Случается так, что организация не имеет возможности выплатить заработную плату сотрудникам вовремя. Причин для такого неприятного события может быть множество. В статье мы рассмотрим, что такое компенсация за задержку заработной платы, когда и в каких случаях ее следует выплатить сотрудникам, как отразить в бухгалтерском учете, облагать или нет НДФЛ и взносами.
Сроки выплаты заработной платы:
1. Срок выплаты зарплаты должен быть не позже 15-го числа следующего месяца, а для аванса – не позже 30-го числа текущего месяца (ч. 1 ст. 8, абз. 5 ч. 2 ст. 57, ч. 2 ст. 135, ч. 6 ст. 136 ТК РФ).
2. Сроки выплаты разовых, ежеквартальных, ежегодных премий устанавливает руководство организации. Сроки выплаты премий нужно предусмотреть либо в трудовом договоре, либо в коллективном договоре. Вполне возможно утверждать выплату премии отдельным локальным документом. Таким документом может быть Положение об оплате труда, Положение о премировании, Приказ на выплату премии.
3. Отпускные выплаты на основании ч. 9 ст. 136 ТК РФ должны быть произведены не позднее 3 календарных дней до начала отпуска.
4. Компенсации и выходное пособие при увольнении выплачивается сотруднику в день увольнения (ст.140 ТК РФ).
5. Больничные пособия, пособия по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет (или до 3 лет) по общим правилам выплачиваются в день выплаты заработной платы.
6. Единовременное пособие при рождении ребенка должно быть выплачено в течение 10 календарных дней с даты, когда сотрудник принес документы для назначения пособия (п. 30 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России № 1012н).
7. Пособие на погребение выплачивается в день, когда собраны и предоставлены в организацию все необходимые документы (абз. 3 п. 2 ст. 10 Закона № 8-ФЗ, п. 8 Временного порядка, утвержденного постановлением ФСС России № 16).
В статье 136 Трудового кодекса РФ есть жесткое условие сроков выплаты заработной платы. С 3 октября 2016 года организации уже не могут устанавливать какой-либо временной период для выплаты заработной платы. В каждой компании должна быть установлена конкретная дата выплаты. Не забудьте, что если день выплаты совпал с нерабочим днем, зарплату нужно выдавать накануне.
Компенсация рассчитывается при помощи простой формулы:
Сумма задолженности х Процент за каждый день задержки х Количество дней задержки
Далее подробно рассмотрим каждую составляющую формулы.
Довольно часто возникает вопрос, какую сумму задолженности по зарплате использовать при расчете компенсации за задержку заработной платы – с НДФЛ или без учета НДФЛ?
Так как выплату за опоздание нужно рассчитывать исходя из фактической суммы задолженности (ст. 236 ТК РФ), то и сумму задолженности следует брать без учета НДФЛ. При выплате зарплаты организация обязана удержать из нее НДФЛ, а значит, она не должна выплачивать его сотруднику. НДФЛ не является частью невыплаченной зарплаты. Вывод следует из п.4 ст.226 НК РФ.
Прежде всего, нужно определиться с размером компенсации за задержку зарплаты, которую она готова выплатить своим сотрудникам. Величину компенсации установите в коллективном либо в трудовом договоре каждого сотрудника. Она не может быть меньше 1/150 ключевой ставки. Если размер выплаты не установлен трудовым или коллективным договором, то на основании статьи 236 ТК РФ ее считают исходя из 1/150 ключевой ставки за каждый день просрочки.
В регионах местные власти могут установить собственный размер процента за каждый день задержки выплаты заработной платы. Для этого публикуется региональное соглашение, его заключают исполнительные власти регионов по согласованию с профсоюзами и работодателями. Предложение о присоединении к региональному соглашению официально публикуется вместе с текстом соглашения.
Обратите внимание на статью 48 Трудового кодекса РФ: «Если работодатели, осуществляющие деятельность в соответствующей отрасли, в течение 30 календарных дней со дня официального опубликования предложения о присоединении к соглашению не представили в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда, мотивированный письменный отказ присоединиться к нему, то соглашение считается распространенным на этих работодателей со дня официального опубликования этого предложения. К указанному отказу должен быть приложен протокол консультаций работодателя с выборным органом первичной профсоюзной организации, объединяющей работников данного работодателя».
Ключевая ставка – это процентная ставка, по которой Банк России выдает кредиты коммерческим банкам на одну неделю и на тот же срок принимает от них депозиты. Ключевая ставка влияет на процентные ставки по банковским кредитам и уровень инфляции.
Значение ключевой ставки приравнивается к значению ставки рефинансирования. Ставка рефинансирования – это процентная ставка, по которой Банк России выдает кредиты коммерческим банкам (ст. 40 Закона № 86-ФЗ).
Если во временном промежутке, на который приходится задержка выплаты заработной платы, ключевая ставка менялась, то сумму компенсации нужно будет рассчитать, учитывая все изменения ключевой ставки.
Согласно 236 статье Трудового кодекса РФ, первым днем задержки является день, следующий за установленной датой выплаты зарплаты. Последним днем задержки является дата фактической выплаты зарплаты. Компенсация за задержку заработной платы начисляется за каждый день задержки, включая и выходные, и праздничные дни.
Следует помнить о том, что компенсация точно может быть определена только на момент погашения задолженности по заработной плате. Поэтому начислить в бухгалтерском учете ее нужно в день выплаты зарплаты.
В бухгалтерском учете данная выплата учитывается в прочих расходах (п. 11 ПБУ 10/99). Начисление компенсации не связано с расчетами по оплате труда, поэтому показать ее нужно на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Бухгалтерские проводки актуальные для данного случая:
Очень важно помнить, что облагается НДФЛ только сумма компенсации за задержку заработной платы, превышающей 1/150 ключевой ставки и не предусмотренной коллективным (трудовым) договором.
Если в вашей компании размер выплаты выше 1/150 ключевой ставки и это прописано в коллективном договоре, либо трудовых договорах, то НДФЛ удерживать не нужно. На данную тему можно ознакомиться с текстами писем Минфина России № 03-04-05/9-526, № 03-04-05-01/450, № 03-04-05-01/261 и ФНС России № ЕД-4-3/10209.
Данную компенсацию следует расценивать как выплату, производимую сотрудникам в рамках трудовых отношений, и облагать страховыми взносами в общем порядке (п. 1 ст. 420 НК РФ, ч. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ). Об этом пишет и Минтруд России в Письме № 17-4/ООГ-701.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
