Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. Связаться с автором
В то время как многие готовы часами сидеть над отчетом, добиваясь того, чтобы он создавал необходимое впечатление, считанные единицы перечитывают и оценивают корреспонденцию, которую отправляют каждый день. Однако умение эффективно общаться по почте – это ключевой навык современного работника, и каждый раз, когда вы отправляете обычное письмо или электронное сообщение, на карту ставится ваша репутация. У многих из нас сложилось определенное представление о том, что следует считать правильным, но лишь немногие умеют ясно излагать свои мысли на бумаге. В этой главе вы найдете некоторые советы о том, как грамотно составлять документы, а также полезные сведения и образцы писем, электронных сообщений, факсов и служебных записок.
Умение писать
Художественные произведения и деловые документы очень сильно отличаются между собой; если первые читают ради удовольствия, то из последних стремятся почерпнуть информацию. Чтобы профессионально составлять документы, вам необходимо развить в себе способность сообщать информацию в лаконичной форме.
Этим вы сэкономите не только свое время, но и время своих читателей, а также облегчите жизнь и себе, и им:
• Найдите несколько минут, чтобы подготовить корреспонденцию.
• Не откладывайте корреспонденцию в долгий ящик, начните с чего угодно, логическим построением займетесь позже.
• Не раздумывайте над тем, что писать, просто дайте выход словам. Пишите так, как вы бы говорили, и не исправляйте ничего, пока у вас не появится черновик (когда на бумагу легко ляжет то, что пришло вам в голову).
Добейтесь того, чтобы ваше сообщение было кратким и конкретным:
• Постройте свои мысли таким образом, чтобы они логически вытекали одна из другой.
• Вначале раскройте самую важную информацию.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• Убедитесь, что вы не забыли ничего, что должен знать адресат.
• Ясно дайте понять, какими будут ваши следующие действия (например, вы свяжетесь с ним или он должен сам предпринять какие-то шаги).
Когда будете редактировать, думайте о читателе:
• Подберите тон и стиль сообщения, наиболее соответствующий сути вопроса и отношениям между вами и читателем. Для большинства деловых бумаг самым эффективным и подходящим будет профессиональный тон с некоторым оттенком разговорного повествования.
• После того как закончите, всегда перечитывайте то, что вы написали (как если бы вы были читателем).
Есть пять человек разных национальностей, которые проживают в 5 домах. Каждый дом имеет свой цвет, отличный от цвета других домов. Каждый из этих людей курит и предпочитает определенный сорт сигарет. У каждого из этих людей есть по одному домашнему животному. Каждый из этих людей пьет свой любимый вид напитка.
Одной из проблем маленьких деревень в давние времена был высокий процент детей рождающихся с генетическими отклонениями. Причина этого крылась в том, что муж и жена из-за того, что людей в деревнях мало, часто могли приходиться друг другу родственниками.
Вопрос: Какое изобретение конца 19 века резко снизило процент детей рождающихся с генетическими отклонениями в сельской местности?
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
