Когда сотрудник отправляется в рабочую командировку по делам компании, без сомнения, билеты туда и обратно, проживание и питание оплачиваются организацией.
К тому же, работнику авансом выдают командировочные перед поездкой. В общем и целом, сотрудник во время поездки не должен нести никакие расходы, кроме использования такси.
Находясь в другом городе, человек не может пользоваться личным автомобилем, если у него таковой и имеется, а передвигаться общественным транспортом занятому человеку, вечно куда-то спешащему, неудобно.
Вдобавок, опрятный внешний вид представителя компании важный показатель в ходе деловых переговоров.
Услуги такси во время служебного путешествия облегчат передвижения сотрудника и позволят ему в короткий срок выполнить свои обязанности.
Ниже будет подробно рассказано, как произвести оплату такси в командировке правильно в 2018 году, чтобы потом вернуть потраченные средства обратно в свою бюджет.
Согласно положениям Трудового Кодекса РФ, нанятые машины в период служебных отъездов специалистов должна оплачивать их организация (актуальная информация на 2018 год), иной вариант законом не предусмотрен.
Все расходы, которые приходятся на долю сотрудника во время командировки, должны быть компенсированы руководством компании.
Поездка же была инициирована по служебной необходимостью.
Тем не менее, следует проверить, чтобы расходы данного типа были оговорены (с письменным закреплением) с бухгалтерией или отражены во внутреннем акте компании.
Только тогда работник в нашей стране имеет право требовать возмещение издержек.
Следует запомнить, что от перевозчика надо получить один из следующих двух подтверждающих документов:
• квитанция на бланке строгой отчетности;
• контрольно-кассовый чек;
• квиток в форме БСО.
Чтобы подтвердить перед организацией свои денежные траты на такси в командировке, работник предоставляет к авансовому отчету оригинал квитанции на бланке строго отчетности. Заменой ей может служить оригинал, не фото, контрольно-кассового чека, который в конце поездки Вам выдаст водитель.
Это является доказательством, которое компания примет без вопросов.
Следует сразу сообщить диспетчеру при вызове машины о том, что Вам необходимы эти документы.
Другие чеки (по образцу компании-перевозчика) и расписки, полученные от водителей, а также фото, а не оригиналы вышеуказанных подтверждающих документов, бухгалтерия рассматривать не будет, и расходы на такси будут уже из Вашего кошелька.
В современном мире гаджетов такую обыденную вещь, как электронный чек, который диспетчер перевозчика вышлет Вам на электронную почту, нельзя будет предъявить для компенсации по месту работ.
Пять причин, почему не подойдет электронный чек:
1. В нем уполномоченное лицо не может поставить подпись.
2. Это копия, пусть и цифровая, а не оригинал.
3. На чеке не ставится номер как на квитанции.
4. На чеке нет серии документа.
5. Министерство Финансов РФ опубликовало письмо, где четко прописано, что электронный чек не является подтверждением расходов специалиста на такси.
Человек, в первый раз столкнувшийся с процессом подтверждения своих расходов, должен сначала разобраться, какие поля должны быть в обязательном порядке в ней заполнены.
Желательно, уметь ее определять по виду, потому что в суматохе аэропорта с чемоданами ориентироваться будет тяжело, а разбираться с водителем некогда.
Любую квитанцию надо проверить на наличие следующих пяти пунктов:
1. Реквизиты квитанции: серия и номер.
2. Наименование перевозчика — полное, с буквами типа ОАО и кавычками.
3. Сумма поездки – она должна точно совпадать с той, что Вы отдадите водителю в такси.
4. Дата выдачи квитанции – актуальная дата, естественно, в период служебной командировки.
5. Подпись с фамилией лица, который ее выдал.
Оплата услуг такси заносится бухгалтерией в статью расходов компании.
Ее стоит проводить официально, так как на эту разницу впоследствии уменьшится база налога на прибыль организации.
В заключение еще раз повторим: чтобы компенсировать расходы на перевозчиков во время служебной командировки, следует предоставить контрольно-кассовый чек или квитанцию строгой отчетности на место работы.
Помимо этого, в определенных случаях придется аргументировать, что проезд на такси были необходимым для выполнения задач, поставленных перед сотрудником руководством, а не прихотью.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
