Отправляются ли сотрудники учреждения в командировку или получают деньги под отчет – им придется представить авансовый отчет (ф. 0504505). Бланк авансового отчета обязателен для всех типов государственных учреждений.
Авансовый отчет форма 0504505 – унифицированная форма первичный документ, который обязателен для всех типов государственных и муниципальных учреждений (казенных, бюджетных и автономных). Форму ввели в действие приказом Минфина России № 52н (далее Приказ № 52н). Обновленная редакция Приказа № 52н, которую утвердили приказом Минфина России № 209, не внесла никаких изменений ни в форму отчета, ни в порядок его заполнения.
При необходимости учреждение может доработать унифицированную форму авансового отчета, расширив или сузив графы и строки, введя дополнительные строки и вкладные листы. Изменения оформите приказом руководителя. Такой вывод следует из абзацев 13, 16 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России № 52н.
В 2018 году в соответствии с Положением о служебных командировках, утвержденным постановлением Правительства России № 749, заполненный бланк сотрудник должен представить в бухгалтерию не позднее трех дней с момента возвращения. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.
Когда сотрудник получил денежные средства на хозяйственные расходы, отчитаться по ним необходимо не позднее трех дней после окончания срока, на который выдали аванс. Об этом в пункте 6.3. Указания ЦБ РФ № 3210-У.
Часто бухгалтер задается вопросом – что будет, если сотрудник принесет авансовый отчет и другие документы по командировке с опозданием? В таком случае бухгалтерию никто не накажет. Кодексом РФ об административных правонарушениях не предусмотрены штрафы за подобное нарушение.
Подотчетное лицо заполняет лицевую сторону унифицированной формы авансового отчета 0504505 в части сведений о себе (ФИО, структурное подразделение).
На обратной стороне подотчетник указывает следующую информацию в графах с первую по шестую:
• 1 – порядковый номер оправдательного документа,
• 2 – дата составления оправдательного документа,
• 3 – номер документа,
• 4 – наименование организации предоставившей услугу/товар, сама услуга или товар (проезд, проживание, канцтовары и пр.), наименование документа (кассовый чек, товарный чек, квитанция и пр.),
• 5 – сумма произведенных расходов в рублях,
• 6 – сумма произведенных расходов в валюте.
Все оставшиеся незаполненными строки перечеркните, чтобы никто не мог внести дополнительную информацию о расходах.
В графе 4 отчета (ф. 0504505), если указываются расходы на проживание в гостинице, желательно поставить срок проживания.
К авансовому отчету сотрудник прикладывает оправдательные документы. Например, это проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. д. Документы нумеруются в порядке их записи в отчете.
После этого подотчетное лицо подписывает авансовый отчет и представляет на согласование руководителю структурного подразделения. Затем со всеми оправдательными документами его передают в бухгалтерию, где ответственное лицо заполняет расписку в нижней части бланка, отрезает и отдает подотчетнику.
Далее отчет заполняет бухгалтер, в чьи обязанности входит ведение учета с подотчетными лицами.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• в верхнем правом углу – сумма отчета прописью,
• сведения о суммах выданного аванса,
• сведения об остатках по предыдущим авансам,
• соответствующие проводки по произведенным расходам,
• сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода. Если функции кассира в учреждении выполняет другой работник, то этот раздел заполняет и подписывает он.
На оборотной стороне заполняются графы 7 и 8 – суммы принятые к учету, а также 9 и 10 – бухгалтерские записи по произведенным расходам. После чего бухгалтер подписывает отчет и передает на утверждение главному бухгалтеру, затем руководителю учреждения.
Смотрите основные требования, которые предъявляют налоговые инспекторы к оформлению авансового отчета и приложений к нему.
Так вы сможете проверить отчет о сотрудника и избежать ошибок:
1. Авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Датой, когда при налогообложении возникают внереализационные и прочие расходы, признается день утверждения. Таким образом, если руководитель или уполномоченный сотрудник не утвердил документ, признание расходов по нему спорно (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
2. В кассовых чеках, квитанциях и других подтверждающих оплату документах должны быть указаны наименования товаров. Если же чек пробит только на определенную сумму, то сотрудник должен попросить выдать ему товарный чек. В противном случае идентифицировать расход, а также его обоснованность нельзя. Кроме того, возместить такие суммы сотруднику вы не сможете. А ранее выданный аванс придется удержать или оформить как другую выплату и начислить с нее страховые взносы и НДФЛ.
3. Принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.
С момента вступления в силу Указаний ЦБ РФ № 3210-У стало необязательным вести Журнал регистрации авансовых отчетов. Данное требование теперь отсутствует. Но опытные бухгалтера не стали спешить отказываться от данной формы учета, поскольку она может помочь во внутреннем контроле учреждения.
В любом случае, если вы решите использовать такой журнал, разработайте и утвердите его форму в учетной политике. Не забудьте, что как любой бухгалтерский документ, в нем должны быть обязательные реквизиты, указанные в пункте 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
