Рекомендую к прочтению Федеральный Закон «Об ООО» в котором в 50 статье представлен список обязательных к хранению во веки веков документов:
• протоколы о создании Общества;
• решения учредителей о создании ООО;
• документ, который подтверждает госрегистрацию фирмы;
• правоустанавливающие документы, которые подтверждают наличие имущества у ООО;
• бумаги, связанные с выпуском ценных бумаг, включая облигации;
• протоколы заседаний и собраний разных органов Общества;
• положения о представительствах и филиалах ООО;
• заключения органов контроля;
• перечень аффилированных лиц;
• другие документы, наличие которых предусмотрено действующим законодательством.
Святая обязанность любой организации в 2020 году — хранение документов. Кроме проблем с контролирующими органами, можно нажить проблем и с другими коммерческими структурами.
Места хранения документации ООО. Из того же закона — в качестве них могут выступать место нахождения его управляющего единоличного органа или другое место, которое известно и доступно участникам Общества. То есть мы можем сами определять где, лишь бы все об этом знали. Адрес может не совпадать с местом нахождения ООО. Единственным требованием, определяемым данной статьей, является уведомление и доступность к данному месту каждого участника Общества.
Кроме документации общества есть требования к хранению кадровых документов, внутренних документов, деловой переписке, документов бухгалтерского учета. На основании правил организации архивного дела, срок не должен быть менее 5 лет, считая от года, когда они использовались последний раз для формирования бухгалтерской отчетности. При этом следует отметить, что законами не предусматривается ответственность какого-либо конкретного должностного лица Общества, не обеспечивающего сохранность документации.
Документы которые действительно необходимы для работы:
• Должностные инструкции на каждую должность, разработанные по правилам.
• Положения по всем существующим отделам (некоторые отделы, такие как бухгалтерия, часто ошибочно считают что им не нужны инструкции).
• Стандарты работы (кому в какой ситуации что и как делать).
• Рабочие инструкции (как пользоваться 1с для выписки счета например).
• Цель компании, общие положения.
• Положение о структуре организацией.
• Положение о подборе и отборе персонала (схема) и само положение.
• Положение о персонале предприятия.
• Положение о порядке прохождения испытательного срока.
• Положение о найме, перемещении и увольнении персонала.
• Положение о табельном учете рабочего времени.
• Положение о порядке получения справок.
• Положение об обучении, адаптации и развития персонала и аттестации.
• Положение об оплате труда, премировании, надбавках, материальном стимулировании (схема).
• Положение о льготах, предоставляемых работникам.
• Положение об отпусках.
• Положение о материальной ответственности.
• Положение о коммерческой тайне.
• Положение об оплате листов временной нетрудоспособности рабочих и служащих предприятия.
• Положение о командировках.
• Положение о программном обеспечении, оборудовании и допуске в интернет.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
