Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте служит доказательством добросовестного исполнения обязанностей работодателя в части охраны труда.
Рекомендуемая для использования на предприятии форма журнала дана в межгосударственном стандарте ГОСТ 12.0.004-2015. Он заменил отмененный ГОСТ 12.0.004-90.
Титульный лист заполняется подобно прочим журналам регистрации. Указываются название организации, наименование документа, даты начала работы с ним и завершения, структурное подразделение.
Журнал предусматривает 12 граф. В них вносится следующая информация:
• Порядковый номер записи.
• Сведения о сотруднике, прошедшем инструктаж: ФИО, год рождения, должность и профессия.
• Вид инструктажа. На рабочем месте могут проводиться первичный, повторный, целевой и внеплановый инструктажи. В последнем случае необходимо указать причину осуществления обучения. Например, это могут быть изменения в законодательстве по охране труда.
• Данные о сотруднике, проводящем инструктаж.
• Личные подписи обеих сторон.
• Последние три графы отведены под регистрацию стажировки – количество смен, отработанных с наставником, подпись руководителя стажировки.
Некоторые работодатели предпочитают использовать журнал регистрации, напечатанный типографским способом. Это необязательно, можно создать документ самим. Для этого надо скачать образец, подготовленный нашими специалистами, внести в него необходимые изменения и прошить.
Общие правила ведения записей в журнале едины для всех подобных документов. Страницы нумеруются, на каждой ставится подпись руководителя. Сам журнал необходимо прошить. Важно, что если в организации несколько структурных подразделений и, соответственно, несколько таких журналов, они должны создаваться по одной форме.
Порядок заполнения книги регистрации инструктажа зависит от вида обучения. Так, например, поля про стажировку будут заполнены только после первичного обучения, сопровождающегося работой с наставником. Пустые поля лучше занять знаком пропуска – это предотвратит возможное внесение несанкционированных записей.
Все записи должны создаваться со строгим соблюдением хронологии! Заполнять форму «задним числом» недопустимо. Если работник, например, болел в день проведения вторичного инструктажа, то ему необходимо пройти обучение в первую рабочую смену.
Также нельзя допустить пропусков между строками. Свободное место между записями позволяет фальсифицировать сведения, следовательно, это грубое нарушение ведения документации по охране труда.
Заполняют журнал сотрудники, ответственные за проведение инструктажей. В зависимости от численности штата и специфики предприятия эта обязанность может быть возложена на различных работников, обладающих необходимой квалификацией.
Вводный инструктаж по охране труда должен проходить каждый новый сотрудник компании. Делать для кого-то исключение работодатель не вправе. Более того, вводный инструктаж должны проходить лица, направленные в организацию в командировку и выполняющие работы по гражданско-правовым договорам, учащиеся и студенты перед прохождением производственной практики.
Основное место хранения журнала регистрации – в службе охраны труда на предприятии, либо у инженера по ОТ. Перед инструктажами документ выдается руководителям и мастерам подразделений, потом возвращается.
Срок хранения журнала регистрации инструктажа в соответствии с приказом Минкультуры России № 558 должен составлять 10 лет. Исчисление этого периода начинается не с момента заведения журнала, а с даты его завершения (обе они указываются на титульном листе).
Статью подготовил категорийный менеджер по работе с ключевыми клиентами Умберг Эмиль Дмитриевич. 
