Oi?aaeaiea oeiainaie Получите консультацию:
8 (800) 600-76-83

Бесплатный звонок по России

документы

1. Введение продуктовых карточек для малоимущих в 2021 году
2. Как использовать материнский капитал на инвестиции
3. Налоговый вычет по НДФЛ онлайн с 2021 года
4. Упрощенный порядок получения пособия на детей от 3 до 7 лет в 2021 году
5. Выплата пособий по уходу за ребенком до 1,5 лет по новому в 2021 году
6. Продление льготной ипотеки до 1 июля 2021 года
7. Новая льготная ипотека на частные дома в 2021 году
8. Защита социальных выплат от взысканий в 2021 году
9. Банкротство пенсионной системы неизбежно
10. Выплата пенсионных накоплений тем, кто родился до 1966 года и после
11. Семейный бюджет россиян в 2021 году

О проекте О проекте    Контакты Контакты    Загадки Загадки    Психологические тесты Интересные тесты
папка Главная » Бухгалтеру » Сроки хранения документов по номенклатуре дел в 2019 году

Сроки хранения документов по номенклатуре дел в 2019 году

Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. Связаться с автором

Хранение документов 2019

Вернуться назад на Хранение документов 2019
Не забываем поделиться:


Термин "номенклатура дел" для кадровых специалистов означает систематизированный перечень всех дел, созданных в процессе работы организации.

При составлении номенклатуры соблюдается такой порядок:

• В начале экспертно-проверочная комиссия предприятия согласовывает передачу дел в архив. Они изучают все документы и определяют, какие из них переходят на хранение.
• Руководитель организации утверждает номенклатуру дел. Она также имеет собственный срок хранения – 75 лет. Назначается ответственный сотрудник. Его обязанности фиксируются в должностной инструкции.
• Оригиналы документов, передаваемых в архив, сортируются по годам и подшиваются в календарном порядке, с учетом нумерации. Максимальный размер тома дела – 250 документов (либо 4 см). Как только он достигнут – заводится новый том. На обложке пишут: точное название предприятия (и структурного подразделения при необходимости), номер и наименование дела, срок хранения.

Каждый документ, создающийся во время деятельности любой организации, имеет свои длительность действия и срок хранения. Они зависят от содержания и устанавливаются нормативными актами.

Основной из них - "Перечень архивных документов..." утвержденный приказом Минкультуры № 558. Кроме того, существуют иные типовые и ведомственные нормативы – к примеру, «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива (этот акт имеет не обязательный, а рекомендованный характер.) Кроме того, некоторые сроки напрямую установлены в Трудовом кодексе (ст. 230) и федеральных законах № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и № 127-ФЗ.

Чтобы быстро найти нужный документ о сотруднике и его работе в компании, кадровики заводят личные дела. При этом забывают, что в личном деле можно хранить далеко не все документы, которые связаны с сотрудником и его работой.

Длительность хранения может составлять от 1 года до 75 лет. Например, правила внутреннего распорядка хранятся 12 месяцев и ежегодно обновляются, а лицевые счета персонала лежат в архиве три четверти века. Также некоторые бумаги подлежат бессрочному сбережению.

В затруднительных случаях, когда не удается самостоятельно определить длительность хранения документации, необходимо сделать запрос в Росархив. Далее собирается комиссия с участием работников предприятия и архивных специалистов.

Обратите внимание: если массив документов по делу имеет разные сроки хранения, принимается максимально длительный из присутствующих в деле. Таким образом можно избежать ответственности за нарушение правил хранения.

Список документов, подлежащих вечному хранению, не так велик. Перечислим их:

• Локальные нормативные акты по оплате труда и приказы по основной деятельности.
• Плановая и статистическая документация.
• Коллективные договоры.
• Личные дела первых лиц организации - руководителей, первых замов, главного бухгалтера.
• Положения: о защите персональных данных, аттестации, системе обучения.

Самый длительный срок хранения установлен для документов по личному составу. Это карточки, характеристики, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним. Важно, что если документ завершен после 1 марта 2003 года – срок хранения составит 50 лет, в прочих случаях 75.

Чуть меньше – 50 лет (либо до истребования самим сотрудником, его доверенными лицами либо официальными органами) необходимо хранить личные сведения, не забранные трудовые книжки, оригиналы свидетельств, дипломов и аттестатов.

Прочий массив документов размещается в архиве на период, определяющийся типом документов. Все сроки менее 50 лет именуются ограниченными. 5 лет хранятся составляющие дел, связанные с зарплатой, ее исчислением и выплатой. Однако некоторые бухгалтерские документы (например, лицевые счета) должны сохраняться 75 лет.

Налоговые документы также хранятся ограниченно, 4-5 лет. Из этого правила есть исключение – документы, подтверждающие размеры убытка (такая ситуация предусмотрена в п. 4 ст. 283 НК). Их надо держать в архиве весь срок переноса убытка и еще четыре года после него.

Документы, регламентирующие охрану труда в организации также имеют небольшой срок хранения, чаще всего он составляет 5 лет. Столько же берегут командировочные удостоверения и соответствующие приказы. Некоторые бумаги (например, журнал выдачи инструкций) хранятся 24 месяца, а книга регистрации вводных инструктажей – 10 лет.

12 месяцев хранят личные планы и индивидуальные статотчеты, графики и табели учета рабочего времени, данные кандидатов на должность, не нанятых на предприятие, расписание отпусков.

3 года хранятся сведения о трудовой дисциплине и бумаги, подтверждающие стаж работников.

Что будет, если при проверке установят нарушение сроков хранения? Последует административная ответственность (ст.ст. 13.20, 13.25, 19.5-19.7 КоАПП). Сейчас при проверках контролирующие органы руководствуются Правилами организации хранения. Хотя этот акт и не отвечает всем требованиям актуального состояния делопроизводства, нового пока нет.

Возможно, его появление - дело недалекого будущего, но сейчас надо ориентироваться именно на Правила. Практически всегда к нарушителям применяются штрафы согласно ст. 13.20 (для муниципальных и государственных учреждений). Коммерческие организации штрафуются по ст. 13.25, суммы могут достигать 300 000 р.

темы

документ Финансовый отчет 2019
документ Финансовый результат 2019
документ Формы труда 2019
документ ФСС 2019
документ Хозяйственная деятельность 2019

Получите консультацию: 8 (800) 600-76-83
Звонок по России бесплатный!

Не забываем поделиться:


Загадки



посмотреть ответ


назад Назад | форум | вверх Вверх

Загадки

Слово из трех букв, которого боится любой мужчина?

посмотреть ответ
важное

Новая помощь малому бизнесу
Как будут проверять бизнес в 2023 году

Изменения по вопросам ИП

Новое в расчетах с персоналом в 2023 г.
Отчет по сотрудникам в 2023 г.
Пособия подрядчикам в 2023 году
НДФЛ в 2023 г
Увеличение вычетов по НДФЛ
Как компании малого бизнеса выйти на международный рынок в 2023 г
Что нового в патентной системе налогообложения в 2023
Что важно учесть предпринимателям при проведении сделок в иностранной валюте в 2023 году
Изменения в работе бизнеса с июня 2023 года
Особенности работы бухгалтера на маркетплейсах в 2023 году
Риски бизнеса при работе с самозанятыми в 2023 году
Кадровая отчетность работодателей для военкоматов их ответственность за содействие им в 2023 году
Управление кредиторской задолженностью компании в 2023 год
Что ждет бухгалтера в работе в будущем 2024 году
Как компаниям МСП работать с китайскими контрагентами в 2023 г
Как выгодно продавать бухгалтерские услуги в 2023 году
Индексация заработной платы работодателями в РФ в 2024 г.
Правила работы компаний с сотрудниками с инвалидностью в 2024 году
Оплата и стимулирование труда директора в компаниях малого и среднего бизнеса в 2024 году
Правила увольнения сотрудников коммерческих компаний в 2024 г
Планирование отпусков сотрудников в небольших компаниях в 2024 году
Как уменьшить налоги при работе с маркетплейсами
Что нужно знать бухгалтеру о нераспределенной прибыли
Как защитить свой товар от потерь на маркетплейсах
Аудит отчетности за 2023 год
За что и как можно лишить работника премии
Как правильно переводить и перемещать работников компании в 2024 году
Размещение рекламы в интернете в 2024 году
Компенсации удаленным сотрудникам и налоги с их доходов в 2024 году



©2009-2023 Центр управления финансами.