Инструкция для подотчетных лиц – удобный локальный нормативный акт работодателя, который подскажет работникам, как выдать деньги под отчет, в какие сроки и как отчитаться по ним, какие подтверждающие расходы должны быть и какие к ним предъявляются требования. Тогда подотчетники смогут проверять первичные документы сразу на месте при совершении покупки, что минимизирует ошибки.
В инструкции в 2021 году нужно предусмотреть:
- срок, на который выдаются подотчетные суммы. Например, его можно установить единым для всех ситуаций или же руководитель будет его устанавливать индивидуально в каждом случае, указывая в заявлении на подотчет;
- способы выдачи денег подотчет: наличными из кассы, перечислением на карту работника (контролеры это разрешают (Письмо Минфина № 03-11-11/42288));
- форму, по которой представляется авансовый отчет. Организация вправе использовать и унифицированную форму № АО-1;
- срок проверки авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем);
- срок утверждения авансового отчета руководителем;
- срок окончательного расчета с работником по авансовому отчету.
При выдаче под отчет наличных из кассы нужно соблюдать несколько требований:
- для получения денег работник должен написать заявление на выдачу наличных подотчет. Вместо заявления работодатель может оформить распоряжение;
- деньги выдаются при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам;
- авансовый отчет по полученным наличным (в том числе на командировку) работник должен представить в течение 3 дней со дня окончания срока, на который они были выданы.
Если же подотчетные средства переводятся на банковскую карту работника, то указанные требования не обязательны. В этом случае организация самостоятельно устанавливает порядок выдачи подотчетных средств на карту и сроки отчета по ним.
К примеру, она может прописать в инструкции, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться всего раз в месяц (в частности, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).
Отчитываясь по расходам за счет подотчетных средств, работник должен приложить к авансовому отчету подтверждающие документы. Для удобства можно подготовить образцы всех подтверждающих документов, выделив в них важную информацию, и выдать их на руки подотчетнику.
Выдавать деньги под отчет разрешается не только сотрудникам, работающим на основании трудового договора, но и лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор. Однако не забывайте, что статус у таких работников разный.
На последних не распространяются положения ТК РФ, в частности: о выплате им суточных при направлении в командировку, об удержании задолженности по подотчетным суммам из зарплаты (соответственно, разногласия в случае невозврата неизрасходованных сумм или неутверждения авансового отчета нужно будет разрешать в судебном порядке) и др.
Во избежание путаницы оформлять подотчет лучше только с работниками по трудовому договору. А лицам, работающим по гражданско-правовым договорам, деньги следует выдавать не под отчет, а во исполнение заключенного с ними договора (поручения, агентирования и т.п.), например, на основании их заявления о возмещении им расходов на выполнение поручения (при этом авансовый отчет им оформлять не обязательно).
Однажды один путешественник попал в плен к амазонкам. После недолгого совещания эти отважные воительницы приняли решение убить беднягу. Однако перед этим они предложили «идущему на смерть» исполнить его последнюю просьбу. Подумал-подумал путешественник и попросил амазонок кое-о-чем. Это-то, собственно говоря, его и спасло. -так, вопрос: какую просьбу высказал обреченный»?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
