Упрощение документооборота привело к отмене обязательного оформления задания и командировочного удостоверения при убытии работника в командировку (хотя по-прежнему нужно оформлять отчет о командировке). Но многие работодатели предпочитают пользоваться устоявшимися формами командировочных заданий, для уточнения не только сроков и места рабочей поездки, но и ее целей.
Данная форма может применяться организациями по собственному желанию, а ее обязательность может быть закреплена в локальных документах. Командировочное задание может быть выдано для поездок как внутри страны, так и за ее границами.
Служебное задание — это документ, регламентирующий все основные положения предстоящей поездки.
В образце обязательно указываются такие пункты:
1. Наименование сторон убытия и прибытия.
2. Данные сотрудника, которого отправляют в поездку.
3. Крайние даты поездки, включающие также время на дорогу в ту и другую сторону.
4. Указываются цели, которые должен достичь сотрудник в командировке.
По большому счету, командировочное направление необходимо именно сотруднику, а не организации, для того, чтобы он мог сверить даты пребывания и имел четкие ориентиры для работы во время поездки.
По прибытии из командировки сотрудник обязан предоставить:
• образец командировочной записки с отметками от принимающей организации;
• финансовые отчеты, подтверждающие поездку и позволяющие произвести выплаты по компенсации.
К таким отчетам можно отнести билеты на транспорт, если работник ездил на собственном автомобиле, то чеки с заправки. Для подтверждения оплаты за проживание необходимо представить платежные документы из гостиницы или общежития. Это могут быть как чеки об оплате, так и счет фактура для безналичного расчета.
Ранее бланки командировочных записок были строго регламентированы государственными нормативными актами РФ. Образцом бланка была признана форма Т-10а. Положение о служебных командировках в 2018 году отменяет обязательное пользование данным образцом, но не запрещает его.
Организации, желающие ввести данный образец документа для обязательной отчетности, могут вносить утвержденную форму в локальные кадровые документы или составлять индивидуальные задания по внутренне разработанной форме.
Оформлять образец записки необходимо в следующем порядке и внести следующие данные:
Сведения об организации и сотруднике:
• название организации;
• код ОКПО;
• № документа и дата его заполнения;
• Ф.И.О. работника;
• табельный номер работника.
Информация в столбцах:
• подразделение, к которому относится работник;
• должность;
• куда убывает – город и страна;
• название организации, куда прибывает работник;
• день отъезда;
• день приезда;
• цель командировки;
• подпись руководителя.
Служебная записка в обязательном порядке подписывается руководителем. В день перед убытием на документе проставляется дата и печать предприятия, свидетельствующая об отправлении работника в командировку.
Такие же отметки должны быть проставлены принимающей стороной при прибытии и убытии. Образец записки составляется в 1 экземпляре на каждого сотрудника отдельно. После прибытия и полного документального и финансового отчета записка, вместе с чеками, отправляется в бухгалтерию, где и подшивается в соответствующую папку.
Отчет о командировке должен составлять прибывший сотрудник, заполнив оставшуюся часть записки. В отчете описываются, какие работы были произведены и какие цели достигнуты.
Также в нем можно описывать дополнительные мероприятия, которые не планировались, но были проведены. По результатам поездки делаются выводы об успешности проведенного мероприятия. Отчет предоставляется не позднее 3-х дней после прибытия.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
