Задачи и функции отдела документационного обеспечения
Обеспечение единого порядка организации и ведения делопроизводства в подразделениях предприятия, унификация форм документов, создание образцов документов предприятия Организация делопроизводства на предприятии в соответствии со стандартами и нормативно-методическими документами.
Организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях предприятия.
Организация контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства предприятия.
Обеспечение соответствующего режима доступа к документам, имеющим гриф конфиденциальности, и использования информации, содержащейся в них.
Составление сводной номенклатуры дел предприятия, контроль за правильным формированием и оформлением дел в структурных подразделениях.
Разработка нормативно-методических документов по ведению делопроизводства на предприятии (инструкций по работе с документами, бланков служебных документов, унифицированных форм документов предприятия).
Регистрация и учет документов, ведение справочно-информационной работы по документам предприятия Прием, регистрация, учет, хранение и рассылка поступающей, оправляемой и внутренней документации; оперативный поиск и выдача информации по документам.
Рассмотрение и проверка оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству предприятия.
Оформление командировочных документов; регистрация командированных сотрудников.
Участие в работе экспертной комиссии предприятия по подготовке к передаче в архив документов, имеющих долговременные (постоянные) сроки хранения; выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
Внедрение новых информационных технологий в работе с документами Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий на предприятии.
Проведение мероприятий по повышению квалификации работников предприятия, занятых делопроизводством.
Регламентирующие документы
Внешние документы:
Законодательные и нормативные акты, стандарты и нормативно-методические документы по делопроизводству.
Внутренние документы:
Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка.
Взаимоотношения отдела документационного обеспечения с другими подразделениями
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
С техническими подразделениями и цехами чертежей, технических условий, иной документационного обеспечения для:
- регистрации, учета и хранения;
- сообщений об изменениях в документационного обеспечения;
- заявок на подбор технической литературы;
- актов о списании документационного обеспечения;
- заявок на размножение и рассылку документационного обеспечения;
- копий документационного обеспечения чертежей, технических условий, иной документационного обеспечения;
- технической литературы;
- указаний, инструкций о порядке оформления документационного обеспечения для архива.
С отделом организации труда и заработной платы утвержденного штатного расписания:
- положения о премировании работников отдела;
- консультаций по вопросам трудового права;
- предложений по формированию штатного расписания отдела.
С отделом материально-технического снабжения материально-технических ресурсов по заявкам отдела заявок на необходимые отделу материально-технические ресурсы (канцелярские принадлежности, оргтехника и т. п.).
Права отдела документационного обеспечения
Проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, вносить по итогам проверок предложения и рекомендации их руководителям для принятия соответствующих мер.
Требовать от руководителей структурных подразделений справок, информации, документов, других материалов, необходимых руководству предприятия, а также информации об исполнении документов, поручений и заданий руководства.
Возвращать в структурные подразделения на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных ГОСТом правил оформления.
Представлять руководству предприятия:
- Предложения о поощрениях работников отдела.
- Информацию о планах отдела и отчет об их выполнении.
- Проводить аттестацию работников отдела.
Ответственность отдела документационного обеспечения
Начальник отдела документационного обеспечения несет ответственность за добросовестное и своевременное выполнение функций, возложенных на отдел.
На начальника отдела документационного обеспечения возлагается персональная ответственность за:
- Соблюдение действующего законодательства в процессе руководства отделом.
- Составление, утверждение и представление достоверной информации о работе отдела.
- Своевременное исполнение приказов руководства.
Ответственность работников отдела документационного обеспечения устанавливается соответствующими должностными инструкциями.
Однажды один путешественник попал в плен к амазонкам. После недолгого совещания эти отважные воительницы приняли решение убить беднягу. Однако перед этим они предложили «идущему на смерть» исполнить его последнюю просьбу. Подумал-подумал путешественник и попросил амазонок кое-о-чем. Это-то, собственно говоря, его и спасло. -так, вопрос: какую просьбу высказал обреченный»?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
