Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
С 1.01.2021 г. вступает в действие Приказ Минтранса РФ от 11.09.2020 г., вводящий новые обязательные сведения в путевые листы и порядок их заполнения. Этот нормативный акт заменит аналогичный Приказ Минтранса РФ № 152.
Между новым и старым приказами много общего. Вместе с тем в новом Приказе есть ряд существенных отличий, о которых мы расскажем в настоящей статье.
Для чего необходимы путевые листы
Прежде всего, они нужны водителю во время работы. Путевой лист могут потребовать для проверки инспекторы службы безопасности дорожного движения. Если листа не окажется, будет выписан штраф как на водителя, так и на организацию.
Путевые листы нужны руководству предприятий для контроля за их передвижением и использованием.
Путевые листы необходимы бухгалтерии, чтобы обосновать расходы на оплату труда водителя и покупку ГСМ.
Путевые листы необходимы бухгалтерии также для расчета амортизации ТС и различных дополнительных затрат на транспортировку.
При правильном оформлении путевой лист служит подтверждением:
- законности перевозки;
- наличия оснований для осуществления рейса;
- исправности ТС;
- возможности водителя управлять транспортным средством по состоянию здоровья и по наличию прав соответствующей категории.
Путевой лист помогает защищать свою позицию при возникновении споров с заказчиком по вопросу стоимости перевозки.
В трудовых спорах путевой лист позволяет обосновать начисленную водителю заработную плату.
Бланки путевых листов
Организации и ИП вправе пользоваться типовыми бланками путевых листов или создавать свои.
Существует больше десятка утвержденных форм путевых листов для разных видов ТС. На предприятиях можно применять любую из них. Также допускается модернизация унифицированных бланков путем внесения дополнительных полей и устранения лишних сведений.
В случае внесения изменений в унифицированный бланк или разработки своего бланка необходимо утвердить форму путевого листа в учетной политике. Важно, чтобы путевой лист имел все необходимые поля – для бухгалтерских первичных документов и «транспортные» в соответствии с приказами Минтранса и Минфина РФ.
Каждая из унифицированных форм путевого листа создана для конкретных видов ТС и учитывает специфику при их использовании.
Например, для грузовых автомобилей разработаны две формы – предназначенная для учета работы по повременной системе оплаты труда и по сдельной с учетом особенностей груза. Первая из этих форм имеет два отрывных талона для заказчиков.
Организация работы с путевыми листами в 2021 году
У каждого предприятия существует свой порядок работы с путевыми листами.
Как правило, выписыванием путевых листов занимается диспетчер. Он вписывает сведения в заголовок документа, указывая его номер и дату, информацию о водителе и техническом средстве, задание на перевозку пассажиров или грузов. Далее водитель идет на медицинский осмотр, после которого медработник ставит штамп и свою подпись.
После этого проводится технический осмотр ТС и тоже проставляется штамп с подписью работника, проводившего ТО.
Водитель расписывается при получении автомобиля.
Во время поездки путевой лист находится у водителя. В нем он делает свои записи о совершенных поездках.
Также в путевом листе могут делать отметки заказчики.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
По возвращении на парковку проводится проверка состояния ТС и делается соответствующая отметка в путевом листе об этом.
Водитель проходит послерейсовый осмотр медработником, делающим об этом свою отметку.
После этого путевой лист сдается диспетчеру.
Дальше путевой лист поступает к бухгалтеру, который на его основе рассчитывает заработок водителя, стоимость перевозки, производит списание ГСМ.
В конкретных компаниях с учетом специфики деятельности и особенностей организационной структуры порядок работы с путевыми листами может иметь отличия от описанной общей схемы.
При работе с путевыми листами следует принимать во внимание следующие моменты.
Во-первых, новый путевой лист можно выдавать только после сдачи водителем предыдущего листа.
Во-вторых, в случае перевозки материальных ценностей в путевой лист надо вписывать информацию из товарно – транспортных документов о характеристиках перевозимого груза.
Хранить путевые листы надо вместе с товарно-транспортными документами.
При попадании водителя в ДТП важное значение имеет отметка в путевом листе о состоянии водителя и ТС при отправлении в поездку.
Поскольку проверять правильность оформления путевых листов могут и налоговые органы и трудовая инспекция и служба безопасности дорожного движения, все изменения в регламенте работы с путевыми листами надо контролировать и учитывать.
Почему потребовалось вносить изменения в путевые листы
Прошлый приказ Минтранса, устанавливавший обязательные сведения для путевых листов, стал объектом производимой в РФ т.н. регуляторной гильотины.
Правительство признало его несовершенным, содержащим лишнюю информацию, и отменило.
Работа с путевыми листами с 2021 года
С 1 января 2021 г. в путевых листах появится раздел «Сведения о перевозках».
В этом разделе должна приводиться информация о видах сообщения и видах перевозок.
В соответствии с Уставом автомобильного и городского наземного электротранспорта различаются перевозки пассажиров и багажа:
Например, перевозки рейсовым автобусом в границах одного населенного пункта являются регулярными городскими.
Перевозки грузов грузовиком из одной области в другую относятся к междугородним. Вид перевозки в этом случае не указывается, поскольку он устанавливается только для перевозок пассажиров и багажа.
В разделе сведений о транспортном средстве в путевом листе указывается тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус, троллейбус или трамвай), а также его модель.
При использовании с грузовым автомобилем прицепа или полуприцепа дается название также и их модели.
Раньше надо было приводить только название модели. Но с 1.01.2020 г. стало необходимо указывать и марку. Объясняется это тем, что без названия марки модель автомобиля не несет достаточной информации.
К сведениям о транспортном средстве относится его государственный регистрационный знак.
При наличии прицепа (полуприцепа) надо указать также его регистрационный номер и (либо) инвентарный номер (если транспортным средством является троллейбус или трамвай).
Прежде в путевом листе требовалось указать только регистрационный номер ТС. Но его у троллейбусов и трамваев нет. С 2021 г. допускается приводить в путевом листе инвентарный номер троллейбусов и трамваев, размещающийся у них на борту.
Еще одним реквизитом сведений о транспортном средстве являются дата (с указанием числа, месяца и года) и время (в часах и минутах) проведения контроля технического состояния перед рейсом или сменой.
В 2021 г. вместо понятий выезда и возврата на парковку используются понятия выпуска на линию и возвращения с линии.
Путевой лист надо оформлять на каждое используемое организацией или ИП для перевозок транспортное средство.
Новый Приказ Минтранса РФ создает впечатление, что путевые листы нужны и для автомобилей, не используемых для перевозок. Но в действительности такого требования нет, поскольку в «Уставе автомобильного транспорта и городского наземного электротранспорта», которым вводится обязанность заполнять путевые листы, никаких изменений не произошло.
Для автомобилей, не перевозящих пассажиров, багаж и грузы оформлять путевой лист не обязательно.
Вместе с тем если раньше на международные перевозки оформлять путевой лист не требовалось, то с 1.01.2021 г. это станет необходимым.
Путевой лист должен содержать сведения о дате и времени проведения медицинского осмотра водителя перед и после рейса. Отметка об этом должна делаться медицинским работников, делавшим осмотр, заверяться его подписью с указанием ФИО.
По новому Приказу в путевой лист медработник обязан ставить две отметки:
С этой целью, скорее всего, вернут отмененные штампы для путевых листов, которые были обязательными ранее.
В путевом листе должна содержаться также отметка о проведении контроля технического состояния ТС перед рейсом или сменой.
Согласно новому приказу Минтранса контролировать техническое состояние ТС должно должностное лицо, которое отвечает за техническое состояние и эксплуатацию ТС, в то время как в настоящее время эта обязанность лежит на контролере технического состояния ТС.
Проведение проверки надо заверять подписью и указывать ФИО.
С 1.01.2021 г. контролеру технического состояния ТС надо будет ставить в путевом листе отметку «выпуск на линию разрешен». По аналогии с отметкой о медицинском осмотре водителя сделать это можно будет с помощью штампа.
Отработанные путевые листы проходят все этапы документооборота, после чего их архивируют в бухгалтерии.
Поскольку путевые листы относятся к первичным бухгалтерским документам, их следует хранить не меньше 5 лет. А в случае работы водителя в условиях, обеспечивающих досрочный выход на пенсию, – до 50 лет.
О сроке хранения путевых листов написано в старом Приказе Минтранса.
В Приказе, вступающем в силу с 1 января 2021 г., об этом не говорится.
Оформленные путевые листы подлежат регистрации в специально предназначенном для этого журнале.
Его можно вести в бумажном и электронном виде. Бумажный вариант должен состоять из пронумерованных прошнурованных страниц.
Электронная форма должна обязательно обеспечивать возможность распечатки на бумаге.
При внесении в ведущийся в электронном виде журнал изменений требуется заверять их усиленной квалифицированной электронной подписью.
Реквизитами путевого листа с 1 .01. 2021 г. являются следующие данные:
- наименование и номер путевого листа;
- срок его действия;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства (ТС);
- сведения о ТС;
- сведения о водителе;
-сведения о перевозке.
В составе сведений о сроке действия путевого листа должны указываться число, месяц и год, когда он будет использоваться.
О собственнике или владельце ТС необходимо включать в путевой лист следующую информацию:
- название, организационно-правовая форма юридического лица, его местонахождение, телефон и основной государственный регистрационный номер;
- ФИО индивидуального предпринимателя, адрес, телефон, основной государственный регистрационный номер.
К сведениям о транспортном средстве относятся показания одометра о полном количестве километров пробега на момент выезда с парковки и по окончании рабочей смены водителя, а также после окончания рабочей смены при въезде на парковку.
Дата, время и показания одометра при выезде и возвращении ТС на парковку должен вносить в путевой лист назначенный руководителем или ИП работник, который обязан заверить сведения своей подписью и указать ФИО. При выполнении ИП обязанностей водителя он заполняет эти сведения сам.
С 2021 г. нужно будет записывать в путевой лист данные одометра не только при выезде с парковки, как было до сих пор, а также и при возвращении на парковку.
В путевом листе должна быть указана фамилия, имя и отчество водителя.
Разрешается размещать на путевом листе дополнительные данные исходя из специфики деятельности по перевозкам.
Путевой лист надо оформлять:
- до начала рейса, если его длительность превышает продолжительность рабочей смены или рабочего дня;
- до начала 1-го рейса в случаях, когда за рабочую смену водитель совершает один или ряд рейсов.
В тех случаях, когда транспортное средство используется посменно несколькими водителями на протяжении периода действия путевого листа, разрешено на каждого из водителей оформлять отдельный путевой лист.
При оформлении на одно ТС нескольких путевых листов для каждого из водителей:
- при выезде ТС с парковки в путевом листе проставляются дата, время и показания одометра по первому выезжающему водителю;
- при возвращении ТС на парковку – по последнему заехавшему на парковку водителю.
Новый порядок заполнения путевых листов начнет действовать с января 2021 г. и будет продолжать использоваться до 1 января 2027 г.
В 2021 г. путевой лист можно будет выписывать только на одну смену и рабочий день. Если продолжительность рейса дольше смены, лист надо будет оформлять на рейс.
Для небольших организаций, не имеющих в своем штате соответствующего сотрудника, это может создать проблемы
Водитель вправе продлевать срок действия путевого листа в случае, когда он не успевает возвратиться на стоянку до окончания данного срока.
Ответственность за путевые листы
Ответственность за путевые листы предусмотрена для всех лиц, которые ставят на них свои подписи.
При обнаружении в ходе проверки отсутствия путевых листов или ошибок в их оформлении придется заплатить штраф и руководителю компании, и ответственному за путевые листы работнику, и водителю.
Если ошибки найдут налоговые инспекторы, велика вероятность требования с их стороны об исключении из расходов списанных ГСМ. Тогда придется заплатить налог, а также уплатить пени и штрафы, которые определит налоговый инспектор.
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
