При отнесении затрат на командировки к расходам, уменьшающим налоговую базу, желательно сохранить в виде копий все дополнительные документы, подтверждающие производственный характер командировки. Это необходимо на случай возможных в будущем налоговых проверок.
Напомним, что основными документами, подтверждающими производственный характер командировки в 2020 году, являются:
• приказ по кредитной организации о направлении сотрудников в командировку. В нем должны быть обязательно указаны цель командировки, дата, полностью указаны фамилия, имя и отчество сотрудника, а также его табельный номер (по которому можно определить, что командируемый является постоянным сотрудником компании);
• командировочное удостоверение, которое выписывается сотруднику и на основании которого он находится в той или иной местности (в нем обязательно должны находиться отметки о прибытии к месту командировки и убытии обратно, должны стоять подписи руководства принимающей организации и печать), но при загранкомандировках командировочное удостоверение может не выписываться, так как срок пребывания в командировке может быть определен по штампам въезда-выезда за пределы территории РФ (копия соответствующей страницы паспорта также является основанием для подтверждения расходов);
• билеты (если оплачивается проезд к месту командировки и обратно);
• счета и чеки гостиницы с полной расшифровкой всех сумм (напомним, что в полном объеме принимаются к возмещению в составе командировочных расходов не только затраты на проживание, но и расходы в виде дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (пользование утюгом, телевизором и т.п.) (расходы по обслуживанию в ресторанах, барах, в номере (сюда же специалисты налогового ведомства относят и пользование мини-баром), а также за пользование рекреационно-оздоровительными объектами осуществляются за счет суточных расходов либо собственных средств командируемого лица - эти расходы подлежат обязательному контролю в случае проведения выездной проверки налоговыми органами);
• различного рода счета и чеки за оформление документов, непосредственно связанных с командировками (загранпаспорта, визы, консульские сборы, ваучеры, приглашения);
• счета и чеки за консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Все вышеперечисленные документы являются основанием для отнесения в налоговом учете в состав расходов затрат на командировки. Само отнесение таких затрат производится согласно пп. 12 п. 2 ст. 264 НК РФ "Прочие расходы, связанные с производством и реализацией".
В приведенный нами выше перечень основных документов, подтверждающих производственный характер командировки, включены и приказ по кредитной организации о направлении сотрудника в командировку, и командировочное удостоверение. Она рассказала, что Минфин России когда-то уже письменно разъяснял, что можно обойтись лишь одним из этих документов: то есть оформлять либо приказ о направлении сотрудника в командировку, либо командировочное удостоверение. Есть и другая приемлемая практика - приказ и командировочное удостоверение печатаются на одном листе бумаги друг за другом.
Но Управление ФНС России по г. Москве выпустило два письма о порядке налогообложения командировочных и представительских расходов. В Письме Управления ФНС России по г. Москве N 20-12/43886 прямо указано, что при направлении работника в командировку должны быть оформлены и приказ, и командировочное удостоверение. Поэтому в случае оформления одного из них, по-видимому, не удастся избежать спора с налоговиками при проведении налоговой проверки.
В Письме Управления ФНС России по г. Москве N 20-12/41851 поднимается очень интересный вопрос о возможности признания в целях налогообложения прибыли затрат на командировочные и представительские расходы в том случае, когда в результате командировки не удалось достигнуть соглашения о деловом сотрудничестве. Из этого Письма можно сделать вывод о том, что налоговики отрицают возможность признания таких затрат (по крайней мере, затрат на представительские расходы) в качестве расходов для целей налогообложения прибыли. Даже если в утвержденной заранее программе мероприятия указан завтрак (обед, ужин) и затраты на него выделены в утвержденной заранее смете расходов на представительские цели, счет из кафе может быть не признан представительскими расходами, например, на том основании, что никак не подтвержден факт присутствия в кафе именно тех лиц, которые заранее были указаны в утвержденном организацией документе под названием "Состав приглашенной делегации".
Если в приказе о командировке служебное задание будет сформулировано как подписание договора, то в случае неподписания договора это задание будет считаться невыполненным. Поэтому таких записей нужно избегать для снижения налоговых рисков. Можно ограничиться просто записью о том, что целью командировки является проведение переговоров.
Особое внимание нужно обратить на отчет работника о выполнении служебного задания и отчет о представительских расходах. К ним нужно прилагать (если нет подписанного договора о сотрудничестве) протокол проведенных переговоров, протокол о намерениях, образцы рекламной продукции, проспекты, буклеты и т.п. Ведь к расходам можно отнести затраты на переговоры, проведенные "в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества" (пп. 49 п. 2 ст. 264 НК РФ).
По поводу признания расходов на командировки в целях налогообложения прибыли нужно отметить еще одно нововведение. В п. 1 ст. 252 НК РФ появилась запись о том, что можно пользоваться документами, "косвенно подтверждающими произведенные расходы". Перечень таких документов в п. 1 ст. 252 НК РФ открыт. К ним, в частности, относятся: таможенные декларации, приказы о командировке, проездные документы, отчеты о выполненной работе в соответствии с договором.
Но пользоваться косвенно подтверждающими произведенные расходы документами нужно осторожно. По результатам командировки нельзя пользоваться только такими документами. Можно признать в целях налогообложения прибыли затраты на проезд по полученной в транспортной организации (заверенной ею) копии билета. Эта копия не является первичным учетным документом, но будет признана налоговыми органами как косвенно подтверждающий произведенные расходы документ лишь в том случае, если остальные документы по командировке (например, приказ, командировочное удостоверение, служебное задание) оформлены в должном порядке. Такую трактовку нового текста абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Рассмотрим более подробно (по видам налогов) вопрос, касающийся суточных, выдаваемых командируемым сотрудникам. При всей кажущейся его простоте он оказывается достаточно серьезным.
Отчет по командировочным расходам обычно представляется в течение трех рабочих дней по возвращении сотрудника из командировки. Этот срок распространяется на все командировки - в пределах России и зарубежные. Основанием служит п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России N 40.
Согласно пп. 12 п. 2 ст. 264 НК РФ суточные расходы относятся в состав прочих расходов, уменьшающих налоговую базу, только в пределах норм, утвержденных Правительством РФ. Для коммерческих организаций используются нормы, утвержденные Постановлением Правительства РФ N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".
Согласно вышеуказанным нормам суточные составляют 100 руб. в день. Напомним, что в суточные включаются все текущие расходы сотрудника в командировке, то есть питание, проезд и другие дополнительные расходы, не учитываемые по другим статьям расходов на командировки.
Также Правительством РФ утверждены Нормы расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Такие нормы утверждены Постановлением Правительства РФ N 299.
Обратим внимание на Письмо Минтруда России и Минфина России N 1037-ИХ, которое до сих пор действует. Согласно ему за последний день суточные при загранкомандировках выплачиваются по нормам, установленным для командировок по территории России. Это следует учесть уже при выдаче аванса сотруднику, отправляемому в заграничную командировку.
Зачастую организации выплачивают сотрудникам суточные в больших размерах, при этом конкретная сумма, как правило, зависит от должности, которую занимает командируемый. При этом нужно помнить, что превышение установленной нормы не учитывается в расходах для целей налогообложения. Следовательно, в такой ситуации налоговому специалисту банка следует составить отдельный документ, например справку по налоговой базе, где привести расчет суточных расходов по норме и по факту. Величина суточных по норме будет относиться на прочие расходы и уменьшать налогооблагаемую базу, а превышение будет отражено отдельно, так как его нужно будет показать в составе налоговой базы по другим налогам.
Часто кредитные организации в своем бухгалтерском учете открывают отдельные субсчета для раздельного учета всех командировочных расходов, уменьшающих и не уменьшающих налоговую базу. Такой подход представляется логически верным. Но, на наш взгляд, следует все равно составлять справку по налоговой базе в обоснование отнесения расходов к уменьшающим налоговую базу.
Напомним, что суточные могут выдаваться как авансом за весь период командировки, так и оплачиваться по факту несения расходов. В некоторых кредитных организациях принят следующий порядок: суточные не выплачиваются, однако компенсируются строго оговоренные внутренним положением по командировкам расходы. Для бухгалтерского учета, естественно, такие расходы необходимо подтвердить документально. Подтверждением могут служить чеки, товарные чеки и накладные, билеты, счета-фактуры, акты выполненных работ и услуг. Для налогового же учета в пределах норм никакие оправдательные документы представлять нет смысла, так как норма установлена вне зависимости от того, на что были потрачены эти средства и были ли потрачены вообще.
Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ в совокупный налогооблагаемый доход работника не включаются суточные, выплаченные в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.
На сегодняшний день нет единого мнения относительно учета в целях налога на доходы физических лиц суточных по командировкам - позиции налоговых органов (включая Минфин России) и налогоплательщиков практически противоположны. Рассмотрим далее суть и доводы сторон.
Основное различие состоит в понятии "нормы, установленные в соответствии с действующим законодательством". Разъяснение этого понятия в Налоговом кодексе РФ отсутствует. В гл. 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ указано, что нормы утверждаются Правительством РФ, но в гл. 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ аналогичная отсылка отсутствует.
Налоговые органы и Минфин России считают, что по командировкам в пределах России на налогообложение доходов физических лиц распространяются нормы, установленные для налога на прибыль (100 руб. в день). Об этом говорилось ранее в Письме МНС России N 04-2-06/127 "О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками". Это Письмо было признано Решением ВАС РФ N 16141/04 недействующим. Более того, из самого текста Решения ВАС РФ N 16141/04 следует, что коммерческие организации могут установить любой размер суточных, закрепив это в своих локальных документах или коллективном договоре согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ. Тот же самый вывод можно сделать исходя из ситуации с загранкомандировками.
Мнение же налоговых органов осталось прежним: превышение нормы, установленной в размере 100 руб., по внутренним командировкам должно облагаться налогом на доходы физических лиц, а по загранкомандировкам налогоплательщикам рекомендуется пользоваться Приказом Минфина России N 64н.
Однако Приказ Минфина России N 64н значительно изменен Приказом Минфина России N 92н "О внесении изменений в Приказ Министерства финансов Российской Федерации N 64н "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран". В частности, изменены название и п. 1 Приказа Минфина России N 64н, а имевшееся в нем Приложение "Размеры выплаты суточных при краткосрочных командировках и предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" заменено Приложением "Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".
В результате Приказ Минфина России N 64н в новой редакции имеет название "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета", а в его Приложении графа "Нормы суточных" отсутствует.
На первый взгляд может показаться, что этими изменениями Минфин России отказался от ограничения для целей налогообложения размера суточных по загранкомандировкам для коммерческих организаций. Но такое ограничение установлено не Минфином России, а Налоговым кодексом РФ.
Согласно абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ в доход, подлежащий налогообложению, не включаются "суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством". В соответствии с п. 5 ст. 1 недавно принятого Госдумой в первом чтении законопроекта N 294450-4 "О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации" эта запись будет заменена текстом: "суточные в пределах норм, определяемых в порядке, предусмотренном подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 настоящего Кодекса". То есть суточные будут определяться в пределах норм "утверждаемых Правительством Российской Федерации" (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Если в НК РФ говорится об утверждаемых Правительством РФ нормах, то на практике возможны, например, ситуации, когда утвержденных Правительством РФ норм нет, но есть:
• нормы, утвержденные Правительством РФ только для организаций, финансируемых из бюджета;
• старые нормы, утвержденные ранее Правительством РФ, но затем отмененные (например, так было с нормами естественной убыли, которые отменили, а затем, через несколько лет, разрешили применять задним числом);
• старые нормы, утвержденные Правительством РФ только для организаций, финансируемых из бюджета;
• нормы, утвержденные не Правительством РФ, а Минфином России, только для организаций, финансируемых из бюджета;
• старые нормы, утвержденные ранее Минфином России, но затем отмененные.
Во всех этих случаях, по мнению налоговых органов, вместо утвержденных Правительством РФ норм коммерческими организациями должны применяться перечисленные нормы. Ведь в НК РФ установлено ограничение, и оно должно действовать.
Таким образом, можно сделать выводы, что по командировкам в пределах РФ и за границу размер суточных ограничивается только локальными документами или коллективным договором. На практике налоговые инспекторы неудержание налога на доходы физических лиц по суточным свыше 100 руб. в день еще могут не указывать в качестве нарушений. Ведь вышеуказанное Решение ВАС РФ касалось напрямую этого вопроса. Но по загранкомандировкам лучше пока пользоваться прежней редакцией Приказа Минфина России N 64н.
Другими словами, превышение нормы суточных, установленной в размере 100 руб., и норм по загранкомандировкам (если их утвердит Правительство РФ) будет облагаться налогом на доходы физических лиц.
Те же изменения коснутся порядка исчисления и уплаты единого социального налога. Законопроект N 294450-4 "О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации" предполагает в пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ абз. 10 считать абз. 11 и в нем слова "суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации" заменить словами "суточные в пределах норм, определяемых в порядке, предусмотренном подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 настоящего Кодекса".
Однако обложения единым социальным налогом выплат сверх норм это, скорее всего, не коснется.
Сейчас в соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса РФ при расчете единого социального налога (далее - ЕСН) не учитываются суточные, выплаченные работнику в пределах норм, установленных законодательством России. Как видно из нормы, здесь есть такое же противоречие, как и в отношении суточных при расчете налога на доходы физических лиц. Однако согласно законопроекту суточные сверх норм также не будут подлежать учету при налогообложении ЕСН по норме, указанной в п. 3 ст. 236 НК РФ, как выплаты, которые не принимаются при расчете налога на прибыль.
Однажды один путешественник попал в плен к амазонкам. После недолгого совещания эти отважные воительницы приняли решение убить беднягу. Однако перед этим они предложили «идущему на смерть» исполнить его последнюю просьбу. Подумал-подумал путешественник и попросил амазонок кое-о-чем. Это-то, собственно говоря, его и спасло. -так, вопрос: какую просьбу высказал обреченный»?
Статью подготовила начальник отдела по формированию налоговой отчетности Железнова Яна Константиновна. 
