Сейчас статья 126 Трудового кодекса РФ предусматривает компенсацию только работникам, чей ежегодный отпуск составляет больше 28 календарных дней. Читайте о том, как заменить ежегодный оплачиваемый отпуск денежной компенсацией и не нарушить законодательство.
Заменить денежной компенсацией можно только ту часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Такое превышение возможно, если сотруднику положен дополнительный или удлиненный отпуск. Если отпуск сотрудника 28 дней и он не пользовался отпуском в течение двух лет, то заменить компенсацией отпускные дни нельзя (ст. 126 Трудового кодекса РФ).
В 2018 году бухгалтер организации Глебова А.С. имеет право на:
• основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней;
• дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день продолжительностью 3 календарных дня.
Общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска Глебовой в 2018 году составила 31 календарный день (28 + 3). В 2018 году она может с согласия администрации заменить компенсацией часть отпуска продолжительностью 3 календарных дня.
При увольнении сотруднику, не использовавшему свое право на отпуск, положена денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ, п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках № 169). При расчете компенсации, связанной с увольнением сотрудника, учитывайте все его основные и дополнительные неиспользованные отпуска за все время работы в организации (ст. 127 ТК РФ).
При этом право сотрудника на получение компенсации не зависит от причины его увольнения. Выплатить ее компания обязана в любом случае. Даже в том случае, если сотрудника увольняют за прогул или из-за того, что он появился на работе в нетрезвом виде.
Тем, кто работает по гражданско-правовым договорам, компенсацию за неиспользованный отпуск не начисляйте. Это связано с тем, что таким сотрудникам не положен ежегодный отпуск.
Право на компенсацию при увольнении имеют лишь сотрудники, проработавшие в организации не менее половины месяца. При этом количество дней работы, составляющих менее половины месяца, из расчета стажа, дающего право на компенсацию, нужно исключить (п.35 Правил об очередных и дополнительных отпусках № 169).
Пример. Определение права сотрудника на компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении:
Волков В.К. принят на работу в организацию 9 ноября 2018 года. Через две недели он написал заявление об увольнении с 27 ноября 2018 года (последний день работы). Ежегодный отпуск составляет в компании 28 календарных дней.
Бухгалтер подсчитал количество отработанных календарных дней в ноябре 2018 года, получилось 19 дней.
Это больше половины месяца, поэтому бухгалтер начислил Волкову компенсацию за неиспользованный отпуск за 2,33 дн. (28 дн. : 12 мес.).
Нельзя заменить отпуск денежной компенсацией, в частности, следующим категориям сотрудников:
• беременным женщинам (ч. 3 ст. 126 ТК РФ);
• сотрудникам в возрасте до 18 лет (ч. 3 ст. 126 ТК РФ);
• сотрудникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными условиями труда (ч. 3 ст. 126 ТК РФ).
Также нельзя заменить отпуск деньгами сотрудникам, чей отпуск не превышает 28 календарных дней. Получить деньги вместо компенсации в таком случае можно только при увольнении – за все неиспользованные отпуска. Если сотрудник не использовал отпуск в текущем году, он не сгорает и его можно использовать в следующем году.
Компенсацию за неиспользованный отпуск рассчитывают точно так же как отпускные. Но первым делом нужно определить, за сколько дней полагается выплата.
Количество неиспользованных дней отпуска, за которые положена компенсация, определяют по следующей формуле:
Количество неиспользованных календарных дней отпуска = Продолжительность полного ежегодного отпуска : 12 месяцев х Число полных отработанных месяцев - Количество использованных дней отпуска
Получается, что за каждый полный отработанный месяц работнику полагается 2,33333… дня (28 дн. : 12 мес.). Если, конечно, отпуск в вашей компании составляет стандартные 28 календарных дней. Какие правила округления использовать? Ни в одном нормативном документе этот момент не оговаривается.
Традиционно подсчитанную итоговую величину берут с двумя знаками после запятой, округлять до целого числа совсем необязательно. Но вообще чем больше знаков после запятой, тем точнее.
При расчете правильнее округлять итоговый показатель. Предположим, сотрудник отработал три месяца. Значит, ему полагается 7 дней отпуска (28 дн. : 12 мес. х 3 мес.). А вовсе не 6,99 дн., которые получатся, если мы просто возьмем 2,33 дн. и умножим на 3.
Округлять количество дней до целых единиц можно, но делать это нужно не по правилам арифметики, а в большую сторону. Ведь организации не имеют права ухудшать положение работников (ст. 8 ТК РФ). То есть выплатить компенсацию, скажем не за 16,33 дня, а за 16 дней, нельзя. Если уж округлять, то до 17 дней (письмо Минздравсоцразвития России № 4334-17).
Пример. Подсчет количества неиспользованных дней отпуска при увольнении:
Сотрудник компании уволился 2 ноября 2018 года. Он работал в компании с 9 января 2018 года. Весь этот период он отработал полностью. Как посчитать, за сколько дней работнику полагается компенсация?
Чтобы определить количество неиспользованных дней отпуска, бухгалтер сначала определил количество полных (рабочих) месяцев работы сотрудника. Их девять – с 9 января по 8 октября 2018 года.
Оставшееся количество дней до увольнения сотрудника – 25 (с 9 октября по 2 ноября 2018 года). Это больше половины месяца, поэтому данный период принимается за полный месяц.
В итоге получилось, что сотрудник отработал 10 полных месяцев. В организации установлен порядок округления количества неиспользованных дней отпуска до четырех цифр после запятой по правилам арифметики.
Количество неиспользованных дней отпуска бухгалтер рассчитал так:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
28 дн. : 12 мес. х 10 мес. = 23,3333 дн.
Компенсация сотруднику была выплачена за 23,3333 календарных дня.
При расчете суммы компенсации заработок за расчетный период (12 месяцев) разделите на количество календарных дней, приходящихся на отработанное время. И умножьте на число дней неиспользованного отпуска.
Пример. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск:
7 ноября 2017 года последний рабочий день в компании для работника ООО «Центр управления финансами» Северова Н.П. Ему полагается компенсация за 14 дней неиспользованного отпуска. Расчетный период – с 1 ноября 2017 года по 31 октября 2018 года. Оклад работника на 1 ноября прошлого года составлял 30 000 руб. и в течение расчетного периода не менялся.
В период с 1 по 28 августа 2018 года Северов был в отпуске. Кроме отпускных, за этот месяц ему начислили 3913,04 руб. за три отработанных дня.
На отработанное в августе время приходится три календарных дня.
Количество календарных дней, приходящихся на отработанное в расчетном периоде время, бухгалтер ООО «Центр управления финансами» определил так:
29,3 дн. х 11 мес. + 29,3 дн. : 31 дн. х 3 дн. = 325,1355 дн.
Далее сумма компенсации была рассчитана так:
(30 000 руб. х 11 мес. + 3913,04 руб.) : 325,1355 дн. х 14 дн. = 14 377,95 руб.
Если сотрудник решил заменить часть отпуска денежной компенсацией, он должен написать заявление (ч. 1 ст. 126 ТК РФ).
Решение о выплате компенсации за неиспользованный отпуск, не связанной с увольнением сотрудника, принимает администрация организации. Но учтите: такую компенсацию организация выплатить вправе, но не обязана (письмо Минтруда России № 966-10).
Эту позицию разделяют и суды (Определение Верховного суда Республики Коми № 33-4410, Апелляционное определение Волгоградского областного суда по делу № 33-4594).
Если сотрудник увольняется и вы выплачиваете ему компенсацию, расчет суммы компенсации отразите в специальной записке-расчете по форме № Т-61. При этом никаких заявлений от работника не нужно. Выплатить компенсацию при увольнении это обязанность компании.
Выплатить компенсацию нужно в последний день работы сотрудника. Если задержать выплату хоть на один день, придется выплатить дополнительную компенсацию за опоздание. НДФЛ с компенсации удержите в день выплаты, а перечислите не позже следующего рабочего дня. Это не отпускные, отложить уплату НДФЛ на конец месяца не получится. Страховые взносы на сумму компенсации начислите вместе с выплатой.
Приходит отец домой, а его ребенок плачет. Отец спрашивает ребенка: - Почему ты плачешь? Отвечает ему ребенок: - Почему ты мне папа, а я не сын тебе? Кто же это плакал?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
