Вряд ли существует бюджетная организация, не использующая в процессе деятельности БСО. К таковым причисляется обширный спектр документации.
Что представляют бланки строгой отчетности в бюджетном учреждении? При исполнении уставных задач бюджетные организации применяют немало различной документации.
Отдельные виды документации создаются исключительно на бланках строгой отчетности. Конкретного определения данному типу документов закон не дает.
Но можно определить их как формы с присутствием уникальных идентификационных номеров, которые подвергаются специальному учету. Что такое БСО для организаций бюджетной сферы?
Для каждой отдельной отрасли создаются специальные нормативные акты, касающиеся учета документации строгой отчетности.
Если проанализировать информацию о БСО в общем, то можно определить главные правила относительно бюджетного учета таких бланков.
Во-первых, требуется назначение ответственного лица по учету БСО. Также требуется формирование специальной комиссии. Ее задачей является принятие, инвентаризация, выдача и списание бланков этого типа.
Обязательным требование считается и обеспечение условий для соблюдения всех законодательно установленных требований по вопросам безопасного хранения БСО.
И все же самым важным моментом является информированность о самом понятии БСО. Нужно знать, что это такое, когда и для чего можно их применять, как учитывать и как списывать.
Бланком строгой отчетности, или кратко – БСО, именуется документ, который подтверждает получение оплаты денежными средствами.
В определенных случаях он заменяет кассовый чек. Также под понятием БСО подразумевается полиграфическая продукция, защищенная от подделок.
В бюджетных организациях строго подотчетными бланками считаются доверенности, выдаваемые для приобретения материальных ценностей или продуктов питания.
Эти документы подлежат регистрации в специальном журнале учета. Выдаваться они могут лишь под роспись ответственного лица.
К БСО в бюджетной организации относятся и документы, содержащие цифровую идентификацию или буквенную серию, утвержденные нормативами и правовыми актами органов власти.
То есть любые документы, изготавливаемые в типографии по законодательно утвержденным образцам можно считать бланками строгой отчетности.
Соответственно ст.17 п.1 пп.13 ФЗ №128 деятельность, предполагающая изготовление таких документов как БСО, требует лицензирования.
Бюджетные учреждения вправе изготавливать бланки строгой отчетности во всякой типографии, обладающей лицензионным разрешением на полиграфическую деятельность.
Ответственным лицом за сохранение БСО признается руководитель учреждения или иные сотрудники по письменному распоряжению руководства.
Постановлением Минфина РФ №359, регламентирующим изготовление и применение БСО, определяются основные реквизиты данных документов.
К ним относятся:
• название бланка, серия и шестизначный номер;
• наименование организации, организационно-правовая форма;
• адрес нахождения юрлица или органа, способного без доверенности представлять учреждение;
• ИНН субъекта;
• тип услуги;
• цена услуги в денежном эквиваленте;
• величина оплаты наличными средствами и платежными картами;
• дата расплаты и создания документа;
• должность, Ф.И.О. лица, ответственного за свершение операции, его личная подпись и печать учреждения;
• прочие реквизиты, характеризующие специфичность услуги.
Процедура учета БСО определяется определенными правилами, приведенными в Постановлении Минфина РФ №359. Их сущность заключается в том, что всякий бланк уникален, с не повторяющимся номером.
Учитываются бланки строгой отчетности в особом журнале. Принципиальный смысл уникальность БСО и правильный учет несет для налогового учета.
Бюджетными считаются все федеральные, региональные, муниципальные учреждения, содержащиеся за бюджетный счет.
То есть любая организация, финансируемая из бюджета и подчиненная частично или полностью Министерству финансов. Бюджетное учреждение это организация некоммерческая.
Она создается РФ, субъектом РФ либо муниципальным образованием для предоставления услуг для обеспечения исполнения предопределенных российским законодательством полномочий органов государственной власти или местного самоуправления в области образования, науки, культуры, здравоохранения, занятости населения, соцкультуры, спорта, физической культуры и иных направлений.
В доходно-расходной смете бюджетной организации должна отображаться вся прибыль учреждения, как обретаемая из бюджета или внебюджетных госфондов, так и получаемая в процессе предпринимательской деятельности.
Под предпринимательством понимается оказание услуг на платной основе или доход, полученный от эксплуатации государственной собственности, зафиксированной за организацией.
На данное время изготовление и использование БСО регламентируется Постановлением Минфина РФ №359.
Важнейшие моменты данного документа таковы:
• раньше применявшиеся бланки строгой отчетности не признаются;
• нужные формы бланков могут разрабатываться непосредственно предпринимателями;
• бланк должен обладать необходимыми реквизитами;
• печатающая БСО типография обязана проставить на них свои данные, список каковых утвержден.
Сохраняться все БСО должны при отсутствии несанкционированного доступа. Для этого используются специально оснащенные помещения, металлические шкафы с замковыми механизмами или сейфы.
Бланки строгой отчетности разделить условно нужно на подтверждающие личность документы и бумаги, свидетельствующие о действиях относительно личности.
Так по законодательным нормам РФ физическим лицам выдаются такие БСО как:
• свидетельство о рождении;
• паспорт;
• свидетельство о заключении брака;
• аттестат об образовании;
• диплом и прочее.
При осуществлении хозяйственно-финансовой деятельности бюджетных учреждений используются такие строго отчетные бланки как:
Когда госучреждением получается оплата за оказываемые населению услуги без использования ККТ, то выдаются удостоверяющие квитанции либо подобные официальные бумаги, подтверждающие проплату.
БСО в бюджетных организациях довольно многообразны. Причем всякий вид бланков обладает определенными особенностями относительно своего движения, хранения и выдачи.
Тем не менее, существуют общие нормы, применимые к любым БСО в бюджетном учреждении.
Порядок учитывания БСО устанавливает Инструкция №157н. Бланки по ее положениям учитываются на забалансовом счете 03. Он так и именуется – «Бланки строгой отчетности».
Именно здесь учитывают абсолютно все БСО, хранящиеся в учреждении и сотрудникам отпускаемые под отчет. Оприходование бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении ведется условно, по стоимости в один российский рубль за каждый бланк.
В отдельных случаях принятая учетная политика может предполагать учет БСО по стоимости их приобретения.
При новом получении бланков данный процесс отображается на основе накладных или актов исполненных работ поставщиком на дебете счета 302 09 830. Вместе с тем покупка бланков регистрируется в дебетовой части счета 03.
Для всякого вида БСО заводится отдельная Книга по учету. В нее записывается тип бланка, соответствующие ему серия и номер, место сохранения, дата выдачи.
По окончании определенного срока на основании Книги определяется остаток. Листы таких Книг пронумеровываются, Книги прошнуровываются и опечатываются сургучом в виде печати.
Численность листков непременно удостоверяет руководитель своей подписью. Ежемесячно создается журнал по остальным операциям счета 03. Этот журнал обязательно подшивают совместно с документами, удостоверяющими движения БСО.
Порченные и ненужные бланки строгой отчетности подлежат списыванию с непременным оформлением акта о списании. Этот документ должны подписать все члены специальной комиссии.
Ратифицирует акт руководитель бюджетного учреждения. Если БСО испорчены в процессе деятельности либо не могут использоваться из-за некачественной печати, то элементарно выкинуть их воспрещено.
Такие бланки перечеркиваются по диагонали и сохраняются в сейфе до официальной процедуры уничтожения.
Что касается списания стоимости таких бланков в бюджетных учреждениях, действительная стоимость списывается на затраты по коду 226 о прочих услугах.
Основанием служит Экономический классификатор расходов, утвержденный Приказом Минфина РФ №190н.
Списание бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении реализовывается на основании надлежащего акта. Акт для списания БСО готовится самим учреждением.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• номер акта;
• материально ответственный сотрудник;
• название организации;
• перечень членов комиссии с указанием должностей и Ф.И.О.;
• номера бланков;
• причины уничтожения;
• даты списания.
Завершает акт указание количества бланков, подлежащих уничтожению (цифрами и прописью). Затем документ подписывают члены комиссии, подписи расшифровываются, и ставится дата.
БСО уничтожаются на основании составленного и заверенного акта. Уничтожение подразумевает материальную гибель бумаг без последующей возможности воссоздания. Можно пропустить списанные бланки через шредер либо сжечь.
Все БСО, не прилагаемые к кассовым отчетам, передаются материально-ответственным сотрудникам в бухгалтерию учреждения в сгруппированном виде вместе с предоставлением заборно-контрольных листов.
Сохраняться документы строгой отчетности, удостоверяющие прием наличных средств, должны в упакованном виде на протяжении пятнадцати дней с момента конечной инвентаризации и сверки товарного отчета.
Книги по учету БСО, товарные отчеты и прилагаемая документация строгой отчетности сохраняется в учреждении не меньше пяти лет.
После истечения периода сохранения БСО, подлежащие уничтожению, передаются по акту о списании организациям по заготовке вторсырья либо уничтожаются самостоятельным образом.
Обязательно к акту списания и передачи прикладывается документ об уничтожении БСО.
Соответственно негласному правилу, списывать строго подотчетные бланки удобнее спустя месяц после проведения комплексной инвентаризации, которая предшествует созданию годового отчета.
При этом нужно инвентаризировать все имущество, относящееся к собственности организации. Такой порядок не является обязательным, но такой процесс существенно сберегает рабочее время.
В процессе комплексной инвентаризации применяются такие виды описей как инвентаризационная опись:
Основных средств
ф. ИНВ-1
ТМЦ
ф. ИНВ-3
ТМЦ, принятых к ответственному хранению
ф. ИНВ-5
Драгметаллов, присутствующих в деталях, полуфабрикатах и иных изделиях
ф. ИНВ-8а
Ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности
ф. ИНФ-16
Инвентаризация БСО предполагает строгий порядок в действиях:
1. Руководящим лицом создается приказ о проведении инвентаризации.
2. С материально ответственных сотрудников берутся расписки о сохранности доверенного имущества и готовности его для обследования.
3. Ревизует фактическое наличие, таковое сверяется со сведениями аналитического учета.
4. Оприходуются избытки, списываются нехватки.
5. С ответственного работника берутся нужные пояснения.
Производится инвентаризация при членах комиссии. Они должны по завершении проверки подписать сверку. При инвентаризации проверяется не только соответственность учетных показателей и реального количества.
Непременно проверяется верность оформления БСО – наличие непременных реквизитов, соответствие прописанных сумм записям кассовой книги, отсутствие поправлений, сохранность попорченных бланков.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
