Oi?aaeaiea oeiainaie Получите консультацию:
8 (800) 600-76-83

Бесплатный звонок по России

документы

1. Введение продуктовых карточек для малоимущих в 2021 году
2. Как использовать материнский капитал на инвестиции
3. Налоговый вычет по НДФЛ онлайн с 2021 года
4. Упрощенный порядок получения пособия на детей от 3 до 7 лет в 2021 году
5. Выплата пособий по уходу за ребенком до 1,5 лет по новому в 2021 году
6. Продление льготной ипотеки до 1 июля 2021 года
7. Новая льготная ипотека на частные дома в 2021 году
8. Защита социальных выплат от взысканий в 2021 году
9. Банкротство пенсионной системы неизбежно
10. Выплата пенсионных накоплений тем, кто родился до 1966 года и после
11. Семейный бюджет россиян в 2021 году

О проекте О проекте    Контакты Контакты    Загадки Загадки    Психологические тесты Интересные тесты
папка Главная » Бухгалтеру » Документационное обеспечение управления

Документационное обеспечение управления

Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. Связаться с автором

Документационное обеспечение

Вернуться назад на Документационное обеспечение
Не забываем поделиться:


Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п.

Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):

1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
3. Систематизация архива документов.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

Служба ДОУ решает три основных комплекса задач:
Самое читаемое за неделю

документ Введение ковидных паспортов в 2021 году
документ Должен знать каждый: Сильное повышение штрафов с 2021 года за нарушение ПДД
документ Введение продуктовых карточек для малоимущих в 2021 году
документ Доллар по 100 рублей в 2021 году
документ Новая льготная ипотека на частные дома в 2021 году
документ Продление льготной ипотеки до 1 июля 2021 года
документ 35 банков обанкротятся в 2021 году


Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!

Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!

1. обеспечение документирования управленческой деятельности;
2. организация работы с документами в учреждении;
3. совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции:

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

• разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
• обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
• контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.

2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

• Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
• Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
• Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
• Контроль за исполнением документов;
• Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.
• Обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

• разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
• методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
• повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
• упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
• разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
• постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи:

1. Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
2. Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов.

Для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:

1. системы управления базами данных;
2. системы поиска документов и анализа текстов;
3. системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
4. среду клиент-сервер;
5. Internet/intranet.

Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

• организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
• распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
• документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
• финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
• информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности. Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Они создают «память» общества, хранят информацию о жизни страны. Кроме того, Росархив как центральный орган федеральной исполнительной власти несет ответственность за организацию и рационализацию делопроизводства в стране. Он разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства. На Росархив возложена ответственность за организационно-распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства-разработчика, что предполагает разработку общих требований к ОРД, конкретных форм документов, контроль за применением ОРД в различных сферах деятельности, унификацию форм документа путем создания Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). На Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных требований к документам и унификации путем создания ГОСТов, а также участие в международной унификации и стандартизации документов. Министерство труда разрабатывает документы по труду и охране труда. Таким образом, если органы власти являются высшей инстанцией по нормативному регулированию делопроизводства, то Государственную архивную службу.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации:

Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:

1. Управление делами.
2. Общий отдел.
3. Канцелярия.
4. Секретарь.

Управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

1. Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:

• приемная;
• секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;
• секретариат коллегии;
• протокольное бюро.

2. Отдел рационализации ДОУ – это центр совершенствования ДОУ, методический центр. К его функциям относятся:

• разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
• разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);
• разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:

• экспедицию;
• бюро переписки;
• бюро учета и регистрации документов;
• компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.

4. Отдел писем.

5. Центральный архив.

6. Инспекция.

темы

документ Документы, регистры и формы бухгалтерского учета
документ Виды внешнеторговой документации
документ Первичное наблюдение, документация. Учётные регистры, инвентаризация

Получите консультацию: 8 (800) 600-76-83
Звонок по России бесплатный!

Не забываем поделиться:


Загадки



посмотреть ответ


назад Назад | форум | вверх Вверх

Загадки

Однажды один путешественник попал в плен к амазонкам.
После недолгого совещания эти отважные воительницы приняли решение убить беднягу.
Однако перед этим они предложили «идущему на смерть» исполнить его последнюю просьбу.
Подумал-подумал путешественник и попросил амазонок кое-о-чем. Это-то, собственно говоря, его и спасло.
-так, вопрос: какую просьбу высказал обреченный»?

посмотреть ответ
важное

Новая помощь малому бизнесу
Как будут проверять бизнес в 2023 году

Изменения по вопросам ИП

Новое в расчетах с персоналом в 2023 г.
Отчет по сотрудникам в 2023 г.
Пособия подрядчикам в 2023 году
НДФЛ в 2023 г
Увеличение вычетов по НДФЛ
Как компании малого бизнеса выйти на международный рынок в 2023 г
Что нового в патентной системе налогообложения в 2023
Что важно учесть предпринимателям при проведении сделок в иностранной валюте в 2023 году
Изменения в работе бизнеса с июня 2023 года
Особенности работы бухгалтера на маркетплейсах в 2023 году
Риски бизнеса при работе с самозанятыми в 2023 году
Кадровая отчетность работодателей для военкоматов их ответственность за содействие им в 2023 году
Управление кредиторской задолженностью компании в 2023 год
Что ждет бухгалтера в работе в будущем 2024 году
Как компаниям МСП работать с китайскими контрагентами в 2023 г
Как выгодно продавать бухгалтерские услуги в 2023 году
Индексация заработной платы работодателями в РФ в 2024 г.
Правила работы компаний с сотрудниками с инвалидностью в 2024 году
Оплата и стимулирование труда директора в компаниях малого и среднего бизнеса в 2024 году
Правила увольнения сотрудников коммерческих компаний в 2024 г
Планирование отпусков сотрудников в небольших компаниях в 2024 году
Как уменьшить налоги при работе с маркетплейсами
Что нужно знать бухгалтеру о нераспределенной прибыли
Как защитить свой товар от потерь на маркетплейсах
Аудит отчетности за 2023 год
За что и как можно лишить работника премии
Как правильно переводить и перемещать работников компании в 2024 году
Размещение рекламы в интернете в 2024 году
Компенсации удаленным сотрудникам и налоги с их доходов в 2024 году



©2009-2023 Центр управления финансами.