Чтобы рассчитать уходящего сотрудника, вам понадобятся два основных документа:
• Трудовой кодекс РФ, он регламентирует сроки и порядок расчета сотрудника,
• Налоговый кодекс, он устанавливает правила и сроки вычисления налога и перечисления его в бюджет.
Общее правило звучит так: окончательный и полный расчет проводится в день увольнения. Сотрудник должен уйти с фирмы, не имея ни долгов, ни претензий. В расчет должны войти обычная зарплата, компенсация остатка отпуска, премии, если они выплачиваются на предприятии.
Бухгалтер должен провести все начисления по состоянию на крайний рабочий день и в этот же день выплатить денежные средства уволенному. Конечно, сделать расчет не всегда возможно, ниже мы рассмотрим исключения из общего правила. Но по возможности бухгалтерия должна по максимуму рассчитать уходящего, удержать НДФЛ, выдать остаток суммы, а налог перечислить в бюджет.
Есть ситуации, когда бухгалтер может не удержать НДФЛ в последний день работы уходящего сотрудника. И ни главбух, ни фирма никакой ответственности при этом не понесет. Это законные исключения из общего правила.
Напомним, что в некоторых случаях можно законно уволить отсутствующего сотрудника. Например, если он в 2021 году написал заявление, находясь в отпуске. Даже если работодатель требует двухнедельной отработки, она вся может уложиться в рамки отпуска. Кадровикам и бухгалтерии придется оформлять увольнение отсутствующего сотрудника. Ведь нет никаких оснований дожидаться окончания отпуска или отказывать в расторжении трудового договора. Аналогичная ситуация может возникнуть, если работник попросил об освобождении от должности во время болезни.
В данном случае бухгалтерия должна провести все расчеты в стандартный срок – последний день работы.
А дальше действия главбуха зависят от того, есть ли возможность выплатить деньги:
• Вариант № 1 – выплаты работникам производятся только наличными, а сотрудник отсутствует. Необходимо задепонировать сумму до тех пор, пока работник не появится в кассе компании. День, когда человек фактически получил денежные средства, является датой получения дохода. НДФЛ перечисляется в этот же день или на следующий рабочий день,
• Вариант № 2 – у компании есть возможность сделать перечисление на банковскую карту сотрудника. Бухгалтерия формирует платежку на его реквизиты в день увольнения. В этот же день или на следующий рабочий день отправляет НДФЛ в бюджет.
Иногда между руководством и уволенным работником могут оспариваться некоторые суммы. Например, спорные суммы подотчетных средств. Или размер причиненного и непогашенного ущерба. Главбух должен начислить в пользу работника часть расчета, признаваемую и руководителем, и работником. С этой суммы удержать НДФЛ и перечислить в общие сроки.
Остаток начисления главбух произведет после разрешения спора между теперь уже бывшими руководителем и подчиненным. Тогда-то бухгалтер удержит остаток налога и отправит его в бюджет. Разрешение спора может занять немало времени, стороны могут даже сходить в суд. Бухгалтера это не должно беспокоить, штрафы в этом случае компании не грозят.
Возможна еще одна ситуация, когда главбух не удержит налог и будет прав. В некоторых ситуациях налог удержать просто невозможно, не хватает начисленного дохода. Например, произведены корректировки ранее начисленного налога. Или сотруднику выдан доход в натуральной форме, а денежных начислений после этого нет или недостаточно, чтобы удержать весь налог.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Удерживайте налог в максимально возможной сумме. По итогам года, в 2021 году, подайте в ИФНС уведомление, срок – до 1 марта. Уведомление – это привычная справка 2-НДФЛ, только вместо обычного признака «1» в ней будет указан код «2».
Если к началу следующего года вы забудете о необходимости уведомить ФНС, компанию оштрафуют по ст. 126 НК РФ. Штраф небольшой – по 200 рублей за каждое неотправленное сообщение. Хуже то, что возникнет расхождение между начисленным налогом (отражается в отчетности) и уплаченным (отражается на лицевом счете компании в ИФНС). Тогда компании начислят и штраф, и пени.
Для бухгалтера важными являются две даты:
• Дата получения дохода,
• Дата перечисления НДФЛ в бюджет.
Эти две даты отражаются в отчете 6-НДФЛ. И на них же ориентируются налоговики, начисляя санкции – штрафы и пени.
Срок перечисления может переноситься только в одном случае – из-за выходных, праздничных или нерабочих дней. Это норма ст. 6.1 НК РФ. В отношении любого налога действует правило: если срок перечисления совпадает с выходным, контрольная дата переносится на следующий будний день.
Платежное поручение заполняйте по обычным правилам, как при оплате НДФЛ с обычной зарплаты. За одним исключением – укажите в назначении платежа, что это налог с окончательного расчета. И поставьте точную календарную дату выплаты дохода.
Что касается НДФЛ, то администрация предприятия выполняет роль налогового агента. За несвоевременную уплату налога в бюджет контроллеры взыщут штраф по ст. 123 НК РФ. Это 20% от суммы, перечисленной с опозданием.
Кроме штрафа, начислят пени:
• В размере 1/300 ставки Центробанка за первый месяц просрочки,
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
