Свои должностные обязанности секретарь в значительной степени выполняет в специальном помещении — приемной. Само это название говорит о том, что здесь посетители ожидают приема руководителем. Поэтому задача секретаря — сделать все необходимое, чтобы посетитель чувствовал себя удобно. Это рабочая зона самого секретаря, где он проводит большую часть рабочего времени. Поэтому она должна быть рационально организована в соответствии с основными функциями секретаря, его связями внутри учреждения, распорядком рабочего дня и др.
Как правило, рабочие места секретарей располагаются в отдельных помещениях, рядом с кабинетами руководителей. Рабочая зона должна находиться в самой светлой части помещения и не на сквозняке. Секретарь должен располагаться так, чтобы встречать посетителей, сидя к ним лицом, а не спиной.
В состав рабочего места секретаря входят три зоны: основная — стол с приставками; вспомогательная — комбинированные шкафы; зона обслуживания посетителей. Общая площадь рабочего места должна быть в пределах 12 16 м2.
По мнению специалистов, зона обслуживания посетителей — это визитная карточка учреждения, по которой люди оценивают культуру работы и качество труда. Эта зона должна быть продуманной и уютной, представлять собой красивый цветовой и световой художественный ансамбль, включающий источники света и озеленение. Рядом с основной и вспомогательными частями рабочего места секретаря целесообразно расположить журнальный столик и одно-два удобных кресла. Если посетителя по тем или иным причинам сразу не может принять руководитель, то его необходимо удобно усадить. На столике — свежие газеты и журналы, чистая бумага, карандаши или ручки.
Рабочее место секретаря строится в модульном варианте из взаимодополняемых и заменяемых элементов. Главным является стол. Его плоскость мысленно делят на два поля. В левом кроме текущей работы и связанных с ней документов располагают телефонное оборудование, настольную лампу, канцелярский прибор, лоток с входящими документами. На правом поле стола размещают лоток с исполненными документами и письменные принадлежности. Здесь же ставят лоток с документами, которые надо подшить в дело.
Все орудия труда размещаются на плоскости стола в пределах 160X160 см, что позволяет взять их рукой, не вставая. Каждому предмету выделяется определенное место, те или иные предметы располагаются комплексно (например, ручки и блокноты для записи телефонных переговоров размещают рядом с телефонными аппаратами). Следует разделять канцелярские принадлежности, имеющие разное назначение.
На приставках к столам могут располагаться пишущие машинки, если не используется специальный стол, персональная ЭВМ, термокопировальный аппарат и др. Тумбы для столов, включая и выкатные, имеют комплект взаимозаменяемых выдвижных ящиков. Секретарь должен умело использовать ящики своего рабочего стола, придав каждому из них определенные функции. Например, выделяются ящики для бумаги и канцелярских принадлежностей; рабочих документов-справочников, каталогов и др.; папок с текущими документами и завершенными работами; папок с контролируемыми материалами; личных вещей.
Важным элементом рабочего места секретаря является подъемно-поворотное кресло, обеспечивающее поисковую маневренность за счет быстрого поворота на 360°, регулировку по высоте, удобную и стройную посадку.
В оборудование для секретаря включаются, как минимум, такие технические средства, как: пишущая машинка, персональная ЭВМ, телефонный аппарат, диктофон, часы, копировальный аппарат, сшиватель документов, переговорное устройство, факс.
Все служебные документы в процессе работы должны лежать следующим образом: поступившие и необходимые постоянно — на рабочей плоскости стола; используемые периодически — в выдвижных ящиках стола, на рабочих плоскостях приставок и в шкафах. Надо уметь по индексации определять, в каком ящике или папке находится нужный документ; все вкладываемые в папки документы необходимо сразу же индексировать в соответствии с планом их временного хранения.
Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола, должны быть четко систематизированы, легко обозримы.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
В секретарской практике используют два вида хранения служебных документов — сброшюрованное и свободное.
В первом случае строго систематизированные документы брошюруются в папках-скоросшивателях с металлической машинкой для подшивки бумаг. Их емкость 200—250 листов формата А4 (210X297 мм). Применяются также папки-регистраторы с шириной корешка 40 и 80 мм. Папки скоросшиватели менее удобны в работе, так как для того, чтобы подшить или извлечь из них документ, затрачивается 20—30 секунд. Для сброшюрованного хранен больших объемов документов удобны папки-регистраторы. Для подшивки документа после перфорации требуется всего 5—10 секунд, для его извлечения — 3—5 секунд. Большое распространение получили папки с быстродействующим зажимом. Они не требуют перфорации документа и крепко удерживают до 100 — 150 листов формата А4.
Свободное хранение служебных документов характеризуется тем, что они в виде отдельных листов помещаются в папки с завязками и клапанами и хранятся в столах в горизонтальном, а в шкафах в вертикальном положении. В этих папках поиск документов идет наугад, перекладыванием отдельных листов. Сейчас свободное вертикальное хранение служебных документов стало основным.
Системы подвесного хранения служебных документов делятся на три группы:
- вертикальное — когда папки располагаются корешками вверх на двух направляющих или специальном каркасе, вмонтированном в ящик стола. Тем самым создается «обозримость» всех папок;
- горизонтальное — когда папки с помощью замка, вмонтированного в корешок, подвешиваются на профильных шинах, установленных в шкафу;
- боковое — когда папки с помощью подвесного устройства, встроенного в их верхнюю часть, подвешиваются на круглый барабан. В основу этой системы положена простая идея — папка, наполненная документами, конически сужается от корешка к концам обложки. Эта система совмещает в себе преимущества вертикальной и горизонтальной систем подвесного хранения служебных документов.
Важными являются и санитарно-гигиенические условия, в которых работает секретарь. Температура в помещениях секретариата должна быть в пределах 18 — 22°С, относительная влажность воздуха 50 — 60%. Вентиляция должна обеспечивать семикратный обмен воздуха в час, но движение воздуха не должно превышать 0,1 м/сек Допустимый уровень шумов в среднем 50 Дб.
Бороться с шумами, проникающими в служебные помещения извне, бывает довольно трудно, но все же возможно снизить их уровень за счет звукоизоляции помещения и рабочих мест.
Что касается снятия шумов, возникающих от работы внутреннего оборудования, тут помогают звукоизоляция пола, стен, потолка, различные акустические перегородки (устанавливаются на 1520 см выше головы сидящего человека), войлочные или поролоновые подкладки под пишущие машинки, глушители на телефонных аппаратах и др.
Большое значение придается рациональному освещению рабочих мест. При общем освещении светильники с люминесцентными лампами рекомендуется размещать, начиная от окон, что обеспечивает незаметный для глаза переход от дневного света к искусственному. Если в секретариате установлена персональная ЭВМ, то для устранения бликов на экране дисплея светильники общего освещения нужно монтировать не на потолке, а в верхней части стенных панелей.
Освещенность рабочего места должна быть приспособлена к индивидуальным качествам секретаря и быть в пределах 500. Один источник света должен быть доминирующим, общее освещение уравновешено с местным, глаза защищены от очень яркого света. Цвет освещения имеет психологическое значение, поэтому при небольшой освещенности предпочтение отдают теплым тонам, которые дают лампы накаливания, подчеркивающие желтые и красные цвета. Свет в секретариате должен иметь правильную направленность, установку и формат «светового пятна». Все это важные факторы здоровья, уюта и повышения результативности труда.
Там, где работают с документами, желательно иметь естественное освещение, благотворно влияющее на работника. Но если используется искусственное освещение, помните, что свет должен падать на рабочую поверхность письменного стола под углом более 30° от горизонтальной линии взора; поле зрения человека охватывает примерно 45 процентов объектов во всех направлениях и любой Свет в этих границах должен рассеиваться.
Снижению утомляемости содействует определенный «зрительный» комфорт на рабочем месте. Он складывается из окраски помещения в соответствии с требованиями технической эстетики (в целом это нежелательность слишком ярких, «ядовитых» цветов в отделке стен, мебели), размещения зеленых насаждений на стенах, на специальных подставках на полу (но не в проходах и оконных проемах).
Служебное помещение необходимо регулярно проветривать — лучше с помощью кондиционеров. При их отсутствии можно специально устраивать сквозняки на 58 мин (при этом работники должны выходить из помещения, а документы убираться со столов).
Режим труда и отдыха работников определяется правилами внутреннего распорядка, где записано точное время начала и окончания рабочего дня, перерывов на обед, но кратковременный отдых в течение рабочего дня там не регламентируется. Рекомендации для лиц, имеющих дело с диктофонно-машинописной работой, такие: через каждые 45 минут работы делайте 3—4-минутный перерыв на отдых, либо 5—8-минутные перерывы через каждые 2 часа работы. Полезно для здоровья, хорошего психологического самочувствия устраивать физкультурные паузы: первую — через 2-2,5 часа после начала трудового дня, вторую — через такое же время после окончания обеденного перерыва.
Большую часть времени в течение рабочего дня секретарь сидит. Физиологи и гигиенисты определили оптимальнее варианты позы секретаря, как во время работы на пишущей машине, так и за письменным столом. Сидеть рекомендуется свободно, не напряженно, сохраняя стройную осанку. Положение корпуса должно быть естественным, спокойным, без перегибов вперед или назад. Не рекомендуется опираться на спинку стула, но сидеть на сиденье так, чтобы в момент отдыха можно было удобно откинуться на спинку. Не садиться на край стула, так как при этом возникает напряжение мышц, увеличивается общая нагрузка на позвоночник и ноги.
Как организовать рабочий день
Секретарю приходится ежедневно выполнять множество самых разнообразных обязанностей, многое запоминать и успевать. Как рационально организовать свой день с тем, чтобы выполнять работу в срок, качественно, избегая стрессов и конфликтов с руководителем и окружающими? Учеными разработано множество советов и рекомендаций на этот счет.
Главное правило — разумное планирование работы на день, неделю, месяц и т.д.
Полезно при этом выделять текущие, каждодневные дела и работы срочного характера. Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время, например, обработка прессы и отбор необходимой информации. Полезно прогнозировать также возможную предстоящую работу. Для того, чтобы не забыть о срочных и несрочных собственных задачах на день, неделю, месяц и т.д., используются различные формы занесения такой информации и контроля за ней. Среди них — обычные перекидные календари-ежедневники, тетради для записей различных видов и форм, выпускаемые массовым тиражом, личный дневник-календарь текущего и перспективного планирования и специальная картотека, в которой особым цветом или закладкой выделены сроки выполнения того или иного задания. Во многих странах мира секретари применяют специальные плоские папки гармошки, страницы которых расписаны по дням месяца. Сквозь дугообразные вырезы в правом углу папки видны вложенные туда документы, которые надо подготовить к определенному сроку.
В процессе своей ежедневной практической работы секретарь должен брать на заметку и записывать в дневнике-календаре все связанные со сбором информации вопросы, которые могут интересовать руководителя. В свободное от срочных дел время он выясняет, специалисты в каких отделах или учреждениях могут быстро, точно и конкретно ответить на эти вопросы. Попутно определяется перечень необходимых материалов (законодательных, директивных, статистических и других) и их местонахождение (в главке, на предприятии-поставщике, в финансовом отделе и тд.). Это — работа впрок, задел, который позволяет секретарю иметь в своем распоряжении точную, опережающую информацию.
Не рекомендуется также браться за все сразу, т.к. одновременно две работы сделать одинаково хорошо невозможно и тогда неизбежны конфликтные ситуации. Важно научиться также вырабатывать в себе некий автоматизм действий — в обработке входящих и исходящих документов, в работе на персональном компьютере, в исполнении других технических заданий.
Необходимо так организовать свой рабочий день, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий. Так, информировать руководителя о чем-то лучше заранее, за день, за час. Это возможно лишь в тех случаях, когда планы секретаря заранее координируются и согласовываются с планами руководителя. Основная информация, как правило, передается с утра, в один прием. В течение дня сообщается лишь что-то экстренное. Информировать можно по-разному: лично, по внутреннему телефону или селекторной связи, с помощью записки.
Основная обязанность секретаря в отсутствии руководителя: обеспечить возможность установить связь с теми лицами, которые звонили, сразу же по его возвращении.
Необходимо записать, кто и по какому вопросу звонил и приходил, и сообщить начальнику после его возвращения, Сверхсрочные дела решаются с его заместителями.
Свободное время от общения с руководителем и посетителями может быть тоже рационально использовано: для печатания, вычиток, сверок, подготовки необходимых документов и материалов, выполнения поручений руководителя и тд.
Работу секретаря трудно унифицировать и спрогнозировать, но примерная схема рабочего дня может выглядеть следующим образом.
Начало рабочего дня
Прийти на работу за 15 мин до прихода руководителя, с тем чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, просмотреть план на предстоящий день, уточнить дату на календарях.
Просмотреть имеющуюся корреспонденцию, сортируя ее: для руководителя, для его заместителей и для секретариата.
Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Для облегчения работы руководителя с корреспонденцией рекомендуется подчеркивать основную мысль документа. Кроме того, Секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже научить проблему и принять нужное решение быстро и правильно.
Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах, и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре.
Ранжировать поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, телетай-программы и срочные телефонограммы, немедленно передать руководителю.
Оставить у себя документы, необходимые для текущей работы. Материалы, которые "хранятся в секретариате, выполняют функцию оперативной памяти руководителя, поэтому они должны быть размещены доступно и удобно.
Доложить руководителю о корреспонденции.
Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на следующий). Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометы в своих записях. Выполненные или отмененные мероприятия вычеркиваются. Нужно уточнить соответствие записей в своем дневнике и дневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Различие будет в мероприятиях секретаря по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись: «в 15.00 быть на совещании в министерстве», то у секретаря она будет выглядеть так «14 30 — напомнить о совещании в министерстве в 15.00, позвонить в транспортный отдел (телефон), чтобы подали машину к подъезду не позднее 14.40».
Передать по телефону или лично указания руководителя соответствующим исполнителям, наполнить исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.
Стенографирование указаний и распоряжений руководителя и их расшифровка. Как правило, руководитель и секретарь устанавливают постоянное время для этой работы в первой половине дня (продолжительностью около получаса).
Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).
Подшивка документов в дела.
Выполнение машинописных работ.
Организация копирования и размножения документов в соответствии с указаниями руководителя.
Вторая половина дня
Продолжение работы с телефоном и посетителями.
Повторно получить и обработать корреспонденцию из экспедиции. Собрать и подготовить для подписи исполненные документы. Подготовить все к докладу.
Наметить мероприятия на следующий день.
Доложить руководителю о поступившей корреспонденции и исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.
Обработать и отправить исходящую корреспонденцию через экспедицию.
Конец рабочею дня
Просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие службы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.).
Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией.
Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.
От того, насколько рационально будет спланировано рабочее время, зависит эффективность и производительность труда как секретаря, так и руководителя!
Как развивать свою память
Хорошая память является одним из важнейших профессиональных качеств секретаря. Считается, что человек использует примерно одну десятую часть способностей своего мозга, поэтому потенциал развития памяти, у каждого из нас очень велик.
Но прежде чем перейти к описанию механизма запоминания и способам развития памяти приведем несколько правил, способствующих лучшей работе мозга:
— обеспечьте «дыхание» мозга, т.е. достаточное количество кислорода в крови. Помещение, в котором вы работаете, необходимо регулярно проветривать; больше бывайте на воздухе;
— предоставляйте мозгу возможность отдохнуть. Прежде всего это касается сна, который должен быть достаточным по продолжительности, спокойным и глубоким. Длительная интенсивная работа мозга приводит к уменьшению усваиваемости информации. Если вам надо заучить текст из 100 строк, целесообразнее учить его четырьмя сеансами из 25 строк по 20 минут, чем за один раз в течение 2 часов;
— обеспечьте мозг питанием. Питаться следует почаще и понемногу, избегая сладкого, мучного и жирного. При интенсивной работе рекомендуется хорошо усваиваемая пища, богатая белком (мясо, рыба, яйца, печень). Также необходимо следить, чтобы в рационе присутствовали продукты, богатые кальцием и фосфатом (сыр, орехи), магнием (хлеб, шоколад, овощи), глютаминовой кислотой (печень, молоко), витаминами (кефир, орехи);
— помните, что алкоголь и никотин приводят к ослаблению памяти;
— помните, что некоторые медикаменты (возбуждающие, успокаивающие, болеутоляющие, антиаллергены, противовоспалительные) ухудшают работу мозга и могут привести к временной потере памяти.
Научные исследования по изучению процесса запоминания и воспроизведения информации еще далеки от завершения. Однако, основные механизмы памяти, методы ее эффективной организации и тренировки давно используются людьми для увеличения своих возможностей. Следует подчеркнуть, что развитие памяти возможно только в результате систематических занятий. Тренировка памяти — это отнюдь не механическое зазубривание, поскольку последнее вызывает психическую усталость и загружает память несущественной информацией, что затрудняет восприятие существенного. Для улучшения памяти необходимо усвоить специально разработанные методы управления процессами памяти, требующие выполнения системы упражнений. Сознательное применение приемов запоминания позволяет преодолеть недостатки стихийной деятельности врожденных механизмов памяти и намного повысить эффективность фиксации информации.
Основные принципы рационального восприятия информации
1. Прежде чем воспринимать какую-либо информацию, четко сформулируйте цель ее изучения. Продумайте, какая информация может иметь для вас наибольшее значение, сконцентрируйте внимание на ее восприятии.
2. Используйте для запоминания все возможные органы чувств. Прежде всего это относится к зрению и слуху. Записывайте важнейшие мысли, проговорите текст вслух, стараясь придать ему эмоциональную окраску и определенный ритм, попробуйте не только понять смысл, но и представить его в образной форме. Там, где это целесообразно, попытайтесь использовать органы обоняния, вкуса и осязания.
3. Создайте интерес. Для этого важно осознать значение информации для вашей работы. Чем больше интерес, тем выше интенсивность процесса восприятия.
Процесс усвоения информации определяется наличием трех главных условий:
- Концентрация внимания.
- Создание ассоциаций.
- Повторение.
Именно в этом порядке они должны участвовать в ходе запоминания. Если одно из условий отсутствует, это не помешает стихийному запоминанию. Но когда требуется запомнить что-либо специально, необходимо выполнить все условия фиксации информации в памяти.
Концентрация внимания. Процесс познания какого-либо объекта заключается в открытии присущих ему черт, признаков, свойств и связей. При этом в сферу вашего внимания будут попадать как существенные для вас признаки, так и несущественные. Важно, чтобы в ходе изучения ваше внимание не переключалось на другие объекты, а несущественная информация не закреплялась в памяти. Чтобы отбросить несущественную информацию, необходимо сразу же вытеснить ее новой.
Упражнение 1
Не отвлекаясь на внешние раздражители, посчитайте в обратном порядке, начиная с 250 и отнимая при этом от каждого следующего числа 3, т.е. 250; 247; 244; 241 и тд.
Упражнение 2
Выберите в качестве объекта изучения какую-либо вещь в вашей комнате или здание, которое видно из окна. Сформулируйте точно познавательную цель. Затем в течение одной минуты, действуя по определенному плану (например, переходя от общих черт к частным), выделите как можно больше самых различных ее особенностей.
Целесообразно придерживаться следующего плана:
— изучение общей формы;
— изучение и оценка размеров и пропорций;
— оценка состава, вида, цвета и т.п.;
— изучение отдельных частей.
Лучшему запоминанию способствует, если в процессе этого вы будете задавать себе соответствующие вопросы и отвечать на них. Попробуйте выполнить это упражнение в неблагоприятных условиях, например на улице.
Создание ассоциаций. Запоминание какой-либо информации — это ее фиксирование в памяти на основе установления связей с уже хранящейся в памяти информацией. Чтобы запомнить что-либо, надо уметь ассоциировать это с каким-нибудь известным вам фактом. Не всегда удается установить смысловые, логические ассоциации, это в значительной мере зависит от вашего кругозора и сложности получаемой информации. Но и странные, нелогичные индивидуальные ассоциации сослужат вам хорошую службу. Чем страннее и ярче ассоциация, тем она более эффективна. Запоминание будет максимально прочным, если устанавливаются возможно разносторонние связи.
Чтобы запомнить имя человека, постарайтесь сформировать максимум ассоциаций. Например, скажите себе: «Господин Шумаков задолжал нашей фирме кучу денег. Когда он отдаст их, я получу премию и куплю себе новую французскую помаду. Его характерной особенностью является тихий голос и высокий лоб, как у Владимира Ильича. А его фамилия похожа на фамилию известного шахматиста, хотя между ними нет ничего общего».
Другой пример: вам нужно не забыть взять в командировку электробритву. Представьте себе, что вы хотите побрить волосы на чемодане. Когда вы будете собирать чемодан в дорогу, эта картина самопроизвольно возникнет в вашем сознании.
Упражнение 3
Попытайтесь связать пятью разными способами следующие ПОНЯТИЯ:
Стол — стрела Круг — молоко Шляпа — электричество Мир — духи Шумаков — джентльмен
Повторение. Длительное хранение информации в памяти определяется, с одной стороны, яркостью и количеством установленных связей, а с другой — повторением запомненного. В повседневной деятельности мы часто пользуемся этим приемом, но между стихийным, самопроизвольным повторением и повторением, основанном на знаниях о принципах функционировании памяти, различие очень велико. Использование рациональных методов повторения позволяет достичь эффективного запоминания при относительно небольшом количестве повторений.
Правила повторения:
- Воспринятая информация не должна вытесняться из памяти быстрее чем за 20 секунд. Это связано с тем, что на образование связей с уже хранящейся в памяти информацией и их закрепление требуется время.
- Поскольку наибольшая потеря информации происходит на ранней стадии запоминания, повторение на этой стадии нужно проводить как можно чаще, но все же не чаще, чем раз в 10 минут. То есть количество повторов должно обеспечивать фиксацию информации, но в то же время не приводить к лишней трате сил и времени.
- Промежутки между повторениями необходимо постепенно увеличивать. Количество повторений и величина промежутков между ними зависят от характера информации и особенностей вашей памяти. Если вам требуется запомнить информацию на несколько дней, ее следует повторить через 15-20 минут, через 89 часов и через 24 часа.
Как запомнить распорядок дня
Секретарю ежедневно приходится, кроме выполнения десятков своих дел, следить еще и за соблюдением намеченного руководителем распорядка дня. Для того, чтобы не забыть какое-либо мероприятие, достаточно создать ассоциации между планируемыми делами в нужном порядке.
Как запомнить имена и лица
В силу специфики работы секретарю приходится постоянно вступать в контакт с новыми людьми. Часто ему необходимо запоминать имена и лица впервые появившихся людей, что, без сомнения, является сложной задачей. В результате бессистемного запоминания лицо фиксируется в памяти недостаточно точно, что может привести к недоразумениям. Для эффективного запоминания лиц и имен необходимо, прежде всего, использовать уже известные вам принципы запоминания: концентрация внимания, ассоциации, повторение.
При этом рекомендуется следующая методика определения общих й специфических черт личности:
- Сосредоточьте свое внимание на лице представляемого вам человека. Определите общие и специфические черты: форма головы, профиль, форма лица, волосы, форма глаз, ушей, носа и губ, наличие бороды, очков и т.п.
- Создайте ассоциации, учитывая характерные детали и черты лица, повторяя при этом фамилию.
- Запишите фамилию в записную книжку.
- Мысленно представьте себе лицо, последовательно «просматривая» все его признаки и повторяя имя.
- Представьте имя в образной форме, превращая в наглядный образ. Например, человека с фамилией Орленко можно представить в образе орла, а человека по фамилии Вихляев — как танцора, исполняющего ритуальный танец.
Для быстрого запоминания большого числа фамилий, например, при проведении конференции, используют способ, основывающийся на создании ассоциаций между человеком и словом, имеющим близкое звучание с его фамилией. Совпадение может быть довольно приблизительным, главное — быстро и отчетливо представлять создаваемые ассоциации.
Упражнение 4
Выпишите из справочника десять любых фамилий. Запомните их с помощью описанного метода и через несколько дней проверьте, можете ли вы их вспомнить.
Упражнение 5
Вырежьте из газет и журналов 20-30 фотографий людей. Каждому присвойте одно из случайно выбранных имен, напишите его на обратной стороне фотографии.
С помощью описанного метода запомните какое-нибудь лицо и имя. Возьмите другую фотографию, запомните новое лицо и имя. Продолжайте эту работу до тех пор, пока не запомните все лица.
Перемешайте все фотографии и попытайтесь вспомнить, глядя на фотографию, присвоенное ей имя.
Овладение методом скорочтения
Важным и необходимым для секретаря является умение быстро читать.
Специалисты считают, что чтение занимает у секретарей до 11% их ежедневного рабочего времени. Эксперименты показали, что скорость чтения технической литературы у большинства из них составляет одну страницу формата А4 информационного текста за 6—8 минут. Поэтому одной из обязательных личностных характеристик является способность к овладению методами динамического чтения, повышающими скорость чтения в среднем в 3—4 раза и улучшающими освоение прочитанного на 25%.
Под динамическим чтением понимают сплошное чтение нехудожественных текстов с полным зрительным восприятием всех его элементов со скоростью свыше 300 слов в минуту, с коэффициентом усвоения не менее 70%.
Первая причина недостаточной скорости чтения у большинства людей объясняется скрытой артикуляцией (беззвучной мысленной речью, речью про себя). Ее скорость такая же, как и при чтении вслух, —120—180 слов в минуту. Вторая причина медленного чтения — слишком частые фиксации, когда глаза в процессе чтения перемещаются по строчкам скачкообразно с краткими периодическими остановками (фиксациями). Их продолжительность от 0,1 до 0,5 секунды. Экспериментальным путем установлено, что в течении часа глаза в движении находятся всего 3 минуты, а остальные 57 минут тратятся на фиксации. На одну строку текста приходится 10—15 фиксаций. Поэтому для увеличения скорости чтения существенное значение имеют сокращение количества фиксаций и уменьшение их продолжительности, а также увеличение количества слов, воспринимаемых в течение каждой фиксации. Третьим препятствием является повторное чтение одних и тех же участков строки: обычно при чтении на каждые 100 слов приходится в среднем 50 возвращений.
Учеными был разработан специальный алгоритм ускоренного чтения организационно-распорядительных документов, используемых в учреждениях нашей страны. Он основывается на том, что тексты различных документов могут быть в известной мере унифицированы. Так, главным составным элементом приказа, указания и распоряжения являются констатирующая и распорядительная части; служебного письма, справки, докладной и объяснительной записки — вводная и основная части. Унифицированная система организационно-распорядительной документации позволила усовершенствовать разработанный алгоритм, который в окончательном виде включил в себя следующие блоки: вид документа; автор; выходные данные; заголовок; содержание; введение (мотивы и цели написания документа); доказательство необходимости предполагаемого действия; изложение существа дела (исполнители, сроки исполнения).
Для ускорения восприятия рекомендуется фиксировать свое внимание в соответствии с этими блоками.
Овладение методом скорописи
Важным умением секретаря является, владение ускоренной записью текста. В течение длительного времени одним из популярных методов скоростной записи текста считалась стенография. В 70х годах ее роль резко пошла на убыль. Это объясняется тем, что в практике секретарского труда стали широко использоваться современные технические средства для фиксации устной речи (кассетные диктофоны). Однако и звукозапись не смогла полностью заменить запись текста вручную. На помощь секретарю пришла скоропись. В этой системе используются сокращения, конкретный вид которых определяется записывающим лицом.
Скоропись позволяет записывать речевые сообщения в 3—4 раза быстрее, чем обычное письмо.
Ускоренная запись текстовой информации довольно проста и зависит от точности сокращенного написания слов, их чередования с несокращенными или с теми, которые при сокращении снабжены окончаниями. В одном предложении рекомендуется делать не более 40% сокращений для быстрой расшифровки текста.
Нельзя сокращать подряд несколько слов, так как при чтении легко потерять согласование и управление словами в предложении. В каждой фразе не менее одного-двух слов надо писать с окончаниями. Чаще всего с окончанием (где это необходимо) пишутся имена существительные, а прилагательные — без окончаний.
Невозможно привести все сокращения, надобность в которых возникает в процессе скорописи. Их надо находить в таких изданиях, как энциклопедии, словари, реферативные журналы и др. Эти сокращения записываются в специальную тетрадь и заучиваются.
Облегчает скоропись привычка к определенному виду сокращений, и ее не надо менять. Например, постоянно используя сокращение «нац.» (национальность) не следует вдруг писать «нацть». Названия городов, фамилии и другие объекты, о которых в тексте речь идет первый раз, при скорописи пишутся целиком, и их подчеркивают. Далее, если эти слова встречаются вновь, они записываются одной начальной прописной буквой, после которой ставится точка. Сокращения разных слов могут оказаться одинаковыми, но их смысл, как правило, легко восстановить по контексту.
Используя в своей работе скоропись, обычно придерживаются следующих правил: основные термины, повторяющиеся в тексте наиболее часто, сокращаются больше всего; чтобы облегчить понимание сокращенной записи, целесообразно сохранить окончания слов; существительные записываются с заглавной буквы, а прилагательные и другие части речи — со строчной. Однотипные термины сокращаются по возможности одинаково.
Чтобы в совершенстве овладеть скорописью, рекомендуется проводить не менее 15-20 тренировочных занятий по 15-30 минут ежедневно с обязательной диктовкой и последующей проверкой.
Статью подготовил категорийный менеджер по работе с ключевыми клиентами Умберг Эмиль Дмитриевич. 
