Правила налогового и бухгалтерского учета специальной одежды различны. Бухучетные методички предусматривают равномерное списание даже недорогой спецодежды с большим сроком носки, которая уже выдана работнику.
Спецодежда относится к средствам индивидуальной защиты. Работодатель обязан бесплатно выдавать ее тем работникам, которые заняты на вредных, опасных или грязных работах, а также на работах в особых температурных условиях статьи 212, 221 ТК РФ.
Выдавать спецодежду в 2021 году надо по типовым нормам, которые предусмотрены для вида деятельности работодателя пп. 5, 14 Правил, утв. Приказом Минздравсоцразвития № 290н (далее — Правила). Если профессий или должностей работников нет в таких типовых нормах, спецодежду надо выдавать по Нормам для сквозных профессий (должностей) всех отраслей экономики утв. Приказом Минтруда № 997н.
В то же время работодатель может установить приказом или локальным нормативным актом собственные нормы выдачи спецодежды, если они улучшают защиту работников по сравнению с типовыми (например, обеспечивают более высокое качество защиты) п. 6 Правил.
Работодатель должен не только своевременно выдавать работникам спецодежду, но также обеспечивать ее хранение, химчистку, стирку, сушку, ремонт и замену ч. 3 ст. 221 ТК РФ; п. 30 Правил.
Единица учета спецодежды — каждая вещь, выдаваемая работнику, или пара, если речь идет об обуви, перчатках и иных парных предметах. Комплект спецодежды может состоять из нескольких отдельных предметов. К примеру, в него могут входить брюки, рубашка, куртка, пара перчаток и ботинки. В таком случае комплект спецодежды состоит из пяти отдельных учетных единиц.
Как учитывать каждую единицу спецодежды, зависит от многих факторов, в том числе и от стоимости.
В налоговом учете как при ОСН, так и при УСН стоимость спецодежды без проблем можно учесть в расходах при одновременном выполнении следующих условий Письма Минфина № 03-03-06/1/48743, № 03-03-06/1/59763, № 03-03-06/4/8:
• проведена специальная оценка условий труда или аттестация рабочих мест по условиям труда, ее результаты подтверждают необходимость выдачи спецодежды;
• спецодежда выдается в пределах норм, утвержденных организацией, а если такие нормы не утверждены — то в пределах типовых норм Письмо Минтруда № 15-2/ООГ-3519.
Единица спецодежды будет учитываться в качестве основного средства, когда одновременно выполняются оба условия п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257 НК РФ; Письмо Минфина № 03-03-06/1/244:
• срок ее службы, определенный по типовым нормам, превышает 12 месяцев;
• ее первоначальная стоимость более 100 000 руб.
В остальных случаях спецодежда будет учитываться в качестве материальных расходов. Тогда организации на общем режиме могут списать ее на текущие расходы при выдаче работнику подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ.
А упрощенцы с объектом «доходы минус расходы» списывают стоимость такой недолго служащей спецодежды на дату, когда одновременно выполняются следующие условия:
• спецодежда получена и принята к учету;
• спецодежда оплачена поставщику.
Плательщики НДС могут принять к вычету входной НДС, предъявленный поставщиком спецодежды, если она используется в облагаемых НДС операциях п. 1 ст. 172 НК РФ. А на «доходно-расходной» упрощенке сумму входного НДС можно учесть в расходах одновременно со стоимостью спецодежды подп. 5, 8 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ.
В качестве основного средства единица спецодежды учитывается в бухучете, если одновременно выполняются два условия п. 2 ПБУ 5/01; пп. 4, 5 ПБУ 6/01:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• срок использования спецодежды — более 12 месяцев (или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев);
• первоначальная стоимость — более 40 000 руб. или иного меньшего лимита для МПЗ, установленного в учетной политике.
Тогда затраты на нее списываются через амортизацию п. 17 ПБУ 6/01.
В остальных случаях спецодежда учитывается как материально-производственный запас. Однако это не означает, что ее стоимость должна сразу списываться на расходы в момент выдачи спецодежды работнику.
Методические указания, регулирующие учет спецодежды, предусматривают несколько вариантов списания ее стоимости пп. 11, 13, 21, 26, 27 Методических указаний, утв. Приказом Минфина № 135н (далее — Методические указания):
• если срок носки меньше отчетного года, то полную стоимость спецодежды можно списать:
— или единовременно при передаче работникам;
— или равномерно в течение срока ее службы. Причем сроки пользования спецодеждой исчисляются со дня фактической выдачи ее работникам п. 13 Правил;
• если срок носки более года, то стоимость спецодежды списывается равномерно в течение такого срока.
При этом стоимость спецодежды списывается в дебет того же счета, где отражается и зарплата работника, которому выдана спецодежда.
Как вы, наверное, помните, не так давно Минфин обновил ПБУ 1/2008, посвященное учетной политике, и закрепил в нем новое определение принципа рациональности бухгалтерского учета. Рациональное ведение учета зависит в числе прочего и от соотношения затрат на формирование информации и ее полезности п. 6 ПБУ 1/2008.
В связи с этим бухгалтеры стали задаваться вопросом: можно ли стоимость спецодежды, не признаваемой основным средством, сразу списывать на расходы, даже если срок ее службы превышает 12 месяцев?
Аргументы «за» приводятся такие:
• стоимость спецодежды невелика, следить за ее движением на счетах бухучета нерационально. Кроме того, в налоговом учете она уже списана и хочется избавиться от ненужных разниц между учетами;
• производственного учета выданной спецодежды (когда он ведется в разрезе по работникам, профессиям, датам выдачи, срокам носки) достаточно, чтобы обеспечить ее сохранность;
• методические указания по бухучету специнструмента и спецодежды утв. Приказом Минфина № 135н не являются федеральным стандартом по бухучету. А в ПБУ 5/01 вообще не предусмотрено равномерное списание стоимости МПЗ.
Последний аргумент малоубедителен, поскольку Методические указания утв. Приказом Минфина № 135н разработаны Минфином на базе ПБУ 5/01, действующего и тогда, и сейчас. Как и другие указания и рекомендации Минфина по бухучету, они действуют в части, не противоречащей Закону о бухучете Закон № 402-ФЗ.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Но можно согласиться с тем, что стоимость спецодежды, переданной работникам, может быть несущественна для организации с большими оборотами и большими суммами иных затрат на производство.
Если у вас именно этот вариант и данные о стоимости выданной работникам спецодежды, относящейся к МПЗ, не влияют на решения пользователей отчетности, можно сразу признавать ее стоимость в расходах, сославшись на требование рациональности учета. А сохранность спецодежды отслеживать либо в рамках производственного учета, либо с использованием для этого забалансовых счетов п. 23 Методических указаний.
Определить степень существенности информации можно, только анализируя результаты деятельности организации и показатели ее отчетности. К примеру, один комплект спецодежды сам по себе недорогой, однако у организации тысяча работников, которые одновременно получают подобную спецодежду.
В итоге единовременно может образоваться весьма внушительная сумма. Если сразу признать ее в расходах, при условии что иных затрат немного, то общая стоимость спецодежды может быть существенной статьей. Тогда вести ее упрощенный учет, ссылаясь на требование рациональности, вряд ли целесообразно.
Но учтите, что этот вопрос дискуссионный. И если компания проводит аудит бухотчетности, надо быть готовыми к тому, что у вашего аудитора может быть альтернативный взгляд. Поэтому лучше выяснить его мнение заранее.
Никаких двусмысленностей с возможностью единовременного учета стоимости спецодежды нет лишь у тех, кто вправе вести бухучет упрощенными способами п. 13.2 ПБУ 5/01; Информационное сообщение Минфина № ИС-учет-5. Если остатки спецодежды (и других МПЗ) несущественны, то ее стоимость можно списать на расходы в момент покупки. Надо лишь закрепить такой подход в учетной политике.
При увольнении работник должен вернуть спецодежду работодателю п. 64 Методических указаний. Если она пригодна для дальнейшего использования после стирки (чистки, дезинфекции и/или ремонта), она может быть выдана другому работнику п. 22 Правил.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
