Главная » Кадровику »
Заявление и приказ о переводе на дистанционную работу в 2021 году
Заявление и приказ о переводе на дистанционную работу в 2021 году
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
В последние годы все большее число работодателей принимало решение перевести работников на дистанционную работу. Это удобно и работодателю, который экономит на организации рабочего места, и работнику, освобождающемуся от потребности каждый день приезжать или приходить на работу.
В связи с распространением коронавирусной инфекции в 2021 году от работодателей требуется принять специальные меры безопасности. В этих целях работников в массовом порядке переводят на дистанционную работу. В нашей статье мы рассказываем, как правильно это сделать и оформить.
Особенности дистанционного режима труда и его организация в РФ
Дистанционная работа в силу особого характера труда имеет ряд особенностей:
1) нет необходимости в том, чтобы работник постоянно присутствовал на контролируемой работодателем территории, и у работника есть возможность самостоятельно определить для себя наиболее удобный режим труда и отдыха в случае, если трудовой договор не предусматривает иного;
2) значительно сокращается количество обязанностей работодателя в области охраны труда, которые сводятся к санитарно-бытовому обслуживанию, медицинскому обеспечению, обязательному социальному страхованию от несчастных случаев и ознакомлению работника с требованиями охраны труда;
3) выполнять работу работник может с помощью оборудования и компьютерных программ, которые рекомендованы работодателем и принадлежат или работнику или работодателю;
4) результаты труда могут передаваться с помощью электронных средств связи;
5) работнику может быть оформлена усиленная электронная квалифицированная помощь, которая дает ему возможность создавать документы юридической значимости;
6) особые условия в сфере обеспечения трудового процесса, охраны труда, предоставления отпусков, увольнения прописываются в трудовом соглашении.
Организовать дистанционную работу позволило появление интернета. Однако закон долгое время не регламентировал особенности данного вида трудового сотрудничества, из-за чего все особенности организации дистанционной работы устанавливались руководителями и работниками самостоятельно. Ситуация изменилась, когда в трудовой кодекс была внесена поправка. В настоящее время дистанционная работа регулируется ст. 312 ТК и гл.49.1 ТК.
Работник может быть изначально принят на такую работу либо переведен на нее. При этом, как правило, требуется получить от работника заявление.
Перевод на удаленную работу происходит при достижении согласия между работником и работодателем.
В некоторых случаях согласие работника на временный перевод на дистанционный режим работы не требуется. К таким случаям относятся:
- необходимость предотвратить или устранить последствия аварий, катастроф, эпидемий, стихийных бедствий, которые угрожают жизни и здоровью населения;
- простой работодателя при указанных ситуациях или по техническим, экономическим или организационным причинам.
Перевод может быть постоянным либо временным.
При любом варианте дистанционная работа должна быть указана в трудовом договоре, когда работника берут на нее сразу, или в дополнительном соглашении к трудовому договору в случае перевода.
Заключить соглашение о дистанционной работе возможно в процессе электронной переписки, однако после этого обязательно должен идти обмен экземплярами договора или дополнительного соглашения на бумажном носителе по обычной почте.
Ознакомление работника с приказом о приеме или переводе на дистанционную работу может совершаться только в электронном виде.
При достижении согласия работника с работодателем данные о периоде дистанционной работы могут не отражаться в трудовой книжке. Трудовой стаж при этом подтверждается трудовым договором, где указывается характер работы.
Могут быть два варианта перевода на удаленную работу:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
- когда изменяется лишь способ привязки к местоположению работодателя, а должность, квалификация, заработная плата, нахождение в определенном структурном подразделении остаются такими же, какими были до перевода;
- когда одновременно с переводом на дистанционную работу изменяются структурное подразделение, должность, квалификационная категория, тарифная ставка или оклад.
В случае первого варианта перевода достаточно издать один приказ в произвольной форме, где указан перевод на дистанционную работу, дата, с которой начинается работа в дистанционном режиме, перечислены документы, на основании которых издан приказ.
Если имеет место второй вариант, то можно
оформить два приказа, имеющих одну дату – о переводе работника на другую работу унифицированной формы Т-5 и о переводе на дистанционную работу произвольной формы.
Перевод работника на дистанционную работу состоит из следующих этапов:
1. Работник пишет заявление с просьбой перевести на дистанционную работу, в котором указывается основание для такой просьбы. Заявление работника о переводе на дистанционную работу не имеет официально утвержденной формы и пишется в произвольном виде.
2. Составляется новый трудовой договор с изменившимся характером работы.
3. Издается приказ о переводе на дистанционную работу.
4. Оформляется дополнительное соглашение к переводу на дистанционную работу, подписываемое работником.
5. Вносится соответствующая отметка в личную карточку работника.
6. Указывается в табеле учета рабочего времени время, которое работник должен отработать.
7. Сведения о переводе на дистанционную работу вносятся в трудовую книжку.
Перевод на дистанционную работу охватывает ряд условий:
- о рабочем месте. Рекомендуется сформулировать его следующим образом: «рабочее место работник определяет по своему усмотрению»;
- о трудовых функциях. Должны быть указаны все функции, которые должен исполнять работник. Эти функции должны позволять выполнять их дома;
- о рабочем режиме. Допустимо разрешить работнику
самостоятельно определять для себя режим работы. Однако, чтобы не нарушались права ни работника, ни работодателя лучше установить продолжительность рабочего дня и рабочей недели;
- расторжения договора по инициативе работодателя. Работодатель имеет право уволить работника при ненадлежащем выполнении им трудовых функций. В частности дистанционного работника можно уволить по причине неисполнения им должностных обязанностей, невыходов на связь, не сдачи отчетов, порчи имущества работодателя.
Табель на перешедших на дистанционную работу сотрудников ведется в обычном порядке.
Взносы в Пенсионный фонд и налог на доходы физических лиц с выплат дистанционно работающим сотрудникам платятся в обычном порядке.
Перевод на удаленную работу в условиях противодействия распространению коронавирусной инфекции
Министерство труда РФ обратило внимание на то, что перевод на дистанционную работу в связи с пандемией коронавируса не является переводом на другую работу, поскольку работники продолжают исполнять прежние трудовые функции.
В условиях распространения коронавирусной инфекции многие работники соглашаются с руководством и на основе устного согласования чередуют труд дома и на территории работодателя. Но это связано с риском получить прогул за отсутствие на рабочем месте, поскольку особые условия труда не прописаны в трудовом договоре. Прежде чем не выходить на работу в офис сотрудник обязательно должен посмотреть документ, где написано, что у него есть право трудиться дома.
Последовательность действий при переводе на дистанционную работу в связи с пандемией коронавируса может быть следующей:
1) В письменной или устной форме предложить работникам перейти на дистанционную работу;
2) Если инициатором является сам работник, от него нужно получить заявление с просьбой о переводе;
3) Сообщить работникам о методах контроля за выполнением работы и оплате труда, размер которой снижать нельзя;
4) При согласии работника оформить дополнительное соглашение к трудовому договору. При несогласии работника он может быть уволен;
5) Обеспечить работников всем необходимым для выполнения работы;
6) Издать приказ.
Приказ может издаваться как на перевод одного работника, так и нескольких работников одновременно.
В связи с пандемией коронавируса недопустимо переводить работников на удаленную работу волевым порядком. Обязательно следует предложить им подписать соответствующее соглашение.
Срок работы в дистанционном режиме можно указать конкретными датами, но в условиях пандемии лучше сформулировать его следующим образом – «до окончания действия режима повышенной готовности».
Как правильно составить и издать приказ о переводе на дистанционную работу в 2021 году
Для чего требуется издавать приказ?
Этот документ нужен в качестве регламентирующей основы для действий работников подразделений организации, обеспечивающих переход на дистанционную работу - кадровиков, бухгалтеров, ИТ-служб и т.д.
В связи с этим в приказе нужно перечислить необходимые действия для отдела кадров по оформлению документов, бухгалтерии по расчету заработной платы и возмещения затрат дистанционных сотрудников на связь, коммунальные платежи и др., административно-хозяйственного отдела по выдаче работнику необходимых для работы средств и ее оформления, ИТ-подразделения по организации дистанционной работы, отдела ИБ по обеспечению конфиденциальности и безопасности дистанционной работы.
Приказ должен содержать:
- основание и срок перевода;
- ФИО работника, должность, структурное подразделение, объем и величину оплаты работы во время удаленного выполнения трудовых функций.
Инициировать перевод на дистанционную работу может как сам сотрудник, так и работодатель. Но в любом из этих случаев до оформления дополнительного соглашения приказ издавать не следует.
При подготовке приказа о переходе на дистанционную работу необходимо принять во внимание следующий момент - если требуется лишь переход на удаленный режим труда, то оформляется приказ как самостоятельный документ, а если ранее уже был издан нормативный акт о введении режима повышенной готовности, то приказ должен быть его частью.
Перед оформлением приказа необходимо решить, какое число сотрудников может реально трудиться в дистанционном режиме.
Если окажется, что таких работников много, рекомендуется разработать Положение о дистанционной работе, в котором определяются все вопросы – порядок выдачи заданий и взаимодействия, оформления отчетов, осуществления контроля и др.
Если приказ издается на нескольких работников одновременно, к нему следует приложить регистр, в котором работники будут расписываться при своем согласии с переводом.
Нужно назначить сотрудника организации, ответственного за доведение до работников приказа о переводе на дистанционную работу под их роспись. В решении о назначении ответственного следует указать его ФИО и должность.
Приказ о переводе работника или их группы на дистанционную работу должен храниться не менее пяти лет.
Новое в законодательстве о дистанционной работе в 2021 году
Предполагается внесение следующих изменений в Трудовой кодекс в части регулирования дистанционного труда:
1. В коллективных договорах и локальных нормативных актах, учитывающих точку зрения первичной профсоюзной организации, может быть прописан порядок возмещения работникам расходов на электроэнергию и иных затрат при использовании собственного оборудования, программных и технических средств и средств защиты оборудования во время выполнения работы на дому;
2. Прописанный в трудовом договоре или локальном нормативном акте порядок взаимодействия работодателя и работника, находящегося на дистанционной работе, для последнего может предусматривать обязанность в течение установленного времени отвечать на звонки, электронные письма и запросы работодателя в других формах в связи с выполнением трудовых функций;
3. При упрощенном порядке перевода на дистанционную работу в связи с чрезвычайными обстоятельствами в договорах или локальных трудовых актах может быть установлен режим рабочего времени дистанционно работающего сотрудника, включающий периоды, когда он обязан быть доступным для связи с работодателем;
4. Без предварительного письменного согласия работника работодатель вправе взаимодействовать с работником во время его неприкосновенного отдыха только в следующих случаях:
- для предотвращения или устранения аварий, катастроф и стихийных бедствий;
- для предотвращения несчастных случаев и уничтожения имущества работодателя, государственного и муниципального имущества;
- для выполнения работ, которые необходимы в связи с введением военного или чрезвычайного положения, являются неотложными в случаях бедствия или его угрозы. Во всех других случаях работодатель имеет право на взаимодействие с дистанционно работающим сотрудником во время его отдыха только при наличии его предварительного письменного согласия;
5. В чрезвычайных обстоятельствах на временную дистанционную работу в упрощенном порядке должны переводиться следующие категории сотрудников:
- беременные женщины;
- работники с детьми до 14 лет, включая опекунов, попечителей и приемных родителей;
- инвалиды;
- работники пенсионного возраста;
- работники, ухаживающие за инвалидами и продолжительное время болеющими членами семьи, нуждающимися в уходе;
- другие категории работников, которые прописаны в коллективном договоре или локальном нормативном акте;
6. В целях снятия ограничения для распространения дистанционной работы из-за высокой стоимости и сложности порядка оформления квалифицированной электронной цифровой подписи отказаться от использования такой подписи на трудовом договоре о дистанционной работе;
7. В чрезвычайных обстоятельствах режим временной дистанционной работы можно вводить на основе издания локального нормативного акта без подписания дополнительных соглашений к трудовым договорам.
Ничего не пишите и не используйте калькулятор, и помните - вы должны отвечать быстро. Возьмите 1000. Прибавьте 40. Прибавьте еще тысячу. Прибавьте 30. Еще 1000. Плюс 20. Плюс 1000. И плюс 10. Что получилось? Ответ 5000? Опять неверно.
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
