Состав документов, предъявляемых при поступлении на работу
Выше была приведена технологическая цепочка отбора кандидатов для приема на работу, заканчивающаяся заключением трудового договора. Непосредственно прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя (руководителя организации или уполномоченного им лица), издаваемым на основании заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) при этом должен в полной мере соответствовать условиям заключенного трудового договора.
При подготовке приказа (распоряжения) о приеме на работу инспектор отдела персонала организации тщательно перепроверяет весь комплекс документов, предъявленный поступающим работником на этапе отбора и заключения трудового договора (ст. 65 ТК РФ), а также дополнительные документы, учитывающие специфику работы различных организаций и предусматриваемые ТК РФ, указами Президента РФ и постановлениями Правительства Российской Федерации, из которых после издания приказа о приеме на работу будет оформлено личное дело работника.
Сведем воедино весь комплекс документов, представляемых при приеме на работу, с примерами оформления дополнительных документов, подготавливаемых лицом, прошедшим процедуру отбора и заключения трудового договора.
Основные документы:
• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключен впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
Дополнительные документы:
• Личное заявление о приеме на работу как обязательный документ ТК РФ не предусмотрен. Однако согласно закону «Об основах государственной службы Российской Федерации» № 119-ФЗ при поступлении на государственную службу гражданин такое заявление представляет. Кроме того, традиция подачи заявления о приеме на работу настолько укоренилась, что ее продолжают соблюдать повсеместно. В этом акте есть практический резон. Дело в том, что в унифицированных формах трудового договора и приказа (распоряжения) о приеме на работу виза согласования непосредственного руководителя работника не предусмотрена, что лишает его самостоятельности, ответственности за подбор персонала своего подразделения.
• Автобиография как обязательный документ для оформления на работу ТК РФ не предусмотрен. Необходимость ее предъявления оговорена в ряде случаев, в частности, при поступлении на службу в таможенные органы (см. п. 2 ст. 6 Закона «О службе в таможенных органах Российской Федерации»).
• Анкета как обязательный документ конкретно не назван в числе документов, представляемых при приеме на работу по трудовому договору. В то же время при поступлении, например, на службу в таможенные органы от гражданина, согласно упомянутому выше закону, требуется представление подробных данных о месте рождения, местах работы (учебы) и месте жительства отца (матери), мужа (жены), сына (дочери), родного брата (родной сестры) или лица, на воспитании которого поступающий на службу находился. Из известных документов, документом, в котором излагаются расширенные биографические данные вплоть до указания сведений о бывшем муже (жене), девичьей фамилии супруги и т. д., является анкета.
Юридический статус анкеты высок: приводимые в ней данные перепроверяются; анкета подписывается не только работником, но и инспектором отдела персонала; анкета заверяется печатью организации.
При отсутствии необходимости в подробных биографических сведениях можно ограничиться составлением личного листка.
Личный листок по учету кадров является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера только о самом работнике. Личный листок составляет основу личного дела работника, и этим объясняется необходимость его оформления при поступлении на работу. Личный листок содержит перечень вопросов о биографических данных, сведения о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, об образовании и другие данные.
Приведенная форма личного листка откорректирована по сравнению с рекомендованной Инструкцией по учету кадров в органах, учреждениях юстиции и судах. Опущены пункты, касающиеся указания национальности, социального происхождения и партийной принадлежности.
Поступающий на работу обязан в период работы в организации обо всех последующих изменениях в данных, внесенных в личный листок, сообщать в отдел кадров организации для фиксирования этих изменений в дополнении к личному листку по учету кадров.
Оформление приказа (распоряжения) о приеме на работу
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Издание приказа или распоряжения работодателя о приеме на работу осуществляется на основании заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ) с предъявлением основных и дополнительных (при необходимости) документов. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Заполнение форм осуществляется лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организации.
При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).
Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работникам под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.
На основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т2 или Т2ГС (МС)). Для научных, научно-педагогических работников оформляется учетная карточка по форме № Т4. Приказ (распоряжение) о приеме на работу является основанием для открытия бухгалтерией лицевого счета работника (ф. № Т54 или № Т54а).
Коды общероссийских классификаторов, приводимые в упомянутых формах, проставляются в соответствии с Общероссийскими классификаторами: ОКУД — общероссийский классификатор управленческой документации; ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций.
Испытание при приеме на работу
Согласно статье 70 ТК РФ при заключении трудового договора соглашением сторон может быть обусловлено испытание работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе.
Условие об испытании должно быть указано в трудовом договоре. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят без испытания.
В период испытания на работника распространяются положения ТК РФ, законов, иных нормативных правовых актов, локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашения.
Испытание при приеме на работу не устанавливается для:
• лиц, поступающих на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном законодательством РФ;
• беременных женщин;
• лиц, не достигших возраста восемнадцати лет;
• лиц, окончивших имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности, в течение одного года со дня окончания образовательного учреждения;
• лиц, избранных на выборную должность на оплачиваемую работу;
• лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями;
• в иных случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами и коллективным договором.
Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций — шести месяцев, если иное не установлено федеральным законом.
При заключении трудового договора на срок от двух до шести месяцев испытание не может превышать двух недель.
В срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности работника и другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе.
При неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее, чем за три дня, с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание (ст. 71 ТК РФ). Решение работодателя работник имеет право обжаловать в судебном порядке.
При неудовлетворительном результате испытания расторжение трудового договора производится без учета мнения соответствующего профсоюзного органа и без выплаты выходного пособия.
Если срок испытания истек, а работник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание, и последующее расторжение трудового договора допускается только на общих основаниях.
Если в период испытания работник придет к выводу, что предложенная ему работа не является для него подходящей, то он имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме за три дня.
Личная карточка работника (ф. № Т2) и личная карточка государственного (муниципального) служащего (ф. № Т2 ГС (МС)) служат в качестве основных форм, используемых кадровыми службами для учета и анализа состава персонала организаций.
Приведем ряд необходимых пояснений к заполнению названных карточек.
Коды в зонах кодирования проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами: территорий (ОКАТО), информации о населении (<ЖИН), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специальностей по образованию (ОКСО).
При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 формы № Т2 указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:
• военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;
• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
На граждан, пребывающих в запасе:
- п. 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;
- п. 3 «Состав (профиль)» — заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т. п.);
- п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» — записывается полное обозначение (шесть цифр, например «021101», или шесть цифр и буквенный знак, например «113194 А»);
- п. 5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записи в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;
- п. 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):
- строка а) — в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
- строка б) — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
- пункты: п. 1 «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;
- п. 2 «Воинское звание» — делается запись «подлежит призыву»;
- п. 5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными отграничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (негодные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Заполнение пунктов, специально не оговоренных выше, производится на основании информации из перечисленных документов.
В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного негодным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».
В разделе III «Прием на работу, переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т1 или № Т1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 формы № Т2.
В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.
Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.
В личной карточке государственного (муниципального) служащего (ф. № Т2ГС (МС) есть некоторые отличия от личной карточки работника (ф. № Т2).
Пунктом 7 личной карточки государственного служащего дополнительно предусматривается указание ученой степени служащего; пунктом 8 дополнительно указывается стаж собственно государственной службы (помимо общего и непрерывного стажа); разделом IV предусматривается указание о присвоении служащему квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания.
Учетная карточка (ф. № Т4) научного, научно-педагогического работника ведется кадровыми службами академических, научно-исследовательских, образовательных учреждений и организаций. Форма № Т4 ведется наряду с формой № Т2 на каждого работника. В учетной карточке предусматривается как указание соответствующих данных о работнике на момент поступления на работу, так и сведений о присуждении ученой степени, ученого звания, получении научной специальности в период его работы в новом научном или образовательном учреждении.
Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества.
Исходя из требований статьи 244 ТК РФ работниками, которым ценности непосредственно не вверяются, такие договоры не заключаются (подсобные рабочие, сторожа, бухгалтеры складов, уборщицы и т. д.). Виды работ, содержащиеся в указанном Перечне, могут выполняться работниками, не занимающими какие-либо должности. В этом случае необходимо исходить из характера выполняемой работы, непосредственно связанной с хранением, обработкой, реализацией, перевозкой или применением в процессе производства вверенных работнику ценностей.
Перечень должностей и работ толкованию не подлежит. При совмещении профессий (должностей) договор может быть заключен с работником, если в перечне предусмотрены основная или совмещенная профессия (должность).
Работник, заключивший с работодателем договор об индивидуальной ответственности, несет полную ответственность за обеспечение сохранности тех ценностей, которые он лично получил по накладной или иному бухгалтерскому документу, несмотря на то, что в некоторых случаях другие лица по роду деятельности могут иметь доступ к ценностям, за которые отвечает работник, заключивший договор.
Оформление договоров о материальной ответственности работников
Если труд работника, принятого на вакантную должность, связан с материальной ответственностью, то с поступившим на работу заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Согласно ТК РФ (ст. 244) договор о полной материальной ответственности может быть заключен с работником, достигшим 18летнего возраста и непосредственно обслуживающим или использующим денежные, товарные ценности или иное имущество.
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности считается дополнением к трудовому договору.
При совместном выполнении работниками отдельных видов работ, связанных с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или иным использованием переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба, может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность.
Письменный договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности за причинение ущерба заключается между работодателем и всеми членами коллектива (бригады).
По договору о коллективной (бригадной) материальной ответственности ценности вверяются заранее установленной группе лиц, на которую возлагается полная материальная ответственность за их недостачу. Для освобождения от материальной ответственности член коллектива (бригады) должен доказать отсутствие своей вины.
При добровольном возмещении ущерба степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется по соглашению между всеми членами коллектива (бригады) и работодателем. При взыскании ущерба в судебном порядке степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется судом.
Приведем текст типового договора, примерную форму приказа о введении коллективной материальной ответственности и форму приказа о назначении руководителя коллектива.
Работа с документами, содержащими коммерческую тайну организации
Правовой базой охраны внутренних секретов организаций является Федеральный закон «О коммерческой тайне» № 98ФЗ. Закон направлен на решение следующих вопросов:
• отнесение информации к коммерческой тайне;
• регулирование передачи такой информации;
• охрану ее конфиденциальности;
• предупреждение недобросовестной конкуренции;
• определение сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну.
Информация составляет служебную или коммерческую (предпринимательскую) тайну в случае, когда информация имеет реальную или потенциальную коммерческую ценность для организации в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа и обладатель предпринял для ее защиты меры, предусмотренные Законом (ввел режим «коммерческой тайны»).
К коммерческой тайне можно отнести научно-техническую, конструкторско-технологическую, производственную, финансово-экономическую и некоторую другую информацию. Перечень сведений, которые не могут считаться коммерческой тайной, установлен Законом.
Согласно статье 5 Закона «О коммерческой тайне» режим коммерческой тайны не может быть установлен в отношении следующих данных и сведений:
• сведений, содержащихся в учредительных документах юридического лица и документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;
• данные о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других негативных факторах;
• сведений о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;
• данные о численности, составе работников, системе оплаты труда, условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости и о наличии свободных рабочих мест. Это же касается и некоммерческих организаций;
• сведений о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;
• данные о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;
• сведений о должностных лицах, которые могут действовать от имени юридического лица без доверенности;
• данные об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности.
Следует подчеркнуть, что к коммерческой тайне не могут быть отнесены бухгалтерская и налоговая отчетность, сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов (все первичные документы), документы об уплате налогов и документы, подтверждающие платежеспособность организации.
В целях введения в организации режима коммерческой тайны, защиты конфиденциальности соответствующей информации необходимо:
1. Установить круг вопросов, составляющих коммерческую тайну.
2. Осуществить необходимые организационные, технические и иные меры по охране конфиденциальной информации.
При введении режима коммерческой тайны следует определить:
• какие сведения, документы нуждаются в защите;
• для каких конкурентов они могут представлять интерес;
• какие элементы информации являются наиболее уязвимыми;
• как долго сведения, составляющие коммерческую тайну, будут востребованы;
• во что обойдется защита конфиденциальной информации с финансовой и организационной точек зрения.
Определив перечень сведений, подлежащих защите от несанкционированного доступа, разглашения их содержания, утраты, в организации следует осуществить следующие мероприятия:
1. Подготовить приказ по организации охраны конфиденциальной информации и об установлении режима коммерческой тайны с перечислением сведений, составляющих коммерческую тайну, и перечнем лиц, допущенных к работе с соответствующей информацией.
2. Разработать правила, регламентирующие порядок обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, в том числе предусматривающие порядок присвоения и снятия грифа «Коммерческая тайна» с документов организации.
3. Обеспечить необходимые условия для учета, хранения, обращения документов с грифом «Коммерческая тайна» и повседневной работы с ними.
Документы, содержащие конфиденциальную информацию, обозначаются грифом: «Коммерческая тайна. Экз. № », наносимым в правом верхнем углу документа специальным штампом.
Документы и информация, конфиденциальные в целом (документация отдела персонала (кадров), службы безопасности), как правило, не грифуются, поскольку они в полном объеме обладают ограничением доступа к ним.
Работа по обеспечению сохранности документов с грифом «Коммерческая тайна» на малых предприятиях может быть возложена на секретаря-референта, на средних и крупных — на руководителя службы документационного обеспечения управления (заведующего канцелярией).
Ответственность за организацию и ведение соответствующей работы в структурных подразделениях организации, где обращаются конфиденциальные документы, должны нести руководители структурных подразделений.
Для нормальной работы сотрудников с документами, содержащими конфиденциальную информацию, необходимо обеспечить следующие три условия:
— работа с содержащими конфиденциальную информацию документами должна производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников. Работа с такими документами, их хранение за пределами соответствующих помещений не допускается;
— выдача содержащих конфиденциальную информацию документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под расписку сотрудника, имеющего доступ к закрытой информации;
— передача документов с грифом «Коммерческая тайна» в другую организацию (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения руководителя организации.
Документы конфиденциального характера учитываются и хранятся отдельно от других документов — в специальных помещениях или в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в закрытых и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случаях под охраной и с соответствующей сигнализацией).
Документы с грифом «Коммерческая тайна» регистрируются в специальном журнале.
Движение документов с грифом «Коммерческая тайна» должно тщательно фиксироваться секретарем-референтом (другим ответственным лицом) в «Журнале учета выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна»).
Руководители подразделений должны обучать своих подчиненных, допускаемых к работе с конфиденциальной информацией, правилам обращения с документами закрытого характера. Вновь принятые на работу сотрудники, которые будут по роду своей деятельности связаны с конфиденциальной информацией, подписывают «Обязательство о неразглашении служебной (коммерческой) тайны» по принятой в организации форме. Все эти сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством.
По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается работодателю (руководителю организации).
Оформление личного дела
Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся, как правило, на руководителей организации и ее структурных подразделений, специалистов, материально ответственных лиц и некоторых других работников.
Личное дело обязательно ведется на государственных служащих в соответствии с Федеральным законом «Об основах государственной службы в РФ» № 119-ФЗ.
Оформляется личное дело отделом кадров (отделом персонала) организации после издания приказа о приеме на работу.
Формирование личных дел в настоящее время не регламентировано государственными нормативами и базируется на традициях их ведения, выработанных длительной практикой.
Первоначально в личные дела включаются документы, фиксирующие прием на работу, а затем — документы, возникающие в период деятельности работника в организации. Перечень документов, помещаемых в личное дело, зависит от должности, на которую принят работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какие функции будет выполнять.
Рекомендуется следующий состав и порядок расположения документов при оформлении и ведении личного дела:
• внутренняя опись документов дела;
• резюме;
• заявление о приеме на работу;
• трудовой договор;
• приказ (распоряжение) о приеме на работу (выписка из него);
• личная карточка работника (копия);
• личный листок по учету кадров или анкета;
• дополнение к личному листку по учету кадров;
• фотография 9 х 12;
• автобиография (составляется при согласии работника);
• копии документов об образовании;
• копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);
• характеристики или рекомендательные письма.
Помимо перечисленных документов в личное дело включаются некоторые виды документов, сопровождающие прием на работу отдельных категорий специалистов, в частности:
• список научных трудов и изобретения, выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов при конкурсном замещении вакантных должностей);
• выписка из протокола собрания трудового коллектива организации (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.
В дальнейшем в процессе работы в повой организации в личное дело включаются документы:
• подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (например, копия свидетельства о браке);
• характеризующие деловые и личные качества работника: характеристика, отзывы, представления о назначении, аттестационные листы и некоторые другие документы первостепенного значения.
Личные дела имеют длительный срок хранения (75 лет). В связи с этим в личные дела не следует включать документы, имеющие временные (до 10 лет) сроки хранения. К таким документам относятся, например, справки с места жительства, справки о жилищных условиях, о состоянии здоровья и др.
В практике работы многих кадровых служб до сих пор принято включать в состав личного дела копии приказов (выписок из них) о переводах на другую работу, освобождении от должности, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, изменении фамилии и др. Однако вся эта информация систематически включается в «Дополнение к личному листку по учету кадров». В связи с этим названные документы не рекомендуется включать в личное дело работника.
Особенность подготовки и хранения личных дел государственных служащих заключается в том, что они могут быть только постоянными, передаваемыми на новые места работы государственной службы. Ведения нескольких личных дел на одного и того же государственного служащего быть не должно.
Для хранения документов личного дела используются папки формата 215 х 300 мм. На лицевой стороне папки по центру располагается бумажная бирка размером 52 х 74 мм с наименованием документа: «Личное дело №, фамилия, имя, отчество сотрудника (в родительном падеже)».
Внутренние стороны лицевой и тыльной обложки снабжаются специальными карманами для хранения документов, которые в силу своей важности или иных причин следует хранить, не подшивая в дело (документы учитываются во внутренней описи на общих основаниях, в графе «Примечание» указывается местонахождение документа).
Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.
Доступ к личным делам, имеющим гриф «Конфиденциальный», «Коммерческая тайна», имеет только уполномоченный сотрудник отдела кадров. Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется приказом работодателя (руководителя организации). Работа с личными делами производится только в специально отведенном помещении. Высылка личных дел по запросам других организаций производится с письменного разрешения работодателя (руководителя) данной организации с соответствующим оформлением факта отправки (реквизиты письма, дата возврата).
Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.
При работе с личным делом категорически запрещается производить исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые, извлекать из личного дела имеющиеся документы или помещать новые, разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела. При извлечении по указанию руководителя организации каких-либо документов из личного дела уполномоченный работник кадровой службы должен сделать во внутренней описи дела соответствующую запись.
Внутренняя опись документов содержит поисковые сведения о документах, помещенных в личное дело.
При подготовке личных дел к передаче на хранение в архив во внутренней описи предусматривается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных во временное пользование личных дел и предотвращения их утраты используется контрольная карточка, которая заполняется на каждое выданное дело.
В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в журнале личных дел.
В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения личных дел используются сейфы или специальные шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров.
Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту. При подготовке личного дела к передаче в архив в конце дела помещается лист-заверитель дела, который предназначен для учета количества листов в деле и фиксации особенности их нумерации.
Работа с личными делами требует тщательного составления и оформления сопровождающих его документов.
В контрольной карточке указываются дата выдачи личного дела, кому выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, дата возвращения дела в отдел кадров. Для высланных по запросам других организаций личных дел указываются дата отправки, адресат, исходящий номер сопроводительного письма, дата возвращения дела.
Лист-заверитель дела, как было сказано, служит для учета количества листов в личном деле и указания особенностей их нумерации.
Заверительную надпись запрещается выносить на обложку дела или оборот листа последнего документа. В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи.
В заверительной надписи оговариваются возможные особенности нумерации документов дела:
• наличие литерных и пропущенных номеров листов;
• номера листов с наклеенными фотографиями, документами;
• номера крупноформатных листов;
• номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе личного дела отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий документ.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
