Успех переговоров всецело зависит от того, насколько хорошо вы к ним подготовились. До начала переговоров необходимо иметь разработанную их модель:
- четко представлять себе предмет переговоров и обсуждаемую проблему. Инициатива на переговорах будет у того, кто лучше знает и понимает проблему;
- обязательно составить примерную программу, сценарий хода переговоров. В зависимости от трудности переговоров может быть несколько проектов;
- наметить моменты своей неуступчивости, а также проблемы, где можно, уступить, если неожиданно возникает тупик в переговорах;
- определить для себя верхний и нижний уровни компромиссов по вопросам, которые, на ваш взгляд, вызовут наиболее жаркую дискуссию.
Реализация данной модели возможна в том случае, если в процессе подготовки переговоров будут изучены следующие вопросы:
1) цель переговоров;
2) партнер по переговорам;
3) предмет переговоров;
4) ситуация и условия переговоров;
5) присутствующие, на переговорах;
6) организация переговоров.
Это первая стадия переговорного процесса, и от того, как она будет проведена, во многом зависит будущее как самих переговоров, так и принятых на них решений. Опытные менеджеры считают, что именно от этого прежде всего зависит успех всей дальнейшей деятельности.
На этой стадии необходимо:
- проработать процедурные вопросы (где и когда лучше проводить переговоры, какая атмосфера ожидается на переговорах, важны ли в будущем хорошие отношения с партнером и т.д.);
- собрать нужную информацию (провести диагностику состояния дел, определить сильные и слабые стороны предполагаемых позиций, спрогнозировать расстановку сил, выяснить, кто будет вести переговоры и интересы какой группы они представляют);
- четко сформулировать цель участия в переговорах (реально любые переговоры проводятся ради достижения результатов, которые были бы наиболее желательными и допустимыми).
Таким образом, подготовка к переговорам предполагает работу в двух направлениях: подготовка организационных вопросов и содержательной части. К организационным моментам относятся такие вопросы как формирование делегации, определение места и времени встречи, повестка дня каждого заседания, согласование с заинтересованными лицами и организациями касающихся их вопросов.
Дата переговоров определяется заранее, с учетом их длительности. При этом следует учитывать намечающиеся командировки и отпуска, семейные события партнеров, а также дни недели (наиболее удобные - вторник, среда, четверг). Заранее определяется и место встречи. Следует иметь в виду, что посещение апартаментов партнера, проведение переговоров на его территории - проявление уважения к нему. Но выгоднее вести переговоры на своей территории.
Договариваясь о встрече (по телефону или в письменном виде), не проходите больше семи ступеней за один раз: приветствие, представление, признательность, цель, дата и место, благодарность.
Важно также определить состав делегации. На переговорах должно присутствовать ответственное лицо, подписывающее соглашение. В группе обязательно должны быть специалисты и эксперты по проблемам переговоров. Каждый из членов делегации играет свою роль в переговорном процессе. Одни ведут переговоры, другие готовят различные справки по предмету переговоров, третьи анализируют полученную в ходе переговоров информацию, дают ей экспертную оценку, ищут пути выхода из затруднительных ситуаций, направляют дальнейший ход беседы. Залог успеха переговоров - согласованность и слаженность в работе группы, а замешательство или сбой в организации сразу же будут использованы партнерами.
Содержательная сторона подготовки к переговорам начинается с прогностического этапа, который предполагает:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
а) анализ проблемы и формирование общего подхода к переговорам;
б) определение возможных вариантов решения и подготовка предложений, отвечающих собственной позиции.
Прежде всего при подготовке к переговорам анализируется главная проблема, которая ляжет в основу переговоров. В чем ее суть? Есть ли иные пути ее решения, требующие меньших затрат и усилий? Какой цели добиваются обе стороны? При этом важнейшим элементом подготовки к переговорам является определение возможных вариантов решения. Найти и оценить их предстоит еще до начала самого процесса переговоров. Для этого следует провести предварительный "просмотр" максимально возможного количества вариантов решений: какой-то из них будет приемлем для одной стороны, какой-то - для другой. Этап подготовки предполагает оценку этих вариантов в зависимости от степени их приемлемости.
В процессе подготовки необходимо продумать аргументацию возможных предложений, отвечающих тому или иному варианту решения. Даже очень хорошая идея, не будучи облеченной в ясную, конструктивную форму, может погибнуть. Поэтому формулировки предложений должны быть достаточно просты и недвусмысленны.
На подготовительной стадии важно "не потонуть" в тех проблемах, фактах, вопросах, с которыми сталкиваются участники переговоров. Разработан ряд методов, облегчающих содержательную сторону подготовки к переговорам.
Одни из них - составление балансных листов. На листе бумаги записываются различные варианты решения и против каждого из них - возможные позитивные и негативные моменты его принятия. При этом учитывается, как на настоящий момент партнер воспринимает ситуацию, а также то, как желательно, чтобы он воспринимал и оценивал проблему. Это дает наглядное представление о возможных вариантах решения проблемы и последствиях, связанных с их принятием.
Другим методом, облегчающим процесс подготовки, может быть "мозговой штурм". В отличие от предыдущего метода он направлен не на оценку имеющихся вариантов решений, а на порождение новых. "Мозговой штурм" предполагает коллективную подготовку к переговорам. Каждый из участников предлагает по возможности максимальное число вариантов, которые не должны обсуждаться немедленно: никакой критики, даже если идея представляется "сумасшедшей". Это необходимо для того, чтобы не ограничивать творческой свободы участников: боязнь критических замечаний может повлечь за собой "сокрытие" весьма перспективных вариантов решений.
Если при подготовке к переговорам будет решено использовать оба метода, то целесообразнее начинать с "мозгового штурма". Он дает как бы толчок для дальнейшей работы.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
