Учет медикаментов в бюджетных учреждениях носит строго регламентированный характер. Правильность учета проверяется ревизорами, а также важна для четкого контроля того, что лекарства имеются в наличии, не повреждены, не испорчены, не украдены.
Учет медицинских средств в лечебных учреждениях, действующих на средства бюджета, ведется согласно инструкции, утвержденной приказом Минздрава СССР № 747. Этот документ действует и на сегодняшний момент. В соответствии с этой инструкцией учитываются лекарства, вакцины, минеральные воды для лечения, материалы, произведенные из лекарственных растений, перевязочные материалы, тара и соответствующие вспомогательные активы.
Некоторые виды лекарств (назовем их особыми) должны учитываться в специально разработанных формах по каждому средству в количественном выражении. Это спирт, ядовитые, содержащие наркотические компоненты, дорогостоящие вещества, а также клинически исследуемые медикаменты и тара. Особые указания по работе с ядовитыми, наркотическими и сильнодействующими средствами и по их учету изложены в приказе Минздрава № 523. В учреждении должны быть назначены сотрудники, которые будут отвечать материально за сохранность препаратов. Кроме этого, руководители лично отвечают за правильное хранение, обоснованное использование и учет лекарств.
Инструкция (приказ № 747) содержит четкие правила составления документов, содержащих информацию по движению медикаментов. Медицинские средства принимаются к бухучету по фактической стоимости и в аптеке, и в бухгалтерии организации.
В таблице ниже рассмотрены все документы и регистры по поступлению и выбытию медикаментов, обязательные к использованию в аптеке организации (формы утверждены приказом Минздрава № 1337):
Хозяйственная операция
Документ
Регистры учета, которые ведутся аптекой
Нюансы оформления
Медикаменты поступили от поставщика
Счет от продавца
1. Книга регистрации счетов, поступивших в аптеку (форма 6-МЗ).
2. Отчет аптеки о приходе и расходе аптекарских запасов в денежном (суммарном) выражении, (форма 11-МЗ)
Отчет подготавливается в 2 экземплярах. 1 экземпляр заверяется заведующим аптекой и передается в бухгалтерию, 2-й экземпляр хранится у заведующего аптекой. Корректность отчета отслеживается бухгалтерией и главой учреждения. Согласно отчету в бухгалтерском учете записываются транзакции списания лекарств
Медикаменты выданы из аптеки для использования
Накладная (требование)
1. Книга учета протаксированных накладных (требований) (форма 7-МЗ).
2. Отчет аптеки о приходе и расходе аптекарских запасов в денежном (суммарном) выражении, (форма 11-МЗ)
Оформляется 2 экземпляра накладной. 1 экземпляр для аптеки, 2-й — остается у материально ответственного лица отделения, которому были переданы аптекарские запасы. Страницы формы 7-МЗ нумеруются и подписываются главным бухгалтером, итоговые результаты переходят в форму 11-МЗ
Приход/расход особых лекарственных средств (предметно-количественный учет)
Счет от продавца / накладная (требование)
Книга предметно-количественного учета аптекарских запасов (форма 8-МЗ)
Страницы книги нумеруются и подписываются главным бухгалтером
Расход особых лекарственных средств (предметно-количественный учет)
Ведомость заверяется заведующим аптекой или его замом. Итоговая сумма выданных в этот день материальных ценностей переходит в форму 8-МЗ
Безошибочность составления регистров учета медицинских средств проверяется специально назначенным бухгалтером с интервалом в квартал или чаще, проверка происходит не сплошная, а выборочная. Просмотренные первичные документы и регистры должны быть отмечены подписью работника бухгалтерии.
Вспомогательные материалы относятся к расходам сразу, как только поступили в аптеку. Стоимость невозвратной тары, которая включена поставщиком в стоимость лекарств, списывается на расходы одновременно со списанием соответствующих лекарств.
Также важной процедурой внутреннего контроля медикаментов является ежегодная инвентаризация. Особые лекарственные средства пересчитываются каждый месяц. Глава учреждения обязан лично контролировать результаты инвентаризации.
В учреждениях, не имеющих собственной аптеки, обеспечение медикаментами происходит из хозрасчетной аптеки. Хозрасчетная аптека работает как коммерческая организация и в основном служит рядовым покупателям, но также может обслуживать небольшие лечебные учреждения и медпункты. Медикаменты выдаются в количестве, необходимом для удовлетворения текущих нужд учреждения; лимиты оговорены инструкцией. Получение лекарств происходит строго по доверенности.
В таблице ниже указаны используемые документы для оформления движения медикаментов:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Хозяйственная операция
Документ
Регистры учета
Особенности оформления
Медикаменты поступают сразу в отделение
1. Накладная (требование).
2. Счет от поставщика с приложенными накладными за какой-либо оговоренный период
Накладная (требование) оформляется в 4 экземплярах, отдельно для каждого вида средств по каждому отделению. Работник бухгалтерии списывает израсходованные медикаменты на основании счета
Поступление особых лекарственных средств
Накладная
Отчет о движении лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету (форма 2-МЗ)
Оформляется 5 накладных для особых лекарств отдельно для каждой группы по каждому отделению
Бухгалтерский учет медикаментов в бюджетных организациях регулируется единым планом счетов и инструкцией к нему, утвержденными приказом Минфина РФ № 157н, а также частным планом счетов, утвержденным приказом Минфина РФ № 174н. Для их учета предусмотрен счет 010500000 «Материальные запасы», субсчет 010501000 «Медикаменты и перевязочные средства».
В зависимости от того, осуществляется ли движение запасов в целях бюджетной или коммерческой деятельности, цифра в 18-м разряде номера счета меняется:
• 1 — бюджетная деятельность (счет 110501000);
• 2 — деятельность, которая приносит доход (счет 210501000).
Далее рассмотрим часто встречающиеся проводки по движению медикаментов без указания кода вида финансового обеспечения (деятельности).
Медикаменты приходуются учреждениями по фактической стоимости, в которую входит стоимость, уплачиваемая поставщику, суммы за сопутствующие услуги, таможенные пошлины, а также другие расходы, связанные с покупкой материалов.
Списание стоимости материальных запасов может происходить 2 способами:
• по фактической стоимости отдельного предмета;
• по средней фактической стоимости.
Выбранный способ для соответствующего актива или группы активов должен применяться последовательно в течение всего отчетного года:
Продажа медикаментов через аптеку учреждения. Отражена себестоимость медикаментов
Дт 240110130 «Доходы от оказания платных услуг»
Кт 230304730 «Увеличение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость»
Продажа медикаментов через аптеку учреждения. Начислен НДС
Ведение бухгалтерского учета в учреждениях, действующих на средства бюджета, строго регламентировано нормативными актами. Каждое движение медикаментов должно быть оформлено законодательно утвержденными первичными документами, записано в регистры учета и отражено бухгалтерскими проводками.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
