Телефон уже давно вошел в нашу жизнь и стал ее неотъемлемым элементом. В организации нет телефона? Да этого просто не может быть! Кажется, что все прекрасно умеют пользоваться телефоном, и специально описывать его нет надобности. Но в последнее время все чаще можно услышать слова «радиотелефон», «сотовый телефон» и другие, которые, возможно, вам ни о чем не говорят. Но что же нового появилось в последние годы в телефонной связи?
Радиотелефоны, сотовые радиотелефоны, телефоны с радиотрубками и пр.
Во всех этих устройствах сигнал на пути от АТС до абонента проходит некоторое расстояние не по проводам, а по радио. Поэтому расстояние, на котором возможна связь, зависит от множества факторов, влияющих на распространение радиоволн, таких, как расположение устройства на местности (во впадине или на холме), внутри железобетонного здания или среди многих зданий, мешающих прохождению радиоволн. Связь ухудшается, если радиотелефон или радиотрубка оказывается рядом с высоковольтной линией, во время грозы и даже во время сильного дождя или снегопада, если для связи используются частоты порядка сотен мегагерц.
При использовании телефонов с радиотрубками и особенно радиоудлинителей без оформления разрешения у вас могут возникнуть конфликты с Государственной инспекцией электросвязи (по крайней мере, теоретически).
На эксплуатацию радиотелефонов необходимые разрешения получает фирма, предоставляющая их в пользование.
Собственно говоря, радиотелефон — не такая уж новинка. Он появился еще в пятидесятые-шестидесятые годы, но широкого распространения тогда не получил из-за больших габаритов и веса аппаратуры.
Радиотелефон — это телефонный аппарат, совмещенный с радиостанцией, который соединяется с телефонной станцией не по проводам, а по радиоканалу. Дальность действия радиотелефона определяется в основном мощностью встроенного в него передатчика и размерами и расположением его антенны, а также антенны центрального узла. Обычно эта дальность составляет 60— 100 км, то есть покрывает большой город с пригородами. Все радиотелефоны в этой зоне используют сравнительно небольшое (не свыше нескольких сотен) число каналов (рабочих частот), по одному разговору на каждом канале. Поскольку лишь немногие абоненты используют телефон почти непрерывно, число телефонов может превышать число доступных каналов в пять-десять раз я составлять несколько тысяч.
Радиотелефоны весят не один килограмм и устанавливаются, в основном, на автомобилях.
Оплата за разговоры по радиотелефону (сотовому в том числе) чаще всего взимается поминутно. Иногда в абонентскую плату включается стоимость некоторого времени разговора, например, 30 минут ежесуточно. В этом случае вы дополнительно оплачиваете только то время, на которое превысили текущий лимит.
Основное отличие сотового радиотелефона от обычного в том, что территория, обслуживаемая сотовой радиосвязью, разбивается на много небольших зон радиусом в несколько сотен метров, каждая из которых обслуживается своим передатчиком. Эти зоны на плане города напоминают рисунок пчелиных сот, от чего и произошло название этого вида связи. При разговоре сотовый радиотелефон связывается с тем передатчиком, в зоне обслуживания которого Он находится. Если во время разговора абонент пересечет границу между зонами, соединение автоматически переключается на передатчик, ставший ближайшим.
Поскольку по сравнению с обычным радиотелефоном связь устанавливается на значительно меньшее расстояние, передатчик сотового радиотелефона может иметь гораздо меньшую мощность, а, следовательно, и размеры, и вес. Размеры источника питания также уменьшаются, и сотовый радиотелефон может быть выполнен в виде телефонной трубки несколько увеличенных размеров.
Вследствие небольшой мощности передатчика сотовые радиотелефоны, работающие на одной частоте, но в разных (несмежных) зонах, не создают взаимных помех. Это позволяет при одном и том же числе каналов существенно увеличить число одновременно ведущихся разговоров и значительно увеличить число абонентов по сравнению с обычными радиотелефонными системами.
Телефоны с радиотрубкой — это обычные телефоны с проводной связью с телефонной станцией, в которых шнур к трубке заменен на радиолинию. Дальность действия таких телефонов составляет от ста метров до нескольких километров в зависимости от модели. Это расстояние может сильно уменьшиться при неблагоприятных условиях, например, если телефон или трубка находятся в середине современного железобетонного здания или если они разделены несколькими такими зданиями.
Большинство телефонов с радиотрубкой допускают возможность работы (по крайней мере — прием звонков) при отсутствующей радиотрубке, а также разговор между человеком с радиотрубкой и человеком, находящимся у самого аппарата.
Радиоудлинители имеют много общего с радиотрубками. Они состоят из двух устройств, одно из которых подключается вместо обычного телефона или параллельно ему, а второе имеет в своем составе привычные трубку и номеронабиратель и позволяет, соединяясь с первым устройством по радиоканалу, пользоваться телефоном, находясь на большом расстоянии от него (до тысячи километров).
Пейджер — это малогабаритный цифровой приемник информации с экраном для вывода принятых сообщений.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Работает пейджерная связь следующим образом. Чтобы передать на пейджер сообщение, вы должны позвонить оператору фирмы, обеспечивающей пейджерную связь, и продиктовать ему сообщение и номер абонента (пейджера). Сообщение кодируется и передается в эфир. Этот радиосигнал принимается всеми пейджерами, находящимися в зоне обслуживания, то есть в радиусе примерно ста километров.
Каждый пейджер анализирует адресную часть принятого сигнала и игнорирует сообщения, которые адресованы не ему. Если же сообщение адресовано этому пейджеру, он принимает его в память и звуковым сигналом информирует об этом владельца. Можно просмотреть сообщение на экране сразу или сделать это позже.
В памяти пейджера может храниться несколько сообщений, так что даже если вы не сможете прочитать сообщение сразу же, оно не будет затерто вновь поступившим.
Телефоны с АОН и антиАОН. Сокращение АОН означает автоматическое определение номера звонящего абонента», а антиАОН блокирует определение вашего номера абонентом, которому вы звоните. Не вдаваясь в технические подробности осуществления этих функций, а также не касаясь взаимоотношений лица, установившего такой телефон, с фирмой, обеспечивающей телефонную связь, скажем только, что ни одна фирма, уважающая себя и своих клиентов, не станет использовать такие аппараты, несмотря на их кажущееся удобство.
Междугородный (и тем более международный) звонок на телефон с АОН может вытянуть из кармана звонящего значительную сумму, даже если разговор не состоится. Объясняется это тем, что определение номера происходит во время соединения с абонентом, т.е. фактически даже в отсутствие абонента происходит снятие трубки и телефонная станция фиксирует, что разговор состоялся.
Автоответчик — это телефон со встроенным в него магнитофоном, позволяющим записать сообщение, которое будет передаваться всем, звонящим на этот телефон, и сообщения, которые звонившие захотят вам оставить. Некоторые фирмы используют автоответчики для приема заказов, в других принято включать автоответчик при уходе с работы, чтобы партнеры и клиенты фирмы могли дозвониться и оставить сообщение, даже если в офисе никого нет. Часто автоответчики встраиваются в телефаксы, чтобы обеспечить звонящему возможность оставить для вас как устное сообщение, так и факс.
Внутриофисная связь
В последнее время в качестве внутриофисной связи все чаще используются мини-АТС. Это позволяет обойтись одним аппаратом как для связи внутри офиса, так и для выхода во «внешний мир».
Большое разнообразие таких АТС не позволяет сделать описание подробным, но почти все они позволяют переключать разговор на другого работника или подключать его к разговору, переадресовывать звонки к вам на другой аппарат, вести разговор сразу с несколькими сотрудниками вашей фирмы, позволяют руководителям осуществлять циркулярную связь (передавать сообщение сразу на все телефонные аппараты).
Каждый абонент такой мини-АТС имеет свой внутренний номер, состоящий из одной—двух цифр, а для выхода на городскую АТС необходимо предварительно набрать некоторую цифру, обычно 8, 9 или 0.
Такие мини-АТС позволяют, например, при двух городских номерах иметь связь с городской АТС восьми сотрудникам. Количество одновременно ведущихся разговоров с городскими абонентами в этом случае все равно не сможет превышать двух, но остальные сотрудники могут в это время звонить друг другу.
В качестве внутриофисной связи могут использоваться также различные переговорные устройства и концентраторы, характеризующие как телефоны без номеронабирателя, так и специальные устройства.
Телефакс
Телефакс (устройство для передачи неподвижных изображений по телефонным линиям) ведет свою родословную от фототелеграфа.
Телефакс рассчитан на передачу с невысоким качеством изображений, выполненных на стандартных листах бумаги. Будет ли это рисунок или деловое письмо, для телефакса безразлично. Что бы ни было изображено на листе, который в него вложили, телефакс будет рассматривать это как набор черных и белых точек.
Лист бумаги маленькими шажками протягивается мимо ряда светочувствительных элементов, расположенных поперек листа. На каждом шаге с них считывается информация о яркости соответствующего участка листа, которая затем специальным образом кодируется и передается на другой телефакс.
Принимающий телефакс расшифровывает информацию и передает ее на встроенное печатающее устройство, воспроизводящее изображение оригинала. В подавляющем большинстве телефаксов такое устройство — термопечатающее. Это означает, что в нем используется специальная бумага, темнеющая при нагревании. После получения информации о чередовании темных и светлых точек в просканированной полоске оригинала соответствующие сигналы подаются на полоску нагревательных элементов, находящуюся в контакте с термобумагой. Элементы, соответствующие темным местам оригинала, нагреваются и вызывают потемнение находящихся против них участков бумаги. После остывания нагревательных элементов термобумага протягивается на один шаг и затем формируется изображение следующей строки. Такой цикл длится всего несколько миллисекунд, что обеспечивает высокую Скорость печати.
Телефаксы с термопечатающим устройством наиболее широко распространены и сравнительно недороги, но могут использовать только дорогую термобумагу. Поэтому ряд фирм выпускают телефаксы, которые используют обычную бумагу. Такие телефаксы заметно дороже, поскольку в них, как правило, используются более дорогие струйные или даже лазерные печатающие устройства. Однако, если сообщений на факс приходит много, экономия на бумаге перекрывает разницу в цене аппарата.
Режим передачи вы устанавливаете вручную. В простых телефаксах список доступных режимов ограничивается всего двумя: Standard (обычный) и Fine (качественный), В более сложных аппаратах могут иметься также режимы Superfine (высококачественный) и Halftone (полутоновый). Первые три режима отличаются размером шага, на который протягивается бумага.
Полная строка всегда состоит из 1600 элементов, то есть ширина элемента изображения составляет примерно одну восьмую миллиметра (200 элементов или точек на дюйм). Высота строки в обычном режиме (Standard) составляет четверть миллиметра, а в качественном (Fine) — одну восьмую (100 и 200 строк на дюйм соответственно). В высококачественном режиме (Superfine) высота строки зависит от аппарата и бывает 1/300 или 1/400 дюйма.
Полутоновый режим (Halftone) обеспечивает передачу оттенков серого цвета и полезен, если вы хотите передать по телефаксу фотографию или рисунок в полутонах.
Как правило, все телефаксы одинаково понимают стандартный режим. Другие режимы у телефаксов разных марок могут различаться, хотя и иметь одинаковые названия. Такие различия приводят к невозможности передачи факса или к его неправильному приему, даже если передающий телефакс выдал сообщение «ОК» (все в порядке).
Как телефаксы передают информацию. Прежде чем начать передачу изображения вложенного в телефакс листа, передающий и принимающий телефаксы должны договориться между собой о скорости и режиме передачи. Скорость передачи измеряется в битах в секунду и обычно находится в пределах от 2400 до 9600 бит/с. Чем лучше качество телефонной линии, тем выше может быть скорость передачи.
После того, как на принимающей стороне будет снята трубка (или телефакс включится в режим приема), передающий телефакс посылает в линию на максимально возможной скорости (обычно 9600 бит/с) специальный сигнал. Принимающий телефакс, распознав этот сигнал, посылает подтверждающее сообщение. Если же из-за низкого качества линии (помехи, сильный шум, большие искажения сигнала) сигнал остается нераспознанным, то передающий телефакс не получит ответа и повторит посылку сигнала несколько раз. Если связь так и не будет установлена, он уменьшит скорость (например, до 4800 бит/с) и снова несколько раз повторит передачу.
Такой цикл передачи сигнала и снижения скорости передачи будет повторяться до тех пор, пока не будет получено подтверждающее сообщение или не будет достигнута самая низкая скорость передачи. Если даже на самой низкой скорости телефаксы не смогут «понять» друг друга, передать факс будет нельзя.
Причина неудачи может крыться не только в плохой линии, но и в несовместимости телефаксов между собой или в отсутствии у принимающего телефакса режима, установленного на передающем.
Время, требующееся на передачу одного листа, зависит от характера изображения на нем, скорости передачи и установленного режима. Время передачи тестового документа (так называемый «тестовый документ CCITT № 1») у большинства телефаксов составляет от 11 до 18 секунд. Примерно столько же времени требуется на передачу обычного делового письма со стандартным качеством.
Однако если из-за низкого качества линии телефакс будет вести передачу на пониженной скорости, то время соответственно увеличится: для скорости 4800 бит/с — в два раза, а для скорости 2400 бит/с — в четыре.
Передача в качественном (Fine) режиме удваивает время передачи, в высококачественном (Superfine) — примерно учетверяет, а передача документа в полутоновом (Halftone или Photo) режиме продолжается примерно в восемь раз дольше, чем в стандартном. В наихудшем случае (скорость передачи 2400 бит/с и полутоновый режим) на передачу одного листа может потребоваться около восьми минут!
Не используйте высококачественный и полутоновый режимы без крайней необходимости, поскольку помимо существенного увеличения времени передачи повышается также вероятность того, что в этих режимах телефаксы окажутся несовместимыми (если, конечно, они не одного типа).
Используйте качественный режим только в тех случаях, когда он действительно необходим (документ выполнен мелким шрифтом или является ксерокопией, сделанной с уменьшением). Этим вы сбережете не только деньги компании, но и свое время.
Как пользоваться телефаксом
В этом разделе описывается как пользоваться телефаксом, причем рассматриваются только основные операции, которые практически идентичны на разных моделях. В качестве примера выбрана модель Xerox 7210, но за подробным описанием возможностей этого телефакса или другого, имеющегося у вас, лучше обратиться к его руководству по эксплуатации.
Прием факса. Если телефакс включен, то он примет поступивший факс в автоматическом режиме (без вашего участия). Все, что вам останется сделать, — это взять выпавший из аппарата факс или, если телефакс не снабжен отрезающим устройством, оторвать его и при необходимости разрезать на листы.
Если вам позвонили по телефону и попросили принять факс, то надо нажать кнопку START/COPY (она может называться иначе, но в названии должно быть слово START) и положить трубку.
Передача факса. У каждой модели телефакса свои ограничения на размер передаваемого документа.
Проверьте по инструкции, какие размеры допускает ваш факс. Если размеры документа меньше допустимых, сделайте его ксерокопию на нормальном листе и передайте ее. Если размеры больше, разрежьте документ перед передачей или сделайте ксерокопию по частям на стандартных листах. Имейте в виду, что в инструкциях к некоторым телефаксам оговаривается максимальная длина принимаемого документа, и если вы передадите на такой факс слишком длинный документ, он будет принят неполностью.
Документы на стандартных листах будут приняты всегда, поэтому старайтесь использовать листы только стандартного размера А4 (210x297мм).
Очень толстая или очень тонкая бумага могут вызвать застревание или замятие документа, поэтому, если документ выполнен на такой бумаге, передайте его ксерокопию.
Удалите с документа скрепки, скобки и тому подобные предметы, потому что они могут вызвать застревание и даже повредить телефакс.
После того, как вы подготовили документ к передаче, положите его на входной лоток текстом вниз и настройте направляющие по ширине документа. В Xerox 7210 встроен автоподатчик документов емкостью пять страниц, поэтому если в документе пять или меньше страниц, вы можете положить в подающий лоток весь документ и отправить его за один прием. Большинство современных телефаксов имеют автоподатчик на пять—десять листов, а дорогие модели — и на тридцать. Посмотрите в документации, есть ли в вашем телефаксе автоподатчик, и если есть, то какова его емкость.
Если автоподатчика нет или его емкость меньше числа страниц в документе, вы, тем не менее, можете отправить документ целиком, подкладывая на лоток новые страницы по мере передачи предыдущих.
Установите желаемое качество передачи:
— если документ слишком светлый, нажмите кнопку LIGHT/PHOTO;
— если изображение имеет мелкие детали, включите качественный режим (Fine) нажатием кнопки FINE/SUPER. В этом режиме время передачи увеличивается вдвое.
Высококачественный (Super, Superfine, S.fine) и полутоновый (Halftone, Photo) режимы рассматриваться не будут, поскольку необходимость в них возникает редко, а скорость передачи еще меньше, чем в качественном режиме.
Не поднимая трубки, наберите номер телефакса, которому вы хотите передать документ, и нажмите кнопку START/COPY (на других телефаксах кнопка может называться иначе, но в ее названии должно быть слово START).
Если номер абонента записан на клавише быстрого набора, то вы можете передать факс одним нажатием кнопки, положив документ на подающий лоток и нажав кнопку абонента.
Если необходимо сначала переговорить с абонентом, а потом передать ему факс, то подготовьте документ к передаче и позвоните абоненту, как обычно. Заканчивая разговор, попросите принять факс и ждите появления в трубке сигнала факса. Услышав этот сигнал, нажмите кнопку START/COPY и положите трубку.
Копирование документов. Телефакс позволяет не только передавать и принимать факсы, но и копировать документы. Если телефакс использует термобумагу, то себестоимость копии оказывается довольно высокой, поэтому использовать телефакс для копирования документов следует только в тех случаях, когда нет возможности сделать ксерокопию.
Для копирования документа положите его на лоток и нажмите кнопку START/COPY (в других моделях телефаксов кнопка может называться COPY). Оторвите готовую копию.
Все, сказанное выше о подготовке документов к передаче, относится и к копированию, поэтому слишком узкие, слишком широкие документы или сделанные на недостаточно плотной или очень толстой бумаге не могут быть скопированы на телефаксе.
Если телефакс не работает или работает не так, как следует, в ряде случаев вы можете сами восстановить его работоспособность:
- Прежде всего проверьте, горит ли индикатор включения (POWER). Возможно, телефакс был случайно выключен или отключилось электричество. Гудок при снятой трубке будет раздаваться, даже если телефакс выключен!
- Проверьте состояние телефонной линии попробуйте позвонить знакомому или в соседний отдел. Если телефон не работает, то факс тоже не будет работать.
- Проверьте, есть ли в телефаксе бумага. Когда она кончается, загорается индикатор NO PAPER (или PAPER OUT). Если бумага закончилась, вставьте новый рулон.
- Если в ваш телефакс встроен автоответчик, проверьте, включен ли режим факса (см. инструкцию к аппарату).
Другие возможности телефаксов. Выше описаны только самые простые функции телефаксов. Многие телефаксы, особенно сложные и дорогие модели, обеспечивают множество дополнительных функций, таких как:
— отложенная передача, которая позволяет, подготовив документ к передаче, отправить его в заданное время, например, ночью, когда тарифы на междугородные переговоры значительно ниже;
— память на несколько десятков страниц, в которую принимаются факсы, если бумага вынута или закончилась, с последующей распечаткой; в эту же память можно загрузить документы для последующей их посылки в указанное вами время или рассылки нескольким адресатам;
— функция опроса (Polling), которая позволяет запросить факс с другого аппарата простым звонком к нему. Опрос, защищенный паролем, требует знания кодового номера, заданного в телефаксе, с которого вы хотите получить документ;
— отклонение ненужных вызовов — игнорирование вызовов, сделанных с телефонов, не содержащихся в памяти быстрого набора.
В качестве примера такого «супертелефакса» можно привести XEROX 7041. Этот аппарат с лазерным печатающим устройством, использующим обычную бумагу, имеет все описанные выше возможности, а также множество других. Его память вмещает 35 страниц с возможностью расширения до 180.
Лоток на 250 листов практически исключает возможность израсходования всей бумаги даже при большом объеме поступивших факсов. Вы можете заложить в память для отложенной рассылки до восьми различных документов, каждый со своим списком рассылки. Перечисление всех его возможностей заняло бы слишком много места.
Копировально-множительная техника
Существует большое количество разновидностей копировально-множительных аппаратов, но по принципу действия они разделяются на несколько классов: светокопировальные аппараты, электрографические и трафаретной печати.
К светокопировальным относятся аппараты для производства фотокопий и широко распространенных в прошлом «синек», названных так из-за характерного цвета. В настоящее время они практически не используются для копирования и размножения документов, поскольку процедура получения копий трудоемка и занимает довольно много времени. «Синька» еще осталась кое-где на крупных предприятиях, а фотокопии используются в тех случаях, когда другие способы копирования не могут обеспечить требуемого качества. Попробуйте, например, сделать ксерокопию фотографии или репродукции какой-нибудь картины.
Электрографическое копирование
При электрографическом копировании копируемое изображение проецируется на селеновый барабан, предварительно заряженный статическим электричеством до высокого потенциала (в последнее время вместо селена стали использовать органические светочувствительные материалы). Сильно освещенные участки барабана теряют свой заряд, а освещенные слабо — сохраняют. Затем барабан посыпается специальным порошком с очень мелкими частицами — тонером. Тонер прилипает к заряженным участкам барабана и осыпается с незаряженных, после чего тонер с барабана переносится на лист бумаги и нагревом закрепляется на нем.
Поскольку первыми сравнительно широко распространенными аппаратами такого типа в нашей стране стали копировальные аппараты фирмы Rank Xerox (если не считать отечественной «Эры», имевшей худшие характеристики), то в русском языке слова «ксерокс» и «ксерокопия» стали нарицательными для обозначения всех электрографических копировальных аппаратов и сделанных на них копий. Хотя фирма Rank Xerox и настаивает, что только аппараты ее фирмы могут называться ксероксами, а изготовленные другими фирмами — это копиры, в дальнейшем тексте будут использоваться общепринятые названия.
Все ксероксы можно разделить на две группы: с подвижным и с неподвижным стеклом экспонирования. Подвижное стекло применяется в небольших и сравнительно дешевых ксероксах, поскольку позволяет уменьшить их габариты. При таком конструктивном решении осветительная лампа неподвижна и оптическая система получается более простой, но зато приходится перемещать стекло экспонирования с уложенным на него документом. Пространство, требующееся для размещения такого ксерокса, больше его размеров на величину смещения стекла в обе стороны.
Ксероксы с неподвижным стеклом экспонирования более удобны в работе, особенно при копировании больших документов по частям и толстых переплетенных документов.
Трафаретная печать
Для получения большого количества одинаковых копий часто используются копировальные устройства трафаретной печати. Кое-где еще, возможно, сохранились ротаторы — устройства, для которых вначале приходилось готовить трафарет. На специальной бумаге («восковке») из прочных волокон, покрытых тонким слоем воска, печатался на пишущей машинке текст. В тех местах, где ударяли литеры машинки, воск отскакивал, оставляя сетку волокон. Затем подготовленная «восковка» вставлялась в ротатор, образуя кольцо. Внутри кольца находился валик, смачиваемый типографской краской, которая через участки «восковки» с поврежденным восковым слоем с помощью дополнительного валика переносилась на бумагу. Участки бумаги, соответствующие местам на «восковке», по которым ударяли литеры пишущей машинки, окрашивались. На каждом обороте кольца из «восковки», то есть каждую секунду, из ротатора вылетал лист копии. Расходные материалы были сравнительно доступны и дешевы, да и сам ротатор недорог.
В дальнейшем было разработано устройство, которое сканировало вставленный в него оригинал и с помощью высоковольтных разрядов пробивало в листе специальной бумаги или пленки множество тонких отверстий в тех местах, которые соответствовали темным местам оригинала. Полученный лист вставлялся в ротатор. Краска просачивалась в отверстия и полученное изображение переносилось на чистый лист бумаги.
После дальнейшего усовершенствования оказалось возможным разместить все необходимое оборудование и автоматику в корпусе, близком по размерам среднему ксероксу, и при первом взгляде вы можете не отличить ксерокс от устройства трафаретной печати. Управление ими также довольно похоже.
В России достаточно активно рекламируются и распространяются копировальные устройства трафаретной печати, изготовленные фирмой Riso — ризографы, хотя подобные аппараты производят и продают множество других фирм.
Общие отличия трафаретных копиров от электрографических (ксероксов) таковы:
— время выхода первой копии у трафаретных копиров гораздо больше, чем у ксероксов, и составляет примерно полминуты—минуту, но последующие копии печатаются гораздо быстрее — до 100—12D копий в минуту, поэтому если на ксероксе пять листов в двадцати экземплярах и двадцать листов в пяти экземплярах размножаются примерно одинаковое время, то на трафаретном копире разница будет весьма значительна;
— ксероксы изготавливают каждую копию отдельно, и при копировании большими тиражами нельзя убирать оригинал со стекла до окончания копирования; трафаретным же копирам оригинал нужен только для изготовления трафарета и поэтому вы можете убрать его сразу после выхода первой копии;
— себестоимость всех ксерокопий одинакова, себестоимость же трафаретных копий зависит от их количества. Действительно, себестоимость единственной копии состоит из стоимости бумаги, краски и себестоимости изготовления трафарета, а при изготовлении многих копий себестоимость изготовления трафарета распределяется на число копий.
Величина тиража, при которых выгоднее использовать трафаретные копиры, чем ксероксы, зависит от типов имеющихся у вас аппаратов, но приблизительно эту границу можно определить в 50 экземпляров. Таким образом, если у вас имеются оба типа копиров, то документы, размножаемые менее чем в 50 экземплярах, следует нести на ксерокс, а остальные — на трафаретный копир.
Если в вашей организации нет трафаретного копира, но вам часто приходится размножать на ксероксе по несколько сот одинаковых документов (прайс-листы, бланки и тому подобное), рассмотрите возможность приобретения такого копира в дополнение к ксероксу.
Работа на ксероксе
Так же как и при описании работы на телефаксе, ниже будут описаны только основные виды работ, выполняемых на ксероксах. При описании конкретных операций в качестве примера будет использоваться Xerox 5316, но подробного описания этой модели вы здесь не найдете. Если вам приходится часто использовать ксерокс или вы хотите глубже изучить его возможности, не поленитесь внимательно прочитать руководство по используемой вами модели.
Простое копирование. Если ксерокс не включен, включите его и дайте ему прогреться. Время прогрева может быть от 20 секунд до нескольких минут. Ряд моделей имеет так называемый «быстрый запуск» (Quick Start), который позволяет вам установить все параметры копирования и нажать кнопку ПУСК (START) (часто эта кнопка зеленого цвета и вместо буквенного обозначения или наряду с ним помечается знаком <А>), не ожидая полного прогрева ксерокса. Копирование будет выполнено автоматически сразу после прогрева.
Поднимите крышку, положите оригинал на стекло экспозиции, правильно разместив и сориентировав его. Оригинал обычного размера, как правило, кладется вертикально и должен быть прижат к левому верхнему углу стекла. Проверьте, что размер увеличения установлен на 100%. Убедитесь, что в ксерокс загружена бумага нужного размера. Нажмите кнопку Ф и через несколько секунд возьмите с выходного лотка готовую копию.
Если нужно получить несколько копий с одного оригинала, наберите нужное число на цифровой клавиатуре в правой части панели управления и нажмите кнопку <!>.
Чтобы размножить документ, состоящий из нескольких страниц, вам придется размножить каждую страницу по отдельности, а затем подобрать страницы по экземплярам.
Если копия получается слишком светлой или наоборот слишком темной, измените положение ползунка регулятора экспозиции (расположен слева). Его перемещение вправо вызывает изготовление более темных копий, влево — более светлых. Когда надобность в ручной регулировке отпадет, включите автоматический режим определения экспозиции (Auto) нажатием одноименной кнопки.
Копирование с масштабированием. Почти все ксероксы позволяют вам изготовить копию увеличенного или уменьшенного размера. Увеличение и уменьшение задается двумя способами: выбором одной из фиксированных величин увеличения (уменьшения), например, А5>А4 или А4>АЗ, или непосредственным заданием величины масштабирования в процентах.
Первый способ целесообразно использовать, когда вам нужно скопировать документ, выполненный на листе одного формата, на лист другого формата. Второй полезен, если необходимо получить сделанную в полный размер листа копию страницы книги, журнала или участка какого-либо документа.
Чтобы использовать один из фиксированных коэффициентов масштабирования, выберите его, нажимая кнопку, расположенную под рядом этих коэффициентов. Можно задать нужную вам степень увеличения /уменьшения и нажатиями кнопок «вниз» и «вверх», расположенными под индикатором масштабирования.
При изготовлении увеличенных или уменьшенных копий оригинал и лист бумаги, подаваемый в аппарат, обязательно должны быть ориентированы одинаково. Если вы хотите на листе формата А4 сделать копию с листа формата АЗ, вы должны использовать обходной лоток и расположить лист для копии горизонтально.
Другие возможности ксероксов. Наиболее часто в ксероксах имеются следующие дополнительные устройства:
— автоподатчик (обычно на пятьдесят листов). Позволяет вам уложить в его лоток стопку оригиналов, задать режим копирования и количество копий и размножить всю стопку за один прием;
— подборщик копий (сортер). Как правило, устанавливается вместе с автоподатчиком и раскладывает размножаемый документ по экземплярам в процессе копирования;
— устройство для двустороннего копирования. Позволяет автоматически изготавливать одно и двусторонние копии с двусторонних оригиналов, а также двусторонние копии с односторонних оригиналов (один лист из двух);
— устройство для выделения цветом. Позволяет отпечатать часть листа заданным цветом, зависящим от цвета тонера в дополнительном заменяемом блоке.
Цветное копирование. Существуют и ксероксы и трафаретные копиры, которые могут делать цветные копии. Однако аппараты, способные сделать цветную копию за один проход, значительно дороже остальных. Более дешевы копиры, которые делают цветные копии за несколько проходов, То есть листы бумаги приходится пропускать через копир несколько раз, чаще всего — четыре: по отдельности для печати изображения красного, синего, зеленого и черного цветов. Все остальные цвета формируются из трех основных. Недостатком таких копиров является не всегда удовлетворительное совмещение цветных изображений: если при печати одного из цветов лист будет протягиваться чуть иначе (со сдвигом вперед или назад), то все элементы изображения на копии получатся с цветной каймой.
Не допускайте при работе на ксероксе следующих ситуаций:
- не используйте для копий тонкую бумагу, поскольку она легко может замяться и вызвать остановку ксерокса;
- если после застревания листа вы не смогли удалить его весь и в ксероксе остались куски бумаги, не используйте ксерокс и вызовите механика для его очистки; такие куски бумаги могут очень быстро истереть светочувствительный слой на барабане, после чего на копиях появятся черные полосы и потребуется замена барабана;
- не используйте «рыхлую» бумагу, со стопки которой осыпается бумажная пыль; эта пыль, скапливаясь внутри ксерокса, ускоряет износ его механизма, а особенно — светочувствительного барабана.
Персональный компьютер
История компьютеров насчитывает уже более полувека, но персональные компьютеры появились только во второй половине семидесятых годов.
Само же словосочетание «персональный компьютер» вошло в употребление после того, как в 1981 году фирма IBM (АйБиЭм) начала выпускать персональный компьютер собственной разработки, который так и назывался — «персональный компьютер фирмы АйБиЭм», ЮМ PC. Другие компании также начали выпускать компьютеры, совместимые с IBM PC. По мере совершенствования электронной техники появлялись другие, более мощные,, компьютеры этого семейства, которое в настоящее время является наиболее распространенным в мире семейством персональных компьютеров.
Другим распространенным семейством являются компьютеры Macintosh («Макинтош») или просто «маки». Эти компьютеры выпускаются фирмой Apple, чем и объясняется их название (apple — яблоко, а макинтош — сорт яблок). Пользоваться компьютерами этого семейства гораздо удобнее, но и цена их заметно выше, чем у компьютеров фирмы ШМ и совместимых с ними.
В последнее время характеристики компьютеров этих семейств сблизились по ценам, а после появления в продаже операционной системы Windows 95 — и по удобству использования.
По ряду причин персональные компьютеры, совместимые с IBM PC, почти монопольно занимают российский рынок персональных компьютеров, и в дальнейшем мы будем говорить только о них, хотя многое из сказанного ниже применимо и к «макинтошам».
Для чего можно применить компьютер в офисе? Да почти для всего. Можно написать письмо, составить и просчитать таблицу, нарисовать картинку, например, эмблему компании, вести учет товаров на складе, оформлять заказы с одновременной распечаткой необходимых документов и подведением итогов, передавать и принимать факсы и делать многое другое.
Вместе со словом «компьютер» в русском языке появилось слово «файл». Сейчас оно уже достаточно широко известно. Для тех, кто не знаком с этим понятием, поясним, что файл это набор каких-либо данных, хранящийся на диске или другом носителе информации и имеющий имя.
Что такое компьютер
Что же такое персональный компьютер? Если описывать его внешне, то это небольшой ящик, лежащий (desktop) или стоящий (minitower) на столе (реже — ящик высотой около метра (tower), стоящий на полу) с выключателем питания и с прорезями, в которые вставляются дискеты. К этому ящику подключается дисплей, напоминающий телевизор, клавиатура и мышь — небольшая коробочка с двумя или тремя кнопками, которую перемещают по столу или по специальному коврику. К компьютеру подключается также принтер т устройство, позволяющее распечатывать на бумаге тексты письма, таблицы, рисунки и др.
Но компьютер — это не только аппаратура или «железо». Это также и различные программы, записанные в нем и выполняемые по приказу пользователя или незаметно для него обеспечивающие работоспособность всей системы. Стоимость установленных на компьютере программ все чаще оказывается выше стоимости самого компьютера. Своим широким распространением персональные компьютеры обязаны в первую очередь удобству использования и «дружелюбию» разработанных для них программ.
Подробно устройство компьютера и его возможности рассмотрены ниже в специальном разделе. Здесь же мы ограничимся кратким перечислением основных понятий.
Один из важнейших элементов компьютера — микропроцессор, для краткости называемый также процессором. Именно микропроцессор проделывает все вычисления, необходимые при выполнении программы. Микропроцессоры постоянно совершенствуются, каждые три—четыре года появляется новая модель, но чтобы избежать необходимости переписывания программ заново, новые микропроцессоры сохраняют все возможности старых микропроцессоров из того же семейства и используют тот же самый набор команд, только постоянно расширяемый.
PC-совместимые компьютеры построены на микропроцессорах, разработанных фирмой Intel, это 8088 в первых компьютерах, 80286 — в PC АТ, в следующих моделях — 80386, 80486, и в последних — Pentium. Зачастую тип компьютера определяют типом микропроцессора и его быстродействием, и такое упрощение в достаточной степени справедливо.
Другим важнейшим элементом компьютера является память. Она делится на оперативную, выполненную на микросхемах, и долговременную, в качестве которой используются накопители на различных магнитных дисках (винчестерах и дискетах), накопители на магнитной ленте (стримеры) и др. Память измеряется в байтах. В одном байте может храниться одна буква или цифра. Часто используются также величины килобайт (К) и мегабайт (М). Один килобайт равен не 1000, а 1024 байтам, а мегабайт — 1024 килобайтам или 1 048 576 байтам. Из-за того, что внутри компьютера используется двоичная система счисления, такие числа оказываются более удобными, чем круглые.
Можно провести аналогию между оперативной и долговременной памятью компьютера, с одной стороны, и вашей памятью, а также записными книжками и справочниками, с другой. Любые сведения, которые вы помните, Доступны сразу же, но запомнить вы можете не так много. Всю информацию, которая вам нужна, вы записываете в записные книжки или держите под рукой справочники. Однако, поиск требуемой информации в этом случае занимает некоторое время.
Доступ к оперативной памяти практически не отнимает времени у процессора, но этой памяти всегда меньше, чем хотелось бы. Емкость долговременной памяти гораздо больше, но для доступа к ней требуется довольно большое по компьютерным меркам время.
Следующий важный элемент компьютера — контроллер дисплея или видеоадаптер. Его задача заключается в преобразовании цифровых сигналов, поступающих от микропроцессора, в видеосигнал, подаваемый на дисплей. Видеоконтроллер имеет собственную память, размер которой определяет, на сколько точек можно разбить изображение на экране и какое количество цветов можно использовать. Наиболее распространенными в настоящее время являются видеоадаптеры VGA и SVGA Первый из них обеспечивает формирование изображения из 480 линий по 640 точек в каждой, причем одновременно можно использовать только 16 цветов (режим 640x480x16). SVGA-адаптеры в зависимости от объема установленной на них памяти могут работать в большом числе режимов, например, 800x600x256, 1024x768x256 и даже 1600x1200x16 млн., то есть изображение состоит из 1200 рядов по 1600 точек в каждом, а точка может иметь любой цвет из 16 миллионов возможных (нужен также дисплей, способный работать в выбранных режимах). Конечно, чем мельче точки, из которых состоит изображение на экране, тем легче глазу его воспринимать.
Принтер не является неотъемлемой частью компьютера, но говоря о компьютерах, невозможно не сказать о принтерах хотя бы нескольких слов. Еще совсем недавно наиболее распространенными были матричные принтеры, сочетавшие удовлетворительные качество и скорость печати с не слишком высокой ценой. В последнее время в связи с повысившимися требованиями к качеству исполнения документов их начинают оттеснять струйные и более дорогие и быстрые лазерные принтеры, хотя эксплуатация и тех и других обходится дороже.
Программное обеспечение можно разделить на три основные группы: это операционные системы, оболочки операционных систем и прикладные программы.
Операционная система — это специальная программа, которая автоматически загружается в компьютер при его включении и обеспечивает управление аппаратными средствами и единообразный доступ к ним со стороны прикладных программ. Например, действия, которые нужно выполнить для чтения данных с жесткого и компакт-диска, различаются, но операционная система скрывает эти различия, и обращения к жесткому, гибкому или компакт-диску выполняются для пользователя совершенно одинаково. В качестве операционной системы для РС-совместимых компьютеров чаще всего используется операционная система MSDOS различных версий, последняя из которых — 6.22.
Оболочки операционных систем — это специальные программы, делающие использование возможностей этих систем более простым и наглядным, а также предоставляющие и некоторые дополнительные возможности. В России в качестве оболочки используется почти исключительно Norton Commander.
Прикладные программы — это программы, разработанные для выполнения какой-либо конкретной задачи или нескольких конкретных задач (тогда программу часто называют интегрированной системой). Примерами прикладных программ могут быть текстовые редакторы, электронные таблицы, графические редакторы, базы данных и др.
Что такое Windows? В настоящее время под словом Windows чаще всего подразумевают версии 3.1 и 3.11 этой популярной графической оболочки. Графической она называется потому, что для управления компьютером и прикладными программами используются не текстовые команды, а манипуляции графическими изображениями, соответствующими программам и документам. Windows позволяет работать с несколькими программами в одно и то же время. Работать с Windows намного проще и приятнее, чем с такими оболочками, как Norton Commander. Кроме того, все больше прикладных программ выпускаются только в вариантах, работающих под управлением Windows.
Компьютерные вирусы — это просто программы, которые специально написаны для того, чтобы доставлять неприятности другим людям. Такая программа, работая как можно незаметней, старается создать максимальное число своих копий, приписывая их к другим программам или записывая на Дискеты. Попадая на другой компьютер, такая копия «заражает» его и продолжает размножать себя.
Поскольку компьютерные вирусы являются программами, они могут попасть в компьютер только при получении данных от другого компьютера по соединительному кабелю, с дискеты или иного носителя информации. Никакими другими способами, в том числе через пользователя, по сетевому шнуру или от компьютера, размещенного радом, компьютерные вирусы не передаются.
Незначительная часть вирусов не делает ничего, кроме собственного размножения. Часть вирусов не рассчитана на причинение вреда, но может его нанести из-за ошибок, допущенных при их написании, поскольку львиная доля вирусов пишется не слишком квалифицированными программистами. Наконец, многие вирусы специально написаны так, чтобы причинить вред пользователю того компьютера, в который они попали. В сравнительно благополучных случаях могут быть стерты некоторые файлы, в худшем случае с жесткого диска может быть стерто все, что на нем записано.
Для борьбы с вирусами написано множество разных программ, одни из них позволяют «вылечивать» компьютер, но только от тех вирусов, которые были известны на момент написания такой программы. Другие программы — ревизоры — проверяют, не появились ли изменения, которые могут быть вызваны появлением вируса. Такие программы в состоянии обнаружить практически все вирусы, даже новые и еще никому не известные, но сами «вылечить» компьютер не в состоянии. Их можно сравнить с пожарной сигнализацией, которая сама не тушит пожар, но позволяет своевременно вызвать пожарную команду. В России наиболее распространены из первых — программа Aidstest, а из вторых — Adinf причем и та и другая написаны московскими программистами.
Желательно установить на компьютере обе эти программы и Adinf использовать для как минимум ежедневных проверок всего компьютера, a Aidstest — для проверок чужих дискет и для лечения компьютера в случае заражения.
Имейте в виду, что использование старых версий антивирусных программ принесет больше вреда, чем пользы, создав ложную уверенность в отсутствии вирусов в компьютере, хотя на самом деле компьютер может быть заражен новым вирусом, неизвестным антивирусной программе.
Компьютерные сети. Во многих организациях компьютеры соединяют в локальную сеть, что позволяет обмениваться файлами, не используя дискеты, вместе работать над одним документом, хранить все рабочие документы, а часто и программы, на специально выделенном компьютере, называемом сервером.
Чтобы подключить компьютер к локальной сети, необходимо вставить в него устройство, называемое сетевым адаптером, установить программы работы с сетью и соединить с другими компьютерами специальным кабелем.
Использование локальной сети заметно ускоряет и упрощает выполнение нескольких взаимосвязанных работ. Допустим, например, что один работник принимает заказы, другой обеспечивает их комплектацию, третий проверяет поступление оплаты, а четвертый контролирует отгрузку. Если они работают на независимых компьютерах, то согласование их работы требует довольно больших усилий и внимания. Если же компьютеры соединены в сеть, то можно вместо четырех независимых программ написать одну программу, которая бы обеспечивала согласованную работу этих четырех человек без дополнительных усилий с их стороны.
Компьютер и русский язык. Многие уже привыкли к тому, что общение с компьютером проходит исключительно на английском языке, и те программы, которые общаются с пользователем по-русски, являются исключением из правил. Однако такое мнение не соответствует реальному положению дел.
Если при сохранении документа вы вынуждены в качестве имени файла указывать вместо русского слова «счет» нечто вроде «schet», то причиной этому может быть один из следующих вариантов:
— вы достаточно свободно владеете английским языком, чтобы не испытывать при этом трудностей;
— за эксплуатацию компьютеров в вашей организации отвечает человек с низкой квалификацией, либо вообще не отвечает никто;
— основные партнеры вашей компании — иностранные организации, не имеющие возможности использовать русифицированные версии программ.
Поскольку фирма IBM находится в США, то, естественно, разработанные ею компьютеры были ориентированы на английский язык, В первых компьютерах этого семейства нельзя было использовать русские буквы даже, в тексте документов, если предварительно в компьютере не было сделано изменений, В следующем поколении компьютеров стало возможным использовать русские буквы в документах после запуска специальных программ, называемых русификаторами. Использование русских имен файлов, было по-прежнему невозможным.
В последние годы появились русские версии многих первоначально англоязычных программ, которые не только позволяют использовать русские буквы внутри документов, но и все общение с пользователем осуществляют на русском языке, включая встроенную в них помощь.
Как русская, так и английская версия MSDOS 6.22 позволяют свободно использовать в именах файлов русские буквы (для специалистов: добавьте в файл CONFIG.SYS строку country=007,866,c:\doe\country.sys).
В настоящее время не существует никаких препятствий к использованию русских версий многих распространенных программ и русских имен файлов, что для большинства пользователей намного удобнее, и, следовательно, эффективнее.
Применение компьютера в офисе
Возможности использования компьютера в офисе чрезвычайно разнообразны, и ниже будут перечислены только некоторые из них.
Редактирование текстов, Вы можете подготовить различные письма, отчеты, справки и другие документы, как написав их заново, так и скомпоновав из уже готовых. Современные текстовые редакторы позволяют использовать шрифты разных размеров и начертаний, вставить в документ рисунки, данные из электронных таблиц и баз данных, проверить документ на наличие орфографических и даже грамматических ошибок, а также предоставляют многие другие возможности. Одним из наиболее распространенных редакторов является Word (есть русская версия), можно упомянуть также отечественный Лексикон (который, к сожалению, несовместим с большинством редакторов).
Электронные таблицы. Электронные таблицы находят, пожалуй, наибольшее применение в офисах. Множество задач, начиная от простейших расчетов и кончая начислением заработной платы, можно решать с их помощью. Именно благодаря электронным таблицам персональные компьютеры получили первый толчок к распространению. Сейчас используются, в основном, Excel и Lotus 123 (и та и другая программа имеют русские версии).
Системы управления базами данных (СУБД). Эта группа программ более сложна в использовании, поскольку практически всегда приходится использовать программирование. В то же время пользоваться базами данных, разработанными квалифицированным программистом, нетрудно, и очень многие прикладные программы созданы с использованием СУБД.
Графические редакторы. Наиболее распространен графический пакет Corel Draw. С его помощью вы можете нарисовать картинку, создать символ фирмы, внести изменения в уже существующий рисунок и даже создать небольшой мультфильм.
Прикладные программы, написанные по заказу. Их многочисленность и многообразие не позволяют даже затронуть эту тему. Достаточно сказать, что если программа написана специально по заказу вашей фирмы, то получить какие-либо уточнения можно только у разработчика.
Следующая группа возможностей связана с подключением к компьютеру дополнительного оборудования.
Модемы в сочетании с коммуникационными программами позволяют обмениваться данными по обычным телефонным линиям и даже управлять удаленным компьютером. Их модификация — факс-модемы — позволяет принимать факсы с выводом их на экран или с печатью на принтере и передавать по факсу документы, подготовленные на компьютере, без их распечатки, а также использовать другие возможности телефаксов.
Сканеры в сочетании с программами распознавания текстов позволяют положить лист с текстом на планшет сканера и ввести этот текст в компьютер без ручного набора текста.
Эти и другие возможности компьютеров более подробно описаны в специальной литературе.
Компьютер и здоровье
В большинстве случаев упоминаются следующие отрицательные факторы, воздействующие на человеческий организм: низкочастотное электромагнитное излучение с частотой кадров и строк, высокочастотное электромагнитное излучение и влияние на зрение мерцания экрана и качества изображения. Все эти факторы являются следствием использования в дисплеях электроннолучевых трубок В приведенной ниже таблице показана связь между нарушениями здоровья й потенциальными неблагоприятными факторами, возникающими при работе с видеомониторами.
Таблица составлена по материалам Всемирной Организации Здравоохранения — ВОЗ № 99 «Видеотерминалы и здоровье пользователей», 1989, Женева, Швейцария.
Низкочастотное излучение направлено, в основном, в стороны от монитора, то есть монитор стоящий справа или слева от вас, опаснее, чем монитор вашего компьютера. Поэтому хотя, бы на метр от вас не должно быть мониторов, стоящих к вам боком.
Воздействие электромагнитного излучения можно сильно ослабить, если пользоваться мониторами с пониженным уровнем излучения. Визуально такие мониторы можно отличить от других, если заглянуть в вентиляционные прорези. В них должен быть виден только защитный экранирующий кожух, как правило, металлический. Если видны различные детали или красноватое свечение кинескопа, то у вас обычный монитор.
Еще лучше использовать мониторы с низкими уровнями излучений, отвечающим стандартам MPR II 1990:8, MPR II 1990:10 и ТСО 91, причем последний является наиболее жестким стандартом. На эти стандарты (их еще называют шведскими, поскольку они разработаны Шведским институтом защиты от излучений) уже сейчас опираются производители ряда фирм. Обычно одни и те же фирмы производят как защищенные, так и незащищенные мониторы, которые внешне неразличимы.
Часть фирм ставит свои обозначения соответствия тому или иному стандарту по электромагнитной безопасности на задней стенке монитора, но, поскольку они «фирменные, разобраться в них сложно и специалисту. К тому же общеизвестная проблема подделок существует и здесь. Поэтому говорить о безопасности для пользователя той или иной модели можно с уверенностью только после измерения соответствующих значений электромагнитного излучения.
Самое сильное влияние на здоровье оказывает мерцание или низкая четкость изображения. Сильное мерцание или дрожание изображения на экране может вызвать резь, в глазах, головную боль и даже тошноту.
Бели вам дорого ваше зрение, следует использовать SVGA дисплеи и видеоадаптеры таких марок, которые обеспечивают частоту кадровой развертки не ниже 70 герц во всех тех режимах, которые вы используете. Такая частота кадровой развертки обычно устанавливается с помощью специальной программы, входящей в комплект поставки видеоадаптера.
Доверяйте своим ощущениям. Если вы чувствуете себя хуже, работая на конкретном компьютере, попробуйте пересесть на другой и поработать на нем. Разница в ощущениях подскажет, что с вашим компьютером что-то не так.
На мониторы рекомендуется устанавливать защитные фильтры класса полной защиты (Total shield), обеспечивающие практически полную защиту от всех вредных воздействий монитора в электромагнитном спектре излучения, позволяющие уменьшить блик от электроннолучевой трубки, а также повысить читаемость символов.
Следует, однако, учитывать, что достаточно часто встречаются случаи, когда используемые защитные средства абсолютно неэффективны, поскольку либо не предназначены для защиты от электромагнитных излучений, либо неправильно используются. Поэтому при приобретении
того или иного средства защиты вначале следует внимательно ознакомиться с инструкцией по эксплуатации и техническими данными на него.
Работа на компьютере
Существует несколько типов компьютеров, отличающихся составом и характеристиками своих компонентов, которые используются для решения различных задач.
Так, для решения сложных задач обработки информации требуется компьютер, который содержал бы наиболее мощное устройство для проведения вычислений. В нем, как правило, несущественно качественное представление информации, и устройство, на котором эта информация .отображается, может быть весьма слабым. Обычно компьютеры, удовлетворяющие таким условиям и работающие в общей вычислительной сети офиса, называются серверами и предназначены для обработки информации по требованиям, поступающим от других компьютеров.
С другой стороны, компьютер, предназначенный в основном для печати документов, может не иметь столь мощного устройства обработки информации, однако к нему должно быть подключено печатающее устройство, часто довольно высокого качества.
В офисах, как правило, используются персональные компьютеры, стационарно располагающиеся на рабочих местах. Именно они и будут в дальнейшем рассмотрены.
Устройство компьютера
Любой компьютер состоит из следующих обязательных компонентов: системного блока, монитора и клавиатуры. По мере необходимости к нему могут быть подключены и другие устройства. В системном блоке находятся все жизненно важные компоненты компьютера, к нему подключаются и остальные устройства. Монитор (иногда он называется дисплеем) фактически является аналогом телевизора и служит для сходной цели — отобразить зрительную информацию на экране. Клавиатура — панель с клавишами — является основным устройством ввода информации.
Часто в состав компьютера также включают манипулятор «мышь» (в дальнейшем будет называться просто мышью) и принтер. Мышь — это устройство с двумя или тремя кнопками, с помощью которого более удобно управлять работой компьютера. Принтер служит для распечатки информации на твердый носитель, как правило, бумагу.
В совокупности перечисленные выше компоненты составляют так называемую базовую модель офисного компьютера, а характеристики этих компонент определяют мощность компьютера и круг задач, для которого его наиболее целесообразно использовать.
Системный блок. Как уже было сказано, системный блок — это основная составная часть компьютера. Его устройство представляет собой достаточно сложную структуру многих компонент, с большей частью которых непосредственно приходится работать любому пользователю.
Их разнообразие определяется большим количеством функций, выполняемых системным блоком:
— проведение вычислений (обработка информации);
— оперативное и долговременное хранение информации;
— объединение всех компонент компьютера;
— ввод информации с дискет;
— подключение компьютера к вычислительной сети.
Внешний вид системного блока прост — это прямоугольный короб. На его передней стенке находятся кнопки (клавиши) включения, перезапуска, ускорителя работы компьютера, индикаторы включения, частоты, работы с жестким диском, карманы для размещения дискет. На задней стенке расположено большое количество разъемов для подключения других устройств и кабелей (иногда кнопка включения, особенно у старых моделей, находится на задней панели). Конструкции системного блока могут быть весьма разнообразными, включая вертикальную и горизонтальную компоновку, различные габаритные размеры, определяемые в основном возможностью подключения большего или меньшего числа внешних устройств.
Материнская плата является основной объединяющей платой компьютера, но в отличие от системного блока на ней расположены микроэлектронные элементы, т.е. компоненты, благодаря которым компьютер логично работает. Эта плата содержит набор микросхем, которые обеспечивают выполнение программ и, как следствие, работу компьютера в целом.
Наиболее важной из этих микросхем является микросхема, называемая процессором. Фактически процессор и осуществляет выполнение программ, а его мощность определяет скорость работы всего компьютера. Кнопка «Turbo» на передней панели системного блока как раз и обеспечивает убыстрение работы именно процессора, а индикатор на передней панели отображает скорость его работы.
В силу своей значимости обычно название процессора дает название компьютеру: Pentium — основные поколения процессоров и компьютеров, причем именно в этой последовательности шло их создание и, естественно, улучшались характеристики. Следует отметить, что такие названия процессоров относятся к IBM совместимым компьютерам. Другие типы персональных компьютеров, например, Macintosh, которые не столь широко распространены в нашей стране, имеют другие названия.
Оборудование офиса
Другой необходимой компонентой является оперативная память. В ней находятся программы, которые выполняет процессор. Она состоит из отдельных микросхем и может при необходимости наращиваться. Размер оперативной памяти во многом определяет быстродействие компьютера.
Жесткий диск. Одной оперативной памяти для хранения всей необходимой информации недостаточно. Кроме того, при выключении компьютера информация в оперативной памяти пропадает. Жесткий диск или винчестер представляет собой устройство долговременного хранения информации, Сейчас практически любой персональный компьютер имеет жесткий диск, а в ряде случаев и не один. На жестком диске, обычно носящем имя «С», хранятся программы и обрабатываемая информация в виде так называемых файлов Так как жесткий диск является электромеханическим устройством, работа с ним происходит значительно медленнее, чем с оперативной памятью.
Обращение к жесткому диску для считывания информации в оперативную память или запоминания, как правило, отражается на передней панели системного блока с помощью индикатора с надписью «HDD». На него следует обращать внимание при чтении с жесткого диска или записи больших объемов информации, т.к. во время работы с диском другие операции компьютера практически прекращаются.
Если компьютер имеет два жестких диска, то второй диск обычно имеет имя D». Оба таких диска в компьютере равноправны. У компьютера может быть и больше жестких дисков, но, как правило, внутреннее устройство системного блока офисного компьютера не позволяет непосредственно установить больше двух дисков.
Дисководы гибких дисков. Дискеты или гибкие диски, также как й жесткие диски являются средством долговременного хранения информации. В отличие от жесткого диска, который затруднительно переставить из одного компьютера в другой, что обычно и не делается, дискеты можно использовать практически с любым компьютером, в связи с чем они широко применяются для обмена информацией между компьютерами. В отличие от жестких дисков дискеты обладают меньшей емкостью и меньшей надежностью.
Дисководы для гибких дисков — это устройства для считывания с них или записи на них информации. Каждый дисковод позволяет работать с определенным типом дискет. В настоящее время распространены 3-х и 5-дюймовые (точнее 3,5" и 5,25") дискеты. Аналогично и дисководы подразделяют на 3-х и 5-дюймовые, причем довольно часто встречаются машины лишь с одним 3 дюймовым дисководом, т.к. 5-дюймовые дискеты выходят из обращения.
В свою очередь каждый из этих типов дискет подразделяется на дискеты удвоенной плотности и повышенной плотности (DD и HD соответственно). Это определяет объем информации, которая может находиться на дискете. Для 3-дюймовой это соответственно 720 К и 1,44 М, для 5-дюймовой — 360 К и 1,2 М. Дисководы чувствительны к этому показателю. Следует отметить, что дисководы, рассчитанные на дискеты большей емкости, могут работать с дискетами меньшей емкости (естественно одного размера), но не наоборот.
У каждого дисковода имеется индикатор, сигнализирующий о работе с этом дисководом. Системный блок может иметь или один дисковод, имеющий имя «А, или два дисковода, один из которых обычно 5дюймовый, а другой 3дюймовый, при этом второй дисковод имеет имя «В».
Рекомендуется наиболее важную информацию с жесткого диска копировать на дискеты на случай, если жесткий диск выйдет из строя.
В целях защиты от компьютерных вирусов или случайного удаления информации дискеты иногда защищают от записи. С такой дискеты можно только читать информацию. Устанавливается/снимается эта защита у 5-дюймовых дискет заклеиванием/снятием липкой наклейки на паз с правой стороны дискеты, если дискету поместить лицевой частью к себе (на лицевой части обычно находится наклейка с маркой дискеты) и прорезью для считывания информации — вниз. У 3-дюймовых дискет защита устанавливается/снимается с помощью переключателя в правом нижнем углу дискеты, если ее поместить так, чтобы защитная заслонка находилась вверху, а скошенный угол дискеты — слева. При установленной защите открывается отверстие, при снятой защите это отверстие закрывается. Снятие такой защиты может потребоваться в случае необходимости записи информации на дискету, и если при этом появляется сообщение об ошибке, то возможно она защищена от записи.
Монитор предназначен для визуального представления информации, обрабатываемой компьютером. Так как человек в основном получает информацию через органы зрения (до 90%), монитор является основным устройством вывода информации и способствует оперативному управлению компьютером при принятии пользователем решений о тех или иных действиях.
Монитор обязательно соединен с системным блоком кабелем, по которому передаются отображаемые на экране данные. К питанию же монитор может подключаться как через системный блок, так и самостоятельно.
Помимо кнопки включениях и индикатора включения монитора на его передней или задней стенке размещены ручки настройки. Их функции сходны с функциями подобных ручек у телевизора. Обычно присутствует возможность настройки яркости и контрастности, роке настройки размеров и местонахождения изображения. В последнее время стала появляться возможность корректировки дефектов изображения, например, устранение его бочкообразное, Используя эти возможности в сочетании с тем, что монитор позволяет изменять угол наклона экрана к поверхности стола и поворачивать его в горизонтальной плоскости, можно добиться наиболее приемлемого и удобного расположения экрана и изображения информации на экране.
Как уже упоминалось, монитор является аналогом телевизора и состоит из сходных компонент, в частности имеет электроннолучевую трубку. Следствием этого является наличие вредных электромагнитных излучений. Для их устранения используются защитные жраны — стекла, созданные из специальных сплавов, поглощающих электромагнитное излучение. Стоит отметить, что современные модели мониторов обладают, как правило, характеристикой Low Radiation, т.е. подобное излучение нейтрализуется на поверхности кинескопа, поэтому на таких мониторах можно работать без защитных экранов (подробнее об этом см. раздел «Компьютер и здоровье»). У современных моделей также имеется режим пониженного потребления энергии, когда у длительно неработающего монитора гасится экран, что приводит к уменьшению излучения и потребления энергии. Поэтому когда через некоторое время гаснет экран у неработающего монитора, не стоит беспокоиться за его работоспособность, тем более что появляющийся черный фон способствует увеличению долговечности монитора.
При использовании защитного экрана следует обратить внимание на то, чтобы он был заземлен. Это осуществляется закреплением провода, идущего от экрана, к задней стенке системного блока (обычно за какой-либо крепежный винт).
Следует также отметить небольшое, но полезное приспособление — держатель бумаги, который обычно располагается сбоку от экрана и особенно удобен при вводе текста с использованием слепого метода печати на клавиатуре.
Клавиатура — панель с клавишами — является основным устройством, позволяющим вводить алфавитно-цифровую информацию, а также средством управления программами. Эта часть компьютера напоминает клавиатуру пишущей машинки.
В отличие от пишущей машинки на клавиатуре присутствует гораздо больше клавиш, которые объединены в группы и окрашены в разные цвета. Белым, как правило, выделяются алфавитно-цифровые клавиши, а серым — служебные клавиши. На алфавитно-цифровых клавишах изображены буквы латинского и русского алфавита, цифры, знаки препинания и специальные символы.
Разделение клавиш по группам обусловлено их функциями. В основной группе на панели клавиатуры расположены алфавитно-цифровые клавиши.
Служебные клавиши нужны для управления вычислительным процессом, редактирования введенной информации, в частности, для перемещения по введенному тексту, И тд. Служебные клавиши имеют свои имена — это общепринятые названия. Некоторые служебные клавиши, такие, как Ctrl, Alt, Shift, предназначены для изменения кода нажатой одновременно с ними алфавитно-цифровой клавиши, что эквивалентно введению дополнительных символов. Так, если алфавитная клавиша вводит строчную букву, то в сочетании с клавишей Shift она вводит аналогичную прописную букву. Служебные клавиши также могут использоваться для выполнения некоторых часто используемых последовательностей действий, имеющихся в тех или иных программах.
Кроме клавиш, на панели имеется несколько индикаторов, которые позволяют определить, в каком режиме работает клавиатура. В частности, режим работы цифровой клавиатуры определяется индикатором NumLock (задается режим нажатием клавиши аналогичного названия, расположенной на цифровой клавиатуре). Индикатор CapsLock определяет, прописные или строчные буквы будут вводиться при нажатии алфавитных клавиш (режим задается нажатием клавиши аналогичного названия, расположенной в левой части основной группы клавиш),
В дополнение следует отметить еще одну небольшую деталь — пластмассовую крышку. Если компьютер обрабатывает информацию или на столе происходит работа с папками, бумагами и тд., то лучше закрыть клавиатуру крышкой. Это исключит случайные нажатия клавиш, что может привести к непредсказуемым последствиям. Полезной деталью являются также выдвижные опоры клавиатуры, которые за счет изменения угла наклона клавиатуры создают более комфортную работу с ней.
Манипулятор мышь, названный таким образом за свое сходство с одноименным животным, является, как и клавиатура, устройством ввода и управления программами. Однако, в отличие от клавиатуры, с помощью мыши вводится не алфавитно-цифровая, а управляющая информация. При этом курсор мыши (обычно стрелка или красный прямоугольник на экране) перемещается по экрану монитора, используя перемещение самой мыши по столу.
Мышь — достаточно чувствительное устройство, реагирующее на малейшие перемещения. Поэтому для более точного позиционирования курсора используют специальные коврики, поверхность которых позволяет отслеживать любые перемещения мыши.
Мыть имеет две или три кнопки, но используют обычно лишь две — левую и правую. Наличие у мыши переключателя PC/MS обусловлено возможностью ее использования с разными типами компьютеров. Для совместимых компьютеров переключатель должен быть установлен в положение MS.
Также у мыши может быть и переключатель скорости движения курсора, позволяющий при одних и тех же перемещениях мыши перемещать ее курсор на разные расстояния.
Принтер
Принтер (печатающее устройство) предназначен для создания твердой копии информации, хранящейся в компьютере, например, распечатки документов. Существует большое разнообразие принтеров, которые могут встретиться в офисе, однако в сущности все они позволяют использовать компьютер как современную пишущую машинку.
Все принтеры разделяются по механизму формирования оттиска. Наиболее распространены в настоящее время матричные и лазерные принтеры. Матричные сходны по принципу печати с пишущей машинкой — через красящую ленту символ отпечатывается на бумаге, лазерный использует луч лазера при формировании символа на бумаге.
Лазерные принтеры обладают более высокой скоростью печати — от нескольких страниц до десятков страниц в минуту — в отличие от матричных, которые в лучшем случае печатают несколько страниц в минуту, а то и несколько строк Качество печати у лазерных принтеров также выше и сравнимо с типографским. Кроме того лазерные принтеры почти бесшумны, в то время как матричным свойственен шум, как у пишущих машинок Удобством лазерных принтеров является также наличие устройства для подачи бумаги, куда достаточно один раз положить пачку бумаги и не беспокоиться о ней, пока она не будет распечатана; такой возможностью обладают лишь немногие матричные принтеры. Однако стоимость и самого Матричного принтера, и его расходных материалов остаются ниже, чем у лазерного, что и определяет его популярность.
Каждый принтер имеет несколько кнопок управления, которые определяют режим печати. Эти режимы обычно отображаются световыми индикаторами или их использование сопровождается характерным звуковым сигналом.
Печать на матричных принтерах обычно осуществляется одним из встроенных в них шрифтов, причем можно выбрать размер и начертание этого шрифта.
Лазерные принтеры позволяют «также устанавливать параметры страницы, количество копий и, возможно, настраивать механизм получения оттиска.
Следует отметить, что эти характеристики действуют лишь для неоформленного текста, например, созданного в редакторе Norton Commander. Текст, подготовленный в текстовом редакторе, как правило, будет использовать свое оформление, игнорируя установки принтера.
Одно общее замечание относительно матричных принтеров: в отличие от лазерных они чрезвычайно разнообразны, и прежде чем начать работать с таким принтером, следует изучить его особенное.
Принтер подключается к питанию отдельно от системного блока, причем в современных моделях лазерных принтеров, у которых, как и у мониторов, предусмотрен режим пониженного потребления энергии в нерабочем состоянии, может отсутствовать тумблер включения питания. Такой принтер, как и монитор, при отсутствии необходимое печатать документ, через некоторое время внешне выглядит как выключенный.
К системному блоку принтер присоединяется кабелем, через который происходит передача данных, причем наиболее частой причиной неработы принтера является отсоединение либо этого кабеля, либо сетевого.
Вообще говорящие обязательно оснащать все компьютеры принтерами. Достаточно для распечатки документа перенес его на дискете на компьютер с принтером и там уже распечатать. Если имеется вычислительная сеть, то есть возможность распечатать документ со своего компьютера на принтере, присоединенном к другой машине.
Наличие цветных принтеров является сейчас большой редкостью и, как правило, связано с издательской или рекламной деятельностью офиса, но не с делопроизводством .
Стабилизирующие устройства
Компьютеры критичны к качеству питающего напряжения. Не говоря уж о том, что пропадание напряжения или его скачки могут привести к неправильной работе компьютера и потере информации, это также может быть причиной выхода из строя отдельных его компонентов. Особенно опасно это для жестких дисков, когда неисправность может привести к полной потере информации, находящейся на диске. Для уменьшения нежелательных последствий от этих событий используют специальные стабилизирующие устройства, в частности сетевой фильтр и устройство бесперебойного питания.
Сетевой фильтр. Довольно часто для сглаживания скачков напряжения используется так называемый сетевой фильтр, внешне представляющий собой удлинитель с индикатором и тумблером подключения питания. Основным его недостатком является то, что он не в состоянии защитить компьютер от полного выключения электропитания.
Устройство бесперебойного питания (УБП) обеспечивает за счет встроенного аккумулятора работоспособность компьютера даже при полном отключении электроэнергии. И хотя запасов аккумулятора, как правило, хватает на несколько минут, этого времени бывает вполне достаточно, чтобы завершить работу программы и выключить компьютер.
Мультимедийное оборудование
Технология мультимедиа (multimedia), которая последнее время широко внедряется в практику, ориентирована на разнообразное представление информации с использованием аудио и видеоэффектов. В офисных компьютерах в полном объеме она не очень широко используется, однако отдельные элементы могут присутствовать. Чаще все таки мультимедийное оборудование используется в машинах, предназначенных для прокручивания рекламных и презентационных материалов.
CDROM-дисковод — это дисковод для использования CD-дисков (компакт-дисков), на которых находятся большие по объему программы или элементы информации. Фактически это одна из разновидностей дисководов, и размещаются они обычно внутри системного блока. Если компьютер имеет звуковую плату и колонки, то через такие дисководы можно проигрывать аудио-диски.
Звуковая плата и динамики. Аудио-оборудование предназначено для улучшения звуковых эффектов от использования программ, т.к. встроенный динамик обладает весьма посредственными характеристиками. Хорошо подобранные звуковые эффекты прежде всего приводят к увеличению производительности при работе с такой программой.
Другие периферийные устройства
Стримеры. Проблема восстановления данных и создания резервных копий встает весьма остро при использовании дискет, если речь идет о больших объемах данных. Необходимость подобных действий очевидна — нельзя исключать возможность сбоя даже очень надежного компьютера из-за самых неожиданных причин.
Стример — это аналог магнитофона, который записывает и считывает данные на кассету (с кассеты) с магнитной лентой (похожей на магнитофонную, но отличающейся от нее устройством и размерами). Стримеры различаются по емкости, т.е. по объему информации, которую они могут записать на ленту. Они могут быть внутренними, т.е. расположенными в системном блоке, и внешними. Стример работает довольно медленно, но позволяет сохранить резервную копию с очень большим объемом данных.
Использование специальных устройств позволяет использовать в качестве стримера обычный видеомагнитофон, а в качестве кассеты — видеокассету.
Модем — устройство для связи компьютеров по телефонным сетям. Он бывает, как и стример, внешним и внутренним. Модем позволяет использовать информацию с компьютеров, находящихся вне офиса, или передавать на них информацию. Например, он может быть необходим для сотрудника, находящегося в командировке и нуждающегося в деловой информации, хранящейся в офисе.
Существуют модели модемов, интегрированные с факсами. Это удобнее обыкновенных факсов, так как при получении информации модемом используются дополнительные возможности для увеличения надежности передаваемых данных, и в то же время на выходе получается факсимильное изображение.
Однако использование модемов требует специальных знаний и опыта, так как они имеют довольно много требующих настройки параметров. Кроме того при использовании модемов, как и факсов, следует обращать внимание на качество телефонной сети, поскольку на плохих линиях для получения достоверной информации может потребоваться длительное время, если вообще такая операция будет возможна.
Сканер — это устройство для ввода изображений в компьютер. Он обычно необходим, когда с помощью программы невозможно или трудоемко нарисовать подобную иллюстрацию в компьютере. Они бывают планшетные, похожие на копировальный аппарат, и ручные, похожие на электрическую бритву.
В делопроизводстве сканер может потребоваться в сочетании с программой распознавания для ввода документов. Такая программа автоматически распознает текст документа и не требует его набора с клавиатуры, чем облегчает трудоемкий процесс ввода текстов.
Эксплуатация компьютера
Порядок включения устройств, составляющих компьютер, является весьма важным. При неправильном порядке увеличивается риск, что компьютер выйдет из строя, так как электроприборы наиболее часто выходят из строя именно в момент включения.
Целесообразно придерживаться следующего порядка включения компьютера.
Как правило, соединения между отдельными частями компьютера (например, между системным блоком и монитором, системным блоком и принтером и т.д.) устанавливаются заранее и далее меняются только при изменении конфигурации компьютера. Если же эти связи не установлены, прежде всего следует их установить. Вообще любые переключения внутри компьютера следует производить только при отключенном напряжении.
Следующая операция при включении — подключение всех шнуров питания к розеткам. Эту операцию следует производить при отключенных кнопках и тумблерах питания всех устройств компьютера.
Далее с помощью кнопок или тумблеров питания подключаются отдельные устройства к сети питания. При этом следует придерживаться последовательности, при которой подключение начинается от питающей сети и идет вглубь компьютера (например, сначала включить устройство бесперебойного питания или сетевой фильтр, а затем системный блок). При этом целесообразно сначала включать периферийные устройства, которые имеют независимое питание. Если периферийное устройство не имеет собственного питания (например, монитор часто подключается через системный блок), то оно включается одновременно с блоком, к которому подключено.
Мышь и клавиатура не требуют дополнительного включения, они включаются вместе с системным блоком.
При правильном включении компьютера системный блок сразу же начинает работать, при этом сначала производится автоматическое тестирование всех систем, начиная с оперативной памяти. На экране монитора появляются сообщения о pe3ynbTatax тестирования. После завершения тестирования системный блок пытается с дисковода «А» загрузить операционную систему. Если в этом дисководе нет дискеты, будет попытка загрузить операционную систему с жесткого диска. При удачной загрузке системы с дискеты или жесткого диска, процесс включения завершается и компьютер готов к работе.
Выключение начинается с выключения системного блока, после чего отключаются периферийные устройства и, наконец, устройство бесперебойного питания или сетевой фильтр, если таковые имеются. Завершается выключение компьютера отключением всех сетевых шнуров от розеток
Обозначение кнопок и тумблеров. Практически на большинстве устройств имеются кнопки или тумблеры включения питания. Кнопки обычно маркируются словом Power, а на тумблере или рядом с ним обычно имеется надпись I/O (включено/отключено). Включение обычно сопровождается загоранием индикатора, который к тому же может иметь надпись Power или On.
Подключение к розетке. При подключении к розетке может возникнуть проблема, когда вилка не соответствует розетке. Лучше всего в этом случае использовать сетевые фильтры или удлинители со специальными розетками, имеющими контакт заземления.
Следует обращать внимание на напряжение питания отдельных устройств. Нельзя непосредственно использовать устройства, рассчитанные на напряжение 127 В, в сети 220 В.
Проблемы при включении. Если какое-либо устройство, выглядит как отключенное от питания, это еще не означает, что так оно и есть на самом деле. Возможно, что устройство находится в режиме пониженного потребления энергии и его можно «оживить», например, нажав любую клавишу клавиатуры или кнопку на этом устройстве. Часто невключение связано с отсутствием контакта в подключающем кабеле или розетке, в этом случае следует проверить весь соединительный кабель.
Иногда при включении на мониторе выводится сообщение о неподключенных устройствах. Это может быть связано с отсутствием контакта в соответствующих разъемах или соединительных кабелях, которыми устройство подсоединяется к системному блоку. Возможно это связано со сбоями в работе устройств. В этих случаях следует обратиться к специалисту.
Если при включении компьютера появится дым, запах гари иди резкий звук какого-либо механического устройства, следует немедленно выключить компьютер и обратиться к специалисту.
Для удобства работы и повышения надежности компьютера следует соблюдать определенные правила эксплуатации.
Расположение основных частей компьютера. Системный блок компьютера рекомендуется ставить задней стенкой к стене, чтобы уменьшить вероятность задеть соединительные кабели, подходящие к задней стенке. Передняя стенка системного блока должна быть видима пользователю, так как на ней обычно расположены индикаторы и выключатель питания.
Монитор является источником опасного электромагнитного излучения, и если пользователь, сидящий перед ним, обычно предохраняется либо специальным стеклом электроннолучевой трубки, либо защитным экраном, то задняя часть монитора не защищена, а она также является источником излучений. Поэтому ставить монитор следует таким образом, чтобы сзади и сбоку него не оказались люди.
Защитный экран и экран монитора следует протирать время от времени от пыли, т.к. она снижает качество изображения. Не стоит располагать монитор против света — это утомляет глаза. Такая предосторожность несущественна, если на окнах есть шторы, которые можно при необходимости задвинуть. Не следует, однако сидеть за монитором вообще без света, особенно вечером. Указанные правила схожи с правилами эксплуатации телевизора и позволяют уменьшить вредные воздействия на зрение. Мониторы обычно можно поворачивать по вертикали и горизонтали. Таким образом можно добиться устранения бликов и удобно расположить изображение. Для улучшения качества изображения рекомендуется использовать ручки настройки монитора.
Клавиатуру и мышь не стоит располагать на краю стола, так как это будет утомлять кисти рук Руки не должны испытывать напряжения при работе с этими устройствами, что достигается расположением клавиатуры, высотой стола й стула.
Клавиатура в основном загрязняется сверху, для уменьшения загрязнения ее следует закрывать крышкой, когда не происходит работа. Мышь же, наоборот, загрязняется снизу, причем, загрязняется не шарик мыши, а валики, которые передают вращение шарика — их целесообразно время от времени чистить.
Принтер следует размещать так, чтобы доступ к нему был возможен, не вставая с рабочего места. Желательно, чтобы кабели, идущие от принтера, не попадали под ноги. Следует однако учесть, что если принтер является сетевым, то его стоит расположить так, чтобы к нему был удобный подход и других пользователей.
Оборудование рабочего места также играет не последнюю роль в производительности труда и утомляемости работника.
Рабочий стол должен быть устойчивым, так как это основное место, где размещаются устройства, составляющие компьютер. Желательно, чтобы он имел выдвижную полку для клавиатуры, что экономит место на столе и позволяет убирать неработающую клавиатуру во избежание случайных нажатий клавиш.
Желательно, чтобы стул регулировался по высоте сидения, что позволит наиболее удобно расположиться относительно клавиатуры, мыши, монитора.
Стул и стол лучше располагать так, чтобы освещение падало слева и не слепило глаза, а также давало, меньше бликов на защитном экране.
Системный блок нужно ставить на стол, а не на пол, где он во время уборки всегда будет подвергаться ударам. Системный блок в первую очередь требует устойчивого стола, т.к. его компоненты весьма чувствительны к сотрясениям.
На рабочем столе место обычно ограничено, и принтер часто приходился размещать на дополнительном столике. Его следует поставить так, чтобы было удобно заправлять бумагу и пользоваться кнопками управления.
Работа за компьютером не должна утомлять работника и тем более сказываться на его здоровье, поэтому следует придерживаться приводимых ниже рекомендаций.
Чтобы избежать нарушения осанки, следует внимательно подойти к вопросу установки высоты стула, расположению клавиатуры, мыши и монитора.
Возможное болезненное состояние рук может быть связано с чрезмерным напряжением кистей. Для устранения этого состояния следует удобно расположить клавиатуру или, может быть, использовать специальные подушки для запястий рук.
Длительное нахождение у компьютера, как и у телевизора, отрицательно сказывается на зрении. Поэтому рекомендуется в любом случае делать небольшие перерывы в работе, а также специальные упражнения для снятия усталости.
Наконец, следует заметить, что работоспособность за компьютером может снизиться в непроветриваемом помещении, где много пыли, или имеется табачный дым. Поэтому рекомендуется периодически проветривать помещение, проводить влажную уборку и не курить в помещении где находятся компьютеры.
настоящее время разработано и разрабатывается огромное количество программ для IBM-совместимых компьютеров. Программа — это набор команд, который должен выполнить компьютер для получения результата. В офисах редко создаются новые программы, обычно используются уже готовые программные средства. Ниже будут рассмотрены принципы работы программных средств, а также наиболее распространенные из программ.
Файловая система
Любая программа, которую может выполнять компьютер, находится на запоминающем устройстве — жестком диске или дискете — в виде так называемого файла. Файлом называется особым образом организованная информация, имеющая имя. Для доступа к файлу нужно задать к нему путь и его имя. Имя файла записывается без пробелов следом за указанием пути, которое состоит из двух частей.
Первая часть — имя устройства, на котором расположен файл. Как уже указывалось,, дисководы для дискет имеют имена «А» и «В», а жесткие диски — «С», «D» и т.д. Имя устройства всегда завершается двоеточием — А, В:, С:, D: и т.д. Буквы могут быть как прописные, так и строчные, причем различия в них нет. Это справедливо и для второй части пути и имени файла.
Вторая часть — путь до каталога (подкаталога), в котором размещается данный файл. Каждый диск, жесткий или гибкий, имеет основной (корневой) каталог, в котором могут находиться файлы. Однако все файлы диска объединять в один каталог неудобно, а иногда и невозможно. В связи с этим некоторые файлы объединяются в так называемые подкаталоги. Эти подкаталоги входят составными частями в основной каталог. У подкаталогов в свою очередь могут быть свои подкаталоги и тд. В дальнейшем как основные (корневые) каталоги, так и подкаталоги будем просто называть каталогами. Чтобы указать, где находится интересующий нас файл, нужно будет указать всю последовательность каталогов, по которым следует пройти до этого файла. Эта последовательность и называется собственно путем. У основного каталога имени нет, подкаталоги же имеют имена, состоящие в общем случае из собственно имени и расширения аналогично таким же компонентам в имени файла (см. далее). Имя любого каталога при задании пути к файлу завершается обратной косой чертой — «\», например, SYSTEM\. Чтобы указать основной каталог, следует записать только одну обратную косую черту — \. Если следует указать последовательность каталогов, то их имена записываются друг за другом без пробелов и завершаются обратными косыми чертами, например, WORD5\DOC\.
Из всех каталогов при работе компьютера один является текущим — из которого в настоящее время берутся и в который помещаются файлы. Текущим по мере необходимости можно объявлять любой каталог, но в каждый момент времени он единственный. Для файла, находящегося в текущем каталоге, можно не указывать ни имени устройства, ни пути до него.
Имя файла в большинстве случаев содержит расширение, которое может содержать до трех символов из указанного выше множества. Расширение от собственно имени файла отделяется точкой. Расширение обычно указывает особенность конкретного файла. Часто бывает удобно иметь несколько различных файлов, имеющих одинаковые имена, но разные расширения.
Следует отметить, что файл может содержать не только программу, но и любые данные, необходимые для работы программ. Файлы, содержащие исполняемые программы, обычно имеют расширения .EXE, .ВАТ .СОМ или .PIF., файлы, содержащие данные — .TXT, .DAT, .DOC.
По имени файла можно судить о том, где он находится, а также часто и о его содержании. Например, имя A:\WORD 5\WORD.ЕХЕ означает, что файл находится на дискете, расположенной в дисководе «А», в подкаталоге WORDS, находящемся в основном каталоге, этот файл содержит исполняемую программу WORD (являющуюся текстовым редактором). На последний фактор указывает расширение .ЕХЕ. Другой пример — TEXTDOC — означает, что файл находится в текущем каталоге или подкаталоге и содержит информацию, созданную с помощью текстового редактора WORD (об этом говорит расширение .DOC, которое обычно получают файлы, содержащие такую информацию).
При создании файла и его последующих изменениях наряду с его именем фиксируется также размер, дата и время последнего обновления и другая дополнительная информация.
Общие правила работы с любой программой. Существует ряд правил, которых следует придерживаться при работе с любой программой.
Их несоблюдение может вызвать серьезные проблемы как при использовании программы, так и при работе компьютера:
1. Прежде чем начать работать с программой, следует изучить имеющиеся по ней литературу и документацию и иметь их под рукой во время работы с программой.
2. Обязательно выяснить, как запустить программу для работы (войти в программу) и как остановить программу (выйти из программы).
3. Из программы следует всегда стремиться выходить так, как положено по инструкции, в противном случае возможна потеря полученных результатов, сохранение ненужной информации и тд. Лишь в случае зависания программы, когда стандартные средства выхода не действуют, следует осуществит!, перезагрузку (см. ниже) компьютера. При этом следует запомнить последовательность действий, которая привела к зависанию программы, чтобы затем проконсультироваться у специалиста. Не следует спешить с перезагрузкой, т.к в ряде случаев неудачно созданная программа может долго работать с большими объемами информации без выдачи каких-либо сообщений пользователю. Перед перезагрузкой следует попробовать несколько раз нажать клавишу <Esc> или комбинацию клавиш <Ctrl> + <Break> — иногда это позволяет выйти из программы.
4. При изучении программы, не следует стесняться спрашивать у специалистов, как выполнить те или иные действия, что означают сообщения и тд. Все сведения желательно записывать, чтобы в дальнейшем воспользоваться этими записями как справочником по работе с программой. У многих программ имеется справочная система, которая обычно запускается клавишей <F1>. Из нее можно почерпнуть много полезных сведений о программе.
5. В разных программах использование одних и тех же клавиш часто приводит к одинаковым действиям, так, например,
F1 — получить справку;
Enter — выполнить команду;
Esc — отменить последнее действие и тд.
Оболочка Norton Commander
Операционная система MSDOS позволяет успешно организовывать работу компьютера, однако обращение с ней не очень удобно. Во-первых, требуется помнить достаточно большое количество команд операционной системы, й, во-вторых, постоянно набирать их на клавиатуре. Сервисных же средств у операционной системы, даже в последних версиях, не очень много.
Для того, чтобы упростить работу с операционной системой, используются различные операционные оболочки. Наиболее распространенной в настоящее время является оболочка Norton Commander, названная по имени ее создателя Питера Нортона.
Обычно эта программа загружается автоматически при включении компьютера (если она, конечно, установлена), однако, если это не произошло или осуществлен выход из программы с помощью клавиши <F10>, для ее запуска в строке DOS следует набрать команду: <Enter>
Norton Commander позволяет выполнять большое число наиболее часто используемых команд операционной системы (просмотр каталогов, задание текущего каталога, создание, копирование, перемещение, удаление файлов, запуск программ и т.д.). Он позволяет работать как с помощью клавиатуры, так и мыши.
Экран Norton Commander состоит их четырех частей. Средняя (основная) часть экрана предназначена для размещения двух окон, в которых отображаются два любых каталога внешних запоминающих устройств (жесткого диска, дискет). У каждого из окон имеется заголовок, находящийся в его верхней части, представляющий собой имя устройства и путь до отображаемого каталога — фактически полное имя, каталога. У одного из окон это имя выделено особым цветом, который указывает, что данный каталог является активным. Чтобы сделать активным каталог, находящийся в другом окне, следует нажать клавишу <ТаЬ>. Каждый каталог содержит строки, дающие информацию о входящих в него подкаталогах и файлах. При этом, сначала идут подкаталоги, которые выделены прописными буквами, а затем — файлы, написанные строчными буквами. Если в окне отображен подкаталог, то в первой его строке отображаются две точки, характеризующие каталог предыдущего уровня. Одна из строк выделена особым цветом — это тот активный каталог или файл, с которым можно работать. Активной можно сделать другую строку либо с помощью клавиш направления (<ф> — перемещение на предыдущую строку, <Ф> — на следующую строку, «> — в предыдущую колонку, если в окне располагаются строки в несколько колонок, <» — в следующую колонку, <Ноте> — в начало списка, <End> — в конец списка, <PageUp> — на страницу назад, <Page Down> — на страницу вперед), либо с помощью мыши, подведя курсор мыши (красный прямоугольник) к нужной строке и нажав левую клавишу. В нижней части каждого окна выводится более полная информация о выделенном элементе каталога. В окне может не поместиться весь список элементов каталога. В этом случае обеспечивается соответствующая прокрутка (скроллинг) содержимого окна.
Если выделенным элементом каталога является файл и он содержит программу, то эту программу можно запустить либо нажав клавишу <Enter>, либо дважды нажав левую клавишу мыши. Если выделенным элементом является подкаталог, то можно перейти в этот подкаталог также либо нажав клавишу <Enter>, либо дважды — левую клавишу мыши. Если, наконец, выделенным элементом является элемент, содержащий две точки — указание на каталог предыдущего уровня, то можно перейти в него аналогичным образом.
Вторая часть экрана Norton Commander — нижняя строка, представляющая собой основное меню. Это Меню содержит следующие элементы: Help — вызов системы подсказок, Menu — вызов меню пользователя, View — просмотр выделенного файла, Edit — редактирование выделенного файла, правда, редактор имеет ограниченные возможности, Сору — создание копии выделенного файла, RenMov — переименование или перемещение файла, Mkdir — создание подкаталога в текущем каталоге, Delete — удаление выделенного файла или подкаталога, PullDn — вызов раскрывающегося меню, Quit — завершение работы с Norton Commander. При использовании элемента Сору будет запрошено имя создаваемого файла, и если имя будет задано правильно, такой файл будет создан. С помощью элемента RenMov, если в обоих окнах Norton Commander помещен один и тот же каталог, выделенный файл будет переименован, при этом будет задан вопрос о новом имени файла. Если же в обоих окнах находятся разные каталоги, то выделенный файл будет перемещен из текущего каталога в другой. При использовании элемента MkDir будет задан вопрос об имени создаваемого подкаталога и он будет создан в текущем каталоге. При использовании элемента Delete будет запрошено подтверждение на удаление файла. Подкаталог может быть удален, только если он пустой. При использовании элемента Quit запрашивается подтверждение на завершение работы с Norton Commander. Все элементы можно активизировать либо с помощью нажатия одной из функциональных клавиш <F1> — <F10> (номер клавиши указан радом с элементом меню), либо с помощью мыши, подведя ее курсор к нужному элементу и нажав левую клавишу.
Третья часть экрана Norton Commander — верхняя строка, представляющая собой раскрывающееся меню, появляющееся при выборе элемента главного меню PullDn. Здесь имеется возможность задать параметры Norton Commander. Отметим здесь лишь элементы Left и Right, содержащие параметры левого и правого окон, а в этих элементах элемент Drive..., который позволяет выбрать любое устройство внешней памяти. Этот же результат можно получить, нажав комбинации клавиш <Alt> + <F1> или <Alt> + <F2> соответственно.
Наконец, четвертая часть — предпоследняя строка экрана — представляет собой командную строку экрана операционной системы с указанием текущего каталога, куда с помощью клавиатуры можно записать любую команду операционной системы.
Следует отметить еще две часто используемые команды. Первая — одновременное нажатие клавиш <Ctrl> + <0> (латинская буква). В этом случае исчезают окна Norton Commander и появляется почти полностью (за исключением последней строки) экран операционной системы. Чтобы возвратить на экран окна Norton Commander, следует повторно нажать эту же комбинацию клавиш. Вторая возможность — поиск интересующего файла. Для этого следует одновременно нажать клавиши <Alt> и <F7>. Будет запрошено имя искомого файла (причем можно задавать не только полное имя, ни и его отдельные части) после чего будут отображены имена и месторасположение всех таких имеющихся файлов.
Удобством Norton Commander является отображение протекающего процесса. Так, например, при копировании выводится информация о том, какая часть файла скопирована, при неправильных действиях — что было сделано неправильно, и т.д. .
Графическая оболочка Windows
Операционная система MSDOS позволяет осуществлять все необходимые действия по управлению компьютером, но она не лишена недостатков. Основные из них — работа в режиме, требующем ввода определенных команд для выполнения необходимых действий и выполнение одновременно лишь одной программы. Первый приводит к необходимости помнить синтаксис команд MSDOS и постоянно набирать эти команды на клавиатуре, что довольно трудоемко. Второй приводит к неэффективному использованию компьютера, т.к. в противном случае в то время, когда одна программа ждет ответной реакции пользователя, другая могла бы выполняться.
Графическая оболочка Windows позволяет избавиться от этих недостатков. Правда, в связи с тем, что Windows — весьма сложная программа, для ее эффективного использования требуется мощный компьютер.
Для запуска Windows следует набрать в командной строке команду win (или win.com) и нажать клавишу <Enter>. При работе с программой рекомендуется использовать мышь. Основных операций с мышью три: выделение элемента с помощью однократного нажатия левой клавиши мыши после установки ее курсора (в виде стрелки) на выделяемый элемент или его название; выделение элемента с помощью двойного нажатия левой клавиши мыши при тех же условиях и буксировка элемента. Выделение элемента с помощью двойного нажатия клавиши приводит к более кардинальным действиям. Так, например, если выделение той или иной программы с помощью однократного нажатия лишь активизирует соответствующую программу (подготавливает именно эту программу к запуску), то выделение программы с помощью двойного нажатия сразу же запускает программу. С помощью буксировки можно переместить тот или иной элемент по полю экрана или изменить его размер. Для осуществления буксировки следует поместить курсор мыши на определенный элемент буксируемого изображения (для перемещения курсор помещается обычно на название, а для изменения размеров — на рамку), нажать левую клавишу и, не отпуская ее, перемещая мышь по поверхности стола произвести требуемые перемещения изображения.
В Windows основным элементом, с которым приходится работать, является окно — определенным образом оформленный участок экрана. При работе в Windows можно одновременно использовать несколько окон. Каждое окно может находиться в раскрытом, максимизированном и минимизированном состоянии. Раскрытое окно представляет собой прямоугольный участок экрана, обрамленный рамкой. Размер этого окна можно изменять. В окне располагается либо группа программ, либо выполняемая программа со всей необходимой информацией. Если эта информация полностью не умещается в окне, то там размещается только ее часть, а оставшуюся информацию можно будет вывести на экран с помощью так называемых вертикальной (располагается в правой части окна) и горизонтальной (в нижней части окна) линеек прокрутки (скроллинга). Каждая линейка представляет собой полосу, по которой передвигается ползунок — прямоугольник, который показывает относительное место выведенной на экран информации во всей выводимой информации. Для вывода какого-либо фрагмента информации на экран следует поместить курсор мыши на ползунок, нажать ее левую клавишу и, не отпуская клавишу, переместить с помощью мыши ползунок по линейке в нужное положение, после чего клавишу отпустить. При перемещении ползунка на экране сразу же выводится соответствующая порция информации.
Максимизированное окно — это окно, занимающее весь экран.
Минимизированное окно представляет собой пиктограмму — рисунок с подписью, отражающий содержание окна.
Для распахивания пиктограммы до раскрытого окна следует выделить пиктограмму или относящуюся к ней надпись двойным нажатием мыши. Аналогично можно запустить и любую программу, которая в окне также отображается пиктограммой. Чтобы свернуть раскрытое окно до пиктограммы, нужно выделить нажатием мыши пиктограмму окна, находящуюся в его правом верхнем углу и представляющую собой треугольник, направленный вниз. Чтобы преобразовать раскрытое окно в максимизированное, следует выделить нажатием мыши пиктограмму, находящуюся в правом верхнем углу окна и представляющую собой треугольник, направленный вверх. После распахивания окна этот треугольник преобразуется в два треугольника. При повторном нажатии на эту пиктограмму окно опять станет просто раскрытым.
Ползунок
Для работы с окном используется его меню — набор команд (опций), определяющих при их выборе (например, с помощью их выделения однократным нажатием мыши) последовательность дальнейших действий. Меню окна можно открыть с помощью выделения однократным нажатием мыши пиктограммы окна в его левом верхнем углу (прямоугольник со знаком «»).
Окно, в котором находятся окна с группами программ, является основным окном операционной системы Windows. Обычно это окно называется Диспетчером Программ (Program Manager). Если выделить двойным нажатием мыши пиктограммы этого окна, находящейся в левом верхнем углу, произойдет выход из операционной системы Windows, но предварительно будет задан вопрос, действительно ли следует выйти из операционной системы. Выйти из Windows можно также нажав комбинацию клавиш <Alt> + <F4>, находясь в основном окне. Эта же комбинация закрывает любое другое активное окно.
Отметим еще три часто используемых окна операционной системы Windows: Главное Окно (Main), содержащее основные программы операционной системы Windows, Диспетчер Файлов (File Manager), позволяющий работать с файлами наподобие Norton Commander, и Диспетчер Печати (Print Manager), позволяющий задавать режимы печати.
Windows-программа, т.е. программа, созданная для использования в Windows, управляется с помощью меню этой программы — строки, находящейся под заголовком окна. В этом меню содержатся все команды, которые может выполнять эта программа. Там же находится опция Справка (Help), с помощью которой можно получить сведения о работе программы. Работу с этим меню также лучше выполнять с помощью мыши, но можно попасть в него и нажатием клавиши <F10>.
Текстовые редакторы
Текстовые редакторы — программы, предназначенные для создания и редактирования файлов, содержащих тексты. Все эти редакторы позволяют набирать на клавиатуре тексты подобно работе с пишущей машинкой, поэтому основные действия с клавиатурой у них похожи (набор символов, удаление символов и тд.). Однако, к сожалению, все они существенно отличаются по использованию служебных клавиш, и для каждого редактора необходимо знать, к каким последствиям приведет нажатие служебных клавиш или их комбинаций. Различны и форматы (структура) формируемых редакторами файлов. Некоторые редакторы позволяют использовать мышь, что существенно упрощает работу, другие — нет. У некоторых редакторов имеются средства быстрого перемещения по тексту, используя линейки скроллинга (прокрутки). Бывают редакторы, позволяющие единовременно работать только с одним текстом, другие позволяют одновременную работу с несколькими текстами, что удобно, когда необходимо перенести какие-то фрагменты из одного текста в другой. Обычно у редакторов есть средства поиска в тексте тех или иных фрагментов. Как правило, редакторы позволяют распечатать на принтере подготовленный текст.
Основным преимуществом использования текстовых редакторов по сравнению с пишущей машинкой является то, что с помощью редактора намного проще исправлять в тексте ошибки, вносить изменения в любом месте текста, удалять, копировать и переносить отдельные фрагменты. Все эти действия возможны на любом этапе подготовки текста, кроме процесса печати на принтере.
Текстовый редактор Word (точнее, целое семейство редакторов), разработанный фирмой Microsoft, является мощным средством подготовки и редактирования текстов. Он обладает большим кругом возможностей, в связи с чем широко используется в издательской деятельности. Полезен он, правда не в полном объеме своих функций, и в офисной деятельности. Одной из наиболее распространенных в настоящее время версий для DOS является версия Word 5.0. Этот редактор позволяет работать как с клавиатурой, так и с мышью, открывать несколько окон, задавать размеры текста, форматировать его и тд.
Для запуска редактора Word следует, находясь в каталоге, где расположен файл с редактором, набрать на клавиатуре команду:
Word <Enter>
По этой команде будет создан новый текстовый файл. Если необходимо отредактировать уже имеющийся файл (а текстовые файлы, формируемые редактором Word, имеют расширение DOG), следует набрать команду;
Word <имя файла» <Enter>
Если текст находится в файле со стандартным расширением .DOC, то при задании имени файла это расширение можно не указывать.
После запуска программы на дисплее появится рабочий экран редактора, состоящий их четырех частей: верхняя, занимающая основную часть — рабочее окно; средняя — меню, позволяющее задавать параметры редактора и выбирать последующие действия; в предпоследней строке размещается подсказка о действиях, выполняемых в редакторе, команде, выделенной в меню, ошибочных действиях; последняя строка является строкой состояния, где отмечается состояние редактора — положение курсора, режим, в котором работает редактор, и тд.
В рабочем поле, ограниченном рамкой, размещается редактируемый текст. Если создается новый текст, в рабочем поле будет помещен символ, являющийся признаком конца текста. По мере ввода текста этот символ будет постоянно перемещаться в его конец. Место в тексте, где будут размещаться вводимые символы, определяется курсором — светлым прямоугольником, который можно перемещать по тексту с помощью клавиш направления (<ф> — перемещение на предыдущую строку, <Ф> — на следующую строку, «> — на символ влево, <> — на си? зол вправо, <Ноше> — в начало строки, <Епс1> — в конец строки, <PageUp> — на страницу назад, <PageDown> — на страницу вперед).
Для набора текста используются алфавитно-цифровые клавиши как основной, так и цифровой клавиатуры. Для ввода букв русского алфавита (кириллицы) следует перейти в этот режим. В разных компьютерах это осуществляется различным образом. Обычно для этого следует либо нажать правую клавишу <Ctrl>, либо одновременно нажать левую и правую клавиши <Shift> в зависимости от используемого русификатора.
При вводе текста он разбивается на абзацы. Ввод абзаца завершается нажатием клавиши <Enter>. Разбивка на строки осуществляется автоматически редактором.
Для удаления символа, находящегося слева от курсора, используется клавиша <Backspace>, а на месте курсора — клавиша <Del>.
Можно удалить целый фрагмент текста. Для этого его следует сначала выделить. Выделить фрагмент можно двумя способами. Первый — с помощью клавиатуры. Следует переместить курсор в начало выделяемого текста и при нажатой клавише <Shift> клавишами направления выделить требуемый фрагмент. Выделенный фрагмент закрашивается в другой цвет. После выделения фрагмента клавишу <Shift> следует отпустить. Вместо клавиши <Shift> можно кратковременно нажать клавишу <F6>. Завершение выделения фрагмента осуществляется повторным нажатием этой клавиши. Второй способ выделения фрагмента — с помощью мыши. Курсор мыши (выделен желтым цветом) следует подвести к началу выделяемого фрагмента, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перемещением мыши выделить требуемый фрагмент. После завершения выделения фрагмента кнопку следует отпустить. Выделенный фрагмент удаляется клавишей <Del>. Фрагмент удаляйся из текста, но не уничтожается, а размещается в буфере редактора, откуда его можно взять и разместить в тексте. Для этого следует подвести курсор к тому месту текста, где следует разместить фрагмент, и нажать клавишу <Ins>. Эту операцию можно повторять. многократно. В буфере фрагмент хранится до тех пор, пока в него не будет помещен другой фрагмент с помощью клавиши <Del>.
Для формирования красной строки фрагмента можно воспользоваться клавишей <ТаЬ>. Появляющаяся в этом случае на экране стрелка в окончательном тексте документа на бумаге изображаться не будет.
При наборе текста его следует периодически сохранять в файле. Для этого следует сначала перейти в меню, что осуществляется нажатием клавиши <Esc>. После этого с помощью клавиш направления следует выделить команду меню Transfer и нажать клавишу <Enter>. Появится новое меню, в котором следует с помощью клавиш направления выделить команду Save и опять нажать клавишу <Enter>. Будет предложено задать имя файла (filename:). Если работа велась с конкретным файлом, будет указано имя этого файла, с которым можно согласиться, нажав клавишу <Enter>. Во всех других случаях следует указать имя файла, в который будет помещен текст. Если файл должен быть расположен в текущем каталоге, имя устройства и путь к файлу можно не указывать. Если к тому же будет создан стандартный файл с расширением .DOC, то это расширение также можно не указывать. Выбирать команды меню можно и другим способом — для этого, находясь в меню, следует на клавиатуре набрать символ, соответствующий прописной букве в названии команды (как правило, это первая буква, но не всегда). Наконец, третий способ — с помощью мыши. Для этого курсор мыши следует поместить на имя команды и нажать левую кнопку.
Возврат из меню в рабочее окно для продолжения работы с текстом осуществляется повторным нажатием клавиши <Esc>.
Для того чтобы напечатать сформированный документ на принтере, следует любым из указанных выше способов выбрать в меню команду Print. В раскрывшемся после этого меню следует выбрать команду Printer.
Если после выбора команды Print желательно посмотреть вид распечатываемого документа, следует затем выбрать команду preView. На экране будут отображены две страницы текста (или одна, если весь текст занимает одну страницу). «Перелистывание» страниц можно осуществлять с помощью клавиш <PageUp> и <PageDown>. После просмотра следует выбрать команду Print, а затем команду Printer.
Следует отметить, что Word дает возможность отменить последнее действие, например, удаление символа. Для этого нужно выбрать в меню команду Undo.
Текстовый редактор Word для Windows. Для работы в среде Windows служит специальный редактор Word для Windows версии 6.0. Возможности этого редактора по сравнению с Word 5.0 расширены за счет использования графической среды Windows:
— можно работать с большим набором шрифтов и их размеров;
— имеется больше возможностей по оформлению текста и использованию фона;
— можно получать на экране точную копию оформления, выводимого на принтер;
— можно работать с текстами различных форматов — для MSDOS и Windows (редактор для MSDOS не может работать с файлами для Windows).
Для запуска программы надо выделить двойным нажатием мыши пиктограмму с подписью Microsoft Word, обычно находящуюся в окне Microsoft Office. Появившееся окно желательно распахнуть на весь экран для удобства работы.
Чтобы загрузить текст из имеющегося файла в редактор, следует в меню Файл (File) выбрать команду Открыть (Open). В открывшемся окне следует с помощью мыши выбрать имя диска, каталог и имя файла (как правило, файлы редактора имеют расширение .DOC).
Другим способом загрузки редактора вместе с редактируемым файлом является выделение двойным нажатием мыши имени редактируемого файла с расширением .DOC в Диспетчере Файлов.
Чтобы создать новый файл, в меню Файл (File) следует выбрать команду Новый (New).
Для распечатки файла нужно последовательно выбрать Файл (File) и Печать (Print), определить в открывшемся окне, все или избранные страницы следует печатать, и нажать кнопку ОК.
Электронная таблица Excel
Электронная таблица — это программа для проведений, математических вычислений над набором данных с помощью арифметических, статистических и финансовых функций.
Чтобы запустить Excel из Windows, следует выделить двойным нажатием мыши пиктограмму Microsoft Excel (обычно она находится в окне Microsoft Office). Для загрузки конкретного файла следует в меню Файл (File) выбрать команду Открыть (Open). В появившемся окне диалога следует выбрать имя диска, каталог, где находится файл, и его имя. Завершается ввод нажатием кнопки ; ОК окна. Запустить Excel одновременно с конкретной таблицей можно, выделив в диспетчере файлов двойным нажатием мыши имени файла с таблицей (этот файл должен иметь расширение .XLS).
После запуска Excel на экране появляется соответствующая таблица, состоящая из отдельных ячеек В ее ячейки можно вносить данные. Для этого нужно поместить курсор мыши на выбранную ячейку и нажать левую клавишу — курсор окажется в ячейке. Затем следует нажать клавишу <F2>, чтобы ввести данные или отредактировать имеющиеся. Завершается ввод нажатием клавиши <Enter>.
В ячейку можно ввести текст (например, заголовок столбца), числовую информацию, формулу.
Каждая ячейка определяется своим местом в таблице — индексом столбца и номером строки: Al, А2, ВЗ и тд. При вводе формул используют эти названия ячеек Так, если в ячейку А4 ввести выражение А2 + АЗ, то . в нее будет заноситься значение суммы ячеек А2 и АЗ.
Чтобы сохранить таблицу в файле, следует в меню последовательно выбрать опции Файл (File) и Сохранить (Save). Для открытия новой таблицы следует выбрать опции Файл (File) и Новый (New).
Чтобы распечатать содержимое электронной таблицы, следует последовательно выбрать Файл (File) и Печать (Print) и определить диапазон распечатываемой информации. Перед этим лучше выбрать опцию Просмотр печати (Print Preview), которая позволит посмотреть, как расположится распечатываемый материал на листе. Шрифтовое оформление, выделение фрагментов текста производится так же, как в Microsoft Word.
Выход из Excel осуществляется нажатием комбинации клавиш <Alt> + <F4> или последовательным выбором команд Файл (File) и Выход (Exit).
Система управления базами данных
Системы управления базами данных (СУБД) предназначены для формирования, корректировки и обработки разнообразной информации.
Для того, чтобы открыть эту СУБД, следует выделить двойным нажатием мыши пиктограмму Microsoft Access (она обычно находится в окне Microsoft Office), затем в меню открывшегося окна последовательно выбрать Файл (File) и Открыть (Open), после чего в окне диалога указать имя диска, путь и имя файла с требуемой информацией. Задание параметров завершается нажатием в окне клавиши ОК. Файлы, с которыми работает Access, имеют расширение .MDB.
Ввод данных, получение выходных форм и распечатка осуществляются средствами, предоставляемыми системой.
Утилиты
Утилитами называются вспомогательные программы, предназначенные для выполнения часто используемых операций. К ним относятся русификаторы, архиваторы, антивирусные программы, утилиты для дискет и т.п.
Русификаторы — это программы, с помощью которых имеется возможность изображать на экране буквы русского алфавита. Без русификатора вместо русских изображаются буквы греческого алфавита.
Именно русификатор определяет как осуществляется переключение между латинским и русским алфавитом — либо одновременным нажатием левой и правой клавиш <Shift>, либо одной (обычно правой) клавиши <Ctrl>, либо сочетанием клавиш <Ctrl> + <Alt>.
Наиболее распространены сейчас русификаторы RK, KEYRUS. Для Windows существует русификатор CYRW1N, однако он не нужен, если используется русская версия Windows.
Архиваторы — это программы которые позволяют уменьшить размер информации за счет более компактного ее хранения в архивном файле. Их использование вызвано необходимостью экономить место на дисках и дискетах.
Наиболее распространены сейчас архиватор ARJ (он создает архивный файл с расширением ARJ и может также восстановить информацию) и две программы — PKZIP и PKUNZIP, первая из которых архивирует информацию, а вторая — восстанавливает.
По этой команде файлы текущего каталога будут сжаты и помещены в файл с указанным в команде именем и расширением ARJ.
По этой команде будет восстановлена информация из архивного файла с. указанным именем и полученные файлы будут помещены в текущий каталог.
По этой команде все файлы текущего каталога будут сжаты в файл с указанным именем и расширением .ZIP.
По этой команде будет восстановлена информация файла с указанным именем неполученные файлы будут помещены в текущий каталог.
Антивирусные программы. Компьютерные вирусы — это такие программы, которые могут привести к потере информации и как следствие этого — к нарушению всего вычислительного процесса, стараясь при этом работать как можно более незаметнее. Их особенностью является то, что они способны самостоятельно распространяться через зараженные ими файлы.
Чтобы избежать нежелательных последствий их деятельности, следует пользоваться антивирусными программами. Наиболее распространенной и эффективной является программа AIDTEST, созданная в АО «Диалог» Д. Лозинским.
Если вместо символа «» набрать имя диска или дискеты (например, а: или Ь:), то можно провести аналогичные действия с соответствующими дисками или дискетами.
Чтобы уменьшить риск заражения компьютерным вирусом, следует соблюдать следующие правила:
— любую дискету, записанную на неизвестном компьютере следует обязательно проверить на наличие вируса;
— после восстановления архивного файла также стоит проверить полученные файлы на наличие вируса;
— следует избегать пользоваться нелицензионными программными продуктами и не использовать на машине компьютерные игры сомнительного происхождения, файлы которых особенно часто бывают заражены.
Утилиты для дискет. Обращение с дискетами занимает одно из важных мест в работе пользователя. Как правило, весь процесс эксплуатации дискет находится в его ведении.
Может случиться, что дискета соответствует дисководу и отформатирована, но при попытке чтения с нее или записи выдается сообщение об ошибке. В этом случае следует запустить программу 800.COM или 1700_PU.COM. Эти программы позволяют работать с дискетами, отформатированными на большую емкость, чем они рассчитаны. Так, дискета на ЗбО К может быть отформатирована на 800 К. Следует только иметь в виду, что такую дискету можно помещать лишь в дисковод, предназначенный для дискет на 1,2 М.
Сетевое программное обеспечение
Компьютерные сети — это несколько компьютеров, объединенных для совместной работы с помощью специальных аппаратных и программных средств. Имеющаяся в офисе сеть называется локальной вычислительной сетью (ЛВС). ЛВС в свою очередь может соединяться с глобальными сетями, соединяющими компьютеры во всем мире. Это соединение осуществляется по телефонным линиям с помощью модемов. Использование глобальных сетей позволяет получить доступ к большому объему информации по разнообразным вопросам.
Компьютер к ЛВС подключается с помощью специального адаптера через специальный кабель. Кроме того, на каждой машине устанавливаются специальные программы, организующие связь между компьютерами.
Типы сетей. ЛВС могут быть либо одноранговыми, либо с выделенным сервером. Одноранговые — это сети, в которых все компьютеры имеют одинаковое значение и возможности. Сеть с выделенным сервером предполагает наличие компьютера, предназначенного лишь для обработки данных и управления связью между компьютерами. Однако в небольших фирмах иметь такую выделенную машину накладно. Иногда в сети присутствует сервер печати — компьютер, к которому подключен один или несколько принтеров, на которых осуществляется печать со всех компьютеров сети. Этот сервер может быть как выделенным (в этом случае на нем не проводятся другие работы), так и равным с другими компьютерами.
Обычно в офисе назначается администратор сети — человек, который занимается вопросами обслуживания сети. Он определяет права (полномочия) пользователей, т.е. какими возможностями сети каждый из них может пользоваться. Он также помогает решать проблемы, возникающие при работе в сети.
Основные возможности, предоставляемые сетью.
Соединение компьютеров позволяет в первую очередь получить доступ с одной машины к информации, хранящейся на жестких дисках других машин. В этом случае подключение к сети проявляется в дополнении списка устройств новыми наименованиями. Это позволяет как передавать информацию с одного компьютера на другой, так и запускать программы на других компьютерах.
Использование сети при наличии сетевых версий программных продуктов позволяет иметь только один файл с программой и одновременно работать с ней нескольким компьютерам.
Сеть может также позволить использование одних и тех же периферийных устройств разными компьютерами. Наиболее часто таким образом используются принтеры.
Сетевое программное обеспечение. Для того, чтобы воспользоваться возможностями, предоставляемыми сетью, требуется оснастить компьютер соответствующим программным обеспечением: сетевыми операционными системами (ОС) и программными продуктами для работы в сети.
Сетевые операционные системы. Для сетей наиболее распространенными является семейство операционных систем Novell, а также Windows for Workgroups.
Из семейства Novell наиболее распространена в настоящее время операционная система Novell Netware версий 3.1, 4.0. Для этой системы требуется выделенный сервер (а возможно и несколько). Запуск Novell Netware осуществляется с помощью программы SERVER.EXE из MSDOS. Пользователь может получить информацию, находящуюся на сервере (серверах) в каталогах, к которым имеется доступ, определенный администратором. Администратор сети может также определить возможность использования сетевого принтера.
Семейство Novell довольно разнообразно, в нем есть, например, ОС Novell Personal для организации одноранговой ЛВС.
Windows for Workgroups 3.11 является дальнейшим развитием семейства Windows и может использоваться как в сети, так и на отдельном компьютере.
Windows for Workgroups позволяет определить доступ к своим файлам и принтерам простым способом через команду в меню. Также просто подключиться к другим компьютерам, если к ним разрешен доступ. Эти действия осуществляются с помощью программ Диспетчер Файлов (File Manager) и Диспетчер Печати (Print Manager).
Для подключения к дискам других пользователей в Диспетчере Файлов следует выбрать в меню Диск опцию Соединить устройство сети. Затем необходимо выбрать компьютер, к которому осуществляется подключение, и каталог, который разрешен для совместного использования. Отсоединение происходит при выборе Диск и Отсоединить устройство сети.
Чтобы предоставить в совместное пользование свой выделенный каталог, надо выбрать последовательно Файл и Совместное использование.. Отключение происходит при выборе Файл и. Прекратить совместное использование.
Дополнительными, полезными для офиса утилитами (вспомогательными программами) являются Планировщик (Shedule) и Телефон (Char). Планировщик позволяет’ создавать расписание дел на работе, которое может использоваться при общем анализе занятости, определении времени совещаний и тд. Телефон позволяет обмениваться набранными на клавиатуре сообщениями, причем число одновременно участвующих в этом процессе компьютеров может достигать семи. Это удобно при коллективном обсуждении какойлибо проблемы.
Windows for Workgroups является одноранговой системой, однако в семействе Windows существует система Windows NT, которая требует выделенного сервера.
Если Windows for Workgroups установлена на компьютере, то для входа в нее следует набрать на клавиатуре команду
win <Enter>
Загрузка сетевых средств произойдет автоматически, однако при входе в сеть Windows for Workgroups возможно будет запрошен пароль. В самом процессе работы можно как входить в сеть, так и выходить из нее, что может потребоваться, чтобы отключить всех пользоватедей от своей машины, однако при этом и данная машина также будет отключена от сети.
Если при запуске Windows for Workgroups будет набрано win/n <Enter> то с самого начала сеть не будет загружена и работа в системе будет осуществляться автономно.
Из MSDOS также можно подключиться к сети, если на компьютере имеется программа Windows for Workgroups, набрав команду net <Enter>
Выход из сети в этом случае осуществляется командой net stop <Enter>
Программные продукты для работы в Сети. Для того, чтобы программы более полно использовали возможности сети, они должны быть предназначены для работы в ней. Такие программы должны предусматривать одновременный сеанс работы нескольких пользователей, когда программа запускается, например, на сервере. Должна быть также предусмотрена возможность обработки одних и тех же данных разными пользователями.
Статью подготовил категорийный менеджер по работе с ключевыми клиентами Умберг Эмиль Дмитриевич. 
