Инструкция по кадровому делопроизводству может состоять из следующих разделов:
• Общие положения;
• Состав кадровых документов;
• Подготовка документов;
• Организация документооборота;
• Регистрация документов;
• Контроль исполнения документов;
• Организация документов в делопроизводстве;
• Передача дел на архивное хранение;
• Особенности оформления документов по отдельным кадровым процедурам.
Раздел 1. Общие положения. Это вводная часть Инструкции по кадровому делопроизводству, где указывается: в соответствии с какими нормативными и методическими документами она разработана; на какие системы документации распространяется; кто отвечает за ведение кадрового делопроизводства в организации и контролирует работу с кадровыми документами; как осуществляется процедура приема-передачи дел в кадровой службе.
Основой для составления Инструкции служат следующие документы:
• Трудовой кодекс РФ;
• Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных»;
• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Постановление Правительства РФ № 225 «О трудовых книжках»;
• Постановление Минтруда России № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
• Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива;
• Постановление Госкомстата России № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»;
• Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России № 526.
Ответственных за ведение кадрового делопроизводства назначает работодатель. Их функции обязательно должны быть отражены в трудовых договорах работников, должностных инструкциях, локальных нормативных актах, в т. ч. в Инструкции.
Специальные правила могут быть предусмотрены для процедуры приема-передачи дел в кадровой службе. Хорошо, если из разряда обычая, действующего в организации, такие правила перейдут в положения, нормативно закрепленные Инструкцией.
Раздел 2. Состав кадровых документов. В этом разделе Инструкции нужно перечислить системы и виды документов, используемых для документирования трудовых отношений.
Документация кадровой службы включает большое число видов и разновидностей документов, относящихся к различным унифицированным системам управленческой документации. Всю кадровую документацию можно разделить на две большие группы.
Предусмотрите в Инструкции подробные правила и процедуру приема-передачи дел кадровой службы:
• Группа 1. Документы, фиксирующие движение кадров (от приема на работу до увольнения) и учитывающие личный состав организации.
• Группа 2. Документы, связанные с процедурами управления персоналом (планы, аналитические справки, анкеты, документация по вопросам мотивации труда, оценки персонала, повышения квалификации и переподготовки кадров и т. п.).
Документы первой группы, в свою очередь, можно разделить на те, которые предъявляет работник (личные документы работника), и те, которые по кадровым функциям создает работодатель.
Трудовая книжка работника является его личным документом, но в процессе трудовых отношений она хранится у работодателя.
Материалы этого раздела служат основой для разработки Табеля форм документов отдела кадров. В Табель включаются все создаваемые в кадровой службе документы, сгруппированные по отдельным кадровым ситуациям. Сюда могут входить сведения: о наименовании формы документа; о коде, присвоенном этой форме; о наличии унифицированной формы документа и условиях ее заполнения.
После утверждения документов по организации кадрового делопроизводства работники, отвечающие за оформление кадровых документов, должны использовать формы, включенные в Табель.
Раздел 3. Подготовка документов. В этом разделе Инструкции закрепляются требования к составлению и оформлению кадровых документов: состав реквизитов и правила их написания; виды бланков документов; особенности подготовки отдельных групп документов (организационных, информационно-справочных и др.); порядок придания документам юридической силы. В этом разделе необходимо указать, кто участвует в согласовании проекта того или иного документа. В самостоятельный подраздел можно выделить требования к языку и стилю кадровых документов.
С учетом материалов этого раздела разрабатываются Альбом форм документов отдела кадров и Сборник типовых и трафаретных текстов кадровых документов.
Раздел 4. Организация документооборота. В этом разделе характеризуется движение потоков документов (входящих, исходящих, внутренних) от создания или получения до исполнения или отправки.
Для входящих документов (например, заявление работника об увольнении, которое он прислал по почте) следует подробно описать процедуру их предварительного рассмотрения и показать, каким образом они попадают для дальнейшей работы в кадровую службу.
Для исходящих (например, уведомление о получении трудовой книжки, направляемой уволенному работнику по почте) или внутренних документов (например, представление о переводе работника на другую вышестоящую должность) устанавливаются основные этапы движения проектов документов; полномочия отдельных сотрудников по их согласованию и подписанию; порядок доведения документов до сведения исполнителей; правила отправки документов (по почте, факсу, электронной почте и другим каналам связи).
Материалы данного раздела Инструкции служат основой для разработки графика документооборота отдела кадров.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Раздел 5. Регистрация документов. В Инструкции должны быть показаны: регистрационные формы, используемые отделом кадров (книги, журналы, карточки); принятая система индексации кадровых документов; порядок их регистрации.
Раздел 6. Контроль исполнения документов. Раздел содержит описание системы постановки документов на контроль, ведения контроля, снятия документов с контроля. Здесь же предусматриваются меры воздействия на нарушителей сроков исполнения документов.
Раздел 7. Организация документов в делопроизводстве. В данном разделе описываются систематизация документов в соответствии с разработанной номенклатурой дел, порядок формирования документов в дела, перечисляются признаки заведения дел, приводятся правила формулирования заголовков дел и их индексации.
Здесь же должен быть зафиксирован порядок оперативного хранения документов в кадровой службе: оформление обложек дел; использование дел в справочных целях и т. п.
Раздел 8 . Передача дел на архивное хранение. В Инструкцию обязательно должны быть включены правила проведения экспертизы ценности документов; организации деятельности экспертной комиссии и оформления результатов ее работы.
Кроме того, в разделе приводится порядок составления описей дел; отбора документов на уничтожение; передачи документов длительного и постоянного сроков хранения в архив организации; отбора и передачи документов в государственные и муниципальные архивы на основании соответствующего договора.
Раздел 9. Особенности оформления документов по отдельным кадровым процедурам. В этом разделе работодатель закрепляет особенности создания, движения и хранения кадровых документов по отдельным кадровым процедурам (прием на работу, изменение условий трудового договора, перевод на другую работу, предоставление отпуска, увольнение и пр.) с учетом специфики своей деятельности, организационной структуры, численности работников отдела кадров и т. п.
Унифицированные формы Инструкции и приложений к ней отсутствуют. Эти документы создаются по формам, разработанным работодателем.
Так, Инструкция по кадровому делопроизводству может включать:
• реквизиты бланка: наименование организации, вид документа (ИНСТРУКЦИЯ), дату регистрации, регистрационный индекс (номер), место составления документа;
• гриф утверждения;
• заголовок к тексту (по кадровому делопроизводству);
• текст;
• подпись составителя (например, начальника отдела кадров);
• визы согласования с заинтересованными должностными лицами (если предусмотрено согласование);
• визы ознакомления работников.
Когда проект Инструкции составлен (оформлены все реквизиты, кроме виз согласования, подписи составителя, грифа утверждения, даты и номера регистрации), его необходимо согласовать, если процедура согласования была предусмотрена при планировании.
Реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа, называется визой согласования. Реквизит «виза» включает: должность визирующего, его личную подпись с расшифровкой и дату согласования.
Инструкция по кадровому делопроизводству (приложения к ней) подписывается разработчиком. В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись с расшифровкой.
Согласованные со всеми заинтересованными должностными лицами и подписанные составителем документы утверждаются руководителем организации или иным лицом, наделенным соответствующими полномочиями. Для этой цели может быть издан приказ об утверждении Инструкции.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
