Хранение договоров в архиве организации осуществляется в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утв. приказом Минкультуры России № 526).
Порядок хранения гражданско-правовых договоров не отличается от того, что установлен в отношении типовых архивных документов. Сроки хранения, хоть и указаны в Перечне, но определить их зачатую бывает достаточно сложно. В этом регламенте не отражены многие виды договоров, которые на практике встречаются часто. Так, например, в Перечне не упоминается договор купли-продажи, а к числу договоров об оказании услуг отнесены только юридические и аудиторские.
Облегчить установление срока хранения договоров в архиве поможет статья 436 Перечня, она называется «Договоры организаций» и под это определение подпадают все те документы, которые в самом Перечне не упоминаются.
Поэтому те договоры, которые будут храниться в архиве организации условно могут подразделяться на две группы:
• Те, которые упоминаются отдельными статьями Перечня;
• Те, которые не упоминаются в Перечне и срок хранения которых определяется в соответствии со статьей 436.
При установлении сроков хранения договоров в архиве в 2020-2021 годах следует учесть, к какой категории они отнесены. Так, например договоры отчуждения имеют постоянный срок хранения и подлежат обязательной передаче в муниципальный или государственный архив.
К этой категории относятся такие виды договоров:
• продажи;
• факторинга;
• дарения;
• мены.
Трудовые договоры также хранятся в организации до того момента, пока она не ликвидирована, а в случае ликвидации должны быть переданы в муниципальный архив и хранится там на протяжении еще 75 лет. Срок хранения любого из видов этих документов не должен быть менее10 лет.
Кроме того, правилами предусматривается увеличение сроков хранения архивных документов во избежание возможных ошибок.
На протяжении еще пяти лет с того момента, как истечет срок хранения, не уничтожаются такие виды договоров:
• на поставку товаров, оказания услуг и выполнение работ;
• мены, займа и кредита;
• аренды транспортных средств и оказания услуг по перевозке;
• найма;
• на медицинское обслуживание;
• о материальной ответственности.
При определении сроков хранения договоров также следует учесть, что отчет этих сроков начинается не с того момента, когда истекает срок действия договора. Отсчет начинается с момента формирования дел - с 1 января следующего года.
Ничего не пишите и не используйте калькулятор, и помните - вы должны отвечать быстро. Возьмите 1000. Прибавьте 40. Прибавьте еще тысячу. Прибавьте 30. Еще 1000. Плюс 20. Плюс 1000. И плюс 10. Что получилось? Ответ 5000? Опять неверно.
Современный предмет, который мы называем также, как во времена Лермонтова называли конверт с письмом, написанным орешковыми чернилами. Что это за предмет?
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
