Корпоративная мобильная связь и служебные SIM-карты
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
Наряду со знакомой многим личной мобильной связью существует мобильная связь корпоративная, к которой нельзя подключиться в обычном салоне сотовой связи. Корпоративная связь используется в России достаточно давно, но особенно актуальной стала с началом пандемии и вызванным ею массовым переводом сотрудников на удаленный режим работы.
В нашей статье мы расскажем, что представляет собой корпоративная мобильная связь, как она работает, и какие изменения в области государственного регулирования в данной области вступают в действие в 2021 г.
Виды корпоративных систем связи
Различают открытые и закрытые системы корпоративной связи. Открытые корпоративные системы во многом схожи с системами для физических лиц. Отличие для индивидуальных пользователей в основном состоит в том, что на номере часто устанавливается предельный размер расходов на разговоры. Этот размер тем больше, чем выше уровень, занимаемый работником в системе управления организации.
Поскольку счет на оплату услуг поступает в организацию, все расходы работников на разговоры в определенной степени отслеживаются.
Разные операторы связи применяют различные подходы к работе с компаниями и лимитами расходов. Одни устанавливают общий предельный размер расходов для компании без учета числа телефонных номеров. Другие используют кредитную схему оплаты без предварительного лимитирования расходов.
При обслуживании очень крупных организаций со стороны оператора и со стороны корпоративного абонента назначаются ответственные сотрудники. Мелким ООО и ИП операторы связи обычно также дают отдельных менеджеров. Однако из-за большого количества закрепленных клиентов они часто не могут оказать помощь в быстром решении вопросов.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Закрытые системы более сложные. В таких системах у абонентов нет выхода на сети общего пользования либо этот выход ограничен. Оператор связи в таких случаях формирует у себя закрытую группу, в рамках которой пользователи смогут общаться. На номера, входящие в группу, звонить с номеров, которые в нее не входят, не возможно. В результате ограничивается нецелевое использование средств компании.
Организации с большим количеством стационарных служебных телефонов, обслуживаемых ведомственными АТС, часто объединяют стационарную сеть связи с сотовой. При этом нередко используется единый ресурс телефонных номеров.
В закрытых системах работники пользуются тремя SIM-картами. Рабочая карта и карта для закрытой сети устанавливаются, как правило, в одном телефонном аппарате, а карта для личных разговоров – в другом.
Особенно актуальна корпоративная связь для компаний с большим числом удаленных работников, а также с не подключенными к интернету офисами.
В настоящее время таким организациям могут помочь специальные SIM-карты для мобильных телефонов FMC, которые дают возможность не пользоваться стационарными телефонами и осуществлять звонки с помощью IP-телефонии даже в условиях отсутствия интернета, причем по очень выгодным тарифам.
Существенным достоинством технологии FMC является возможность быстрого подключения сотрудников к телефонии компании. Также без труда можно покупать дополнительные номера и изменять их. У каждого внутреннего телефона имеется короткий номер, по которому сотрудники могут созваниваться друг с другом бесплатно. Услуги связи для офисных и мобильных номеров оплачиваются по одному счету.
По мнению специалистов, IP-связь на сегодня можно считать наиболее перспективным видом. Прежде всего, это объясняется более низкими ценами на услуги в сравнении с другими типами связи. Кроме того, облачные АТС отличается большой гибкостью, масштабируемостью и расширенным функционалом в виде, например, возможности провести видеоконференцию.
За счет привязки мобильных номеров к корпоративной АТС технология FMC позволяет контролировать разговоры по мобильной связи и уменьшить риск потерь от недобросовестного поведения сотрудников. Кроме того, запись всех звонков побуждает работников максимально вежливо разговаривать с клиентами.
Еще один плюс FMC – возможность детализации расходов на мобильную связь и обусловленная этим их оптимизация, а также ликвидация пропусков в отчетах.
Корпоративная мобильная связь удобна и выгодна сотрудникам предприятий и организаций, самим пользующимся ею организациям и операторам, предоставляющим услуги связи.
Благодаря корпоративной мобильной связи сотрудники предприятий и организаций получают возможность быстрее и легче дозваниваться до нужного человека и сокращать свои расходы на оплату связи.
Компании, централизованно оплачивая услуги мобильной связи для своих работников, снижают риск ущерба репутации из-за того, что работник не смог позвонить клиенту, т.к. не успел своевременно заплатить за мобильный телефон.
Мобильные операторы за счет предоставления услуг компаниям, особенно крупным, увеличивают число своих постоянных клиентов и выручку. Кроме того корпоративная связь дает им возможность удерживать индивидуальных клиентов от быстрого перехода к другому оператору связи при увольнении из компании. Достигается это благодаря тому, что человек хоть и начинает сам оплачивать услуги связи, но условия оплаты выгоднее, чем при использовании личной мобильной связи.
Как создать и использовать в компании корпоративную связь
Работодатели чаще всего обеспечивают своих работников мобильной связью двумя способами:
Покупают для них телефоны с SIM-картами и предоставляют их во временное пользование.
Приобретают служебные SIM-карты и выдают их работникам.
Так как покупать каждому работнику мобильный телефон дорого, в большинстве организаций приобретают SIM-карты и выдают их сотрудникам, а за использование личных телефонов выплачивают денежную компенсацию.
Сегодня для большого числа работников компаний корпоративная мобильная связь является частью социального пакета. Но есть немало и таких работников, которым она необходима для выполнения служебных обязанностей.
В компаниях обычно встречаются следующие три варианта использования работниками корпоративной мобильной связи в личных целях:
1) разрешается пользоваться в пределах лимита;
2) личные разговоры через корпоративную связь осуществляются за счет личных средств работников;
3) использование корпоративной связи для личных звонков запрещено.
В случае использования мобильной связи работниками в составе социального пакета этот факт должен найти отражение в трудовом договоре с работником или дополнительном соглашении к нему либо в коллективном договоре. Правда, на практике работодатели далеко не всегда хотят это делать.
Если мобильную связь требуется использовать для осуществления производственной деятельности, то это должно быть зафиксировано не только в трудовом договоре, но и в должностных инструкциях для сотрудников.
Работодатель должен разработать порядок пользования корпоративной мобильной связью и закрепить его в локальном нормативном документе – правилах внутреннего распорядка или специальном положении о служебной мобильной связи либо правилах ее использования.
Данный документ не имеет законодательно установленного вида и может быть составлен в произвольной форме. При этом в нем должны содержаться следующие сведения:
- список должностей сотрудников, имеющих право пользоваться корпоративной связью;
- лимиты затрат на связь при оплате услуг за единицу времени;
- меры, предпринимаемые при превышении работником лимита;
- права и обязанности работников: можно ли пользоваться корпоративной связью в нерабочее время и выходные дни, можно ли и как использовать корпоративную связь для личных нужд;
- кем и в каком порядке выдаются, кому, когда (при переходе в другое подразделение, увольнении, допущении нарушений) и как следует сдавать телефоны и SIM-карты, на основании каких документов это делается (приказ, распоряжение, служебная записка);
- как осуществляется и регистрируется периодическая передача различным работникам телефонов и SIM-карт (например, в специальном журнале);
- кем и в каком порядке ведется учет расходов на корпоративную связь, контроль соблюдения установленных лимитов и использования корпоративной связи в личных целях.
В положении о корпоративной мобильной связи при необходимости нужно также прописать порядок компенсации работником сверхлимитного расхода услуг связи (сроки, периодичность, формы оплаты, подтверждающие первичные документы), возможность предоставления отдельным работникам безлимитного тарифа, потребность переадресовывать звонки и иные услуги оператора связи у отдельных сотрудников и проч.
При желании работодателя уменьшать заработную плату работников на сумму перерасхода лимита по телефонным разговорам требуется заключить с работниками дополнительное соглашение к трудовому договору.
Локальный документ о служебной мобильной связи должен быть утвержден приказом и доведен до сведения работников под расписку. Если работодатель не утвердит правила пользования корпоративной связью, не ознакомит с ними работников, не разработает процедуру возмещения работниками затрат на мобильную связь, то даже в случае использования корпоративной связи в личных целях у работников не возникнет обязанность компенсировать компании расходы на разговоры по телефону.
Работодателям следует принять во внимание, что в случаях размещения внутренних правил пользования корпоративной связью на закрытых сайтах компании либо в интернете, которые достаточно часто встречаются в крупных компаниях и организациях, у работников не возникает обязанности ознакомиться с документом.
У пользующейся корпоративной мобильной связью организации должны иметься первичные документы для подтверждения соответствующих фактов. К таким документам относятся:
- договоры с оператором связи;
- счета операторов связи за предоставленные услуги;
- приказ по организации со списком должностей или работников, которым по их служебным обязанностям необходима корпоративная мобильная связь с указанием закрепленных номеров телефонов и SIM-карт;
- ведомости, по которым работникам передаются телефоны и SIM-карты;
- должностные инструкции работников, которым в производственных целях необходима мобильная связь;
- договоры с контрагентом;
- распоряжения о совершении звонков;
- отчеты работников по результатам переговоров.
Работодателям следует знать, что расходы на разговоры работников в служебных целях не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами, включая одобренные руководством разговоры, превышающие лимит.
В то же время затраты на разговоры по корпоративной связи в личных целях работника считаются его натуральным доходом и должны облагаться НДФЛ и страховыми взносами.
В тех случаях, когда работник возмещает работодателю расходы на телефонные звонки личного характера, удерживать у него НДФЛ и начислять страховые взносы не требуется, поскольку никакого дохода работник при этом не получает.
Основным документом, на основании которого предоставляются услуги корпоративной мобильной связи, является договор с оператором связи. Такой договор можно заключать лишь с операторами, имеющими соответствующую лицензию на осуществление своей деятельности.
Сведения о денежных обязательствах пользующейся корпоративной связью организации отражаются в счете за услуги связи.
У компании и оператора связи есть право самостоятельно установить в договоре, какие сведения должен содержать счет. Оператор связи может взимать отдельную плату за включение дополнительных сведений в детализированный счет.
В целях своевременного принятия к вычету входящего НДС по услугам телефонной связи, компании необходимо обговорить с исполнителем периодичность выставления счетов – фактур.
Вместе с тем согласно гражданскому законодательству выставление счета оператором связи не является обязательным. Организации вправе вносить абонентскую плату помесячно на основе договора с оператором связи и своей бухгалтерской справки при условии, что в них содержатся реквизиты, обязательные для первичных документов.
Затраты компаний на покупку мобильных телефонов и SIM-карт необходимо учитывать. Телефоны в зависимости от их цены могут учитываться в составе основных средств или материальных производственных запасов. Учет расходов на приобретение SIM-карт осуществляется в соответствии с используемой системой налогообложения и условиями покупки.
Поскольку мобильные телефоны и SIM-карты являются собственностью работодателя и работникам передаются во временное пользование, необходимо вести их учет по отдельным телефонным номерам и работникам на забалансовых счетах.
Что изменится в 2021 г.
1 июня 2021 г. начинают действовать изменения к ФЗ РФ «О связи», в соответствии с которыми операторы связи и корпоративные абоненты будут обязаны контролировать использование номеров мобильных телефонов. Получать информацию о физических лицах и работниках организаций операторы связи смогут на основе биометрии.
Компаниям и ИП будет запрещено предоставлять своим работникам и другим физическим лицам корпоративную мобильную связь без отражения информации о них в Единой системе идентификации и аутентификации.
Наблюдать за этим должны будут операторы связи. При выявлении отсутствия сведений по конкретному номеру или их недостоверности оператор связи не вправе подключать его к сети и обязан уведомить об этом компанию – абонента. Если никакой реакции со стороны последней не будет, оператор должен исключить не имеющий информации о физическом лице телефонный номер из договора.
Обязанности по осуществлению мониторинга соблюдения операторами связи новых требований возложены на Роскомнадзор. С этой целью там должна быть создана информационная система, взаимосвязанная с Единой системой идентификации и аутентификации.
Для тех договоров, которые заключены до июня, предусмотрены пролонгированные сроки перехода на новые требования:
- организации и ИП обязаны внести данные о физических лицах в ЕСИА не к 1 июня, а до 30 ноября 2021 г.;
- операторы связи должны начать исполнять свои новые обязанности с декабря 2021 г.
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
