Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. Связаться с автором
В данной статье про акт выполненных работ я описал все изменения, которые произошли в 2021 году, а так же напомнил про изменения, произошедшие в прошлом году. Статья состоит из несколько частей, можете переходить к интересующему Вас материалу или ознакомится с ней полностью. Для удобства навигации по статье я разбил её на темы:
Акт выполненных работ для самозанятых в 2021 году: применение и порядок заполнения
Самозанятые в рамках уплаты НПД могут выполнять работы по договору с физлицами или с организациями (ремонт помещений, пошив и ремонт одежды и т.д.).
При получении денег от заказчика самозанятый должен с помощью мобильного приложения «Мой налог» сформировать чек и передать его заказчику (ч. 1 ст. 14 Закона N 422-ФЗ). Чек должен быть выдан в момент расчетов, но в любом случае не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором получены деньги от заказчика. Однако такой чек подтверждает лишь факт расчетов с самозанятым.
Гражданский кодекс говорит, что заказчик обязан в сроки и в порядке, предусмотренные договором, осмотреть и принять выполненную работу (п. 1 ст. 720 ГК РФ). Если же заказчик обнаружит недостатки в работе при ее приемке, то он вправе ссылаться на них в том случае, когда эти недостатки были описаны в акте выполненных работ (п. 2 ст. 720 ГК РФ). Таким образом, акт, составленный при приемке работ и содержащий в себе перечень недостатков, признается доказательством некачественности работ.
То есть акт выполненных работ в 2021 году является главным доказательством выполнения работ самозанятым. Но он должен быть правильно составлен. В частности, из него должны быть понятны объем и стоимость каждого вида выполненных работ. Акт должен быть подписан обоими сторонами.
Вместе с тем, если заказчик уклоняется от приемки работ либо немотивированно отказывается от подписания акта приема-передачи работ, факт выполнения работ может подтвердить и односторонний акт, составленный самозанятым.
Отметим, что если заказчиком по договору является организация, то ей однозначно следует запастись актом выполненных работ для документального подтверждения расходов (ст. 252 НК РФ). Одного чека, выданного самозанятым, будет недостаточно.
При составлении акта выполненных работ самозанятым никаких особенностей нет. Акт в общем порядке должен содержать информацию об исполнителе и заказчике, об объеме и стоимости каждого вида работ, об общей стоимости работ, о наличии или отсутствии у заказчика претензий по объему, качеству и срокам выполнения работ.
Если стороны подписали акт выполненных работ, но деньги по договору еще не уплачены, самозанятый не должен сообщать в налоговую инспекцию о полученном доходе. Доход нужно отразить в приложении «Мой налог» в момент получения денег от заказчика (Информация ФНС).
Новые правила заполнения акта выполненных работ в 2021 году
Данный документ не имеет стандартного, утвержденного на законодательном уровне, единого образца, поэтому оформляться он может в свободном виде или по разработанному на предприятии шаблону. Печатается акт на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. После того, как все работы будут закончены и сотрудничество по объекту завершено, акт передается в бухгалтерию предприятия-заказчика для составления на его основе финансовой отчетности, в том числе по учету понесенных расходов и уменьшению налога на прибыль.
При оформлении акта следует придерживаться правил и норм делопроизводства разработанных для подобного рода документов.
В частности, типовой акт в 2021 году в обязательном порядке должен содержать в себе:
• сведения об обеих сторонах договора,
• краткую информацию о самом договоре, по которому производились работы,
• наименование работ,
• дату проведения работ,
• качество и стоимость выполненных работ.
Акт должен быть подписан руководителями обеих организаций и проштампован печатями (наличие печатей и штампов у юридических лиц не является требованием закона, поэтому отсутствие оттиска не является строгой необходимостью).
В случае большого объема или особой сложности произведенных работ, для оценки их качества, а также оформления акта может привлекаться специально созданная комиссия, в которую входят представители подрядной организации и компании – заказчика.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
При крайней необходимости может быть привлечена и третья сторона в виде экспертов или представителей контролирующих государственных инстанций. Их работа обязательно должна быть зафиксирована в акте, каждый эксперт также должен поставить под документом свою подпись.
Акт приемки работ — своего рода гарантия от возникновения судебных споров и разногласий. Если же подобное разбирательство все же возникает, акт становится доказательным документом. Отсутствие акта суд может расценить, как пренебрежение к законодательно установленной процедуре сдачи-приемки работ, что в свою очередь может повлечь наложение штрафных санкций со стороны контролирующих структур.
Из перечня выполненных работ составляют таблицу. В документе фиксируют и то, что работы выполнены должным образом и у заказчика отсутствуют претензии к исполнителю.
В случаях, если заказчик остался недоволен качеством произведенных работ, это следует также отразить в акте с подробным перечислением выявленных недостатков, а также указанием сроков по их устранению.
Инструкция по оформлению акта сдачи-приемки выполненных работ:
• В первую часть акта включаются сведения о том, к какому именно документу он является приложением (номер приложения, дата, номер договора). Затем посередине пишется слово «акт» и коротко обозначается его суть (в данном случае, «сдача-приемка работ»).
• Вторая часть включает в себя таблицу, но сначала фиксируется сам факт сдачи-приемки работ, а также тот документ, на основании которого он состоялся (его наименование, например, «Договор», номер и дата его составления).
• Затем в таблицу по порядку вносятся все виды выполненных работ, с указанием сроков сдачи, стоимости, качества, и замечаний заказчика. Колонки о наименовании работ, качеству и замечаниям следует заполнять особенно тщательно, поскольку именно эти сведения в случае возникновения судебных споров будут являться основными аргументами в суде.
• Далее необходимо внести пункт о том, что выполненные работы были проверены и претензии у заказчика отсутствуют. Если это не так – то в пункте ниже нужно подробно описать выявленные недостатки, а также внести сроки и порядок по их устранению.
• Внизу документа следует указать наименование организаций-сторон договора подряда (в соответствии с учредительными документами).
• И в завершение акт по сдаче-приемке работ должен быть заверен подписями руководителей организаций или же уполномоченных на проведение данной процедуры лиц.
• При необходимости акт можно заверить печатями.
После подписания акта по сдаче-приемке выполненных работ, все претензии могут рассматриваться только в судебном порядке.
Обновлены обязательные реквизиты в акте выполненных работ в 2021 году
Акт выполненных работ — это первичный учетный документ. В нем должны быть все реквизиты, обязательные для «первички» (п. 2 ст. 9 Закона о бухучете):
• название документа — акт о приемке выполненных работ;
• дата составления;
• наименование исполнителя. Название заказчика не является обязательным реквизитом, но в акте оно необходимо. Ведь заказчик принимает услугу. Иначе как раз у него возникнут проблемы с подтверждением и учетом расходов;
• сведения о видах и объемах выполненных работ;
• стоимость работ с оговоркой, входит ли в нее НДС, и единица измерения — руб., коп.;
• ФИО и должности лиц, которые визируют акт с обеих сторон;
• личные подписи этих лиц.
Составлять акт об оказании услуг (выполнении работ) обязательно, только если такое требование предусмотрено гражданским законодательством или заключенным договором. Чтобы избежать штрафов, придерживайтесь правил оформления, утвержденных Минфином.
ИНН, юр. адрес, банковские реквизиты и телефон сторон не являются обязательными реквизитами акта, но для подтверждения реальности сделки и идентификации сторон, лучше эти сведения привести в документе.
Так же в 2021 году в акте желательно указать реквизиты договора. Это подтвердит реальность выполненных работ. Об этом свидетельствует и судебная практика (постановление ФАС Уральского округа № А07-12032).
Работы, выполненные Исполнителем для Заказчика, соответствуют требованиям,
предъявленным договором подряда № 1. Затраты, связанные с выполнением указанных в акте работ, Исполнитель несет за свой счет. Заказчик их Исполнителю не компенсирует.
Акт выполненных работ для строительно-монтажных работ — это типовая форма КС-2 (постановление Госкомстата России № 100). В остальных случаях подрядчик или исполнитель может представить акт, который он самостоятельно разработал. Именно такую форму бухгалтер должен проверять особенно тщательно.
Когда бухгалтер получит такой акт, ему надо проверить, все ли обязательные реквизиты в нем есть. Затем убедиться, что опасные реквизиты заполнены верно. Кроме того, в акте могут быть указаны необязательные сведения — это безопасные реквизиты. Кстати, чтобы для учреждения содержание акта подрядчика не стало полной неожиданностью, следует заранее (при заключении договора) согласовать форму этого документа.
Обязательные реквизиты. В любом неунифицированном акте выполненных работ должны быть:
- наименование документа (например, акт о приемке выполненных работ);
- дата составления;
- наименование экономического субъекта, составившего документ (в нашем образце это наименования учреждения и подрядчика);
- содержание факта хозяйственной жизни (то есть сведения о видах и объемах выполненных работ);
- величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни (сведения о цене работ);
- должности и личные подписи лиц, которые совершили сделку, с указанием фамилий и инициалов. Это лица, ответственные за ее оформление (в акте должны быть подписи лиц, уполномоченных действовать от имени заказчика и подрядчика, например руководителей).
Опасные реквизиты. Надо проверить, правильно ли указаны: реквизиты сторон, дата документа, наименование и стоимость работ. Из-за ошибок в таких реквизитах ревизоры могут посчитать, что документы фиктивны или заказчик сам выполнял работы.
Безопасные реквизиты. Акт может содержать не обязательные реквизиты, то есть те, которых может и не быть. В частности, период выполнения работ. Эти сведения обычно есть в договоре с заказчиком. А если работы невозможно измерить, то вместо единиц измерения в акте о приемке выполненных работ могут стоять прочерки. Печать на акте не является обязательным реквизитом. Но если в форме акта подрядчика написано «М. П.», то все же безопаснее получить документ с печатью исполнителя.
На что еще обратить внимание:
1. В акте нет ссылки на договор. Если контрагент не укажет в акте выполненных работ дату и номер договора, инспекторы могут заявить, что работы нереальны и акт не имеет отношения к договору. Причем в ряде случаев доказать обратное не удается даже в суде (постановление ФАС Северо-Кавказского округа № А53-16391/).
2. Нет отчета об оказанных услугах. Иногда, помимо акта выполненных работ, ревизоры требуют отчеты исполнителя, чтобы убедиться в качестве юридических услуг или консультаций. Но судьи полагают, что эти документы не нужны (постановление ФАС Московского округа № А40-70444/12-20-391).
3. В акте не детализирован перечень услуг. Из законодательства не ясно, можно ли ограничиться обобщенным названием работ либо в акте надо подробно описывать содержание всех действий подрядчика. Минфин в письме № 02-06-10/16186 пришел к выводу, что достаточно общего описания. Например, «ремонт помещения по договору подряда от <…> № <…>». Какие работы входят в ремонтные (грунтование фасада, облицовка, покраска и т. п.), стороны могут согласовать на словах при заключении договора. Несмотря на то, что разъяснения чиновников облегчают работу, этой рекомендацией стоит пользоваться с осторожностью. Ведь ревизоры часто не принимают расходы по первичке без детализации работ и услуг, заявляя, что они не подтверждены документами. Защититься удается только в суде (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда № 15АП-22378).
4. Нет точного адреса, по которому исполнитель вел работы. Инспекторы могут признать работы нереальными, если в акте о приемке не указан точный адрес (город, улица, дом и строение). Однако суды так не считают. Поскольку, кроме актов о приемке, есть счета-фактуры, товарные накладные и платежные поручения об оплате заявителем работ, в назначении платежа которых имеются ссылки на договоры и характер работ (постановление ФАС Центрального округа № А64-2298). Но если таких данных вы не нашли в прилагаемых к акту документах, реквизит может стать опасным.
5. Данные в акте не совпадают с информацией в договоре. Подобная ситуация может сложиться из-за расширения объема работ. В этом случае необходимо сверить данные, которые содержатся в дополнительном соглашении к основному договору. Объем и стоимость услуги в договоре или допсоглашении должны быть идентичны подобным показателям в акте на оказание услуг. Так, если в договоре речь идет об услугах по доставке и выгрузке товаров, в акте должно быть это же наименование. Если в нем указаны, например, транспортные услуги, у ревизоров могут возникнуть вопросы.
6. Акт подписал не руководитель учреждения или исполнителя. Первичку может подписать любое уполномоченное лицо. Законодательство не запрещает руководителям делегировать полномочия на подписание каких-либо документов своим подчиненным. И это логично. Ведь в противном случае руководителю даже в отпуск нельзя было бы уйти.
Таким образом, уполномоченное лицо вправе подписать за директора любые документы, вытекающие из договорных отношений. Но, чтобы они имели силу, к ним должна быть приложена доверенность. Поэтому, если в бухгалтерию поступил документ, подписанный не руководителем, просите прислать доверенность, чтобы проверить полномочия.
Если учреждение отказывается принимать акт выполненных работ, но его подписал исполнитель, необходимо учесть следующее:
1. Суд может обязать выплатить сумму за работу, которая оговорена в бумагах, подписанных обеими сторонами: в договоре, дополнительном соглашении к нему и т. п. То есть суд взыскивает деньги исходя из содержания договора. Это касается как объема, так и цены выполненных работ.
2. В требованиях, которые основаны только на актах выполненных работ, суды отказывают.
3. Если согласования по поводу изменений были в устной форме, то суд в этой части не сможет обязать заказчика выплатить деньги.
Без акта заказчик не сможет признать в налоговом учете расходы на большинство услуг (см. врезку ниже). Но и акт не гарантирует, что он без проблем учтет эти расходы. Налоговики придираются к оформлению акта, но их претензии зависят от вида оказанных услуг.
Минфин России считает, что компания может подтвердить расходы на аренду всего двумя документами (письма № 03-07-11/34410 и № 03-03-06/1/12764):
— договором аренды или субаренды помещения;
— актом передачи имущества арендатору.
Ежемесячные акты об оказании арендных услуг необходимы только в одном случае — если стороны договорились в контракте, что будут их составлять. Если такого условия нет, акты составлять необязательно. В целях безопасности укажите в договоре аренды или субаренды, что стороны не составляют ежемесячные акты.
Сложность в том, что акт составляет исполнитель. Заказчику сложно повлиять на оформление этого документа. Есть два варианта, чтобы снизить риски:
— до заключения договора согласуйте с исполнителем форму акта, которая устроит обе стороны и не вызовет претензий инспекторов. Утвердите этот бланк как приложение к договору;
— досконально проверяйте акты исполнителей, а если обнаружили недочеты — договаривайтесь о переделке «первички».
Оказание услуг можно подтвердить любым первичным документом (п. 2 ст. 720 ГК РФ и письмо Минфина России № 03-03-06/1/17097). Но налоговики требуют акт, поэтому компании называют этот документ именно так. Типовой формы акта на услуги нет. Ее не было и когда действовали унифицированные формы «первички».
Если в приложении к договору стороны утвердили бланк акта об оказании услуг, используйте эту форму. Ссылка в акте на это приложение возможна, но не обязательна.
Когда исполнитель использует собственный бланк акта, попросите, чтобы он привел реквизиты приказа о его утверждении. В 2021 году каждая организация сама разрабатывает и утверждает удобные для нее формы «первички» (п. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон о бухучете).
Мы не нашли судебных споров, в которых налоговики снимали расходы за то, что в акте нет ссылки на утверждающий приказ. Но такая ссылка повысит доверие к акту и снизит риск претензий.
Акт об оказании услуг — это первичный учетный документ. В нем должны быть все реквизиты, обязательные для «первички» (п. 2 ст. 9 Закона о бухучете):
— название документа — акт об оказании услуг;
— дата составления;
— наименование исполнителя. Название заказчика не является обязательным реквизитом, но в акте оно необходимо. Ведь заказчик принимает услугу. Иначе как раз у него возникнут проблемы с подтверждением и учетом расходов;
— описание услуги;
— стоимость услуги с оговоркой, входит ли в нее НДС, и единица измерения — руб., коп.;
— ФИО и должности лиц, которые визируют акт с обеих сторон;
— личные подписи этих лиц.
Еще один нюанс. Обязательный реквизит — «величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения» (подп. 5 п. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Налоговики утверждают, что в акте на услуги нужна не только стоимость услуги. Ревизоры требуют еще и «натуральный измеритель» (постановления Арбитражного суда Северо-Кавказского № Ф08-6050 и Поволжского № А55-7982 округов).
Когда есть возможность, в акте безопаснее поставить еще и «натуральный измеритель». Например, количество консультаций или время, которое потратил исполнитель.
Частая претензия налоговиков к акту — слишком краткое описание услуги. Нередко исполнители вообще ограничиваются фразой «Услуги по договору № __ от ______». Признавать расходы по такому акту рискованно.
В Законе о бухучете не сказано, насколько детально описывать услуги в акте. Исполнитель сам определяет степень детализации. Минфин России с этим согласен (письмо № 02-06-10/16186). Но на практике этот аргумент обычно не срабатывает. Инспекторы требуют, чтобы в акте было указано детальное содержание услуги.
Многие суды поддерживают контролеров и отказывают в учете расходов. Например, если в акте об оказании транспортных услуг нет наименования груза, вида транспорта, дат перевозок, маршрута. Суды считают, что такой акт не подтверждает факт оказания услуг (постановления ФАС Северо-Западного № А42-7952, Западно-Сибирского № А46-29654 и Уральского № А76-16958 округов).
Но есть решения и в пользу компаний. Суды разрешают учесть расходы, даже если исполнитель не детализировал в акте оказанные услуги. Главное, чтобы эта детализация была в договоре (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа № А32-6796).
Чтобы не столкнуться с отказом, просите исполнителя подробно расписать в акте содержание услуги.
Судя по арбитражной практике, минимальный набор сведений выглядит так:
— подробное наименование услуги, например, «исследование рынка сбыта автомобилей ВАЗ в Московской области» (постановление ФАС Волго-Вятского округа № А79-3311);
— реквизиты договора, по которому оказана услуга (постановление ФАС Уральского округа № А07-12032);
— период оказания услуги (постановление ФАС Волго-Вятского округа № А79-3311). Можно указать точный диапазон или месяц, к примеру, «услуги по управлению компанией».
Для налоговиков расхождения в названии услуг — повод исключить расходы. Например, в договоре указано «поиск соискателей на вакансию бухгалтера», а в акте — «информационные услуги по рынку труда». Наверняка такое оформление вызовет претензии налоговиков. Поэтому безопаснее, чтобы наименования услуг в акте и договоре совпадали.
Аналогичные проблемы возникнут при нестыковке в стоимости. Изменение цены нужно зафиксировать в договоре или допсоглашении к нему (п. 1 и 2 ст. 424 ГК РФ). Иначе оно недействительно. Если исполнитель повысил цены и заказчик с этим согласен, оформите допсоглашение. Только проследите, чтобы оно было датировано до дня выставления акта об оказании услуг по новым ценам.
Налоговики могут отказать в учете суммы превышения, если этот расчет не прописан в договоре или допсоглашении.
Исполнитель нередко составляет акт в следующем месяце. Например, акт на юридические услуги за июнь выставляет 4 июля. Минфин считает, что расходы по этому акту нужно признать в июне (письмо № 03-03-05/42971). В июле учитывать расходы рискованно, так как услуга относится к прошлому кварталу. ФНС России разослала эти разъяснения по инспекциям для использования в работе (письмо № ГД-4-3/14815@). Налоговики на местах обязаны их учитывать.
Если в акте не указан период оказания услуг, расходы безопаснее учесть в июле. Неважно, что акт датирован первыми числами месяца.
При долгосрочных контрактах акты об оказании услуг за разные месяцы зачастую подписывают разные сотрудники исполнителя. Это нормально. Генеральный директор вправе передать право подписи на документах своим подчиненным (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).
Если у исполнителя часто меняются директора, запросите копии решений об их назначении.
Но чтобы у заказчика не возникло проблем с учетом расходов, попросите копию доверенности. Желательно, чтобы ее реквизиты были в акте. Еще проверьте, чтобы в акте стояли ФИО и должность лица, который подписал акт по доверенности. Ведь эти реквизиты обязательны для «первички» (подп. 6 и 7 п. 2 ст. 9 Закона о бухучете).
Когда у исполнителя часто меняется руководство, запросите копии решений собственников о назначении новых директоров. Необязательно иметь весь текст решения, достаточно выписки из него. Проверьте, чтобы к дате выставления акта у нового директора уже были полномочия для его подписания.
Если исполнитель отказался предоставить копию решения о назначении нового директора, сами запросите выписку из ЕГРЮЛ по этому контрагенту. Выписку можно бесплатно распечатать с сайта ФНС России. Но есть один минус. По выписке видно, кто сейчас руководит организацией. Там же стоит дата, когда компания внесла в ЕГРЮЛ запись о назначении нынешнего директора. Узнать историю смены руководителей по выписке невозможно. Значит, нужно каждый раз распечатывать новую выписку.
ООО и АО вправе отказаться от круглой печати (Федеральный закон№ 82-ФЗ). Всю «первичку» компания заверяет только подписями должностных лиц.
Оттиск печати и раньше не был обязательным реквизитом «первички» (п. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Но многие налоговики по старой памяти заявляют, что документ без печати недействителен. Если же на акте об оказании услуг стоит только печать заказчика, а печати исполнителя нет, вопросов контролеров не избежать.
Заручитесь письмом исполнителя об отказе от круглой печати в произвольной форме. Важный реквизит в нем — дата, с которой организация отказалась от печати.
Альтернатива письму — копия устава исполнителя. Именно в уставе компания указывает, есть у нее круглая печать или нет (п. 5 ст. 2 Федерального закона № 14-ФЗ и п. 7 ст. 2 Федерального закона № 208-ФЗ). Исполнитель охотнее сделает письмо об отсутствии печати, чем даст копию устава. Если исполнитель не дает никакого документа, попросите, чтобы он сделал в акте пометку, что работает без круглой печати. Это снизит риск претензий налоговиков.
Акт выполненных работ с изменениями для ИП в 2021 году
Акт выполненных работ - документ, который резюмирует, что работа сделана качественно и в обговариваемый срок. Исполнитель сдает работу заказчику, а тот принимает ее или нет.
Разбираемый акт представляет собой соглашение двух сторон, которое подписывают заказчик и исполнитель.
Зачастую, акт выполненных работ идет в качестве приложения к договору подряда, и подтверждает исполнение обязанности подрядчика по договору.
По факту, акт утверждает, что заказчик принял работу исполнителя, сделанную в срок.
Акт выполненных работ может быть составлен на компьютере или написан от руки.
По сути, разбираемый документ может быть выполнен в свободной форме, поскольку законодателем не разработана форма этого акта. Исключение составляют строительно-монтажные работы, для них обязательна форма КС-2.
Однако для того, чтобы в 2021 году ИП не столкнулся со сложностями при уплате налогов нужно оформить этот акт, учитывая некоторые положения.
В частности:
• название акта, дата его составления;
• сведения о сторонах;
• содержание работ;
• время выполнения работ (услуг);
• цена;
• банковские реквизиты сторон;
• росписи и печати сторон.
Разбираемый акт должен быть в 2-х экземплярах, по одному для каждой из сторон (заказчика и исполнителя).
Для ИП не существует каких-либо иных норм и правил по виду и содержанию актов выполненных работ, они составляют его в общем порядке.
Важно уточнить, что ИП на УСН не являются плательщиками НДС. Этот факт надо зафиксировать в акте.
Если по каким-то причинам заказчик не доволен результатом работы исполнителя, он вправе не подписывать этот акт до устранения всех недостатков.
В свою очередь акт выполненных работ служит защитой для исполнителя от необоснованных претензий заказчика.
Например, если исполнитель не проследил за подписанием акта выполненных работ, хотя работа выполнена в соответствии с заданием и в срок. Потом недобросовестный заказчик может попытаться забрать деньги, уплаченные по договору, заявив в суде, что заказ не исполнен. Поскольку юридически будет считаться, что исполнитель и заказчик не подписали акт выполненных работ, то есть работа не принята заказчиком.
Акт выполненных работ для ИП на ОСНО также нужен для расчета налога на прибыль, поскольку заказчик вправе включить их в расходы, вычитаемые для определения размера прибыли ИП. Поэтому так важно оформить рассматриваемый документ с учетом норм налогового законодательства, то есть прописать все реквизиты сторон, дату составления акта, список работ и цену договора.
Введение электронных актов выполненных работ в 2021 года
Акт приемки-сдачи работ (услуг) - первичный учетный документ, который подтверждает факт выполнения работ (услуг). На его основании денежные затраты можно учесть в расчете налога на прибыль.
Законодательство не предусматривает унифицированную форму акта, однако, как и для других первичных документов, утверждает его обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Электронный акт состоит из двух xml-файлов: один - с информацией исполнителя, второй - с информацией заказчика. Обе стороны должны подписать акт электронной подписью.
ФНС в 2021 году рекомендует два формата для электронного акта приемки-сдачи работ (услуг):
• по Приказу ФНС России № ММВ-7-15/820@;
• по Приказу ФНС России № ММВ-7-10/552@.
Заказчики и поставщики наделены возможностью использования функционала Единой информационной системы при приемке товара с января этого года. Закрывающие документы, которые созданы в ЕИС в цифровом формате, приравнены к бумажным на основании 63-ФЗ, о чем сказано в совместном письме налоговой службы и казначейства №14-00-06/27476, №АС-4-15/26126.
Изначально предполагалось, что электронное актирование станет обязательным с 1 июля, но этого не произошло. Сейчас изменения в 44-ФЗ, которые предусматривают обязательное формирование акта о приемке посредствам функционала ЕИС, находятся на стадии проекта. В ближайшее время станет ясно, когда электронное актирование станет обязательным для заказчиков и поставщиков.
Реализация нового формата приемки призвана упростить работу госучреждений, поставщиков и контрольных ведомств.
Оптимизация закупочного процесса и переход на электронное актирование решает ряд задач:
• упрощение и ускорение согласования приемки;
• обеспечение своевременности оплаты;
• сокращение бумажного документооборота;
• снижение риска технических ошибок;
• обеспечение идентичности информации из контракта и закрывающих документов;
• возможность сбора статистических данных;
• оптимизация закупочного процесса;
• повышение прозрачности системы закупок.
Возможность актирования поставщику предоставляет заказчик посредствам ЕИС и включения этого права в проект контракта. Обязательное условие для использования этого функционала — это добровольность, то есть согласие со стороны заказчика и поставщика.
Краткая инструкция, как прописать в контракте электронное актирование для заказчика:
1. Войти в личный кабинет в ЕИС.
2. Перейти на вкладку «Исполнение».
3. Выбрать нужный контракт.
4. Применить к контракту функцию «Предусмотреть формирование документов о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».
Пошаговая инструкция, как реализовать электронное актирование при приемке исполнения по контракту для поставщика:
• Шаг 1. Войти в личный кабинет ЕИС.
• Шаг 2. Настроить права доступа: просмотр договоров и создание документов о приемке, наличие доверенности на подписание закрывающих документов.
• Шаг 3. Перейти на вкладку «Исполнение» и выбрать нужный договор.
• Шаг 4. Нажать на кнопку «Создать первичный учетный документ». Заполнить форму в разделах, которые не сформированы в автоматическом режиме.
• Шаг 5. Утвердить акт с помощью цифровой подписи и направить его в госучреждение.
• Шаг 6. Реализовать поставку.
При отказе госучреждения в приемке товара, у поставщика есть два пути решения вопроса:
1. Исправить замечания — осуществить поставку в соответствии с условиями договора и заново направить заказчику акт посредством ЕИС.
2. Обжаловать действия госкомпании.
В случае, когда товары приняты частично:
• Шаг 1. Откройте акт со статусом «Товары (работы, услуги, права) приняты с расхождениями (претензией)», который поступил от заказчика.
• Шаг 2. Создайте корректировочный документ с учетом замечаний заказчика.
• Шаг 3. Направьте корректировку заказчику на утверждение.
• Шаг 4. Реализуйте поставку.
Рассказываем, как работать с функционалом электронного актирования заказчику в пошаговой инструкции по электронному актированию в ЕИС для заказчиков по 44-ФЗ:
• Шаг 1. Провести приемку товара.
• Шаг 2. Оформить результаты приемки в бумажном виде.
• Шаг 3. Войти в личный кабинет ЕИС.
• Шаг 4. Выбрать в перечне документов об исполнении договора тот, которому присвоен статус «Ожидает подтверждения получения», и подтвердить факт его получения. Для этого направьте извещение поставщику.
• Шаг 5. Открыть акт и проверить информацию, которая в нем указана. Если данные, которые указал поставщик, соответствуют фактической поставке и условиям договора, заполните форму в разделах, которые не сформированы в автоматическом режиме.
• Шаг 6. Приложить скан бумажного акта, который сформирован во время фактической приемки товара.
• Шаг 7. Утвердить документ электронной цифровой подписью и направить его поставщику.
• Шаг 8. Оплатить товар.
• Шаг 9. Внести в реестр контрактов информацию, которая подтверждает исполнение договора.
Срок подписания акта в ЕИС со стороны заказчика согласно положениям законопроекта об оптимизации закупок — не позднее двадцати рабочих дней.
Функционал единой информационной системы позволяет сформировать отказ в приемке товара, если он не соответствует условиям контракта.
Как сформировать отказ:
1. Вписать обоснование отказа в отношении каждого товара на этапе подготовки акта.
2. Приложить к электронному документу скан бумажного варианта отказа, который содержит обоснование этого решение и подписи членной приемочной комиссии.
3. Утвердить эти документы ЭЦП и направить поставщику.
В случае, когда товар принят к поставке не в полном объеме, укажите в акте, какие товары приняты к поставке, а какие нет. Оплату недопоставленного товара проводите на основании корректировочного документа, который подготовлен поставщиком с учетом замечаний.
Практика применения актирования позволила обобщить наиболее часто возникающие сложности при работе с системой:
1. Не отображаются всплывающие окна.
2. Личный кабинет не загружается.
3. Отсутствует функция формирования документов в электронной форме.
4. Система не дает заказчику подписать электронный документ.
5. Некорректно отображен ИНН, в связи с чем система выдает ошибку.
6. Контроль выдает ошибку там, где ее нет.
7. Документы, которые заказчик добавляет к документу, препятствуют прохождению контроля.
8. Уведомления, которые направил поставщик, не отображаются у поставщика.
В связи с тем, что функционал электронного актирования приемки товаров, работ, услуг находится в процессе отработки, обязательно обращайтесь в техническую поддержку для решения проблемных ситуаций.
Это позволит:
• грамотно и своевременно решить вопрос;
• собрать разработчикам информацию о проблемных участках системы и оптимизировать рабочий процесс.
Учитывайте, что проблемы при заполнении электронных документов возникают и при:
1. Некорректной настройке АРМ пользователя для работы в ЕИС. Для этого воспользуйтесь мастером настройки.
2. Отсутствии прав пользователя на просмотр договоров и создание документов о приемке.
3. Отсутствии возможности актирования по контракту, так как эта функция не применена заказчиком.
Технически норма об обязательном электронном актировании применима только к контрактам, которые заключены не ранее 01.01.2020 г.
Уточнены требования к акту выполненных работ и услуг в 2021 году
Налоговый кодекс не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают расходы организаций и предпринимателей, в том числе и при приобретении услуг. Единственное его требование — расходы должны быть подтверждены первичными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ.
Унифицированной формы первичного документа, подтверждающего факт оказания услуг исполнителем и их принятия заказчиком, нет (за некоторым исключением — например, оказание услуг по перевозке груза автомобильным транспортом подтверждают госкомстатовская товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т или транспортная накладная, утвержденная Правительством форма № 1-Т утверждена Постановлением Госкомстата № 78; приложение № 4 к Правилам, утв. Постановлением Правительства № 272; Письмо ФНС № ЕД-4-3/4681@).
Поэтому в подтверждение оказания услуг можно составить любой первичный документ, но по сложившейся традиции все привыкли оформлять акт об оказании услуг Письма Минфина № 03-03-06/2/81; УФНС по г. Москве № 16-15/069586@, № 16-15/065614@.
Акт выполненных работ – необходимый документ, если сотрудничество между двумя организациями или организацией и работником осуществляется на основании договора подряда или возмездного оказания услуг, поскольку акт является основанием для оплаты выполненной услуги. Как правильно составить этот документ и что именно там должно быть прописано? Поговорим об этом более подробно.
По сути, акт выполненных работ и оказанных услуг в 2021 году является двухсторонним документом, который подтверждает факт выполнения определенных обязательств или оказания услуг, которые оговорены в договоре между двумя контрагентами. Название (это может быть акт выполненных работ, акт приемки выполненных работ, акт приема-сдачи выполненных работ и прочее) оговаривается еще на стадии подписания договора, а потом выбранная формулировка должна звучать во всех документах.
В документе обязательно должны быть отображены все выполненные работы, их объем, стоимость, начальные и конечные сроки. Это очень важно, поскольку это является неким отчетом исполнителя перед заказчиком и подшивается к договору. Такая «бумага» является сегодня самым распространенным способом подтверждения выполненных договорных обязательств.
Акт выполненных работ относится к первичным бухгалтерским документам, на основании которых производится оплата. Кроме того, этот документ вместе с договором может быть использован во время судебного разбирательства или для исчисления срока давности. Об этом четко говорит ФЗ-129 «О бухгалтерском учете», в котором указано, что все хозяйственные операции, которые производятся организацией любой формы собственности, должны находить отражение в бухгалтерском учете.
Не все знают, что за неправильное оформление акта на организацию могут быть наложены штрафы (или доначислены налоги), а указанные в таких актах затраты налоговые органы могут исключить из состава затрат при расчете налога на прибыль, а это уже достаточно серьезно.
Даты, указанные в таких документах, имеют большое значение для отнесения их к конкретному отчетному периоду, а несвоевременное предоставление актов может повлечь за собой нарушение в отнесении затрат. Следовательно, будет занижен или же завышен налог на прибыль за конкретный период. Кроме того, расходы для уменьшения налога должны быть связанны с деятельностью организации. В 9 статье Закона о бухгалтерском учете перечислены все реквизиты, которые имеют решающее значение при оформлении. Поэтому, перед составлением акта стоит внимательно изучить этот закон.
Уместно будет поговорить о том, что имеется в виду под понятиями «работ» и «услуг». Прямых определений гражданское законодательство не дает, но глава 39 части 2 Гражданского кодекса РФ «Возмездное оказание услуг» говорит о том, что договор возмездного оказания услуг применяется при предоставлении услуг связи, аудиторских, ветеринарных, информационных, консультационных, услуг по обучению или туристическому обслуживанию. Что же касается договоров, предусматривающих выполнение определенных работ, то они имеют место при осуществлении перевозок, ведении банковских счетов, хранении, транспортной экспедиции, выполнении научно-исследовательских, технологических или опытно-конструкторских работ, а также при оформлении договора подряда.
На сегодняшний день унифицированной формы законодательством не предусмотрено. Но при этом стоит отметить, что существуют формы КС-2 и КС-3, которые используются для отражения выполненных действий при проведении строительства. Это значит, что организации имеют право самостоятельно разработать форму, которая будет наиболее удобна в конкретном случае.
Независимо от оформления, бумага обязательно должна содержать следующую информацию:
• наименование (его определяет договор);
• дата составления;
• наименования заказчика и исполнителя (эти данные вносятся в соответствии с официальными учредительными документами; все наименования должны соответствовать наименованиям, который фигурируют в договоре);
• наименование выполненных операций (это делается, как правило, в виде перечня или таблицы);
• объем выполненных работ (если выполнено несколько видов, предусмотренных договором, то объем указывается отдельно по каждому виду работ в одном акте или же составляется несколько актов, по одному на каждый вид работ);
• единицы измерения выполненных операций;
• общая стоимость (она должна указываться в учетом НДС);
• сроки выполнения мероприятий;
• номер и дата договора, по которому осуществляется сотрудничество;
• номер счета, который был предоставлен заказчику для оплаты;
• четкие оттиски печатей обеих сторон (если одна из сторон – физическое лицо, то оттиск печати должен быть только один);
• подписи исполнителя и заказчика с расшифровкой (подписать акт могут также уполномоченные представители заказчика и исполнителя, которые указаны в договоре).
Данные «наименование», «единицы измерения», «цена», «стоимость» обычно указываются в формате таблицы. В этом случае в каждую отдельную строку вписывается конкретная услуга или вид выполненных работ и все нужные параметры. Завершает такую таблицу строка «Итого», в которой суммируется стоимость, а строка «Всего» заполняется с учетом НДС (сумма из строки «Итого» + налог). При этом нужно обязательно указать сумму прописью, а копейки цифрами.
Что же касается приемки, то подписи сторон могут оформляться словами «работу сдал» (подписывает исполнитель) и «работу принял» (подписывает заказчик).
Говоря о капитальном строительстве любых объектов, к которым относятся как жилые, так и производственные здания, стоит снова вернуться к унифицированным формам КС-2 (это «строительно-монтажная форма») и КС-3 (это справка о стоимости строительных услуг и затрат). Эти документы составляются на основании данных из «Журнала учета выполненных работ» (форма КС-6а).
Выполненные работы в КС-2 указываются, исходя из договорной стоимости, с включением как непосредственно стоимости строительно-монтажных процессов, которые предусмотрены сметой, так и прочих затрат, которые не включены в единичные расценки. Это могут быть тарифы, рост стоимости материалов, расходы на эксплуатацию машин, техники, механизмов, расходы на заработную плату персонала, который выполняет строительство, расходы на зимнее удорожание, изменение условий организации строительства, разъездной характер работы, надбавки за нахождение в сложных условиях (например, в районах Крайнего Севера) и прочее.
Если по договору обеспечение строительства материалами идет за счет заказчика, то цена материалов не может влиять на удорожание и, соответственно, не включаются в акты выполненных работ и справку по форме КС-3. При этом подрядная организация обязана отчитаться перед заказчиком после окончания строительства об израсходованных материалах и вернуть их остатки (если таковые имеются).
Если подрядчик производит ремонт, реконструкцию или модернизацию объектов, то дополнительно должен быть составлен «Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств» (это форма ОС-3). Его должна составить постоянно действующая в организации комиссия, на которую возложена ответственность по оформлению приема и передачи объектов основных средств. В документе должны найти отражение сведения о произведенных хозяйственным или подрядным способом затратах, которые связаны с выполненными действиями, а также информация о полноте и качестве работ. Документ должны подписать все члены комиссии во главе с председателем, а утвердить его должен руководитель организации. Что касается подрядчика, то он также подписывает этот документ, подтверждая передачу отремонтированного объекта. Расходы на модернизацию, реконструкцию и ремонт должны быть отнесены на увеличение первоначальной стоимости объекта, так как по итогам восстановительных работ показатели функционирования объекта увеличиваются.
На практике на объектах капитального строительства всё это составляется после того, как заказчик и подрядчик в установленные договором сроки осматривают и принимают готовый объект. При обнаружении недоработок или отступлений от условий договора, заказчик должен уведомить об этом подрядчика, а недостатки указать в акте. Все они подлежат устранению подрядчиком. Если всё уже подписано, а после этого обнаружены скрытые дефекты, то подрядчик все равно должен их устранить.
Так как акт приемки выполненных работ является приложением к договору между заказчиком и исполнителем, и, соответственно, двусторонним документом, он должен составляться в двух экземплярах. Для заказчика услуги акт и договор будут основанием для производства оплаты за выполненную сделку, а для исполнителя – основанием для прихода денежных средств. Один экземпляр подписанного акта передается заказчику, а второй – остается у исполнителя. При составлении актов по форме КС-2 и КС-3 экземпляров может любое количество (все зависит от количества организаций, выполняющих подряд).
Оплата производится сразу после подписания, так как в этом случае работы считаются выполненными, а услуги – оказанными.
Если заказчик не удовлетворен качеством, он может отказаться от подписания до того, как исполнитель устранит все недоработки.
Немаловажное значение имеет формулировка «Работы выполнены в полном объеме, в установленные сроки и с надлежащим качеством. Заказчик претензий по объему, качеству и срокам оказания услуг не имеет». Она подтверждает отсутствие у заказчика претензий к качеству, что в дальнейшем исключает любые спорные вопросы.
Измененный акт выполненных работ с НДС в 2021 году
Возмездное оказание услуг регулируется нормами главы 39 ГК РФ, которые, согласно п. 2 ст. 779 ГК РФ, применяются к договорам оказания услуг связи, медицинских, ветеринарных, аудиторских, консультационных, информационных услуг, услуг по обучению, туристическому обслуживанию и иных, кроме тех услуг, которые оказываются по договорам, предусмотренным главами 37, 38, 40, 41, 44-47, 49, 51, 53 ГК РФ.
В соответствии с п. 1 ст. 779 ГК РФ по договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги.
Нормы главы 39 ГК РФ не предусматривают обязательного требования о составлении сторонами этого договора акта об исполнении своих обязательств.
В то же время, руководствуясь принципом свободы договора, закрепленным п. 2 ст. 421 ГК РФ, стороны договора вправе закрепить непосредственно в договоре условие об обязательном составлении двустороннего акта или актов, оформляющих исполнение обязательств по данному договору, а также определить порядок действий по оформлению этого документа.
В 2021 году при составлении акта необходимо принимать во внимание требования законодательства о бухгалтерском учете к первичным учетным документам, которыми оформляются хозяйственные операции организаций.
В связи с вступлением в силу Федерального закона N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) обязанность применять в учете унифицированные формы первичных документов отменена, за исключением форм документов, установленных уполномоченными органами в соответствии и на основании федеральных законов, в частности:
- кассовых и банковских документов, перечисленных в п. 2.1 Положения Банка России N 373-П и п. 2.1, п. 2.4 Положения, утвержденного Банком России N 383-П (смотрите информацию Минфина России N ПЗ-10);
- транспортной накладной, обязательной к применению согласно п. 2 ст. 785 ГК РФ, ст. 8 Федерального закона N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" и п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ N 272 (наряду с коносаментом или иным документом на груз, предусмотренным соответствующим транспортным уставом или кодексом).
В связи с этим в 2021 году каждая организация должна самостоятельно разработать и утвердить формы применяемых первичных учетных документов.
Напомним, что перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа приведен в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Такими реквизитами являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Согласно п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организаций" формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности должны быть утверждены в учетной политике.
Таким образом, при заключении договора организация, оказывающая услуги, может согласовать с организацией - потребителем услуг форму документа, подтверждающего факт оказания услуг.
В данном случае это будет акт об оказании услуг. Стороны договора могут согласовать, что в акте оказанных услуг достаточно общей стоимости без выделения суммы НДС.
Принимая решение о невыделении в акте об оказании услуг НДС, необходимо учитывать интересы потребителя услуг при получении вычета.
Дело в том, что в п. 4 ст. 168 НК РФ говорится о том, что в расчетных документах, в том числе в реестрах чеков и реестрах на получение средств с аккредитива, первичных учетных документах и в счетах-фактурах, соответствующая сумма налога выделяется отдельной строкой.
По мнению ФНС, выраженному в письме ФНС N ЕД-19-3/26 "О налоге на добавленную стоимость", право на вычет может быть поставлено в зависимость от такого выделения.
В соответствии с п. 1 ст. 172 НК РФ налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав, документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога при ввозе товаров на территорию Российской Федерации и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией, документов, подтверждающих уплату сумм налога, удержанного налоговыми агентами, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных пунктами 3, 6-8 статьи 171 настоящего Кодекса.
Говоря о вычетах, есть смысл упомянуть мнение Конституционного Суда РФ, содержащееся в определении N 93-О. Конституционный Суд РФ указал на то, что по смыслу ст. 169 НК РФ соответствие счета-фактуры требованиям, установленным пунктами 5 и 6 этой статьи, позволяет определить контрагентов по сделке (ее субъектов), их адреса, объект сделки (товары, работы, услуги), количество (объем) поставляемых (отгруженных) товаров (работ, услуг), цену товара (работ, услуг), а также сумму начисленного НДС, уплачиваемую налогоплательщиком и принимаемую им далее к вычету. Буквальный смысл абз. 2 п. 1 ст. 172 НК РФ позволяет сделать однозначный вывод о том, что обязанность подтверждать правомерность и обоснованность налоговых вычетов первичной документацией лежит на налогоплательщике - покупателе товаров (работ, услуг), поскольку именно он выступает субъектом, применяющим при исчислении итоговой суммы налога, подлежащей уплате в бюджет, вычет сумм налога, начисленных поставщиками.
Таким образом, право налогоплательщика на налоговые вычеты обусловлено приобретением им товаров (работ, услуг), используемых для осуществления деятельности, являющейся объектом обложения налогом на добавленную стоимость, принятием данных товаров (работ, услуг) на учет и наличием счетов-фактур и соответствующих первичных документов, достоверно подтверждающих факт совершения хозяйственной операции.
Указание в акте об оказании услуг стоимости услуги, включающей НДС, без выделения суммы налога может вызывать вопросы у проверяющих. Однако в ходе судебных разбирательств судьи не соглашаются с практикой налоговых органов по отказу в вычете по этим основаниям.
Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа N А05-9925 утверждается, что положениями главы 21 НК РФ не установлены специальные требования к объему и видам первичных документов, подтверждающих факт приобретения товаров (работ, услуг) и их принятие к учету. Однако для получения права на вычет налога на добавленную стоимость налогоплательщик обязан доказать факт приобретения товара и принятия его к учету первичными документами, составленными в соответствии с требованиями ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Аналогичная точка зрения выражена в постановлении ФАС Уральского округа N Ф09-6167 по делу N А60-34756.
Кроме этого, реальность проведения хозяйственной операции обществом подтверждается не только первичными документами, но и договором, фактом оплаты с учетом НДС в случае приобретения товаров документами, подтверждающими их транспортировку, реализацию.
Такой подход продемонстрирован в определении ВАС N ВАС-989, постановлениях ФАС Уральского округа N Ф09-6167 по делу N А60-34756, ФАС Центрального округа по делу N А36-2828.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
