Дополнительное образование как важнейшая составляющая современного образовательного пространства Российской Федерации опирается на имеющееся законодательство в сфере образования, на нормативные и программные документы, закрепляющие государственную политику его модернизации и развития.
В целях рациональной организации документационного обеспечения образовательных учреждений Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России «Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях». Министерство образования и науки акцентирует внимание руководителей образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов управления образованием на необходимости использовать данные методические рекомендации в работе по делопроизводству.
В настоящее время номенклатура дел УДОД должна содержать уставную документацию и локальные акты, формирующие правовое поле деятельности учреждения как автономной единицы системы образования, а также перечень документации по охране труда и технике безопасности при организации образовательного процесса.
Учредительным документом УДОД является Устав — основа всего нормотворчества учреждения. Он разрабатывается и принимается коллективом учреждения, после чего утверждается учредителем. Устав носит сугубо индивидуальный характер, определяемый направленностью, содержанием и формами осуществления тех программ, которые в состоянии реализовать данное учреждение.
Программа — это тот нормативно-управленческий документ, который вместе с Уставом учреждения служит основанием для лицензирования, сертификации, изменения параметров бюджетного финансирования и введения платных образовательных услуг в соответствии с потребностями и интересами обучающихся и их родителей.
Программа отражает модель образовательного процесса в учреждении дополнительного образования. Оформление модели в документ позволит наглядно представить социально-педагогический процесс. В настоящее время дополнительное образование не регламентируется государственными стандартами. Фактически каждый педагогический работник, организуя образовательный процесс и работая над программой, устанавливает свой стандарт ее усвоения.
Программное обеспечение функционирования и развития УДОД может содержать следующие программы:
- Программа развития УДОД. Концепция развития.
- Программа деятельности УДОД. План работы УДОД.
- Образовательная программа УДОД. Учебно-тематический план удод.
- Дополнительные образовательные программы образовательных объединений.
Нормативные правовые документы, разработанные непосредственно в учреждении, являются локальными актами только для него, и их действие не распространяется на другие учреждения, пусть даже такого же типа. Например, приказы и решения педагогического или методического советов, положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников, правила внутреннего распорядка и правила поведения обучающихся в учреждении.
Таким образом, локальный акт — это документ, регламентирующий деятельность различных структур конкретного учреждения. Для более осознанного подхода к работе с документацией рассмотрим ее функции, среди которых: установочная, инструктивная, методическая, информационная и др.
Коротко остановимся на функциях документов, с которыми наиболее часто приходится работать в системе дополнительного образования.
Документация, исходящая от государственных и управленческих структур системы образования (Министерства, префектур, департаментов и пр.), выполняет установочную функцию. Это приказы, распоряжения по отрасли или региону, целевые программы, государственное задание на выполнение государственной услуги, локальные акты учреждений.
Документам, в которых прописываются указания, правила, устанавливающие порядок и способ выполнения какой-либо работы, заданий, осуществления порядка действий и т. д. принадлежит инструктивная функция. Среди таких документов можно назвать Инструктивные письма органов управления образования, Положения о проведении каких-либо мероприятий (фестивалей, конкурсов, соревнований, олимпиад), Инструкции по охране труда и технике безопасности, Инструкция по делопроизводству и т. д.
Информационная функция — способность документа удовлетворять потребности в информации, то есть служить источником информации. Данная функция присутствует в документах, сообщающих о положении дел или о состоянии чего-либо. Это могут быть приказы по итогам состоявшихся мероприятий, Благодарственные письма в адрес учреждений или частных лиц за качественно выполненную работу.
Методическая функция заложена в документах методического характера, например, рекомендациях, указывающих, как оформить представляемые на конкурс или выставку работы, по каким отраслям знаний или источникам готовить участников тематических олимпиад; в рекомендациях о проведении мероприятий и т. д.
Документ, являющийся информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, обеспечивает коммуникативную функцию. Эту функцию несут информационные письма, письма личной переписки.
Как правило, многие из документов выполняют комплекс функций, что делает их наиболее понятными и «удобными» в работе. К ним можно отнести Положения о мероприятиях, Приказы вышестоящих организаций, Инструктивные письма, Информационные письма и т. д.
Таким образом, можно утверждать, что документационное обеспечение определяет организационный уровень управления учреждением и влияет на качество его работы в целом.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
