Пройти налоговую проверку порой непросто. Большое внимание обычно уделяют во время нее расходам организации, ведь размер налоговых выплат они могут снизить существенно. В случае если доходы компании из-за ошибки бухгалтера оказались более высокими, инспектора нередко пропускают этот момент. В документах проверки при этом обязательно отражается, если расходов учтено больше, чем нужно.
Авансовые отчеты – отражающие расходы компании бумаги. Проверяющие органы уделяют им немало внимания. Особой тщательности требует подготовка таких документов по причине того, что неточности в них часто становятся причиной штрафов и других санкций.
Важно учитывать, что все указанные в документе траты должны иметь документальное подтверждение. Для уменьшения прибыли нельзя использовать траты, которые возмещены работнику и подшиты к авансовому отчету, если подтверждающих это бумаг нет. Кроме того, с сотрудника нужно будет в такой ситуации удержать налог, размер которого составляет тринадцать процентов, поскольку выплаченные деньги будут считаться доходом, облагаемым отдельным налогом.
Если вины сотрудника в отсутствии подтверждающих документов нет, а такие ситуации бывают, расходы должны быть возмещены. НДФЛ также нужно будет удержать. Случиться это может, например, при участии в выставке, когда перед мероприятием оборудование оказывается поврежденным, а оплата неисправности была устранена сторонним мастером за наличный расчет с согласия директора.
Сотрудник пишет служебную записку, в которой объясняется трата денег, а также указывает утерю документов. К авансовому отчету прикладывают эту записку. Подобный авансовый отчет подписывается директором, который в курсе ситуации, сотруднику возместят реально затраченные деньги.
К авансовому отчету нужно прикладывать оригиналы документов. Копии недопустимы. Во всех бумагах должны содержаться реквизиты, форма оформления является утвержденной и стандартной. Подтверждающие расходы документы в бухгалтерию сотрудниками подаются оригинальные. Копии не будут приняты проверяющими инстанциями, в выплате налогов возникнут неточности. В итоге организация может подвергнуться штрафным санкциям.
Товарный и кассовый чеки являются подтверждением траты наличных денег. Первый чек выступает в качестве расшифровки второго, если стоимость и перечень товаров в кассовом чеке отсутствуют. Товарный чек необязателен, если эта информация уже имеется в другом документе.
Для сдачи авансовый отчет 2018 следует готовить по нормам предыдущих лет. Процедура выдачи авансовых выплат и сроки сдачи отчетности едины для компаний с любой формой организации и системой налогового обложения. Но в зависимости от системы документооборота отчет может подаваться как с использованием формы «АО-1», так и на бланке компании.
Предприятие вправе выдавать средства в виде аванса любому лицу, находящемуся с ним в трудовых отношениях и отчитавшемуся за предыдущие авансовые выплаты. Запрещается как выдача средств постороннему лицу, так и передача полученного аванса третьей стороне.
Основанием для выплаты могут послужить следующие ситуации:
• покрытие командировочных расходов;
• приобретение материальных ценностей;
• хозяйственные нужды.
Выплата происходит по заявлению от подотчетного лица с указанием цели получения средств и подтверждается расходным кассовым ордером с подписью руководителя предприятия, главбуха или других уполномоченных лиц. Средства могут быть выданы наличными, перечислены на "зарплатный" счет или на отдельно созданный карточный счет подотчетного лица. Последний вариант предпочтительнее, так как позволяет избежать конфликтов с проверяющими органами.
Выдача аванса предполагает обязательное составление отчета о расходе средств и сдачу его в бухгалтерию предприятия. Подготовкой документа занимается подотчетное лицо, которому была сделана выплата.
Как и любую первичную отчетность, авансовый отчет необходимо составить и сдать непосредственно после завершения целевой деятельности либо истечения указанного в заявлении периода времени со следующими крайними сроками:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• не позднее 3-х рабочих дней после истечения срока, на который был выдан аванс;
• не позднее 3-х раб. дней после возвращения из командировки;
• в случае болезни или отпуска, не позднее 3-х рабочих дней после выхода на работу.
Подача отчета должна сопровождаться оправдательными документами - билетами, чеками, квитанциями, которые удостоверяют целевой расход средств.
Предоставлять отчетный документ обязано лицо, получившее средства от компании авансом. Отчет двусторонний, и заполнять его следует так:
На лицевой стороне указываются:
• фамилия с инициалами;
• должность получателя;
• цель выплаты;
• дата составления документа.
В таблицу заносятся сведения о предшествующих авансах, а также о настоящем - полученные средства, их расход и остаток.
На обратной стороне указывается вид расходов и их суммы, предпочтительно в хронологическом порядке.
Несмотря на то, что бухгалтерский учет должен вестись на русском языке и с указанием сумм в российских рублях, в авансовом отчете возможны исключения. Если аванс был выдан в иностранной валюте или расход средств происходил в иностранной валюте, то в отчете указываются две суммы: оригинальная в иностранной валюте и ее эквивалент в российских рублях.
Важно отличать понятие авансового отчета от авансовых платежей, которые в соответствии с Налоговым кодексом компания обязана выплачивать в рамках налога на прибыль.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
