Перечень обязательных нормативных документов в строительстве в 2020 году
Нормативные документы РФ согласно СHиП 10.01-94 разделяются на три группы:
• первая группа - федеральные;
• вторая - субъектов федерации;
• третья - производственно-отраслевые.
В федеральные документы в 2020 году включены четыре вида нормативов:
• СНиП - строительные нормы и правила РФ;
• ГOCT Р - это государственные стандарты РФ в сфере строительства;
• CП – или же свод правил, которые относятся строительству и проектированию;
• PДC – означает руководящие документы системы.
В состав нормативных документов субъектов федерации включается один из следующих типов документа:
Что насчёт строительных норм и правил СHиП, то в современном их понимании становится сводом лишь обязательных требований, однако при этом все главы СHиПа должны свою прежнюю конкретность утратить и определять лишь "те цели, которые необходимо достичь и принципы, необходимо руководствоваться которыми". Будет проводиться постепенная переработка в связи с этим всех действующих глав СHиПа, которые не соответствуют данным условиям (содержат, к примеру, подробные изложения методов расчета, справочные данные и так далее). Невзирая на свое название, которое не соответствует терминологии таким Международных документов, как ИCO/МЭK, СHиП по своему новому назначению и содержанию соответствует понятию технического регламента ИCO/МЭK полностью. В РФ по этой причине разработка специального "строительного регламента" не планируется, так как СHиП уже таким регламентом является. Когда переводится на другие языки (а в первую очередь на английский) СHиП переводиться как building regulation, то есть "строительный регламент".
Сводами правил по строительству и проектированию и устанавливаются только рекомендуемые положения в развитие и гарантирование обязательных требований строительных правил и норм. В сводах правил содержаться все необходимые расчетные формулы, справочные данные, таблицы, которые в СHиПе и ГОСТах ранее приводились в основном как обязательные положения (то есть применение других таблиц или формул считалось нарушениями этих нормативов).
Государственными стандартами РФ устанавливаются рекомендуемые и обязательные положения. Ими определяются конкретные параметры и характеристики частей сооружений и зданий, строительных материалов и изделий. Обозначаются они - " ГOCT Р" (если "ГOCT" без буквы "Р", то обозначает это межгосударственный стандарт СHГ).
Руководящими документами Системы (РДК) устанавливаются рекомендуемые и обязательные организационно-методические процедуры по разработке и последующему применению нормативных документов. Другими словами указывают они детали того, как необходимо подготавливать нормативные документы, как их утверждать, то есть принимать, апробировать и как затем применять. Как следует из классификации СHиП 10.01-94 и нормы, и стандарты, и правила являются нормативными документами, то есть широко употребляемая фраза "нормы и стандарты" уже не актуальна – они становится устаревшим.
Территориальными строительными нормами ТСН - устанавливаются рекомендуемые и обязательные положения по строительству, изысканиям или проектированию в определённом регионе (к примеру, в Тюменской области, в Республике Башкортостан, и так далее). В обязательных требованиях ТСН имеется законодательная сила только для тех регионов, в которых они приняты (если обязательные требования федеральных документов они не дублируют).
Стандартами предприятий (СТП) и объединениями (СТО) устанавливаются технологии и положения по организации производства, как правило, обязательные для конкретного объединения или предприятия.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
В строительстве вкупе с названными нормативными документами не должны нарушаться стандарты других видов деятельности, включая различные надзоры (экологические, пожарные, санитарно-эпидемиологические и другие). Регламентируются вопросы охраны природы как самими строительными нормами (отдельные разделы ГОСТов, СHиПа) так и специальными постановлениями правительства (федерации или же субъектов федерации), нормами экологических служб и прочего.
Ранее в рамках ранее действовавшей системы нормативных документов существовало много норм вспомогательной типа, которые направлены на рациональное хозяйствование: электроэнергии, нормы расхода строительных средств, материалов и иных ресурсов на единицу продукции. Были укрупненные нормы на один млн. рублей строительно-монтажных работ. Существовали нормы, которые регламентируют производительность труда (такие нормы, как времени, выработки), заработки (то есть расценки), стоимость материалов (ценники), нормы площадей складов, нормы запаса материалов, нормы продолжительности строительства и так далее. Все данные нормы были обязательными в условиях планового хозяйства. Излагались они в виде отдельных глав СHиПа или специальными документами (ЕНиР, Инструкций, Сборников цен и так далее), и отчитывались строители о соблюдении данных норм. Эти нормы в настоящее время, как правило, уже утратили свою актуальность, то есть обязательный характер, однако сохранили значение для внутреннего планирования организации строительства как ценный материал (с учётом рамок строительной организации). Подобные нормы будут перерабатываться в форме CП - свода правил, или иных нормативов новой системы.
Крупные фирмы за рубежом также для себя составляют аналогичные нормы вспомогательного толка. В некоторых случаях они делают их и закрытыми (что означает недоступными для посторонних), и считая при этом, что нормы такие являются ценным информационным ресурсом фирмы.
Обязательные кадровые документы в 2020 году
Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы. В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом.
Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции. Государственный инспектор в 2020 году может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»).
Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи:
- организация труда работников;
- заключение трудового договора и прием на работу;
- перевод на другую работу;
- предоставление работникам отпусков;
- поощрение работников;
- наложение на работников дисциплинарных взысканий;
- аттестация работников;
- ведение штатного расписания;
- учет использования рабочего времени;
- привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
- оформление служебных командировок;
- прекращение трудового договора и увольнение с работы.
Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом).
Организация труда работников осуществляется путем принятия (утверждения руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом) локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. Другие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, нормировании труда, премировании и материальном стимулировании, аттестации и пр., принимаются при необходимости.
Коллективный договор (соглашение) носит рекомендательный характер, так как заключается по соглашению сторон (гл. 7 ТК РФ). Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний. Обязанность работодателя вести личные дела распространяется на служащих государственных организаций в соответствии с Федеральным законом № ФЗ-79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Для удобства можно порекомендовать все же формировать личные дела либо личные папки, а порядок их формирования закрепить в локальном нормативном акте организации, утвержденном руководителем.
В личное дело (личную папку) работника можно включить копии документов, которые требуются при приеме на работу (паспорт, военный билет, свидетельство о присвоении ИНН, пенсионное страховое свидетельство, свидетельство о браке, свидетельство о рождении детей - для предоставления льгот по подоходному налогу; документы об образовании и т.п.) и впоследствии все основные документы, создаваемые в период трудовой деятельности работника, которые характеризуют его трудовую деятельность (заявления о переводе на другую работу, заявление об увольнении, характеристики, документы о повышении квалификации, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и др.).
Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда:
- инструкции по охране труда по профессиям;
- журнал проведения инструктажа (ознакомления с инструкциями);
- журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и другие.
Данные документы могут храниться в кадровой службе предприятия, если в организации нет отдельной службы по охране труда, или в канцелярии.
В соответствии с подп. «а» ч. 1 ст. 356 ТК РФ федеральная инспекция труда осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов. Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые требования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения (ст. 3.12. КоАП).
Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности. За нарушение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой законодателем предусмотрено наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 30000 до 50000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, а повторно - влечет дисквалификацию должностного лица (ст. 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 и 14.23 КоАП).
Обязательные документы по охране труда в 2020 году
Локальная документация по охране труда для каждого предприятия, организации — своя! Состав документации — обширный и разнообразный. При этом постараемся выделить несколько основных типов документов, которые в обязательном порядке должны быть на каждом предприятии.
Основные группы документов по охране труда в 2020 году:
• Локальные нормативные акты по охране и безопасности труда, в том числе, различные Положения, Регламенты, Организационно-распорядительные документы и т.д. (эту основную группу рассмотрим ниже), описывающие, в основном, организационные мероприятия (в системе охраны труда).
• Документы, содержащие требования охраны и безопасности труда, предъявляемые к работникам, а также описывающие безопасные методы и приемы выполнения работ. Сюда можно отнести, например, инструкции по охране труда, производственные инструкции, технические регламенты выполнения работ и т.д.
• Документы, содержащие актуальные государственные нормативные требования охраны труда, применительно к сфере деятельности предприятия и его специфике.
• Техническая документация по безопасной и правильной эксплуатации оборудования, технических средств и применяемого инструмента и приспособлений. Сюда также включают сведения о безопасности (или опасности) применяемого сырья и материалов, сертификаты соответствия и т.д.
• Материалы расследования несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
• Предписания контролирующих органов власти: ГИТ, Ростехнадзора, Роспотребнадзора и т.д.
• Документы по текущей деятельности в сфере охраны труда: протоколы проверки знаний, журналы инструктажей, контингенты и т.д.
• Материалы специальной оценки условий труда.
• Учебно-методические материалы, чисто информационные и другие документы.
• Прочие, не относящиеся к перечисленным выше, документы по охране труда.
Рассмотрим состав первой указанной группы, — локальных документов. Перечень не исчерпывающий, но мы постарались сделать его максимально полным.
Перечень локальных документов по охране труда в организации:
• Приказы по охране труда, образцы Приказ назначении лица, ответственного за организацию работы по охране труда.
• Приказ о назначении лиц, ответственных за обеспечение безопасного производства работ.
• Приказ — Организация обучения и инструктажей.
• Приказ — Назначение ответственных за выдачу СИЗ.
• Приказ о назначении ответственных за организацию и проведение медосмотров.
• Приказ о назначении лиц, ответственных за организацию погрузочно-разгрузочных работ.
• Приказ о назначении лиц, ответственных за содержание в исправном состоянии инструментов.
• Приказ о назначении лиц, ответственных за техническое обслуживание, ремонт и проверку технического состояния автотранспортных средств.
• Приказ о назначении лиц, ответственных за исправное состояние и эксплуатацию сварочного оборудования.
• Приказ о назначении лица, ответственного за исправное состояние и безопасную эксплуатацию котлов и сосудов.
• Приказ о назначении лиц, ответственных за выпуск автомобильного транспорта на линию.
• Приказ о назначении лиц, ответственных за электрохозяйство.
Перечни и списки:
• Перечень действующих инструкций по охране труда (по профессиям, должностям и видам работ).
• Перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения инструктажа на рабочем месте.
• Перечень профессий и должностей работников из числа неэлектротехнического персонала, которым необходимо присвоение I группы по электробезопасности.
• Перечень профессий и должностей электротехнического персонала, которому необходимо иметь группу по электробезопасности не ниже II.
• Перечень работ с повышенной опасностью.
• Перечень профессий и должностей работников, которым полагается бесплатная специальная одежда, обувь и другие средства индивидуальной защиты (с указанием вида средств, нормы их выдачи, сроков носки).
• Перечень профессий и должностей работников, которым полагается бесплатная выдача смывающих (обезвреживающих) средств.
• Список контингента и поименный список работников, которые обязаны проходить предварительный и периодический медицинские осмотры (обследования).
Прочие документы:
• Правила внутреннего трудового распорядка организации.
• Должностные инструкции работников (в том числе, с указанием их обязанностей по охране труда) согласно штатному расписанию.
• Положение об организации работы по охране труда.
• Программа вводного инструктажа по охране труда.
• Программы проведения инструктажа по охране труда на рабочем месте для профессий, должностей и видов работ.
• Инструкции по охране труда для профессий, должностей и видов работ.
• Инструкция о мерах пожарной безопасности в организации.
• Программа проведения инструктажа с неэлектротехническим персоналом организации для присвоения I группы по электробезопасности.
• Программы обучения мерам пожарной безопасности работников организации.
• Программы обучения по охране труда для профессий, должностей и видов работ.
• График проведения проверки знаний по результатам обучения по охране труда.
• Экзаменационные билеты (контрольные вопросы, тесты) для проверки знаний требований охраны труда по результатам обучения.
• Удостоверения о проверке знаний требований охраны труда работников и протоколы проверки знаний по охране труда.
• Удостоверения о проверке знаний норм и правил работы на электроустановках (для электротехнического персонала – например, для ответственного за электрохозяйство, инженера-электрика, электромонтера по ремонту и обслуживанию электрооборудования и пр.).
• Акты о расследовании несчастных случаев и профессиональных заболеваний, материалы расследований.
• Личные карточки учета выдачи спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты.
• Личные карточки учета выдачи смывающих (обезвреживающих) средств.
• График проведения периодических медицинских осмотров.
• Заключительные акты по итогам медицинских осмотров.
• Документация по специальной оценке условий труда.
• График проведения контроля за состоянием охраны труда.
• Комплект нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности организации.
Журналы:
• Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда.
• Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.
• Журнал регистрации несчастных случаев.
• Журнал учета инструкций по охране труда.
• Журнал учета выдачи инструкций по охране труда.
• Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности.
• Журнал учета присвоения I группы по электробезопасности неэлектротехническому персоналу.
Журнал регистрации работ по охране труда.
Перечень необходимых документов по охране труда является примерным и должен уточняться в зависимости от специфики и видов хозяйственной деятельности организации, штатной численности работников и иных факторов.
Обязательные документы при увольнении в 2020 году
При окончательном расчете работодатель обязан выдать расчетный лист, в котором отражаются начисления, удержания и сумма к выплате (статья 136 ТК РФ РФ).
Необходимость выдачи трудовой книжки закреплена в статье 80 ТК РФ. В трудовой книжке делают запись об увольнении, соответствующую всем требованиям ТК РФ.
В Личной карточке и в Книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудник расписывается о получении трудовой книжки.
Напомним, что компания в 2020 году не вправе задерживать у себя трудовую книжку ни на один день. В случаи задержки трудовой книжки работодателем, сотрудник имеет полное право обратиться в суд и работодатель будет обязан возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться (статья 234 ТК РФ).
Может получиться так, что сотрудник в день увольнения отсутствует на работе или уклоняется от получения трудовой книжки. В таком случае необходимо составить уведомление и направить его сотруднику. В уведомлении пишут, что сотруднику надо явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее почтой.
Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (статья 84.1 ТК РФ).
Если для исполнения трудовых обязанностей работнику была необходима медицинская книжка, то работодатель также должен ее вернуть.
Справка имеет чудное краткое название: «Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись».
Итак, справка выдается в день прекращения работы. Если это невозможно, сотруднику надо направить уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправление ее по почте. Так же, как с трудовой книжкой.
Необходимость выдачи справки определена пунктом 3 части 2 статьи 4.1 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» № 255-ФЗ.
Статьи 11 и 15 Федерального закона № 27-ФЗ обязывают работодателя выдавать выписку из СЗВ-М по уволенному сотруднику. Эта форма потребуется бывшему работнику при выходе на пенсию.
В разделе 3 расчета по страховым взносам отражаются персонифицированные сведения о застрахованных лицах.
В день увольнения работодатель обязан выдать выписку из этого раздела с данными по уволенному сотруднику.
Данные представляются из 6 раздела формы РСВ-1 ПФР «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица».
По заявлению сотрудника ему выдаются документы, связанные с его работой. Это могут быть:
• 2-НДФЛ (пункт 3 статья 230 НК РФ РФ);
• копии приказа о приеме на работу;
• копии приказов о переводах на другую работу;
• копия приказа об увольнении;
• справка о заработной плате для обращения в центр занятости и т.д.
Если сотруднику не будут выданы документы в день увольнения, то штраф грозит как организации, так и руководителю.
Для организации размер штрафа составит от 30 000 до 50 000 рублей, а для руководителя — от 1000 до 5000 рублей.
За повторное нарушение размеры штрафа увеличатся и составят:
• для организации — от 50 000 до 70 000 рублей;
• для руководителя — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет (статья 5.27 КоАП РФ).
Обязательные документы для ООО в 2020 году
Рекомендую к прочтению Федеральный Закон «Об ООО» в котором в 50 статье представлен список обязательных к хранению во веки веков документов:
• протоколы о создании Общества;
• решения учредителей о создании ООО;
• документ, который подтверждает госрегистрацию фирмы;
• правоустанавливающие документы, которые подтверждают наличие имущества у ООО;
• бумаги, связанные с выпуском ценных бумаг, включая облигации;
• протоколы заседаний и собраний разных органов Общества;
• положения о представительствах и филиалах ООО;
• заключения органов контроля;
• перечень аффилированных лиц;
• другие документы, наличие которых предусмотрено действующим законодательством.
Святая обязанность любой организации в 2020 году — хранение документов. Кроме проблем с контролирующими органами, можно нажить проблем и с другими коммерческими структурами.
Места хранения документации ООО. Из того же закона — в качестве них могут выступать место нахождения его управляющего единоличного органа или другое место, которое известно и доступно участникам Общества. То есть мы можем сами определять где, лишь бы все об этом знали. Адрес может не совпадать с местом нахождения ООО. Единственным требованием, определяемым данной статьей, является уведомление и доступность к данному месту каждого участника Общества.
Кроме документации общества есть требования к хранению кадровых документов, внутренних документов, деловой переписке, документов бухгалтерского учета. На основании правил организации архивного дела, срок не должен быть менее 5 лет, считая от года, когда они использовались последний раз для формирования бухгалтерской отчетности. При этом следует отметить, что законами не предусматривается ответственность какого-либо конкретного должностного лица Общества, не обеспечивающего сохранность документации.
Документы которые действительно необходимы для работы:
• Должностные инструкции на каждую должность, разработанные по правилам.
• Положения по всем существующим отделам (некоторые отделы, такие как бухгалтерия, часто ошибочно считают что им не нужны инструкции).
• Стандарты работы (кому в какой ситуации что и как делать).
• Рабочие инструкции (как пользоваться 1с для выписки счета например).
• Цель компании, общие положения.
• Положение о структуре организацией.
• Положение о подборе и отборе персонала (схема) и само положение.
• Положение о персонале предприятия.
• Положение о порядке прохождения испытательного срока.
• Положение о найме, перемещении и увольнении персонала.
• Положение о табельном учете рабочего времени.
• Положение о порядке получения справок.
• Положение об обучении, адаптации и развития персонала и аттестации.
• Положение об оплате труда, премировании, надбавках, материальном стимулировании (схема).
• Положение о льготах, предоставляемых работникам.
• Положение об отпусках.
• Положение о материальной ответственности.
• Положение о коммерческой тайне.
• Положение об оплате листов временной нетрудоспособности рабочих и служащих предприятия.
• Положение о командировках.
• Положение о программном обеспечении, оборудовании и допуске в интернет.
Обязательные документы в личном деле работника в 2020 году
Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.
Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.
Но такое мнение ошибочно. Кадровик в 2020 году обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.
Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании.
Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.
Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.
В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью.
Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:
• страницы паспортов;
• свидетельства о присвоении ИНН;
• карточки СНИЛС;
• свидетельства о браке и рождении детей;
• военные билеты.
Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.
Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.
Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника, нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.
То же самое касается документов:
• об образовании;
• о повышении квалификации;
• об отсутствии судимости;
• аттестационных листов;
• характеристик с прошлых мест работы.
Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.
Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2020 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.
А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет.
Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.
Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.
Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок.
В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания). Однако бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. В целом желательно, чтобы в соответствующем внутреннем локальном акте было указано, какие из них и зачем компания намерена хранить.
Все имеющиеся документы отдел кадров должен учитывать в журнале. Вести его можно в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.
Обязательные реквизиты в первичных документах в 2020 году
Реквизиты, которые должны обязательно присутствовать в любом первичном документе, как унифицированном, так и самостоятельно разработанном, перечислены в п. ст. 9 закона о бухучете № 402-ФЗ.
Обязательными реквизитами первичного учетного документа в 2020 году являются:
• наименование первичного документа («Акт о приемке выполненных работ», «Акт списания товаров», «Товарная накладная», «Путевой лист» и т.д.),
• дата его составления,
• наименование фирмы, которая составила документ,
• содержание факта хоздеятельности, то есть хозяйственной операции (к примеру, выполнение строительных работ по договору подряда, списание пришедших в негодность товаров, сторонней организации отпущены товарно-материальные ценности и т.д.),
• его величина в денежном/ натуральном эквиваленте, а также указание единиц измерения (например, количество в штуках и стоимость в рублях отгруженного товара),
• должность совершившего сделку/операцию и ответственного за ее оформление лица,
• подписи вышеуказанных лиц с расшифровкой. Ответственных лиц, имеющих право подписи «первички», своим приказом назначает руководитель.
Заполненные обязательные реквизиты первичного учетного документа являются необходимым условием для принятия его к учету. Обратите внимание, что в числе обязательных реквизитов не указана печать, но если в документе присутствует поле «М.П.», то поставить ее необходимо (при наличии).
Кроме обязательных, в первичные документы можно включать и любые дополнительные реквизиты, необходимые предприятию для более полного бухгалтерского и налогового учета хозопераций - в этом плане Закон о бухучете не содержит никаких ограничений.
Для некоторых форм к обязательным реквизитам первичных документов относятся, помимо вышеперечисленных, другие обязательные для отражения данные, например, связанные с отраслевыми особенностями.
При оформлении первичных документов следует руководствоваться положениями о порядке их заполнения, утвержденными для унифицированных форм, если используются типовые бланки, либо правилами заполнения, утвержденными руководителем предприятия, если формы «первички» разработаны своими силами.
При проверке, первичный документ, в котором отсутствуют обязательные реквизиты, налоговики могут посчитать составленным с грубыми нарушениями. Например, отсутствие в документе даты не позволит отнести его к определенному налоговому периоду, а отсутствие описания операции не дает понятия, о каком факте хоздеятельности предприятия идет речь. В результате такую «первичку» не примут для налогообложения, а с нарушителя будет взыскана сумма заниженного налога и пени, либо штраф (ст.ст. 120, 122 НК РФ).
Форма первичных документов, которыми оформляются все факты хоздеятельности любой организации, может быть утвержденной законодательно, либо самостоятельно разработанной. В любом случае, «первичка» должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа, о которых мы расскажем далее.
Первичные учетные документы являются подтверждением данных бухгалтерского и налогового учета. Их формы приводятся в качестве приложения к приказу об учетной политике, а утверждает их руководитель фирмы (ст. 313 НК РФ, ст. 9 закона № 402-ФЗ, письмо Минфина РФ № 03-03-06/1/50059).
Формы «первички», разработанные Госкомстатом и содержащиеся в альбомах унифицированных форм, в 2020 году не являются обязательными к применению, но определенные первичные документы, по-прежнему должны заполняться исключительно по унифицированным формам.
К таковым относятся (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012):
• кассовые документы (расходные и приходные кассовые ордера, кассовая книга и т.п.),
• платежные поручения и прочие банковские документы,
• расчетно-платежная ведомость,
• транспортная накладная,
• бланки строгой отчетности, утвержденные соответствующими министерствами (например, транспортные билеты, квитанции на оплату медуслуг, услуг парковки и др.).
Первичные документы могут быть внутренними и внешними. Внутренняя «первичка» составляется внутри организации (авансовые отчеты, расчетно-платежные ведомости, акты списания и т.п.), а внешние поступают в организацию извне, например, от контрагентов, банков, поставщиков и других лиц (платежные поручения, требования, накладные и др.).
Обязательные документы при продаже квартиры в 2020 году
Квартира может находиться в долевой собственности. В этом случае нужны документы всех лиц, которые числятся собственниками квадратных метров.
Продавать можно только с приватизированное жилье. Если квартира предоставлена гражданину на условиях социального найма, распоряжаться ею он не вправе.
К моменту заключения сделки в 2020 году продавец должен иметь на руках следующие документы:
• документ, удостоверяющий личность собственника. Если продажа совершается по доверенности, паспорт требуется от уполномоченного представителя хозяина квартиры;
• свидетельство о заключении брака и письменное разрешение на продажу второго из супругов, заверенное нотариально. Эти документы предоставляются, если квартира входит в состав имущества, приобретенного в браке;
• документы, подтверждающие право собственности. Чаще всего это дарственная или предыдущий договор о продаже квартиры и свидетельство, которое регистрирует право собственности на жилье;
• если собственником квартиры является несовершеннолетний, то обязательно разрешение от органов опеки - эксперты следят за соблюдением прав детей и не позволят продавать недвижимость, если это противоречит интересам ребенка;
• техпаспорт жилого помещения, который выдает БТИ. Срок действия документа — 5 лет. Поэтому в случае необходимости техническую документацию на квартиру придется обновить;
• выписку из домовой книги - ее целесообразно оформлять, когда покупатель уже найден: срок действия выписки всего месяц;
• если на продажу выставлена квартира, полученная по завещанию или дарственной, необходимо получить в налоговых органах справку, подтверждающую отсутствие задолженностей по налоговым платежам.
Основной пакет документов, нужных для продажи квартиры, целесообразно приготовить заранее: так дело пойдет быстрее, да и покупатели не «перегорят» за время, потраченное на ожидание.
Кроме обязательных документов, покупатель обычно просит предоставить дополнительные, с помощью которых можно убедиться в отсутствии юридических препятствий для совершения сделки.
Операции с недвижимостью может оспорить как продавец, так и покупатель. Законом предусмотрен достаточный срок для этого (не менее 2 лет).
Чтобы обезопасить себя, покупателю достаточно двух документов:
1. Полной выписки из Госреестра, в которой содержится информация о всех операциях с квартирой (купля, продажа, дарение, переход по наследству). Если на имущество наложен арест в результате судебного разбирательства или похожие обременения, это также зафиксировано в выписке из ЕГРП.
2. Выписки из домовой книги, в том числе и с архивными дополнениями. В ней фиксируются сведения о лицах, которые проживают на интересующей жилплощади или зарегистрированные на ней ранее. С помощью этой информации можно обезопасить себя от скрытого обременения: бывших супругов, судимых родственников, неизвестных наследников.
Никакие официальные документы не гарантируют юридической чистоты сделки на 100%. Если квартира вызывает сомнения, например, она часто переходила из рук в руки по доверенности, разумно отказаться от покупки или обратиться за консультацией к жилищному юристу.
Судебное разбирательство может быть инициировано и со стороны покупателя. Для того, чтобы избежать исков, в интересах продавца оформить сделку корректно.
К договору прилагают:
1. Полный перечень лиц, которые имеют право пользования жилплощадью. Это могут быть граждане, которые сняты с регистрационного учета из-за службы в армии или отбывания наказания. После заключения сделки они легко могут оспорить ее в суде, а новый владелец, в свою очередь, подаст иск против продавца.
2. Подробный список технических дефектов, которые ухудшают состояние квартиры. К ним относятся изношенные коммуникации, аварийная электропроводка, повреждения стен, балкона. Если на продажу выставляется жилье в аварийном состоянии, нелишне иметь на руках документ о том, что покупатель знал о недостатках квартиры и действовал осознанно. В противном случае появляются основания для судебного разбирательства.
Не старайтесь сознательно скрыть дефекты жилплощади, особенно это если это затрудняет пользование имуществом. Срок исковой давности по подобным делам — два года. За это время замаскированные недостатки раскроются и сделку оспорят.
В сомнительных случаях желательно вести переговоры в присутствии нотариуса: он подтвердит осознанность и добровольность действий покупателя и продавца квартиры.
Если человек лишен дееспособности по решению суда, никаких сделок он совершать не может. Для покупки недвижимости необходимо связаться с его опекуном или законным представителем.
В некоторых случаях перечень необходимых документов увеличивается:
1. Если квартира принадлежит пожилому человеку, полезно подтвердить его дееспособность на момент совершения сделки. Для этого можно получить справку из психиатрического диспансера по месту жительства.
2. Обязательно подтверждение дееспособности, если сделка заключается с участием человека с выраженными психическими проблемами или страдающего зависимостями (алкоголизм, наркомания). До подписания договора полезно получить справку из медицинского учреждения и прибегнуть к помощи нотариуса.
3. Для продажи квартиры, входящей в состав имущества, приобретенного в браке, необходимо согласие обоих супругов. Это касается как существующего брака, так и расторгнутого. К нотариально заверенному согласию прикладывается свидетельство о браке или его расторжении.
4. В случае, если один из супругов скончался, к пакету документов прилагается свидетельство о смерти.
5. Справка об отсутствии задолженностей по коммунальным платежам и предыдущий договор о продаже квартиры обезопасит сделку дополнительно.
6. В случае явной перепланировки покупатель может потребовать кадастровый паспорт для того, чтобы удостовериться в законном характере изменений.
Обязательные документы при командировке в 2020 году
При появлении служебной надобности отправить сотрудника в краткосрочную или длительную командировку, первым шагом руководства является определение подходящей кандидатуры для это. Возложенное на него задание может выполнить только узкопрофильный специалист, если такова специфика служебной поездки.
По содержанию служебного законодательства отправить можно только сотрудника, состоящего в официальных рабочих отношениях с фирмой. Если некое лицо работает с компанией в рамках гражданско-правового договора, то отправление его в командировку невозможно. Аналогичная ситуация с сотрудником, который с фирмой не состоит ни в каких отношениях по документам.
Если существует необходимость срочной поездки, осуществить ее в 2020 году можно по факту. Однако огромным недостатком будет отказ в возмещении трат, все денежные траты налоговыми органами в качестве расходов не признаются (ст. 264 НК). Единственным выходом в этой ситуации будет выплата затрат работодателем в «конверте».
Формально поехать в командировки могут только лица, заключившие предварительно трудовой договор с конкретной фирмой.
На практике этим моментом пренебрегают, управленцы часто экономят на налогах и решаются на хитрости. Они отправляют в поездку следующие категории лиц:
• Представителей компаний, с которыми заключены партнерские отношения;
• Сотрудников, оформленных по соглашению, по договору гражданско-правового характера;
• Внештатных сотрудников.
В вышеперечисленных примерах командировочные документы не выдаются, а поездку официально не оформляют. При этом отчетные бумаги собираются командированным лицом, так как организация расходы учитывает, а затем возмещает. Порядок компенсационных выплат в этом случае предусматривается заранее, в соответствии с типом выполненных работ. Работник, которого отправляют в рабочую поездку, должен узнать все условия, чтобы по возвращению его не ждал неприятный сюрприз в виде невозможности получить потраченные в поездке личные финансы.
Полный расширенный в 2020 году пакет документов включает в себя:
• Командировочный приказ (вид поручения руководства), который оформляется предварительно по типовой форме. Бланк должен быть заполнен в формате № Т-9 или № Т-9а в случае с несколькими командированными;
• Авансовый отчет. При его отсутствии используется отчет о потраченных средствах, составленный командированным лицом;
• Табель рабочего времени за календарный месяц или другой промежуток времени на усмотрение бухгалтерии, в котором отмечены дни, проведенные в поездке;
• Служебную записку (необходима в случае поездки на своем автомобиле или другом виде транспорта). Пример для скачивания;
• Командировочное удостоверение. В настоящее время оформление этого документа не является обязательным. Выдают его в случае, например, если предприятие во внутреннем регламенте предусматривает его обязательность;
• Служебное задание в формате № Т-10а. Еще один из документов, который не является необходимым всегда. Если по каким-то причинам задание было сформировано, то заполнять отчет по нему командированный гражданин должен уже после возвращения.
Для финансовой отчетности о своих тратах и для дальнейшего составления авансового отчета работник из поездки должен предоставить следующий набор документов:
• Официальное подтверждение расходов за проживание; Среди них договор с гостиницей, счет или кассовый чек выставленный и оплаченный, на нем должна стоять фирменная печать, обязательно должны быть проставлены реквизиты принимающей стороны и личные данные заселяющихся. При найме квартиры нужно предоставить акт выполненных услуг, договор аренды, расписку. За служебное помещение обычно предоставляется счет и договор;
• Транспортные документы (билеты, чеки, проездные, чеки с АЗС);
• Кассовые чеки за питание и покупку необходимых товаров;
• Документальное подтверждение в виде чеков за прочие расходы (связь и интернет, обмен валюты, например).
Организация не оплатит развлекательные расходы, например, обслуживание в кафе и ресторанах, услуги СПА, бассейнов. Все расходы должны быть документально подтверждены, а бумаги соответствовать установленным законодательством нормам.
После того как сотрудник прибыл из командировки обратно, ему необходимо подтвердить, что все положенные задания выполнены в полном объеме. Иначе его могут уволить с места работы, указывая разные причины — от прогулов до несоответствия занимаемой должности.
В качестве подтверждающих документов могут выступать:
• Сертификат участника любого мероприятия, носившего обучающий характер;
• Документы, подтверждающие обучение, включая график проведенных мероприятий и их четкий план;
• Диплом или бумаги о повышении рабочей квалификации.
Многие работодатели запрашивают отчет работника в письменном виде, где он излагает в произвольной форме особенности навыков и знаний, приобретенных в поездке. Часто такая информация необходима ему для дальнейшей работы в организации.
Существуют ограничения по срокам, этот пакет документов необходимо сдать не позднее 7 дней, начиная с даты прибытия.
Если сотрудник не предоставит официальных доказательств трат в поездке, бухгалтерия может отказать в выплате компенсационных выплат. Все денежные затраты вносятся в базу, отображаются в бухгалтерских отчетах (месячных и годовых). Любые документы, связанные с денежными расходами, заполняются либо на официальных фирменных бланках, либо на простых, но с обязательным указанием реквизитов фирмы, где работает конкретный сотрудник.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
