Главная » Бухгалтеру »
Организация документооборота по банковским операциям
Организация документооборота по банковским операциям
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. Связаться с автором
Документооборот по банковским операциям представляет собой последовательное движение денежно-расчетных документов от момента их составления до завершения операций за рабочий день. От правильности и четкости организации документооборота зависит своевременность отражения банковских операций по счетам банка в бухгалтерском учете предприятий. С этой целью в учреждениях банка составляются графики документооборота, предусматривающие движение во времени различных видов документов от одного структурного подразделения к другому.
Расчетные документы передаются клиентами банку, как правило непосредственно ответственным исполнителям.
Расчетные документы, оплачиваемые со ссудных счетов и счетов финансирования, а также документы на оплату товаров, реализуемых мелким оптом, подлежащие предварительному контролю, сдаются в кредитный отдел для получения разрешительной подписи на их оплату, а затем передаются в операционные отделы.
Порядок прохождения документов по структурным подразделениям учреждений банка устанавливается главным бухгалтером в соответствии с основными Правилами документооборота и контроля. При выполнении кассовых операций приходные кассовые документы отражаются в учете после приема денег кассой. Наличные деньги выплачиваются по расходным кассовым документам после отражения их по счетам бухгалтерского учета.
При совершении безналичных расчетов мемориальные документы сначала проводятся по дебету счетов-плательщиков, а затем по кредиту счетов получателей. Каждый документ подвергается предварительному контролю для установления законности операции, правильности оформления и возможности оплаты исходя из фактического наличия денежных средств. В подтверждение проведенной проверки ответственный исполнитель подписывает документ и его копию. Первые экземпляры документов используются как основание для совершения бухгалтерских записей и хранятся в банке в качестве оправдательных.
Все кассовые расходные операции подвергаются дополнительному контролю. Документооборот и контроль по кассовым расходным операциям организуют следующим образом. Ответственный исполнитель на основании кассового расходного документа проверяет законность операции и возможность ее совершения с учетом наличия средств на счете. Одновременно проверяется правильность оформления документа, сличаются подписи и оттиски печати клиента, а также номер чека с номером, записанным в карточке образцов подписей, после чего документ передается контролеру.
В необходимых случаях сумма выдачи отражается ответственным исполнителем в оперативном учете. При выдаче денег на заработную плату сумма чека регистрируется в специальной карточке, открываемой для контроля за расходованием фондов заработной платы. Контролер также проверяет правильность оформления документов и записывает их сумму в расходный кассовый журнал, после чего документы направляются в кассу для выдачи наличных денег.
Документооборот по приходным кассовым операциям обеспечивает зачисление сумм на счета только после фактического поступления денег в кассу. Приходный кассовый документ, принятый или составленный ответственным исполнителем, регистрируется им в кассовом журнале и передается в кассу вместе с выписанной квитанцией.
Получив обратно из кассы ордер из комплекта бланков (форма 040200!) с подписью кассира о приеме денег, ответственный исполнитель проверяет подлинность подписи кассира на ордере по ее образцу, после чего документ используется как основание для записей в лицевых счетах.
Для своевременного выполнения банковских операций предусмотрены следующие правила:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
- все документы, принятые от клиентов в течение операционного времени (3,5—4 ч), должны быть в тот же день отражены на счетах баланса банка. На оплату обращаются остатки средств на начало дня и новые поступления;
- поступающие документы передаются на ЭВМ в течение всего дня в соответствии с графиком сдачи документов. Передачи переводов на телетайпные установки и телеграф предусмотрены в графике по мере оформления расчетных документов к проведению по счетам клиентов и составления по ним телеграмм преимущественно в первой половине рабочего дня;
- все денежно-расчетные документы, подлежащие отправке другим учреждениям банков, в тот же день передаются представителю учреждения.
В связи с ведением бухгалтерского учета и обработкой банковской информации на ЭВМ имеются некоторые особенности в организации документооборота и передаче информации на ВЦ. В учреждениях банков, учет которых ведется на ВЦ с использованием ЭВМ, формируется группа контроля из специально подготовленных учетно-операционных работников. В названную группу направляются все денежно-расчетные документы после их обработки ответственными исполнителями для проверки полноты и правильности необходимых реквизитов, в том числе номеров счетов клиентов и корреспондентов и наличия подписей работников банка.
В каждом отделении банка составляется график документооборота, в котором предусматривается время, необходимое для обработки документов как в операционное, так и в послеоперационное время. В операционное время производится обработка документов, поступивших от местных клиентов, иногородних и одногородних учреждений банков до его завершения. Графиком документооборота предусматривается также время, необходимое для обработки документов в послеоперационное время, т.е. поступивших после операционного дня, с целью подготовки их к следующему дню.
По согласованию с клиентами учреждения банков устанавливают график для обслуживания, составленный с учетом времени поступления в банк документов от других учреждений, чтобы обеспечить равномерность их обработки.
Для ускорения документооборота и обеспечения равномерной операционной нагрузки устанавливается ступенчатый график рабочего времени банковских работников разных подразделений. Работники экспедиции, групп инкассо начинают работу раньше ответственных исполнителей, чтобы к началу рабочего дня последних подготовить документы, поступившие от предприятий связи.
Прием документов производится непосредственно в операционное время рабочего дня. Остальное время дня используется для проверки составленных за день учетных материалов, заключения операций за текущий день и подготовки к операциям следующего дня. Документы по ссудным операциям передаются кредитными работниками ответственным исполнителям в начале рабочего дня.
Ускорению внутреннего документооборота способствует четко организованная связь между отдельными структурными подразделениями учреждения банка, а также между операционными бригадами и отдельными работниками. В этих целях используются различные средства оргтехники, применяются механизированные способы передачи документов с использованием пневматических и электромеханических транспортеров разных конструкций.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
