Акт приемки-сдачи работ (услуг) - первичный учетный документ, который подтверждает факт выполнения работ (услуг). На его основании денежные затраты можно учесть в расчете налога на прибыль.
Законодательство не предусматривает унифицированную форму акта, однако, как и для других первичных документов, утверждает его обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Электронный акт состоит из двух xml-файлов: один - с информацией исполнителя, второй - с информацией заказчика. Обе стороны должны подписать акт электронной подписью.
ФНС в 2021 году рекомендует два формата для электронного акта приемки-сдачи работ (услуг):
• по Приказу ФНС России № ММВ-7-15/820@;
• по Приказу ФНС России № ММВ-7-10/552@.
Заказчики и поставщики наделены возможностью использования функционала Единой информационной системы при приемке товара с января этого года. Закрывающие документы, которые созданы в ЕИС в цифровом формате, приравнены к бумажным на основании 63-ФЗ, о чем сказано в совместном письме налоговой службы и казначейства №14-00-06/27476, №АС-4-15/26126.
Изначально предполагалось, что электронное актирование станет обязательным с 1 июля, но этого не произошло. Сейчас изменения в 44-ФЗ, которые предусматривают обязательное формирование акта о приемке посредствам функционала ЕИС, находятся на стадии проекта. В ближайшее время станет ясно, когда электронное актирование станет обязательным для заказчиков и поставщиков.
Реализация нового формата приемки призвана упростить работу госучреждений, поставщиков и контрольных ведомств.
Оптимизация закупочного процесса и переход на электронное актирование решает ряд задач:
• упрощение и ускорение согласования приемки;
• обеспечение своевременности оплаты;
• сокращение бумажного документооборота;
• снижение риска технических ошибок;
• обеспечение идентичности информации из контракта и закрывающих документов;
• возможность сбора статистических данных;
• оптимизация закупочного процесса;
• повышение прозрачности системы закупок.
Возможность актирования поставщику предоставляет заказчик посредствам ЕИС и включения этого права в проект контракта. Обязательное условие для использования этого функционала — это добровольность, то есть согласие со стороны заказчика и поставщика.
Краткая инструкция, как прописать в контракте электронное актирование для заказчика:
1. Войти в личный кабинет в ЕИС.
2. Перейти на вкладку «Исполнение».
3. Выбрать нужный контракт.
4. Применить к контракту функцию «Предусмотреть формирование документов о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».
Пошаговая инструкция, как реализовать электронное актирование при приемке исполнения по контракту для поставщика:
• Шаг 1. Войти в личный кабинет ЕИС.
• Шаг 2. Настроить права доступа: просмотр договоров и создание документов о приемке, наличие доверенности на подписание закрывающих документов.
• Шаг 3. Перейти на вкладку «Исполнение» и выбрать нужный договор.
• Шаг 4. Нажать на кнопку «Создать первичный учетный документ». Заполнить форму в разделах, которые не сформированы в автоматическом режиме.
• Шаг 5. Утвердить акт с помощью цифровой подписи и направить его в госучреждение.
• Шаг 6. Реализовать поставку.
При отказе госучреждения в приемке товара, у поставщика есть два пути решения вопроса:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
1. Исправить замечания — осуществить поставку в соответствии с условиями договора и заново направить заказчику акт посредством ЕИС.
2. Обжаловать действия госкомпании.
В случае, когда товары приняты частично:
• Шаг 1. Откройте акт со статусом «Товары (работы, услуги, права) приняты с расхождениями (претензией)», который поступил от заказчика.
• Шаг 2. Создайте корректировочный документ с учетом замечаний заказчика.
• Шаг 3. Направьте корректировку заказчику на утверждение.
• Шаг 4. Реализуйте поставку.
Рассказываем, как работать с функционалом электронного актирования заказчику в пошаговой инструкции по электронному актированию в ЕИС для заказчиков по 44-ФЗ:
• Шаг 1. Провести приемку товара.
• Шаг 2. Оформить результаты приемки в бумажном виде.
• Шаг 3. Войти в личный кабинет ЕИС.
• Шаг 4. Выбрать в перечне документов об исполнении договора тот, которому присвоен статус «Ожидает подтверждения получения», и подтвердить факт его получения. Для этого направьте извещение поставщику.
• Шаг 5. Открыть акт и проверить информацию, которая в нем указана. Если данные, которые указал поставщик, соответствуют фактической поставке и условиям договора, заполните форму в разделах, которые не сформированы в автоматическом режиме.
• Шаг 6. Приложить скан бумажного акта, который сформирован во время фактической приемки товара.
• Шаг 7. Утвердить документ электронной цифровой подписью и направить его поставщику.
• Шаг 8. Оплатить товар.
• Шаг 9. Внести в реестр контрактов информацию, которая подтверждает исполнение договора.
Срок подписания акта в ЕИС со стороны заказчика согласно положениям законопроекта об оптимизации закупок — не позднее двадцати рабочих дней.
Функционал единой информационной системы позволяет сформировать отказ в приемке товара, если он не соответствует условиям контракта.
Как сформировать отказ:
1. Вписать обоснование отказа в отношении каждого товара на этапе подготовки акта.
2. Приложить к электронному документу скан бумажного варианта отказа, который содержит обоснование этого решение и подписи членной приемочной комиссии.
3. Утвердить эти документы ЭЦП и направить поставщику.
В случае, когда товар принят к поставке не в полном объеме, укажите в акте, какие товары приняты к поставке, а какие нет. Оплату недопоставленного товара проводите на основании корректировочного документа, который подготовлен поставщиком с учетом замечаний.
Практика применения актирования позволила обобщить наиболее часто возникающие сложности при работе с системой:
3. Отсутствует функция формирования документов в электронной форме.
4. Система не дает заказчику подписать электронный документ.
5. Некорректно отображен ИНН, в связи с чем система выдает ошибку.
6. Контроль выдает ошибку там, где ее нет.
7. Документы, которые заказчик добавляет к документу, препятствуют прохождению контроля.
8. Уведомления, которые направил поставщик, не отображаются у поставщика.
В связи с тем, что функционал электронного актирования приемки товаров, работ, услуг находится в процессе отработки, обязательно обращайтесь в техническую поддержку для решения проблемных ситуаций.
Это позволит:
• грамотно и своевременно решить вопрос;
• собрать разработчикам информацию о проблемных участках системы и оптимизировать рабочий процесс.
Учитывайте, что проблемы при заполнении электронных документов возникают и при:
1. Некорректной настройке АРМ пользователя для работы в ЕИС. Для этого воспользуйтесь мастером настройки.
2. Отсутствии прав пользователя на просмотр договоров и создание документов о приемке.
3. Отсутствии возможности актирования по контракту, так как эта функция не применена заказчиком.
Технически норма об обязательном электронном актировании применима только к контрактам, которые заключены не ранее 01.01.2020 г.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
