Практически на каждом предприятии имеется либо должность секретаря, либо сотрудники, исполняющие его обязанности. Поэтому закономерно, что, с одной стороны, число представителей этой профессии измеряется сотнями тысяч, а, с другой, — существует мнение о простоте освоения секретарского труда. Это приводит к тому, что на вакансию секретаря иногда претендует по несколько сот человек, из которых профессиональные навыки имеются менее чем у 10%. В этих условиях успех в трудоустройстве в значительной степени зависит от встречи с работодателем. При ограниченности во времени любая мелочь при общении с ним может иметь решающее значение, как вы войдете, как будете отвечать на вопросы, ваша одежда и настроение.
На назначенную встречу нельзя опаздывать, поэтому следует заранее выяснить ее место и то, каким транспортом удобно добраться. Приезжая намного раньше, можно также попасть в неудобное положение, поэтому постарайтесь явиться в точно назначенное время.
Выбор одежды должен определяться только спецификой работы, ведь вы не знаете вкусов работодателя. Целесообразно придерживаться классического или делового стиля. Следует избегать сверхмодных или очень ярких вещей, одежда, прежде всего, должна быть, аккуратной, сочетающейся по цветовой гамме, не отвлекающей от ваших деловых качеств.
Духи, косметика и макияж, прическа — все будет демонстрировать ваш вкус, чувство меры, умение находить контакт с партнером, т.е. ваши профессиональные качества.
Особое внимание следует уделить рукам. Вам придется заполнять анкеты, другие бумаги, и аккуратные ухоженные руки могут стать решающим фактором для работодателя в выборе секретаря.
Женщинам обязательно стоит продумать вопрос о том, насколько их бижутерия и другие украшения соответствуют деловой встрече, а также выбрать сумочку, ведь хозяйственная сумка с продуктами или полиэтиленовый пакет могут создать о вас неблагоприятное впечатление.
В назначенное время, постучав в дверь кабинета работодателя, попросите разрешения войти. Поздоровайтесь, подождите предложения сесть, осмотритесь и постарайтесь как можно быстрее освоиться в обстановке.
Если вам сразу предложат сесть, поблагодарите и займите указанное место скромно, но с достоинством. Если предложения не последует, выждите небольшую паузу и попросите разрешения присесть. Не стоит первым протягивать руку для рукопожатия, это может быть воспринято как невоспитанность.
Не начинайте разговор сами; дождитесь, пока вам дадут слово. Отвечайте на вопросы кратко, но при этом постарайтесь подтвердить свое соответствие предполагаемой должности. На встречу целесообразно взять документы, подтверждающие ваше образование и трудовой стаж: паспорт, аттестат, диплом, трудовую книжку и т.п.
На многих предприятиях поступающим на работу предлагают заполнить документ, называемый кратко «CV» (от латинского curicuium vitae — дословно «жизнеописание»).
Обычно структура GV выглядит следующим образом:
— имя, отчество, фамилия
— дата рождения
— национальность
— адрес, телефон
— состав семьи
— образование (дается хронологически назад от момента написания CV, указываются время обучения, учебное заведение и полученная квалификация)
— работа (дается хронологически назад, указываются года, места работы и должности)
— дополнительные сведения, характеризующие профессиональный и общекультурный уровень, навыки работы в коллективах и самостоятельной работы
— увлечения в нерабочее время.
В ходе беседы работодателем могут быть заданы следующие вопросы, к ответам на которые вы должны заранее подготовиться:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
— Что, на ваш взгляд, является главным в исполнении обязанностей секретаря?
— Какие профессиональные издания читаете?
— Готовы ли вы учиться, повышать квалификацию?
— Согласны ли вы работать сверхурочно?
— На какой уровень оплаты рассчитываете?
— Возможны ли командировки?
— Сколько времени вы тратите на дорогу?
— Ваше последнее, место работы? Почему вы уволились? Кто может вас рекомендовать на должность?
— Откуда узнали о нашей фирме?
— Чего ждете от работы в нашей фирме? Ваши планы?
Отвечая на вопросы, не прерывайте собеседника, не размахивайте руками, избегайте длинных объяснений, старайтесь не ввязываться в спор, не настаивайте на своих оценках и предложениях.
Не забывайте сразу вопрос о заработной плате. Лучше, если о ней скажет сам работодатель. Выясните возможность получения дополнительного дохода (за внеурочную работу, премии и т.п.), индексации заработной платы, получения различных социальных льгот.
Не давайте сразу согласия на работу постарайтесь найти несколько вариантов, узнать условия работы и оплаты на аналогичных предприятиях в городе.
И только если и вас, и работодателя все устраивает, переходите к оформлению трудовых отношений.
В соответствии с Конституцией России, каждый имеет право на труд, который он свободно выбирает или на который свободно соглашается, право распоряжаться своими способностями к труду, выбирать профессию и род занятий, а также право на защиту от безработицы. Принудительный труд запрещен.
Трудовые отношения между администрацией предприятия и работниками регулируются Кодексом законов о труде (КЗоТ) Российской Федерации. С каждым работником заключается индивидуальный трудовой договор (контракт), в котором оговариваются требования к выполняемой им работе, внутренний трудовой распорядок, условия труда и его оплаты.
Каждый работник имеет право на:
— условия труда, отвечающие требованиям безопасности и гигиены;
— возмещение ущерба, причиненного повреждением здоровья в связи с работой;
— равное вознаграждение за равный труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного законом минимального размера;
— отдых, обеспечиваемый установлением предельной продолжительности рабочего времени, сокращенным рабочим днем для ряда профессий и работ, предоставлением еженедельных выходных дней, праздничных дней, а также оплачиваемых ежегодных отпусков;
— социальное обеспечение по возрастут при утрате трудоспособности и в иных установленных законом случаях;
Прием на работу и любые передвижения по службе должны оформляться приказами, которые объявляются работнику под расписку. В приказе должны быть правильно указаны фамилия, имя и отчество работника, размер его заработной платы. При увольнении работника в приказе причина увольнения должна формулироваться в соответствии с КЗоТ со ссылкой на соответствующую статью и пункт закона, а сами приказы оформлены в соответствии 6 требованиями ГОСТ.
Главным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника, является его трудовая книжка. Все предприятия обязаны вести трудовые книжки работников, которые проработали не менее 5 дней.
При поступлении на работу трудовая книжка предъявляется представителю предприятия. После издания администрацией приказа в нее производятся следующие записи: порядковый номер вносимой записи, дата приема или иного служебного передвижения, полное наименование предприятия, формулировка события (например: «Принята в отдел сбыта на должность секретаря-машинистки», «Переведен на должность секретаря референта»), основание, т.е. приказ, его номер и дата. В трудовую книжку также вносятся записи о присвоении разряда, получении дополнительной профессии, об обучении в средних специальных и высших учебных заведениях, аспирантуре и на курсах повышения квалификации.
При заведении новой трудовой книжки в присутствии работника должен быть заполнен титульный лист. Дата рождения, образование, профессия, специальность — эти сведения должны быть записаны полностью, без сокращений на основании документов (паспорта, аттестата, удостоверения, диплома и т.п.) Титульный лист с указанными сведениями подписывает владелец трудовой книжки и сотрудник отдела кадров, ответственный за ее выдачу, здесь также должна быть проставлена печать предприятия.
В трудовую книжку кроме записей о служебных передвижениях заносят сведения о полученных работником поощрениях: наградах, грамотах, присвоении почетных званий, записи о сделанных открытиях, изобретениях. Записи о различного рода взысканиях в трудовую книжку не заносятся.
При увольнении работника все записи, сделанные на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия и печатью.
Если в трудовой книжке обнаруживаются ошибки, они должны быть исправлены администрацией предприятия, где они были допущены. При исправлении ошибок зачеркивание записей не допускается. Следует написать: «Запись за №... недействительна» и затем внести правильные сведения.
Трудовой договор (контракт) это соглашение между работником и предприятием, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде.
В трудовом договоре (контракте) устанавливаются условия найма, организации и оплаты труда, взаимные обязательства, нрава и ответственность сторон, а также основания по его досрочному расторжению.
В соответствии со статьей 16 Кодекса законов о труде Российской Федерации запрещается необоснованный отказ в приеме на работу.
Трудовые договора (контракты) заключаются:
1) на неопределенный срок;
2) на определенный срок, но не более пята лег,
3) на время выполнения определенной работы.
Срочный трудовой договор (контракт) заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок (в связи с характером предстоящей работы, или условий ее выполнения, или интересов работника).
Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме в двух экземплярах. Фактическое допущение к работе считается заключением трудового договора (контракта), независимо от того, был ли прием на работу надлежащим образом оформлен. Прием на работу оформляется приказом администрации предприятия. Приказ объявляется работнику под расписку. При приеме на работу от работников запрещается требовать документы, помимо предусмотренных законодательством.
При заключении трудового договора (контракта) соглашением сторон может быть оговорен срок испытания, с целью проверки соответствия работника поручаемой работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе о приеме на работу. Срок испытания не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях — шести месяцев. В период испытания на работника полностью распространяется законодательство о труде. В испытательный срок не засчитываются период временной нетрудоспособности и другие периоды, когда работник отсутствовал на работе по уважительным причинам.
Если срок испытания истек, а работник продолжает работу, он считается выдержавшим испытания, и последующее расторжение трудового договора (контракта) допускается только на общих основаниях. При неудовлетворительном результате испытания освобождение работника от работы производится администрацией предприятия и выплата выходного пособия не производится.
После подписания обеими сторонами трудового договора (контракта), администрация предприятия не вправе требовать от работника выполнения работы, не оговоренной трудовым договором (контрактом).
Содержание трудового договора
Трудовой договор (контракт) может включать любые условия, не противоречащие законодательству РФ. Стороны имеют полную свободу действий в определении содержания трудового договора (контракта) в Пределах, установленных обязательными для сторон законодательными и иными нормативными актами, а также документами предприятия.
В общем случае в трудовом договоре (контракте) должны быть оговорены следующие вопросы, на которые работнику, подписавшему контракт, необходимо обратить внимание:
1. Место и дата составления трудового договора (контракта).
2. Наименование предприятия, фамилия директора и работника.
3. Общие положения (назначение на должность, обязанности работника, его подчиненность и другие необходимые условия).
4. Функции, обязанности и права работника.
5. Условия организации труда работника.
6. Оплата труда и социально-бытовое обеспечение работника.
7. Ответственность сторон и разрешение споров.
8. Изменения и расторжение трудового договора (контракта).
9. Срок действия и другие условия трудового договора (контракта).
10. Юридические адреса сторон и другие сведения.
В разделе «Общие положения» должна быть указана должность, на которую принимается работник, его подчиненность и вид деятельности, а также обязательства администрации предприятия о создании для работника необходимых условий труда, о выплате вознаграждений и предоставлении социально-бытовых благ. Если в контракте имеются условия, ухудшающие положения работника по сравнению с законодательством о труде, то они являются недействительными и должны быть из контракта исключены (ст.5 КЗоТ РФ).
В разделе «Функции, обязанности и права работника» должен быть четко и конкретно указан перечень функций или вид и состав подлежащей выполнению работы, с указанием требований к конечным результатам труда Оговорены обязанности работника по соблюдению дисциплины труда, исполнению распоряжений администрации предприятия, улучшению качества продукции, соблюдению технологической дисциплины и пр. (ст.127 и 128 КЗоТ).
Права работника оговариваются, например, его участием в мероприятиях, связанных с выполнением контракта; а также требованиями к администрации предприятия по выполнению условий контракта.
В разделе «Условия организации труда работников» должно быть указано, какими необходимыми условиями обеспечивается работник для успешного выполнения возложенных на него функций (обеспечение оборудованием, финансами и пр.). В этом же разделе указывается продолжительность рабочего времени работника на предприятии. Она не должна превышать 40 часов в неделю (ст. 42 КЗоТ). Для работника устанавливается пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями, при этом продолжительность ежедневной работы определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Накануне праздничных дней продолжительность работы работника сокращается на один час.
При совпадении выходного и праздничного дней выходной день переносится на следующий после праздничного день (ст. 65 КЗоТ).
В разделе «Оплата труда и социально-бытовое обеспечение работника» указывается, что за выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором (контрактом) работнику выплачивается денежное вознаграждение, включающее:
— ежемесячные выплаты в размере руб.;
— выплаты за выполнение обязанностей с высоким качеством;
— вознаграждение по итогам работы за год в соответствии с действующим положением;
— единовременные выплаты за выполнение отдельных заданий.
Оплата труда работника зависит от его личного трудового вклада и качества труда и максимальным размером не ограничивается. Запрещается какое бы то ни было понижение размеров оплаты труда работника в зависимости от пола, возраста, расы, национальности, отношения к религии, принадлежности к общественным объединениям (ст. 77 КЗоТ).
Месячная оплата труда работника, отработавшего полностью определенную на этот период норму рабочего времени и выполнившего свои трудовые обязанности (нормы труда), не может быть ниже установленного в Российской Федерации минимального размера оплаты труда. В минимальный размер оплаты труда не включаются доплаты и надбавки, а также премии и другие поощрительные выплаты (ст. 78 КЗоТ).
Индексация оплаты труда работника предприятия должна проводиться в порядке, установленном Законом РФ «Об индексации денежных доходов и сбережений граждан в РФ» (ст. 81 КЗоТ).
Вознаграждение работнику предприятия устанавливается по итогам работы за год из фонда, образуемого за счет прибыли, полученной предприятием. Размер вознаграждения определяется с учетом результатов труда работника и продолжительности его непрерывного стажа работы на предприятии (ст.84 КЗоТ).
Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Заработная плата за время отпуска выплачивается не позднее чем за один день до начала отпуска (ст. 96 КЗоТ).
Всем работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст.66 КЗоТ).
Ежегодные дополнительные отпуска предоставляются:
1) работникам, занятым на работах с вредными условиями труда;
2) работникам, занятым в отдельных отраслях народного хозяйства и имеющим продолжительный стаж работы на одном предприятии;
3) работникам с ненормированным рабочим днем;
4) работникам, работающим в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях.
Отпуск за первый год работы предоставляется работнику по истечении одиннадцати месяцев непрерывной работы на данном предприятии. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время года в соответствии с очередностью предоставления отпусков (ст.71 КЗоТ).
Замена отпуска денежной компенсацией не допускается, кроме случаев увольнения работника, не использовавшего отпуск (ст.75 КЗоТ).
Работник подлежит обязательному государственному социальному страхованию (ст. 236 КЗоТ). Взносы на государственное социальное страхование уплачиваются предприятием. Неуплата предприятием взносов на государственное социальное страхование не лишает работника права на обеспечение за счет средств государственного социального страхования.
За счет средств государственного социального страхования выплачиваются:
- пособия по временной нетрудоспособности;
- пособия по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет;
- пособия по случаю рождения ребёнка;
- пенсии по старости, инвалидности и по случаю потери кормильца.
В разделе «Ответственности сторон, разрешение споров» указывается, что в случае неисполнения или ненадлежащем исполнении обязанностей по трудовому договору (контракту) стороны несут ответственность в соответствии с законодательством. Материальная ответственность за ущерб, причиненный предприятию при исполнении трудовых обязанностей, возлагается на, работника при условии, что ущерб причинен по его вине. Эта ответственность ограничивается определенной частью заработка работника и не должна превышать полного размера причиненного ущерба. При определении размера ущерба учитывается только прямой действительный ущерб; неполученные доходы не учитываются (ст. 119 КЗоТ).
Администрация предприятия обязана создать работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенного имущества.
Трудовые споры, возникающие между работником и администрацией предприятия по вопросам применения законодательных и иных нормативных актов о труде, а также условий трудового договора (контракта), рассматриваются комиссиями по трудовым спорам и районными (городскими) народными судами.
В разделе «Изменение и расторжение трудового договора (контракта)» указывается, что условия трудового договора (контракта) могут быть пересмотрены по инициативе как работника, так и предприятия при согласии обеих сторон. При достижении сторонами согласия, изменения (дополнения) фиксируются в специальном дополнительном соглашении, которое с момента подписания его сторонами приобретает юридическую силу и становится неотъемлемой частью трудового договора (контракта). Недостижение сторонами согласия по поводу пересмотра условий трудового договора (контракта) не является основанием для его досрочного расторжения.
Если по истечении срока трудового договора (контракта) трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения, то действие трудового договора (контракта) считается продолженным на неопределенный срок (ст. 30 КЗоТ).
Расторжение трудового договора (контракта) может происходить как по инициативе администрации предприятия, так и по инициативе работника.
Трудовой договор (контракт), заключенный на неопределенный срок, а также срочный трудовой договор до истечения срока его действия могут быть расторгнуты администрацией предприятия лишь в случаях:
1) ликвидации предприятия, сокращения численности или штата работников;
2) обнаружившегося несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации либо состояния здоровья, препятствующих продолжению данной работы;
3) систематического неисполнения работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором (контрактом) или правилами внутреннего трудового распорядка, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного или общественного взыскания;
4) прогула (в том числе отсутствия на работе более трех часов в течение рабочего дня) без уважительных причин;
5) неявки на работу в течение более четырех месяцев подряд вследствие временной нетрудоспособности, не считая отпуска по беременности и родам, если законодательством не установлен более длительный срок сохранения места работы (должности) при определенном заболевании. За работниками, утратившими трудоспособность в связи с трудовым увечьем или профессиональным заболеванием, место работы (должность) сохраняется до восстановления трудоспособности или установления инвалидности;
6) восстановления на работе работника, выполнявшего эту работу;
7) появления на работе в нетрезвом состоянии, в состоянии наркотического или токсического опьянения;
8) совершения по месту работы хищения (в том числе мелкого) государственного или общественного имущества, установленного вступившим в законную силу приговором суда или постановлением органа, в компетенцию которого входит наложение административного взыскания или применения мер общественного воздействия.
Увольнения по основаниям, указанным в пунктах 1, 2 и 6 статьи 33 КЗоТ, допускаются, если невозможно перевести работника, с его согласия, на другую работу.
Не допускается увольнение работника по инициативе администрации в период временной нетрудоспособности (кроме увольнения по пункту 5 ст. 33 КЗоТ) и в период пребывания работника в ежегодном отпуске, за исключением случаев полной ликвидации предприятия.
При совращении численности или штата работников преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией.
Работник имеет право расторгнуть трудовой договор (контракт), заключенный на неопределенный срок, предупредив об этом администрацию письменно за две недели.
В случаях, когда заявление работника об увольнении по собственному желанию обусловлено невозможностью продолжения им работы (зачисление в учебное заведение, переход на пенсию и др.), администрация расторгает трудовой договор (контракт) в срок, о котором просит работник
По истечении срока предупреждения об увольнении работник вправе прекратить работу, а администрация предприятия обязана выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет.
По договоренности между работником и администрацией трудовой договор (контракт) может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении.
Срочный трудовой договор (контракт) подлежит расторжению досрочно по требованию работника в случае его болезни или инвалидности, препятствующих выполнению работы по договору (контракту), нарушения администрацией законодательства о труде и по другим уважительным причинам.
В разделе «Срок действия и иные условия трудового договора (контракта)» указывается конкретный срок действия договора (контракта), а также, при необходимости, оговаривается испытательный срок.
В разделе «Юридические адреса сторон и другие сведения» указывается полное наименование предприятия, его почтовый и юридический адреса, с указанием банковских реквизитов. Подпись предприятия заверяется печатью.
Указываются сведения о работнике, записываются его паспортные данные.
После подписания сторонами трудового договора (контракта) один экземпляр договора (контракта) передается работнику, второй экземпляр остается у администрации предприятия.
Статью подготовил категорийный менеджер по работе с ключевыми клиентами Умберг Эмиль Дмитриевич. 
