Управление финансами

документы

1. Путинские выплаты с 2020 года
2. Выплаты на детей до 3 лет с 2020 года
3. Льготы на имущество для многодетных семей в 2020 г.
4. Повышение пенсий сверх прожиточного минимума с 2020 года
5. Защита социальных выплат от взысканий в 2020 году
6. Увеличение социальной поддержки семей с 2020 года
7. Компенсация ипотеки многодетным семьям в 2020 г.
8. Ипотечные каникулы с 2020 года
9. Новое в пенсионном законодательстве в 2020 году
10. Продление дачной амнистии в 2020 году
11. Выплаты на детей от 3 до 7 лет с 2020 года
12. Компенсация за летний отдых ребенка в 2020 году

Управление финансами
О проекте О проекте   Контакты Контакты   Психологические тесты Интересные тесты
папка Главная » Бухгалтеру » Сроки хранения документов по номенклатуре дел в 2019 году

Сроки хранения документов по номенклатуре дел в 2019 году

Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. Связаться с автором

Хранение документов 2019

Вернуться назад на Хранение документов 2019

Не забываем поделиться:



Термин "номенклатура дел" для кадровых специалистов означает систематизированный перечень всех дел, созданных в процессе работы организации.

При составлении номенклатуры соблюдается такой порядок:

• В начале экспертно-проверочная комиссия предприятия согласовывает передачу дел в архив. Они изучают все документы и определяют, какие из них переходят на хранение.
• Руководитель организации утверждает номенклатуру дел. Она также имеет собственный срок хранения – 75 лет. Назначается ответственный сотрудник. Его обязанности фиксируются в должностной инструкции.
• Оригиналы документов, передаваемых в архив, сортируются по годам и подшиваются в календарном порядке, с учетом нумерации. Максимальный размер тома дела – 250 документов (либо 4 см). Как только он достигнут – заводится новый том. На обложке пишут: точное название предприятия (и структурного подразделения при необходимости), номер и наименование дела, срок хранения.

Каждый документ, создающийся во время деятельности любой организации, имеет свои длительность действия и срок хранения. Они зависят от содержания и устанавливаются нормативными актами.

Основной из них - "Перечень архивных документов..." утвержденный приказом Минкультуры № 558. Кроме того, существуют иные типовые и ведомственные нормативы – к примеру, «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива (этот акт имеет не обязательный, а рекомендованный характер.) Кроме того, некоторые сроки напрямую установлены в Трудовом кодексе (ст. 230) и федеральных законах № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и № 127-ФЗ.

Чтобы быстро найти нужный документ о сотруднике и его работе в компании, кадровики заводят личные дела. При этом забывают, что в личном деле можно хранить далеко не все документы, которые связаны с сотрудником и его работой.

Длительность хранения может составлять от 1 года до 75 лет. Например, правила внутреннего распорядка хранятся 12 месяцев и ежегодно обновляются, а лицевые счета персонала лежат в архиве три четверти века. Также некоторые бумаги подлежат бессрочному сбережению.

В затруднительных случаях, когда не удается самостоятельно определить длительность хранения документации, необходимо сделать запрос в Росархив. Далее собирается комиссия с участием работников предприятия и архивных специалистов.

Обратите внимание: если массив документов по делу имеет разные сроки хранения, принимается максимально длительный из присутствующих в деле. Таким образом можно избежать ответственности за нарушение правил хранения.

Список документов, подлежащих вечному хранению, не так велик. Перечислим их:

• Локальные нормативные акты по оплате труда и приказы по основной деятельности.
• Плановая и статистическая документация.
• Коллективные договоры.
• Личные дела первых лиц организации - руководителей, первых замов, главного бухгалтера.
• Положения: о защите персональных данных, аттестации, системе обучения.

Самый длительный срок хранения установлен для документов по личному составу. Это карточки, характеристики, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним. Важно, что если документ завершен после 1 марта 2003 года – срок хранения составит 50 лет, в прочих случаях 75.

Чуть меньше – 50 лет (либо до истребования самим сотрудником, его доверенными лицами либо официальными органами) необходимо хранить личные сведения, не забранные трудовые книжки, оригиналы свидетельств, дипломов и аттестатов.

Прочий массив документов размещается в архиве на период, определяющийся типом документов. Все сроки менее 50 лет именуются ограниченными. 5 лет хранятся составляющие дел, связанные с зарплатой, ее исчислением и выплатой. Однако некоторые бухгалтерские документы (например, лицевые счета) должны сохраняться 75 лет.

Налоговые документы также хранятся ограниченно, 4-5 лет. Из этого правила есть исключение – документы, подтверждающие размеры убытка (такая ситуация предусмотрена в п. 4 ст. 283 НК). Их надо держать в архиве весь срок переноса убытка и еще четыре года после него.

Документы, регламентирующие охрану труда в организации также имеют небольшой срок хранения, чаще всего он составляет 5 лет. Столько же берегут командировочные удостоверения и соответствующие приказы. Некоторые бумаги (например, журнал выдачи инструкций) хранятся 24 месяца, а книга регистрации вводных инструктажей – 10 лет.

12 месяцев хранят личные планы и индивидуальные статотчеты, графики и табели учета рабочего времени, данные кандидатов на должность, не нанятых на предприятие, расписание отпусков.

3 года хранятся сведения о трудовой дисциплине и бумаги, подтверждающие стаж работников.

Что будет, если при проверке установят нарушение сроков хранения? Последует административная ответственность (ст.ст. 13.20, 13.25, 19.5-19.7 КоАПП). Сейчас при проверках контролирующие органы руководствуются Правилами организации хранения. Хотя этот акт и не отвечает всем требованиям актуального состояния делопроизводства, нового пока нет.

Возможно, его появление - дело недалекого будущего, но сейчас надо ориентироваться именно на Правила. Практически всегда к нарушителям применяются штрафы согласно ст. 13.20 (для муниципальных и государственных учреждений). Коммерческие организации штрафуются по ст. 13.25, суммы могут достигать 300 000 р.

темы

документ Финансовый отчет 2019
документ Финансовый результат 2019
документ Формы труда 2019
документ ФСС 2019
документ Хозяйственная деятельность 2019

Не забываем поделиться:



назад Назад | форум | вверх Вверх

Управление финансами
важное

Процент за перевод с карты на карту с 1 мая 2020 года
Поправки к Конституции РФ в 2020 г.
Дефолт в России в 2020 году
Девальвация рубля в 2020 году
Как получить квартиру от государства в 2020 году
Не стоит покупать доллары в 2020 г.
Как жить после отмены ЕНВД в 2021
Обязательная маркировка товаров в 2020 году
Изменения ПДД с 2020 года
Рекордное повышение налогов на бизнес с 2020 года
Закон о плохих родителях в 2020 г.
Налог на скважину с 2020 года
Мусорная реформа в 2020 году
Изменения в коммунальном хозяйстве в 2020 году
Запрет залога жилья под микрозаймы в 2020 году
Запрет хостелов в жилых домах с 2020 года
Право на ипотечные каникулы в 2020
Электронные трудовые книжки с 2020 года
Новые налоги с 2020 года
Новости
Обязательная маркировка лекарств с 2020 года
Изменения в продажах через интернет с 2020 года
Изменения в 2020 году
Недвижимость
Брокеру

©2009-2020 Центр управления финансами. Все материалы представленные на сайте размещены исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.