В любой компании есть сотрудники, которые отвечают за сохранность ее имущества и средств. Чтобы привлечь их к материальной ответственности в случае порчи или пропажи, заранее заключите специальный договор. Без такого документа сотрудник платить не будет.
К числу сотрудников компании, на которых возлагают ответственность за сохранность ее материальных ценностей, относятся:
• генеральный директор;
• руководители подразделений, которые связаны с экономической деятельностью;
• бухгалтеры;
• кассиры и т. п.
Полный перечень таких должностей перечислили в постановлении Минтруда России № 85. Чтобы ваши сотрудники заплатили компании за ущерб, заключите с ними договор о материальной ответственности. Сотрудник берет на себя ответственность в объеме, который укажут в договоре. Рассмотрим условия заключения соглашения.
Ответственность персонала за сохранность имущества компании может быть индивидуальной или коллективной. Правила, которые регулируют эту часть трудовых отношений, присутствуют в главе 39 ТК РФ.
Основные правила:
1. Сотрудник обязан возместить только прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ). Упущенную выгоду не возмещают.
2. Взыскать можно только суммы в пределах среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Исключения должны быть специально оговорены в ТК или иных законах.
3. Сотрудник обязан возместить компании ущерб в полном размере (ст. 242 ТК РФ).
4. В ряде случаев можно взыскать ущерб в полном объеме (ст. 243 ТК РФ).
5. Договор заключают с работниками старше 18 лет, которые непосредственно имеют дело с ценностями компании (ст. 244 ТК РФ).
6. Величину ущерба определяют по фактическим потерям с учетом стоимости имущества, степени его износа, рыночных цен в регионе (ст. 246 ТК РФ).
В постановлении № 85 Минтруд привел образцы договоров о материальной ответственности. Договор подписывают с действующими сотрудниками компании или при приеме на работу. Заключить соглашение можно с каждым работником персонально или в коллективной форме, с бригадой (ст. 245 ТК РФ). Скачивайте образцы и вносите необходимые коррективы.
В данном случае каждый сотрудник несет ответственность только за собственные действия или бездействие. Такой вариант договора удобен тогда, когда материально ответственных лиц в компании немного.
В данном случае платить за ущерб, который причинил один сотрудник, будет вся бригада. Этот вариант выгоден для компании, персонал которой постоянно имеет дело с материальными ценностями – например, если компания работает в сфере торговли.
В ст. 243 ТК РФ указали основания привлечения к ответственности в рамках исполнения трудовых обязанностей. В документе лучше перечислить виды ущерба, который придется компенсировать. Если возникнет спор, за что именно работник несет материальную ответственность, договор это проиллюстрирует. В том числе в документе можно обязать директора компании или главбуха полностью компенсировать ущерб.
Перед тем как заключить с сотрудником договор, компании следует провести инвентаризацию. Это нужно, чтобы определить, за какое именно имущество отвечает сотрудник.
Если обнаружится пропажа, компании понадобятся доказательства, что:
• такое имущество было,
• его передавали под ответственность сотрудника.
Данные инвентаризации позволят установить, что пропажа произошла уже после подписания договора.
Порядок инвентаризации устанавливает сама компания (ч. 3 ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Для этого издают локальный акт. В том же акте компания вправе закрепить процедуру определения ущерба.
После проверки составляют инвентаризационную опись, в которой фиксируют, какое имущество передадут сотруднику. Опись служит приложением к договору. Документ подтвердит обоснованность привлечения к ответственности.
Вместе с оформлением договора материальную ответственность подтверждают актом о передаче ценностей сотруднику. Этот документ также послужит доказательством, что сотруднику доверили данное имущество.
Если не будет описи и акта, компания не сможет подтвердить, что утрата имущества произошла после заключения договора. Кроме того, работодатель обязан позаботиться о надлежащем хранении ценностей. Если компания этого не сделает, взыскать ущерб с работника не удастся.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
