В технологическом процессе контроля исполнения документов выделяются четыре основных последовательно выполняемых этапа:
• постановка документов на контроль;
• ведение контроля;
• снятие документов с контроля;
• анализ исполнительской дисциплины учреждения.
Этап постановки документов на контроль включает в себя:
• выявление документов, требующих контроля за сроками исполнения;
• заполнение на контролируемый документ комплекта РКК с дополнительным экземпляром карточки для контрольной картотеки (раздела);
• контроль сроков нахождения документов на рассмотрении у руководства; внесение в РКК резолюции и передача документа в подразделение, специалисту;
• помещение РКК в контрольные картотеки (разделы) канцелярии и структурного подразделения.
Выявление контролируемых документов производится в документационной службе при их предварительном рассмотрении. Основным критерием отбора является содержание документа. При этом документационная служба руководствуется перечнем документов, требующих обязательного контроля. Часто состав отобранных контролируемых документов уточняется в процессе рассмотрения документов руководством учреждения или подразделения. Необходимость контроля за сроками получения ответов на инициативные отправляемые документы определяется при их подписании.
Начало цикла контрольных операций совпадает с моментом регистрации поступивших, внутренних и отправляемых инициативных документов. Документы, поставленные на контроль при рассмотрении руководством, обеспечиваются дополнительным экземпляром РКК в процессе переноса в РКК резолюции.
При контроле исполнения сложных документов (например, приказов, планов, заключений и т.д.), содержащих несколько заданий (поручений), исполняемых несколькими структурными подразделениями и имеющих различные сроки исполнения, в документационной службе заполняются дополнительные комплекты РКК на каждое задание (поручение).
Комплекты РКК заполняются также в тех случаях, когда контролируется исполнение устного поручения руководства, при возвращении к документу, ранее считавшемуся исполненным, и в других аналогичных случаях.
Систематизированный массив дополнительных экземпляров РКК на контролируемые документы образует контрольную картотеку канцелярии и контрольные разделы картотек в структурных подразделениях. Справочные картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан имеют самостоятельный контрольный раздел.
Контрольная картотека (раздел) строится по срокам исполнения документов, поэтому ее часто называют сроковой. Независимо от местонахождения и объема карточек картотека (раздел) формируется по единому принципу.
Она состоит из 31 ячейки (по числу дней в месяце), которые образуют ее основной массив, и двух дополнительных отделений:
• для карточек на просроченные документы;
• для карточек на документы, исполнение которых намечено на следующий месяц или на более длительный срок.
РКК располагаются по ячейкам картотеки в соответствии с установленными датами окончания исполнения документов. Внутри ячеек РКК могут размещаться по индексам структурных подразделений или по фамилиям специалистов, ответственных за исполнение. При большом объеме контролируемых документов и значительном количестве структурных подразделений контрольная картотека канцелярии для удобства строится по подразделениям или группам корреспондентов, а внутри - по срокам исполнения документов. Часто в картотеке выделяются рубрики на поступившие, отправленные и внутренние документы.
В конце каждого месяца, но не позднее чем за 2-3 дня до его окончания, в основной массив картотеки из дополнительного отделения переставляются РКК на документы, исполнение которых намечено на следующий месяц.
Специалистам, занятым исполнением документов, не рекомендуется формировать свои контрольные картотеки, так как сопровождающие этот процесс технические операции отнимают значительное дополнительное время. Планирование работы и самоконтроль более правильно организовывать на основе рациональной систематизации документов в соответствии с их важностью и срочностью. Для этого может эффективно использоваться подвесное хранение документов в рабочем столе специалиста.
В целях снижения трудоемкости контрольной работы в структурных подразделениях в некрупных учреждениях контроль за исполнением внутренних документов и получением ответа на инициативные отправленные документы следует осуществлять не с помощью РКК, а путем размещения копий документов в специальной папке-регистраторе по срокам исполнения и предполагаемым датам получения ответов.
Этап ведения контроля заключается в выполнении ряда операций по предупредительному наблюдению за ходом исполнения документа и регулированию процесса исполнения.
К этим операциям относятся:
• внесение в РКК отметок о передаче документа из одного структурного подразделения в другое, от одного специалиста другому;
• устное или письменное напоминание специалисту о приближении срока окончания работы над документом (например, за 10, 5 и 2 дня), внесение записи о состоянии исполнения в зону «Контрольные отметки» РКК;
• составление сигнальных перечней документов и заданий, находящихся в структурном подразделении и подлежащих исполнению в текущем или последующем периоде времени (месяце, декаде);
• регулярное информирование руководителей о ходе исполнения документов, причинах задержек в исполнении, мерах по обеспечению своевременного исполнения документов;
• внесение в РКК отметок об изменении срока исполнения документа или задания, состава работающих над документом специалистов, содержания задания и т.п., перестановка РКК в картотеке;
• выдача оперативной информации о контролируемых документах по запросам руководителей и специалистов.
Данные операции выполняются одновременно канцелярией учреждения и секретарями структурных подразделений. Информация о ходе исполнения документа должна поступать тому руководителю, который рассматривал документ и принимал по нему решение.
Этап снятия документа с контроля состоит из следующих операций:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и отдача соответствующего распоряжения документационной службе;
• внесение отметки об исполнении документа в РКК;
• информирование канцелярии учреждения об исполнении документа, находившегося на централизованном контроле;
• перестановка РКК из контрольной картотеки (раздела) в справочную картотеку (раздел) вместо хранившегося там экземпляра карточки;
• подшивка контролируемого документа, имеющего отметку об исполнении, в дело.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после реального и окончательного выполнения всех заданий, поручений и решений, содержащихся в документе и резолюции руководителя, сообщения результатов заинтересованным учреждениям и лицам или наличия другого документированного подтверждения факта исполнения (например, внесенного изменения в плановые и иные документы). Дата исполнения документа должна соответствовать дате подписания подготовленного отправляемого ответного или внутреннего документа.
Операции по снятию документа с контроля начинаются в структурном подразделении. Отметка об исполнении документа переносится секретарем из контролируемого документа в соответствующую зону РКК. Снимать документ с контроля без правильно оформленной отметки об исполнении не допускается. При централизованном контроле исполнения документов в учреждении секретарь направляет оформленную карточку или по телефону сообщает о факте исполнения в канцелярию для снятия документа с контроля.
Освобождающийся после снятия документа с контроля экземпляр РКК должен использоваться для формирования вспомогательного справочного раздела, облегчающего многоаспектный поиск информации об исполненных документах.
Этап анализа исполнительской дисциплины делится на операции:
• составление итоговых перечней, количественных сводок и справок по результатам контрольной работы за определенный промежуток времени;
• передача итоговых документов по результатам контрольной работы и материалов анализа исполнительской дисциплины на рассмотрение руководству учреждения;
• выработка и осуществление мер, стимулирующих высокий уровень исполнительской дисциплины в учреждении.
Документационная служба учреждения и структурных подразделений обязана регулярно вести анализ состояния исполнения документов, Гласное демократическое обсуждение результатов анализа исполнительской дисциплины должно стать важным критерием при определении степени морального и материального поощрения всех работников аппарата управления и действенной преградой на пути бюрократизации управленческого процесса.
В ресторане за один столом сидела две мамы и столько-же дочерей. Официант подал к столу три кофе, и при этом всем досталось по чашке. Как это возможно?
Статью подготовил ведущий корпоративный юрист Шаталов Станислав Карлович. 
