Вопрос документального оформления командировочной поездки актуален для многих организаций. Никому не хочется сталкиваться с проблемами при проверках, а потому лучшим вариантом становится возможность сразу сделать все должным образом. Чтобы правильно оформить служебную поездку сотрудника, следует ознакомиться со всеми изменениями, актуальными на 2018 год.
На 2018 год основным изменением в законодательстве по оформлению командировки является изменение начисления страховых взносов с суточных. В данном вопросе предписывается определенный лимит, с которого удержание не осуществляется.
Он устанавливается в следующих значениях:
• для поездок по России 700 рублей;
• для зарубежных поездок 2500 рублей.
Организация не ограничивается в начислении суточных командируемому сотруднику. Однако с разницы между установленным значением и выданными средствами удерживаются страховые взносы.
Постановление правительства под номером 749 значительно упростило документооборот.
По новой схеме следующие документы являются необязательными для оформления:
• служебное задание;
• командировочное удостоверение.
Однако многие организации продолжают использовать данные образцы документации наряду с основными документами.
По внесенным изменениям служебной поездкой следует считать также и командирование в другое подразделение компании. Часто такие переезды требуют меньше одного дня. Оформляются они по стандартной процедуре с той лишь разницей, что суточные в данном случае не выплачиваются.
Для многих руководителей часто возникает вопрос, как оформить командировку в выходной день. Главным аспектом в данном отношении является согласование с работником. По законодательству работа в выходной или праздник оплачивается в двойном размере. Сотрудник может согласиться на обычную оплату, но взамен получить полноценный выходной в тот день, который ему удобен.
Отдельно следует рассмотреть вопрос, как оформить командировку на личном автомобиле. Возможность такой поездки допускается законодательством и может быть отражена в приказе о командировании. В документе руководитель указывает на использование личного транспорта с внесением его марки и регистрационного номера. Соответствующее разрешение также издается и в отдельном порядке.
В этой ситуации главным аспектом становится определение понесенных расходов. По возвращению из служебной поездки сотрудник в течение трех дней должен представить записку с указанием понесенных затрат. К ней прилагаются квитанции на стоянку и заправку личного автомобиля. Согласно предъявляемым данным и осуществляется возмещение убытков.
Налоговые службы нередко требуют оформление путевого листа в этом случае. Данный документ наглядно показывает текущую ситуацию. Однако обязательным он не является, вся представленная в нем информация может содержаться в докладной записке сотрудника.
Процедура оформления зарубежной командировки не сильно отличается от обычной.
Главным аспектом становится большее количество документов, а также расходов, которые могут быть оформлены как командировочные:
• стоимость транспорта;
• аренда жилья по месту пребывания;
• суточные начисления;
• затраты на оформление визы и загранпаспорта;
• различные сборы и платежи, установленные законодательством других стран.
Для того, чтобы организация могла оформить возмещение всех затрат, они должны быть документально подтверждены. Билеты, квитанции, расписки, чеки — все затраты предъявляются сотрудником по возвращению в течение трех дней.
Инструкция для бухгалтера предписывает, что оформление суточных при этом осуществляется на основании копии страницы загранпаспорта, где отмечен въезд в страну.
По текущему законодательству работник может быть отозван из отпуска для командирования только со своего согласия.
В данном вопросе имеется определенный порядок действий, которому необходимо придерживаться:
• сотруднику направляется образец уведомления с указанием причины, по которой осуществляется отзыв;
• в случае согласия работника, издается соответствующий приказ об отзыве из отпуска, указываются причины и прилагаются документы — служебная записка, согласие сотрудника;
• далее следует стандартная процедура оформления командировки.
При этом те дни, на которые работник был отозван из отпуска сохраняются за ним. Он может выйти в отпуск на данный срок в течение года или присоединить его к отпуску на следующий год.
Согласно Постановлению 749 имеется перечень документов, которые обязательны для оформления командировки в 2018 году:
• приказ о направлении в служебную поездку, является основным документом, к нему прилагается также и служебная записка о необходимости командирования;
• служебная записка с разрешением использовать личный транспорт;
• проездные документы, подтверждающие сроки и время поездки;
• документы, включающие в себя информацию об аренде жилья;
• отчет сотрудника о растратах с включением квитанций и чеков.
Документальное оформление командировки по актуальным изменениям исключает необходимость заполнять образцы командировочного удостоверения и служебного задания. Однако многие компании по-прежнему включают данные документы в основной перечень.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
