Один сотрудник предприятия может взять на себя выполнение обязанностей другого в случае, если последний временно отсутствует на рабочем месте. Причин для отсутствия может быть несколько: работник ушел в отпуск (ежегодный, дополнительный), заболел (больничный оформлен листом нетрудоспособности), отсутствует на работе по личным причинам (отпуск без сохранения среднего заработка).
В случае отсутствия работника, работодатель вправе распределить его трудовые обязанности между остальными сотрудниками подразделения.
Если речь идет о небольшом подразделении с двумя-тремя сотрудниками, то распределение между ними должностных обязанностей отсутствующего является нецелесообразным, в связи с высокой трудовой нагрузкой. В таком случае работодатель оформляет замещение временно отсутствующего работника.
Согласно данной процедуре, один из работающих сотрудников полностью выполняет обязанности отсутствующего (на время отпуска, больничного, т.д.), в то время как выполнение его функций приостанавливается или передается на третьего работника. Замещать отсутствующего сотрудника может как работник внутри отдела, так и сотрудник другого подразделения компании.
В случае производственной необходимости, при отсутствии одного из работников (отпуск, больничный, т.п.), работодатель может возложить на другого сотрудника компании выполнение обязанностей отсутствующего. При этом работник на замещении не выполняет свои основные должностные функции, а полностью замещает обязанности отсутствующего.
Работодатель вправе временно перевести сотрудника на замещаемую должность только при его согласии. Получить согласование от работника необходимо в письменном виде, которое, как правило, оформляется в виде заявления.
Документ составляется в свободной форме, с указанием следующей информации:
• период замещения (дата начала и окончания, количество дней);
• ФИО должность отсутствующего сотрудника;
• порядок доплаты (указывается в соответствии с внутренними нормативными документами фирмы);
• основание для замещения (номер и дата приказа об отпуске, листка нетрудоспособности, т.п.).
Также в заявлении должны быть отражены обязательные реквизиты:
• наименование компании;
• ФИО и должность руководителя, на имя которого составляется заявление;
• ФИО и должность заявителя;
• дата составления документа.
После оформления заявления, сотрудник подписывает документ и передает на согласование руководителю.
Заявление на замещение, подписанное работником и согласование руководителем, передается в отдел кадров для издания соответствующего приказа. Компания может применять утвержденный бланк приказа Т-5, либо иную форму, разработанную специально для использования внутри фирмы.
В тексте документа должна быть отражена следующая информация:
• данные компании;
• дата и номер документа;
• информация о сотрудниках (ФИО и должности замещающего и замещаемого);
• период замещения (в том числе количество дней);
• порядок доплаты;
• основание для составления приказа (номер и дата заявления работника).
Документ вступает в силу после его подписания руководителем. Приказ не является основанием для изменения табеля рабочего времени, то есть какие-либо отметки, отражающие факт замещения, в табеле не отражаются.
Сумма доплаты, выплачиваемой сотруднику по факту замещения, устанавливается в соответствии с внутренними нормативными нормами и трудовым договором. Размер доплаты может быть рассчитан исходя из оклада замещаемого сотрудника, либо устанавливаться в фиксированной сумме, независимо от должности временно отсутствующего сотрудника и работника, его замещающего.
Основание для расчета суммы доплаты отражается в приказе на замещение (номер и дата трудового договора, с указанием соответствующего пункта). Выплата дополнительного вознаграждения осуществляется в соответствии с утвержденными нормами (например, Порядок оплаты труда). В общем порядке, сумма доплаты перечисляется сотруднику в день выплаты зарплаты за прошедший месяц.
В исключительных случаях работодатель вправе обязать сотрудника выполнять обязанности отсутствующего без его письменного согласия.
Речь идет о чрезвычайных и форс-мажорных ситуациях, а именно:
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
