Обязанность организаций проводить инвентаризацию имущества и обязательств, необходимую для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, установлена ст. 12 Федерального закона N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ).
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации обязательно не только перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, но и при передаче имущества в аренду, при выкупе, продаже, а также при смене материально ответственных лиц, при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, при реорганизации или ликвидации организации, в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Порядок проведения инвентаризации оформляется в виде приложения к приказу об учетной политике.
Плановые инвентаризации проводятся в заранее установленные сроки.
К плановым инвентаризациям относятся ежегодные инвентаризации, проводимые перед составлением годового отчета.
Внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся неожиданно для материально ответственного лица для проверки наличия товарно-материальных ценностей.
Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации, а частичная (выборочная) - один или несколько видов имущества и обязательств, например, только денежные средства, сырье и материалы, товары и т.д.
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств в полном объеме не ранее 1 октября отчетного года.
Для некоторых видов имущества установлены иные сроки проведения инвентаризации. Согласно п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России N 34н (далее - Положение по ведению бухгалтерского учета), инвентаризация может проводиться для основных средств один раз в три года, для библиотечных фондов - один раз в пять лет.
Основные правила проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России N 49.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Документальное оформление проведения инвентаризации и отражение ее результатов производятся по формам, утвержденным постановлением Госкомстата России N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (далее - Постановление Госкомстата России N 88).
Приказ регистрируют в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (унифицированная форма N ИНВ-23).
Такой приказ готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации.
Для проведения инвентаризаций в организации создаются инвентаризационные комиссии, которые могут быть постоянно действующими, рабочими, разовыми.
В организационно-контрольные функции постоянно действующей комиссии входит проведение плановых, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок в межинвентаризационный период.
Обращаем внимание читателей журнала на то, что участие материально ответственных лиц при проведении инвентаризации обязательно.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
До проведения инвентаризации бухгалтерия готовит инвентаризационные описи, не заполняя графу "По данным бухгалтерского учета", по объектам и структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации, не менее чем в двух экземплярах, которые раздаются всем материально ответственным лицам для заполнения графы "Фактическое наличие" с указанием сроков заполнения.
Материально ответственное лицо перед проведением инвентаризации должно подготовить все материальные ценности (рассортировать), оформить все приходные и расходные документы.
Комиссия проводит подготовительную работу, предшествующую подсчету остатков материальных ценностей:
- пломбирует помещения, в которых находятся материальные ценности;
- проверяет весы, мерную тару;
- получает от материально ответственных лиц отчеты со всеми документами, подтверждающими движение товарно-материальных ценностей и денежных средств.
Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение (или доверенности на получение) имущества.
Таким образом, полнота передачи первичных документов подтверждается расписками материально ответственных лиц, а также расписками держателей подотчетных сумм или доверенностей на получение материальных ценностей.
Если в организации отсутствует материально ответственное лицо, то им является руководитель организации.
Грубейшей ошибкой является заполнение инвентаризационных описей со слов материально ответственных лиц.
После проведения всех необходимых подготовительных мероприятий производится опись имущества и обязательств, то есть их вещественная и документальная проверки.
Вещественная и документальная проверки осуществляются, как правило, сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности.
Обращаем внимание читателей журнала на то, что проведение описи имущества и обязательств начинают с получения последнего на момент инвентаризации товарного отчета со всеми документами, отчета о движении денежных средств и расписки от материально ответственного лица.
Члены инвентаризационной комиссии в присутствии материально ответственного лица (лиц) пересчитывают (взвешивают, обмеривают) имущество и составляют инвентаризационные описи.
После проверки фактического наличия материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. Причем основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации - акт инвентаризации.
Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата России N 88:
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных
ИНВ-4
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение
ИНВ-5
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути
ИНВ-6
Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них
ИНВ-8
Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях
ИНВ-8а
Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них
ИНВ-9
Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств
ИНВ-10
Акт инвентаризации расходов будущих периодов
ИНВ-11
Акт инвентаризации наличных денежных средств
ИНВ-15
Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности
ИНВ-16
Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
ИНВ-17
Вышеуказанные инвентаризационные описи и акты инвентаризации, составленные по соответствующим типовым унифицированным формам, являются первичными учетными документами.
При заполнении соответствующих граф инвентаризационных описей и актов инвентаризации указывается денежная оценка каждого вида имущества и обязательств по данным первичных документов и регистров бухгалтерского учета.
Ошибки, допущенные при заполнении инвентарных описей, исправляются во всех экземплярах описей следующим образом: неправильные записи зачеркиваются одной линией и над ними проставляются правильные цифры. Исправления должны быть согласованы со всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами и подписываются ими.
В инвентаризационных описях и актах инвентаризации не должны оставаться незаполненные строки (во всех оставшихся незаполненными строках описи или акта должны быть поставлены прочерки).
На последней странице инвентаризационной описи делается отметка о проверке цен и подсчете итогов за подписями лиц, производивших проверку.
Инвентаризационные описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
Если после проведения инвентаризации материально ответственные лица обнаружат ошибки в инвентаризационных описях, следует немедленно (до открытия склада) заявить об этом председателю комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку вышеуказанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.
Затем инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию, где производится сравнение данных учета и данных инвентаризации и составляется сличительная ведомость.
В случае выявления расхождений фактических данных, полученных в процессе инвентаризации, с данными бухгалтерского учета составляются сличительные ведомости типовых форм:
- Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма N ИНВ-18);
- Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-19).
В конце отчетного года результаты всех проведенных инвентаризаций обобщаются в Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26).
До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях.
Затем полученные сведения заносятся в сличительные ведомости, в которых проводится сравнение фактических сведений с данными бухгалтерских документов.
Обнаруженные расхождения фиксируются в проекте акта инвентаризации, к которому прилагается бухгалтерская справка с указанием возможных направлений списания выявленных недостач:
- на хищения;
- на стихийные бедствия;
- на порчу при хранении вследствие халатности виновных лиц.
При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу товарно-материальных ценностей (недопустимо учитывать товары одного сорта в составе другого сорта), суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы, и произвести списание потерь в пределах норм естественной убыли.
Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей указываются в сличительных ведомостях в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.
На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.
Владельцам этих ценностей предоставляется справка о результатах инвентаризации с приложением копии инвентаризационной описи.
Отражение результатов инвентаризации в учете
Результаты инвентаризации рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии.
Инвентаризационная комиссия должна выявить причины, по которым необходимо внести уточняющие записи в регистры бухгалтерского учета, и предложить способы отражения в учете результатов инвентаризации.
Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом, в котором фиксируются выводы, решения и предложения по результатам проведенной проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей.
Кроме того, в протоколе приводятся сведения о производственных запасах, пришедших в негодность, с указанием причин порчи и виновных в этом лиц.
На заседании инвентаризационной комиссии утверждается заключительный акт инвентаризации.
Результаты годовой инвентаризации должны быть отражены в годовом бухгалтерском отчете.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в установленном порядке.
Отражение в учете излишков имущества, выявленных в процессе инвентаризации
Выявленные в результате инвентаризации излишки имущества должны быть приняты к учету и в соответствующей сумме зачислены на финансовые результаты организации.
В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными приказом Минфина России N 94н, сумма излишков отражается на счете 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие доходы".
Излишки имущества, выявленные в результате инвентаризации, отражаются в Отчете о прибылях и убытках (форма N 2) по строке 090 "Прочие доходы".
При определении стоимости выявленных излишков читателям журнала необходимо иметь в виду следующее.
Согласно п. 4.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Однако нормативные акты бухгалтерского законодательства, принятые в более поздние сроки указывают на то, что излишки имущества должны приниматься к учету по рыночным ценам.
Согласно п. 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России N 119н, выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке: излишки запасов приходуются по рыночным ценам и одновременно их стоимость относится:
- в коммерческих организациях - на финансовые результаты;
- в некоммерческих организациях - на увеличение доходов.
Кроме того, в соответствии с п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина России N 91н, неучтенные объекты основных средств, выявленные при проведении инвентаризации, принимаются к бухгалтерскому учету по текущей рыночной стоимости и отражаются в прочих доходах.
Поэтому излишки, выявленные при инвентаризации, принимаются в бухгалтерском учете по рыночной стоимости по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 "Основные средства", 10 "Материалы", 41 "Товары", 43 "Готовая продукция", 50 "Касса" и др.) и кредиту счета 91, субсчет "Прочие доходы" (91-1).
В налоговом учете ситуация иная.
Доходы в виде стоимости излишков товарно-материальных ценностей и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признаются внереализационными доходами налогоплательщика (п. 20 ст. 250 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ).
Внереализационные доходы, полученные в натуральной форме, учитываются при определении налоговой базы исходя из цены сделки с учетом положений ст. 40 НК РФ (п. 5 ст. 274 Кодекса).
Напомним, что налоговые органы разъясняли (письмо ФНС России N 02-5-10/33), что расходы на приобретение имущества в виде излишков товарно-материальных ценностей, выявленных в результате инвентаризации, отсутствуют, поэтому в целях налогообложения прибыли такое имущество не учитывается. Федеральным законом N 58-ФЗ "О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации о налогах и сборах" (далее - Закон N 58-ФЗ) п. 2 ст. 254 НК РФ установлен порядок определения стоимости материально-производственных запасов в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и (или) имущества, полученного при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации основных средств, в соответствии с которым вышеуказанная стоимость рассчитывается как сумма налога, исчисленная с выявленного дохода.
В налоговом учете стоимость материально-производственных запасов определяется как сумма налога, исчисленная именно с дохода, а не как сумма налога на прибыль. Это условный расчет, и, возможно, применяя данную методику даже в убыточных налоговых периодах, увидеть в декларации данную сумму, подлежащую уплате в бюджет, невозможно.
Настоятельно рекомендуем читателям журнала ввести налоговый регистр для учета стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, и материалов или иного имущества, полученных при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации основных средств, так как дальнейшая реализация этого имущества не всегда происходит в одних и тех же налоговых периодах, когда они были выявлены.
В бухгалтерском учете в момент списания или реализации имущества разница между рыночной стоимостью имущества и его стоимостью для целей налогового учета будет формировать постоянную разницу в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль" ПБУ 18/02, утвержденным приказом Минфина России N 114н.
Отражение в учете недостач, выявленных в процессе инвентаризации
Порядок отражения недостач в бухгалтерском учете определен п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ и п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета.
В соответствии с этими документами недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, а сверх норм - на счет виновных лиц.
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или на увеличение расходов у некоммерческой организации (п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ).
Решение о списании недостачи на финансовые результаты принимается руководителем организации.
Нормы естественной убыли могут применяться только в случаях выявления фактических недостач.
Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице.
Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии этих норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.
К документам, представляемым для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны прилагаться решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций.
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.
О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют инвентаризационной комиссии подробные объяснения.
Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.
Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации, который и принимает окончательное решение.
Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется в соответствии со ст. 246 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.
Планом счетов предусмотрено, что общим для всех случаев будет первоначальное отражение выявленных недостач на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
На основании сличительных ведомостей и в зависимости от того, на каком счете учитывалось недостающее имущество, в бухгалтерском учете отражаются записи по дебету счета 94 в корреспонденции со счетами их учета (например, 01, 10, 41, 43 и др.).
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
