Основной инструмент контроля расходования подотчетных сумм – авансовый отчет подотчетного лица. К нему прилагаются подтверждающие (оправдательные) документы. Документы для авансового отчета подтверждают произведенные расходы – факт их совершения и суммы. В роли оправдательных документов обычно выступают чеки (товарные и кассовые), билеты, квитанции, в некоторых случаях – служебные записки.
Эти бумаги могут изучать налоговые инспекторы, чтобы установить, правильно ли вы признали расходы при расчете налога на прибыль. Налоговики посчитают правомерным возмещение работнику затрат в рамках расчетов с подотчетными лицами и уменьшение на эту сумму налоговой базы по налогу на прибыль, если расходы документально подтверждены и экономически оправданны.
Если сотрудник получил больше денег, чем потратил, излишки он сдает в кассу. Невозвращенные подотчетные средства, по которым нет авансового отчета, расцениваются как недостача. Их смело можно удержать из зарплаты неаккуратного подотчетного лица. Если работник потратил больше, чем получил под отчет, но обосновал перерасход и подтвердил его документами, компания выплачивает ему компенсацию. Деньги можно перечислить на карту сотрудника или выдать из кассы с оформлением расчетного кассового ордера.
Если сотрудник раньше уже получал подотчетные суммы, новая выдача ему денежных средств под отчет возможна только после того, как он представит авансовый отчет по предыдущим затратам. Передавать подотчетные деньги от одного работника другому нельзя – один сдает авансовый отчет и излишки средств, другой получает суммы из кассы (или на карту) заново.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
