Работник обязан сдать авансовый отчет в 2021 году своему работодателю в течение 3 рабочих дней с даты окончания срока, на который ему были предоставлены денежные средства.
В бухгалтерию он может принести:
• авансовый отчет по форме № АО-1 (утв. пост. Госкомстата РФ № 55).
• авансовый отчет по самостоятельно разработанной форме (должен иметь все необходимые реквизиты, предусмотренные законодательством, ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).
Выбранную форму авансового отчета директор компании обязан утвердить приказом к учетной политике.
Заполнение авансового отчета (образец см. ниже) работник выполняет в течение 3 рабочих дней:
• с даты истечения указанного в заявлении о выдаче денег под отчет срока предоставления сумм;
• выхода человека на работу в случае, когда срок истек в период болезни или отпуска;
• возвращения из командировки.
Документ составляют в одном экземпляре.
Заполнение авансового отчета в 2021 году начинают с лицевой стороны. Бухгалтер фирмы указывает:
• наименование фирмы либо ФИО индивидуального предпринимателя;
• подразделение, в котором трудится работник;
• фамилию и инициалы работника;
• должность работника;
• цель выдачи денег под отчет (командировочные расходы).
Подотчетник заполняет оборотную сторону документа. Он указывает:
• перечень подтверждающих расходы документов;
• даты выдачи этих документов;
• их номера и вид (например, квитанция, чек и т. п.);
• потраченную сумму.
Работнику также следует пронумеровать приложенные документы. Нумерация производится в порядке их указания в авансовом отчете.
Для принятия к вычету НДС с расходов на проезд, в авансовом отчете указывают общую стоимость билета и отдельно сумму входного НДС. В противном случае, произвести вычет нельзя (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК).
При этом многие перевозки облагают НДС по ставке 0%:
• в частности, любые международные перевозки (подп. 4 п. 1 ст. 164 НК);
• внутрироссийские авиарейсы в Республику Крым (подп. 4.1 п. 1 ст. 164 НК);
• перевозки пассажиров и багажа железнодорожным транспортом (подп. 9.2 и 9.3 п. 1 ст. 164 НК).
Но дополнительные услуги облагаются НДС по ставке 20%.
Бланки строгой отчетности, которыми можно подтвердить оплату проезда (приказы Минтранса № 134, № 322):
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• маршрут/квитанция электронного билета на самолет и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок);
• контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте).
Оформление авансового отчета при выдаче под отчет денег производят в порядке, аналогичном командировочному.
Документ составляют при расчетах с подотчетными лицами всегда. Законодательство исключений не содержит (п. 6.3 указания ЦБ № 3210-У, п. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).
ИП вправе не оформлять авансовый отчет. Он может снять денежные средства со своего расчетного счета и потратить на любые цели. Как для бизнеса, так и для личных нужд (письмо ЦБ № 29-1-2/5603).
Когда работник представил в компанию авансовый отчет, бухгалтер заполняет отрывную часть (расписку) и передает ее работнику. Она служит подтверждением того, что отчет принят к проверке.
Проверка проводится в два этапа:
1. Контроль целевого расходования денег. Смотрят цели получения сумм от компании. Они приведены в документе, который является основанием для выдачи денег под отчет. Это может быть расходный кассовый ордер, приказ, заявление и т. д. Далее цель сравнивают с результатом. Он есть в документах, приложенных отчету. Если совпадение есть, суммы использованы по целевому назначению.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
