК РФ - штраф до 200 000 руб. или в размере заработной платы (иного дохода) осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательные работы на срок до 480 часов, либо исправительные работы на срок до 2 лет, либо принудительные работы на срок до 1 года, либо арест на срок до 4 месяцев, либо лишение свободы на срок до 1 года.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
