Для того чтобы отсутствие подчиненного не было прогулом необходимо иметь весомые аргументы в качестве объяснения, почему рабочее время не использовалось по назначению.
Среди таких причин может быть:
• Транспортные поломки;
• Болезнь самого работника или членов семьи;
• Форс-мажорные обстоятельства;
• Невозможность попасть на место работы из-за погодных условий.
Однако при этом необходимо учитывать степень тяжести проступка, отсутствие до 4 часов не считается прогулом согласно законодательным актам.
Служебная записка – носитель информации, она призвана для оповещения начальства об отсутствии на работе подчиненного в течение определенного времени или всего рабочего дня, чтобы согласно ей доступно было применить соответствующее дисциплинарное наказание.
Докладная в 2021 году составляется согласно образцу, если работника:
• Нет дольше 4 часов без предупреждения;
• Если данный прогул принес компании весомые убытки;
• Если рабочее место осталось без подмены в течение всей смены.
Служебная записка актуальна в больших организациях, где существует множество подразделений, и отсутствие работника дает сбой в работе целому организму.
Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте должна обязательно содержать следующие данные:
• Реквизиты организации в полном объеме;
• Наименование подразделения;
• ФИО составителя докладной;
• ФИО отправителя записки;
• Название документа о прогуле;
• Дата составления;
• Номер бумаги;
• Подпись руководителя отделения.
Бумага начинается примерно так «Касательно отсутствия…», продолжается она в деловом стиле с указанием на факт отсутствия работника в течение такого-то времени.
Докладная записка, как это показано в образце формируется согласно правилам и в конце содержит просьбу о наказании или смягчении решения относительно отсутствия на рабочем месте подчиненного.
Перед тем, как составить записку нужно попросить объяснительную записку у работника, почему место работы пустовало, согласно его пояснениям, как это показывает образец нужно указать:
• Дату отсутствия в рабочее время;
• ФИО работника, нарушившего порядок;
• Время до секунды, пустующего рабочего места;
• Причины прогула, согласно пояснениям;
• Последствия данного проступка.
Подписывается записка руководителем предприятия, в котором работает отличившийся работник.
Также она может быть зарегистрирована по месту составления, зависимо от того, куда она адресуется.
Докладная записка составляется в тот же день, когда было выявлено нарушение расписания рабочего графика.
С целью формирования доказательной базы можно внести факт отсутствия на рабочем месте в табель сотрудника.
Факт прогула фиксируется с помощью акта об отсутствии на работе.
Если нарушение было грубым и докладная записка составляется об отсутствии работника в необходимое время на рабочем месте с целью увольнения, работнику для оправданий предоставляется 2 дня.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
