Пройти налоговую проверку порой непросто. Большое внимание обычно уделяют во время нее расходам организации, ведь размер налоговых выплат они могут снизить существенно. В случае если доходы компании из-за ошибки бухгалтера оказались более высокими, инспектора нередко пропускают этот момент. В документах проверки при этом обязательно отражается, если расходов учтено больше, чем нужно.
Авансовые отчеты – отражающие расходы компании бумаги. Проверяющие органы уделяют им немало внимания. Особой тщательности требует подготовка таких документов по причине того, что неточности в них часто становятся причиной штрафов и других санкций.
Важно учитывать, что все указанные в документе траты должны иметь документальное подтверждение. Для уменьшения прибыли нельзя использовать траты, которые возмещены работнику и подшиты к авансовому отчету, если подтверждающих это бумаг нет. Кроме того, с сотрудника нужно будет в такой ситуации удержать налог, размер которого составляет тринадцать процентов, поскольку выплаченные деньги будут считаться доходом, облагаемым отдельным налогом.
Если вины сотрудника в отсутствии подтверждающих документов нет, а такие ситуации бывают, расходы должны быть возмещены. НДФЛ также нужно будет удержать. Случиться это может, например, при участии в выставке, когда перед мероприятием оборудование оказывается поврежденным, а оплата неисправности была устранена сторонним мастером за наличный расчет с согласия директора. Сотрудник пишет служебную записку, в которой объясняется трата денег, а также указывает утерю документов. К авансовому отчету прикладывают эту записку. Подобный авансовый отчет подписывается директором, который в курсе ситуации, сотруднику возместят реально затраченные деньги.
К авансовому отчету нужно прикладывать оригиналы документов. Копии недопустимы. Во всех бумагах должны содержаться реквизиты, форма оформления является утвержденной и стандартной. Подтверждающие расходы документы в бухгалтерию сотрудниками подаются оригинальные. Копии не будут приняты проверяющими инстанциями, в выплате налогов возникнут неточности. В итоге организация может подвергнуться штрафным санкциям.
Товарный и кассовый чеки являются подтверждением траты наличных денег. Первый чек выступает в качестве расшифровки второго, если стоимость и перечень товаров в кассовом чеке отсутствуют. Товарный чек необязателен, если эта информация уже имеется в другом документе.
Для сдачи авансовый отчет 2018 следует готовить по нормам предыдущих лет. Процедура выдачи авансовых выплат и сроки сдачи отчетности едины для компаний с любой формой организации и системой налогового обложения. Но в зависимости от системы документооборота отчет может подаваться как с использованием формы «АО-1», так и на бланке компании.
Предприятие вправе выдавать средства в виде аванса любому лицу, находящемуся с ним в трудовых отношениях и отчитавшемуся за предыдущие авансовые выплаты. Запрещается как выдача средств постороннему лицу, так и передача полученного аванса третьей стороне.
Основанием для выплаты могут послужить следующие ситуации:
Выплата происходит по заявлению от подотчетного лица с указанием цели получения средств и подтверждается расходным кассовым ордером с подписью руководителя предприятия, главбуха или других уполномоченных лиц. Средства могут быть выданы наличными, перечислены на "зарплатный" счет или на отдельно созданный карточный счет подотчетного лица. Последний вариант предпочтительнее, так как позволяет избежать конфликтов с проверяющими органами.
Выдача аванса предполагает обязательное составление отчета о расходе средств и сдачу его в бухгалтерию предприятия. Подготовкой документа занимается подотчетное лицо, которому была сделана выплата.
Как и любую первичную отчетность, авансовый отчет необходимо составить и сдать непосредственно после завершения целевой деятельности либо истечения указанного в заявлении периода времени со следующими крайними сроками:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• не позднее 3-х рабочих дней после истечения срока, на который был выдан аванс;
• не позднее 3-х раб. дней после возвращения из командировки;
• в случае болезни или отпуска, не позднее 3-х рабочих дней после выхода на работу.
Подача отчета должна сопровождаться оправдательными документами - билетами, чеками, квитанциями, которые удостоверяют целевой расход средств.
Предоставлять отчетный документ обязано лицо, получившее средства от компании авансом. Отчет двусторонний, и заполнять его следует так:
На лицевой стороне указываются:
• фамилия с инициалами;
• должность получателя;
• цель выплаты;
• дата составления документа.
В таблицу заносятся сведения о предшествующих авансах, а также о настоящем - полученные средства, их расход и остаток.
На обратной стороне указывается вид расходов и их суммы, предпочтительно в хронологическом порядке.
Несмотря на то, что бухгалтерский учет должен вестись на русском языке и с указанием сумм в российских рублях, в авансовом отчете возможны исключения. Если аванс был выдан в иностранной валюте или расход средств происходил в иностранной валюте, то в отчете указываются две суммы: оригинальная в иностранной валюте и ее эквивалент в российских рублях.
Важно отличать понятие авансового отчета от авансовых платежей, которые в соответствии с Налоговым кодексом компания обязана выплачивать в рамках налога на прибыль.
Компании могут использовать как унифицированный бланк авансового отчета, так и разработать форму самостоятельно. Удобнее применять бланк АО-1, который можно скачать в статье.
Бланк авансового отчета компания может разработать самостоятельно, а вправе использовать и унифицированную форму авансового отчета. Ее можно посмотреть в постановлении Госкомстата РФ № 55.
Конечно, удобнее применять бланк АО-1 для авансового отчета, ведь в нем уже есть все обязательные поля для заполнения. К тому же, именно эту форму обычно выводят бухгалтерские программы.
В прошлом году компании, которые решили применять авансовый отчет по унифицированной форме, используют бланк АО-1 из постановления Госкомстата РФ № 55. На 2018 год чиновники не планируют вносить в него изменений.
Форма унифицированного авансового отчета в 2018 году такая же, как в прошлом. Для официальных документов чиновники присваивают номер по ОКУД. Это общероссийский классификатор управленческой документации (утв. постановлением Госстандарта России № 299). У авансового отчета для обычной компании номер ОКУД – 0302001. Этот код предусмотрен унифицированным бланком. ОКУД указывают в верхнем углу шапки формы. Причем с 2018 года на бланке авансового отчета ставьте такой же код, так как менять его не планируют.
Отчеты могут использовать не только обычные компании, но и бюджетные. Тогда ОКУД такого авансового отчета будет 0504505. Документ берите из приказа Минфина России № 52н.
Авансовый отчет по командировке в 2018 году
Служебные поездки сотрудников – обычное дело и для крупных, и малых компаний. Они повышают эффективность работы предприятия и решают поставленные перед ним задачи. Каждому вернувшемуся нужно составить авансовый отчёт по командировке. Он подтвердит понесённые траты и сам факт нахождения в командировке. Рассмотрим детально правила заполнения этого важного документа, состав затрат, их обоснование и отражение в бухучёте.
Для начала рассмотрим общий механизм того, как заполнить образец авансового отчёта по командировке:
1. В выданном бухгалтерией бланке работник заполняет:
• наименование организации;
• своё Ф.И.О;
• должность;
• структурное подразделение;
• цель выдачи денежных средств (командировка). Однако эти реквизиты обычно уже указывают, если предприятие использует бухгалтерское программное обеспечение.
2. Затем работник пишет дату составления отчёта и заполняет строки на его другом листе. Туда он вписывает:
• наименования подтверждающих документов;
• суммы расходов по ним.
То есть для того, чтобы бухгалтерия приняла документ, нужно всего лишь сохранить все чеки и сделать правильный арифметический подсчёт. Поэтому в том, как составить авансовый отчёт по командировке по образцу, нет ничего сложного.
Перед командировкой сотрудник примерно знает, сколько ему понадобится на поездку. Либо аванс рассчитает бухгалтерия, согласно утверждённым на предприятии нормам и прошлым расценкам на аналогичную командировку.
Во многих организациях бухгалтерия самостоятельно заказывает билеты от имени предприятия. Бухгалтерский учёт таких расходов будет отличен от ситуации, когда сотрудник покупает билеты сам.
Независимо от того, кто будет вести расчёт будущих и состоявшихся затрат, состав включаемых в авансовый отчёт командировочных расходов будет неизменным.
1. суточные;
2. проезд;
3. проживание в гостинице;
4. иные расходы, утвержденные во внутреннем положении организации.
Также дополнительно учитывают расходы на:
• оформление загранпаспорта, визы;
• взносы за право проезда и выезда транспорта;
• если работник командирован на личном автомобиле, соответственно оплачивают бензин.
По возвращении на предприятие сотруднику надлежит приложить к авансовому отчёту по командировке документы – доказательства:
• кассовые чеки (наиболее распространённый документ);
• бланки строгой отчётности (БСО);
• корешки приходных кассовых ордеров (выдают другие организации/ИП при внесении платы за определённые услуги/товары);
• накладные.
Чеки и БСО рекомендуем проверять тщательно. И тем более – не терять! Иначе бухгалтерия может отказать в возмещении расходов на командировку при их отсутствии.
Одна из самых распространённых «ошибок» при проверке документов – это отсутствие кассового чека. Однако ведение торговли или оказания определенных услуг без применения кассового аппарата – вполне допустимо. Главное – попросить продавца, чтобы он по всем правилам оформил БСО либо поставил свой штамп, написал «Работаем без ККМ» и подписал.
На деле бланки строгой отчетности – это практически главнейшие документы командировки: билет на поезд, автобус, самолёт и др.
По этим квиткам будут считать дни служебной поездки. Они подтверждают транспортные, а значит – основные расходы любой командировки.
Работник (или бухгалтерия за него) может оформить билет через Интернет. Тогда для него будет сформирован электронный посадочный талон. Авансовый отчёт впоследствии нужно обязательно сопроводить этим квитком.
После проверки расходов на целесообразность, были ли они целевыми или нет, арифметической стороны документации, бухгалтер проверяет приложенные к отчёту документы.
В бухгалтерском учёте, когда утвержден авансовый отчёт по командировке, проводки будут такие:
Ситуация
Проводка
Покупка работником материалов
Дт 10 – Кт 71
При покупке товаров
Дт 41 – Кт 71
Списание суточных
Дт 20 Кт 71
Возврат невостребованных денег в кассу предприятия
Дт 50 – Кт 71
Возврат невостребованных денег на расчётный счет
Дт 51 – Кт 71
Доначисление денег работнику, если пришлось вложить свои
Дт 71 – Кт 50 или Дт 71 – Кт 51
Работник не предоставил подтверждающие документы или понёс нецелевые расходы. Сумму списывают в недостачи
Дт 94 – Кт 71
Недостачу удерживают с работника
Дт70 – Кт 94
Воспользовавшись приведённой в статье информацией, вам не придется испытывать сложности с составлением авансового отчёта по командировке, а бухгалтерии – с отражением проводок в учёте.
Авансовый отчет без кассового чека в 2018 году
Авансовый отчет без кассового чека можно составить на вполне законных основаниях. Рассмотрим, какие нюансы при этом следует учитывать.
Требуется ли в принципе сопровождать авансовый отчет какими-либо документами? В п. 6.3 указаний ЦБ РФ № 3210-У говорится, что соответствующий отчет должен быть предъявлен бухгалтеру либо руководителю фирмы вместе с «прилагаемыми документами», но уточняется, какими именно.
В п. 26 Постановления Правительства РФ № 749 указано, что по возвращении из командировки сотрудник фирмы должен представить работодателю авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие наем жилья, расходы по проезду и иным статьям.
Прилагать документы к авансовому отчету, которые подтверждают корректность расходования работником выданных денежных средств, нужно обязательно.
Не считая указанного требования законодателя, на то есть иные причины, в частности:
• суммы, выданные работнику под отчет и корректно использованные им, могут быть приняты компанией-работодателем к уменьшению налогооблагаемой базы (при наличии их в требуемой законом комплектности — нужны бумаги, подтверждающие как факт оплаты товаров или услуг, так и их получение);
• для того чтобы иметь возможность получить отчетные денежные средства повторно, работник обязательно должен отчитаться перед работодателем по предыдущим расходам.
В главных нормативных актах, устанавливающих необходимость формирования авансовых отчетов, ничего не сказано о том, что к соответствующему документу должны прилагаться кассовые чеки. Вместе с тем можно отметить, что в структуре формы № АО-1, в соответствии с которой должен составляться авансовый отчет (либо в ее аналоге для бюджетных учреждений — форме 0504505), есть графы, куда нужно вносить сведения о документах, подтверждающих расходы. В форме № АО-1 необходимо фиксировать название данных документов, их номера и даты, в форме 0504505 — номера, даты, а также содержание расходов.
К документам, которые содержат необходимые для первички реквизиты (номер, дату, содержание расходов), кроме кассового чека, относятся:
• бланк строгой отчетности (в том числе, например, авиабилет);
• квитанция ПКО;
• товарный чек.
Рассмотрим, как оформлять авансовый отчет при использовании каждого из отмеченных документов.
Итак, авансовый отчет без кассового чека можно дополнить БСО. Структура бланка строгой отчетности в общем случае должна удовлетворять критериям, которые зафиксированы в п. 3 Постановления Правительства РФ № 359.
В БСО должны быть указаны:
• наименование документа (например, «Квитанция за оплату гостиничных услуг»);
• номер, серия документа;
• название фирмы — поставщика услуги (БСО при продаже товаров не составляются);
• ИНН, адрес фирмы;
• вид предоставленной услуги;
• сумма денежных средств в счет оплаты услуги;
• дата расчетов;
• должность, Ф.И.О. и личная подпись сотрудника фирмы-поставщика, при наличии — печать.
БСО должен быть выпущен на типографском оборудовании и состоять из 2 элементов — основной части и корешка (являющегося копией либо отрывной частью первого элемента). Работник, оплатив услугу, получает, таким образом, корешок БСО. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету, а сведения из него вписывать в соответствующие графы.
Таким образом, работнику, получившему на руки денежные средства под отчет, перед тем как соглашаться брать корешок БСО от поставщика услуг, следует убедиться, что на соответствующем документе вышеуказанные реквизиты присутствуют. Исключение — если корешок не является отрывной частью БСО, который формируется в соответствии с отдельными правовыми актами, например, если речь идет об авиабилете.
Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров. Каким образом?
ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.
Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:
• печать фирмы-поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
• в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.
Еще один нюанс: ПКО российские организации должны составлять исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом в постановлении № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.
Еще один возможный сценарий обоснования расходов по отчетным средствам — использование товарного чека в качестве документа, дополняющего авансовый отчет.
В соответствии с п. 2.1 ст. 2 закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» № 54-ФЗ организации и ИП, работающие по ЕНВД, а также ИП на патенте могут выдавать своим покупателям и клиентам товарные чеки вместо кассовых.
Они должны содержать:
• порядковый номер, дату составления;
• название фирмы — поставщика товаров или услуг либо Ф.И.О. индивидуального предпринимателя;
• ИНН фирмы или ИП;
• перечень товаров, услуг, оплаченных работником подотчетными денежными средствами, их количество;
• сумму, которую работник внес в кассу фирмы-поставщика или ИП, в рублях;
• должность, Ф.И.О., инициалы сотрудника, выдавшего товарный чек, его подпись.
Для товарного чека законодательно не утверждена какая-либо форма. Поэтому, если, например, фирма-поставщик по каким-то причинам не может выдать корректный, соответствующий всем требованиям ПКО либо БСО, работнику, распоряжающемуся подотчетными денежными средствами, можно попросить сотрудника данной фирмы выписать именно товарный чек, который ни к чему с юридической точки зрения организацию не обязывает, ведь вести учет чеков не требуется.
Единственная функция товарного чека — подтверждение фирмой факта оплаты покупателем тех или иных ТМЦ или услуг. Хотя, конечно, многие фирмы и ИП ведут журнал учета выдачи товарных чеков, оставляя у себя их копии.
Оформление авансовых отчетов в 2018 году
После возвращения из командировок сотрудники обязаны составлять авансовые отчеты ИП в 2018 году. Данный документ является подтверждением того, что человек действительно выполнял поставленные перед ним задачи, а полученные им деньги были потрачены обоснованно. В статье будет рассмотрено, как оформить авансовый отчет ИП в 2018 году в соответствии со всеми требованиями.
Этот отчет вместе с приложенными к нему оправдательными документами (чеками и квитанциями) подтверждает, что подотчетные суммы были потрачены на те цели, ради которых они были выданы. Авансовые отчеты ИП на общеустановленном режиме в 2018 году относятся к документам первичного учета. Бланки заполняются по установленному образцу, на них должна присутствовать подпись сотрудника, который получил деньги под отчет. Документы тщательно проверяются сотрудниками бухгалтерии, указанные в них суммы отображаются в финансовой отчетности ИП в 2018 году.
Подотчетные суммы выдаются сотрудникам в кассе предприятия, в расходных ордерах отображается целевое назначение денежных средств. При составлении персонифицированной отчетности за 2018 год ИП и ООО на УСН следует учитывать, что командировочные не подлежат обложению страховыми платежами. На формирование авансовых отчетов ИП в 2018 г. категория плательщика страховых взносов не оказывает влияния.
Предоставленные сотрудником чеки являются основанием для списания полученного аванса, а суммы, указанные в них, используются при составлении отчета о финансовых результатах ИП в 2018 году. Если были израсходованы не все средства, они подлежат возврату в кассу предприятия, в ином случае их высчитывают из заработной платы работника.
Действующее правительство ежегодно вносит ряд поправок в законодательные акты, многие нововведения коснутся индивидуальных предпринимателей. Изменится отчетность ИП-работодателя в 2018 году и ИП без сотрудников в ФСС, Пенсионный фонд и налоговую. Нормы суточных также изменятся: в новом году не будут облагаться страховыми взносами только суточные в размере до 700 рублей (если сотрудник совершает поездку в пределах РФ) и до 2500 рублей при выезде за границу (в отчетности по персонифицированному учету для ИП в 2018 году эти суммы не будут показывать). Такое нововведение несколько осложнит жизнь предпринимателям, так как в 2018 году суточные не облагались страховыми платежами.
Если размеры командировочных превышают необлагаемый минимум, бухгалтер должен рассчитать размеры НДФЛ и взносов во внебюджетные фонды. Эти суммы надо учитывать при формировании отчета ИП по ЕНВД в 2018 году. Размеры суточных одинаковы для всех регионов России, но расчет страховых взносов с суточных может отличаться. Далее будет рассмотрен порядок отчетности ИП в 2018 году по выданным авансам.
В новом году служебные поездки будут оплачиваться и оформляться с учетом изменений в действующем законодательстве. Авансовая отчетность ИП в 2018 году и общеустановленный порядок оформления командировок не претерпят существенных изменений по сравнению с предыдущими годами, но бумажная волокита уменьшится. Основанием для оформления рабочих поездок станет письменное разрешение владельца предприятия.
Командировочные затраты в обязательном порядке отображаются в отчетности ИП-работодателя в 2018 году.
К таким расходам относятся:
• выплата заработной платы работнику за период, когда он находился в служебной поездке;
• расходы на поездку в общественном транспорте;
• расходы на проживание в гостинице;
• суточные;
• возможные дополнительные расходы.
Важным событием стало введение налогов на суточные. Но в персонифицированной отчетности ИП в 2018 году эти суммы не указываются. В текущем году выплата суточных будет осуществляться только в том случае, если у сотрудника организации нет возможности каждый день возвращаться домой. Если представитель фирмы едет в однодневную командировку, выплаченную ему сумму нельзя квалифицировать как авансовые расходы при расчете налога и составлении отчета по прибыли ИП в 2018 году.
Служебные поездки за границу оплачиваются с валютного счета предпринимателя, и отчет в 2018 году должен учитывать эти особенности. Суммы следует указывать в рублях и в иностранной валюте, а все подтверждающие документы необходимо перевести на русский язык. В остальном порядок оформления авансового отчета аналогичен тому, когда человек не выезжает за пределы Российской Федерации.
Бланк авансового отчета заполняется с двух сторон бухгалтером и подотчетным лицом. Работник, приехавший из командировки, заполняет графы №1-6 отчета: следует указать информацию о себе и израсходованных деньгах. Подтверждающие документы обязательно прикладываются. Сотрудники бухгалтерии проверяют заполненный отчет и приложенные к нему документы об израсходованных деньгах, затем учитывают эти суммы при составлении отчетностей ИП на общеустановленном режиме в 2018 году.
С изнаночной стороны необходимо вписать сведения обо всех товарных чеках, квитанциях, накладных. Если ответственное лицо своевременно не предоставило подтверждающие документы о потраченных денежных средствах, в следующий раз оно не получит аванс. Применение специальных инструкций при заполнении авансового отчета поможет минимизировать количество ошибок и облегчит работу бухгалтеру при составлении отчетности ИП на упрощенке в 2018 году.
Принятые правительством нововведения существенно усложнили работу бухгалтеров при составлении в 2018 году отчетности ИП и баланса. Если организация работает на УСН, то расходы на суточные учитываются в полном размере (они указываются в локальных актах). К примеру, если в акте прописано 5000 рублей, то предприниматель может выплатить эту сумму сотруднику, а затем учесть ее при расчете прибыли в финансовой отчетности ИП в 2018 году.
Расчет командировочных осуществляется по простому алгоритму: установленный размер суточных умножается на количество дней служебной поездки. Затем из этой суммы вычитывается НДФЛ, а остальные деньги передаются сотруднику.
Заполненный авансовый отчет вместе с приложенными накладными и чеками принимается к учету в бухгалтерии, порядок отчетности ИП в 2018 году следующий:
• Выдача денег подотчетному лицу. Основанием для получения денег является приказ руководителя об отправлении подотчетного лица в рабочую поездку.
• Составление авансового отчета. Это следует сделать в течение трех дней после прибытия из командировки.
• Проверка бухгалтером целевого использования денежных средств (накладных, кассовых чеков, квитанций строгой отчетности для ИП в 2018 году).
• Утверждение проверенного авансового отчета руководителем.
• Отображение операций на счетах бухгалтерского учета.
Порядок составления кассовой отчетности за 2018 год для ИП со штатом сотрудников и без него несколько отличается. Если индивидуальный предприниматель работает один, ему не надо составлять авансовые отчеты. Все операции с наличными оформляются ПКО и РКО.
Если в организации работают сотрудники, кассовая отчетность ИП с 2018 года формируется в ином порядке. Получение подотчетными лицами денежных средств оформляется авансовым отчетом. Бухгалтер ведет кассовую книгу, при совершении операций с наличными заполняются приходные и расходные кассовые ордеры.
Форма авансового отчета 2018 года в бюджетном учреждении
Отправляются ли сотрудники учреждения в командировку или получают деньги под отчет – им придется представить авансовый отчет (ф. 0504505). Бланк авансового отчета обязателен для всех типов государственных учреждений.
Авансовый отчет форма 0504505 – унифицированная форма первичный документ, который обязателен для всех типов государственных и муниципальных учреждений (казенных, бюджетных и автономных). Форму ввели в действие приказом Минфина России № 52н (далее Приказ № 52н). Обновленная редакция Приказа № 52н, которую утвердили приказом Минфина России № 209, не внесла никаких изменений ни в форму отчета, ни в порядок его заполнения.
При необходимости учреждение может доработать унифицированную форму авансового отчета, расширив или сузив графы и строки, введя дополнительные строки и вкладные листы. Изменения оформите приказом руководителя. Такой вывод следует из абзацев 13, 16 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России № 52н.
В 2018 году в соответствии с Положением о служебных командировках, утвержденным постановлением Правительства России № 749, заполненный бланк сотрудник должен представить в бухгалтерию не позднее трех дней с момента возвращения. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.
Когда сотрудник получил денежные средства на хозяйственные расходы, отчитаться по ним необходимо не позднее трех дней после окончания срока, на который выдали аванс. Об этом в пункте 6.3. Указания ЦБ РФ № 3210-У.
Часто бухгалтер задается вопросом – что будет, если сотрудник принесет авансовый отчет и другие документы по командировке с опозданием? В таком случае бухгалтерию никто не накажет. Кодексом РФ об административных правонарушениях не предусмотрены штрафы за подобное нарушение.
Подотчетное лицо заполняет лицевую сторону унифицированной формы авансового отчета 0504505 в части сведений о себе (ФИО, структурное подразделение).
На обратной стороне подотчетник указывает следующую информацию в графах с первую по шестую:
• 1 – порядковый номер оправдательного документа,
• 2 – дата составления оправдательного документа,
• 3 – номер документа,
• 4 – наименование организации предоставившей услугу/товар, сама услуга или товар (проезд, проживание, канцтовары и пр.), наименование документа (кассовый чек, товарный чек, квитанция и пр.),
• 5 – сумма произведенных расходов в рублях,
• 6 – сумма произведенных расходов в валюте.
Все оставшиеся незаполненными строки перечеркните, чтобы никто не мог внести дополнительную информацию о расходах.
В графе 4 отчета (ф. 0504505), если указываются расходы на проживание в гостинице, желательно поставить срок проживания.
К авансовому отчету сотрудник прикладывает оправдательные документы. Например, это проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. д. Документы нумеруются в порядке их записи в отчете.
После этого подотчетное лицо подписывает авансовый отчет и представляет на согласование руководителю структурного подразделения. Затем со всеми оправдательными документами его передают в бухгалтерию, где ответственное лицо заполняет расписку в нижней части бланка, отрезает и отдает подотчетнику.
Далее отчет заполняет бухгалтер, в чьи обязанности входит ведение учета с подотчетными лицами.
Бухгалтер заполняет на лицевой стороне:
• в верхнем правом углу – сумма отчета прописью,
• сведения о суммах выданного аванса,
• сведения об остатках по предыдущим авансам,
• соответствующие проводки по произведенным расходам,
• сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода. Если функции кассира в учреждении выполняет другой работник, то этот раздел заполняет и подписывает он.
На оборотной стороне заполняются графы 7 и 8 – суммы принятые к учету, а также 9 и 10 – бухгалтерские записи по произведенным расходам. После чего бухгалтер подписывает отчет и передает на утверждение главному бухгалтеру, затем руководителю учреждения.
Смотрите основные требования, которые предъявляют налоговые инспекторы к оформлению авансового отчета и приложений к нему.
Так вы сможете проверить отчет о сотрудника и избежать ошибок:
1. Авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Датой, когда при налогообложении возникают внереализационные и прочие расходы, признается день утверждения. Таким образом, если руководитель или уполномоченный сотрудник не утвердил документ, признание расходов по нему спорно (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
2. В кассовых чеках, квитанциях и других подтверждающих оплату документах должны быть указаны наименования товаров. Если же чек пробит только на определенную сумму, то сотрудник должен попросить выдать ему товарный чек. В противном случае идентифицировать расход, а также его обоснованность нельзя. Кроме того, возместить такие суммы сотруднику вы не сможете. А ранее выданный аванс придется удержать или оформить как другую выплату и начислить с нее страховые взносы и НДФЛ.
3. Принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.
С момента вступления в силу Указаний ЦБ РФ № 3210-У стало необязательным вести Журнал регистрации авансовых отчетов. Данное требование теперь отсутствует. Но опытные бухгалтера не стали спешить отказываться от данной формы учета, поскольку она может помочь во внутреннем контроле учреждения.
В любом случае, если вы решите использовать такой журнал, разработайте и утвердите его форму в учетной политике. Не забудьте, что как любой бухгалтерский документ, в нем должны быть обязательные реквизиты, указанные в пункте 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Заявление на авансовый отчет образец 2018 года
Сегодня практически каждая компания сталкивается с необходимостью выдачи денежных средств (ДС) под авансовый отчет. Основной нормативный документ, регулирующий выдачу подотчетных сумм, – указание ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» № 3210-У, а конкретно – п. 6.3 данного указания.
Если ранее заявление было обязательным элементом для выдачи подотчетных сумм, то с вступлением в силу 19.08.2017 указания ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У за фирмой закреплено право выдавать деньги под отчет на основании либо заявления работника, либо распорядительного документа руководителя.
Выбранный порядок должен найти отражение в положении о расчетах с подотчетными лицами.
Заявление составляется в произвольной форме и должно содержать следующие реквизиты (п. 6.3 указания 3210-У):
1. Сумму необходимых для покупки средств.
2. Срок, на который выдаются ДС.
3. Разрешающую визу руководителя и дату.
С 19.08.2017 допускается выдача средств подотчетному лицу, даже если оно не отчиталось по ранее полученным авансам (п. 1.3 указания № 4416-У).
Необходимость оформлять заявление при перечислении ДС на карту сотрудника или корпоративную карту компании законодательно не закреплена, поскольку указание № 3210-У регулирует только операции с денежной наличностью. Однако чиновники считают, что заявление работника все же необходимо (письмо Минфина № 03-11-11/42288).
Однако многие бухгалтеры игнорируют нормы указаний ЦБ РФ и не требуют оформления ни заявлений подотчетными лицами, ни задокументированных распоряжений на выдачу подотчетных сумм от руководителя. Налоговики во время проверки могут посчитать такой подход нарушением и попытаться оштрафовать компанию на основании положений п. 1 ст. 15.1 КоАП «Нарушение порядка работы с денежной наличностью». Однако отдельный штраф именно за несоблюдение норм п. 6.3 указания № 3210-У не установлен. В связи с чем его можно будет оспорить в суде.
Положительная судебная практика уже имеется, например постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда № 09АП-11841/-АК. Кроме того, суды также принимали сторону налогоплательщиков и при иных нарушениях работы с наличностью, выявленных налоговиками в ходе проверки (постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда № 09АП-10884).
Таким образом, выдача подотчетных сумм обязательно должна предваряться одним из документов: заявлением работника или приказом директора. Иначе возможны претензии проверяющих.
Если в положении о расчетах с подотчетными лицами компания утвердила необходимость составления заявления на подотчет, то в целях экономии времени рекомендуем вам оформить соответствующий шаблон заявления — тогда сотрудникам останется вписать необходимые сведения и завизировать документ у руководителя.
Заполнить заявление может и сотрудник бухгалтерии, а после — подписать его у подотчетного лица. Кроме того, разрешающую визу вместо директора может проставить любой сотрудник, уполномоченный на это соответствующей доверенностью. Таким образом, процесс оформления заявлений предельно упростится.
Действующее законодательство больше не содержит однозначное требование о необходимости оформления сотрудниками компании заявлений для получения денежных средств под авансовый отчет: выдачу денег можно оформлять и приказом руководителя. Однако если ваша компания определила в локальном нормативном акте, что подотчетные суммы выдаются по заявлению, то данный документ должен быть правильно оформлен и завизирован руководителем.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
