Регулярно каждая компания должна проводить подобный подсчет. Это главный метод контроля и учета всего, что есть на складе. От того, насколько качественно и внимательно сотрудники работают с имущественными ценностями, будут зависеть фактические остатки.
Что предстоит пересчитать:
• основные средства;
• запасы производства;
• вклады финансов;
• нематериальные активы;
• производимая и созданная продукция;
• деньги;
• товары;
• иные материальные и нематериальные элементы на балансе.
Чтобы пересчитать финансовые обязательства, нужно посчитать кредитные и другие договоры. Все, что относится к товарному или денежному кредиту, займу, вложению – тоже учитывается и вносится в ведомость.
Инвентаризация – это определение действительных остатков и выявление расхождения факта с документально учтенным.
Цель – выявить фактические размеры, высчитать отклонения и расхождения реального с планом. Объем – сумма того, что есть в магазине или компании. Это все, что необходимо считать.
Все изменения должны быть учтены в управленческом и бухгалтерском учете. У каждой вещи есть материально ответственное лицо. Если кладовщик принимает на хранение товар, он отвечает за него.
Изменения отражаются в программе, бухгалтерия видит их все:
• приход;
• списания;
• расходы.
Каждый месяц или другой равный период нужно проводить переучет, чтобы знать о достоверных объемах товара, сырья и прочих ценностей.
В упрощенном виде подсчет выглядит так:
Остаток на начало периода + пришедшее количество – израсходованные материалы = результат на конец срока.
Чтобы узнать первое число, распечатывают имеющиеся данные из программы. Если программный учет не ведется, то поднимают информацию из прошлой процедуры пересчета.
Существует специальный нормативный приказ, который определяет, в каком порядке и на каких правилах осуществляется процедура. Это условие министра финансов. Номер документа №49.
Целей у этого мероприятия в 2020-2021 годах несколько:
• Определение фактического количества имущества, числящегося за организацией. Смысл в нахождении неучтенного, недостатков и пересортицы, а также – в проверке состояния.
• Сопоставление реальных размеров запасов и прочего с базами данных. Нужно найти отличия и ответственных лиц.
• Выравнивание. Чтобы дальнейшая хозяйственная деятельность велась правильно и без ошибок.
• Контроль полноты учета. Насколько полно отражается все, что есть в фирме, в системе.
• Отслеживание соблюдения правил использования и хранения основных средств.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Инвентаризация – это проверка состояния всех ценностей фирмы, отражения правильности изменений и условий хранения.
В большинстве случаев настоящий и регулярный подсчет позволяет вовремя выявить злоупотребление положением работниками, невнимательность и безответственность.
Если переучеты проходят только на бумаге, толку от них не будет. Это бессмысленные протоколы и ведомости, которые просто лежат горой в архиве. Смысл имеют только реальные мероприятия.
Создавать фиктивную документацию подчиненные будут в двух случаях, если:
• перегружены основной работой;
• проводят махинации с вверенными ценностями.
Чтобы повысить процент действительного пересчета в первом случае, нужно выделить сотрудника, который будет заниматься только этим. Это может быть внутренний человек, временно освобожденный от прямых обязанностей, либо внешний приглашенный ревизор. Так получится максимально точно все пересчитать и подбить остатки. Попытка просто загрузить работников дополнительными задачами может закончиться неверными данными и некачественными подсчетами, плохо выполненными основными заданиями в течение дня.
Во втором случае несоответствия могут выявить только эксперты со стороны. Все попытки провести переучет своими силами не будут давать действительных результатов. Это просто отписки и заполненные бумаги с придуманными цифрами.
Инвентаризация – это способ сравнить настоящие остатки с теми, которые отражаются в базе. Это контроль наличия и сохранности имущества путем перепроверки и ручного пересчета. Есть разные виды процедуры в зависимости от задач, которые стоят перед компанией. Полная или неполная, запланированная, контрольная или повторная. Она может инициироваться проверяющими органами или руководителями, охватывать только одно подразделение или полностью фирму.
Делится в зависимости от событий:
• Плановая. Она выполняется согласно календарю и подписанному заранее приказу. К ней готовятся и о ней знают за несколько месяцев. График утверждается в начале года руководителем.
• Внеплановая. Такая инвентаризация является способом определить наличие и размер хищений, недоимок. Ее назначают при смене ответственного лица, чтобы передать ответственность новому сотруднику. Проводят после стихийных бедствий, пожаров, прорывов труб.
• Повторная. Ее начинают, если есть сомнения в уже полученных результатах и составленных документах. Если есть подозрения в отношении ответственных лиц, в их объективности и качестве работы.
• Контрольная. Организуется сразу после плановой для проверки качественного пересчета. Обязательное условие – провести до открытия помещений.
Может проводится один вид или несколько. Каждый является законным и обоснованным, инициируется не только руководителем всей компании, но и начальником подразделения, а также проверяющими органами.
Инвентаризация – это проверка состояния ценностей организации. Она может быть:
• Полной. Раз в год фирма должна проводить ревизию всего, что у нее есть. Это нужно для создания годового бухгалтерского отчета. Формируется в отношении финансовых активов предприятия, материалов, товаров и взаимодействия с другими лицами.
• Частичная. Охватывает подразделение, отдел, направление. Может быть проведена только в кассе, на складе, даже в выделенном виде продукции. Часто назначается во время смены материально ответственного лица в отношении всего, чем управлял предыдущий сотрудник на этом посту.
Что означает инвентаризация, если она правильно проведена – верный отчет, в котором будут представлены все реальные показатели состоящего на балансе вплоть до ручки младшего секретаря. Руководство сможет проанализировать текущую ситуацию и откорректировать работу каждого подразделения отдельно или всего организма в целом.
В зависимости от размеров мероприятий проверка может быть:
• Выборочная. Проверяются отдельные ценности, закрепленные за человеком. Практикуется в организациях с большим ассортиментом и широким перечнем услуг или в фирме с отделениями по разным адресам.
• Сплошная. Проводится везде, даже если у компании несколько ответвлений, подчиненных отделов. В каждом назначается своя комиссия и проверяющие, это может быть приглашенный ревизор.
Утверждать о необходимости процедуры и назначать дату осуществления способен не только руководитель компании. По обязательности делят учет на:
• Обязательный. Его проводят в соответствии с законодательством страны.
• Инициативный. Организуется по решению директора.
Инвентаризация, что это значит? Это способ проверки, какие остатки совпадают с виртуальными в программе, а какие отличаются. Так определяется, какие сотрудники работают качественно, а какие – безответственно. С помощью пересчета можно выявить воровство на рабочем месте, излишки и объемы загруженности склада.
Учет может быть:
• Натуральным. Когда работники действительно пошли и выполнили задачу, все подсчитали, оформили и учли. Если это делается регулярно, то информация в программе отражает реальную картину, а работа всех частей организации будет эффективной.
• Документальным. Когда сотрудники занимаются поиском подтверждения наличия вида товаров или финансовых активов в документах.
Основной бумагой, регулирующей порядок и сроки проведения, считается приказ Минфина. Также перечень обязательств закреплен в ФЗ «О бухгалтерском учете».
Согласно этим бумагам, проводить ревизию всех остатков нужно, если:
• прошел год, перед составлением отчетов;
• изменилось материально ответственное лицо;
• был установлен факт кражи, порчи, злоупотребления положением;
• компания закрывается или реорганизовывается;
• планируется сдавать имущество в аренду, продавать, передавать;
• предприятие преобразуется;
• произошел пожар, наводнение, другие стихийные бедствия.
Ответственность за соблюдение этих законов лежит на руководителе фирмы и на бухгалтере.
Обычно назначает дату и сроки инвентаризации руководитель компании. Если пересчет формируется по инициативе контролирующих органов, то определением чисел для проведения назначают они и передают проверяемым лицам.
Инвентаризация проходит в 4 этапа:
• Подготовительный – когда готовятся нужные документы, ведомости под заполнение, формируется комиссия, устанавливаются сроки и даты.
• Счетный – сотрудники или проверяющий орган все подсчитывают, взвешивают, занимаются поиском реального количества ценностей.
• Сличительный – сравнивается факт с планом, утверждаются расхождения, выявляются причины различий.
• Заключительный – виновные наказываются, данные в базе обновляются, результаты оформляются документально.
Во время последнего этапа недобросовестные сотрудники несут наказание только после перепроверки расчетов.
Мы уже упоминали, что реализацией всего действа может заниматься внутренний сотрудник или привлеченный. Контролировать процесс будет инвентаризационная комиссия. Это люди, которых выбирает руководитель.
Должность не прописывается в трудовой книжке. В состав обычно входят:
• сотрудники предприятия;
• представители руководящих должностей;
• работник бухгалтерии;
• начальник или мастер финансовой, инженерной, юридической или иной служб;
• в магазинах дополнительно – ведущий специалист отдела экономической безопасности.
В составе встречаются члены подразделения внутреннего аудита, сторонние привлеченные ревизоры, представители контролирующих органов.
Каждая процедура проводится по стандартам. Заполняются акты, описи, ведомости. После их написания будет проще анализировать сложившуюся ситуацию.
Необходимость заполнения бумаг зависит от отрасли и наличия ценностей на балансе.
Если все было сделано правильно, составляется форма ИНВ-24, куда вписываются все изменения.
Чтобы правильно рассчитать сроки, которые потребуются на выполнение, нужно учитывать:
• площадь помещения;
• насколько большой ассортимент;
• количество товаров на складах.
Если не учесть эти детали, процесс гарантированно затянется. Чтобы сделать все быстро и эффективно, необходимо следовать простым советам:
• Подготовить себя и сотрудников, что работа будет монотонная, долгая и требующая внимательного отношения.
• Обучить персонал – заранее и подробно объяснить, как пользоваться техникой, что требуется считывать для пересчета.
• Распечатать описи из базы – с указанием суммы ценностей или без нее.
• Не поддаваться на предложение скрыть следы хищения.
• Двойной счет – считают не роботы, а люди, поэтому лучше, если кто-то поможет пересчитать.
• Получившиеся документировать и хранить отдельно в архиве.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
