Несмотря на то, что за окном лишь октябрь, мы посчитали необходимым опубликовать в этом номере журнала статью, посвященную мероприятиям, направленным на подготовку учреждений к составлению форм бухгалтерской отчетности. Показатели бухгалтерского (бюджетного) учета должны содержать достоверные данные финансово-экономической деятельности учреждения, которые отражаются в формах бухгалтерской отчетности. За искажение показателей отчетных бухгалтерских форм законодательством РФ, равно как и за представление заведомо недостоверной бюджетной отчетности или иных сведений, необходимых для составления и рассмотрения проектов бюджетов бюджетной системы РФ, исполнения бюджетов бюджетной системы РФ, предусмотрена административная ответственность (ст. 15.11, 15.15.6 КоАП РФ).
Перед составлением годовых отчетных форм рекомендуется провести проверку:
• внутренних локальных актов, используемых в деятельности учреждения;
• журналов операций;
• инвентаризации и отражения на счетах бухгалтерского (бюджетного) учета результатов инвентаризации.
Пунктом 6 Инструкции № 157н установлено, что субъект учета в своей учетной политике устанавливает порядок организации и обеспечения (осуществления) субъектом учета внутреннего финансового контроля. В зависимости от организационной структуры учреждения может быть создан отдельный отдел либо контрольные функции могут быть вменены в обязанности одному работнику учреждения.
Подготовительные мероприятия перед составлением годовых отчетных форм можно провести:
• работникам отдела внутреннего контроля (работнику, в чьи функции входит проведение мероприятий внутреннего контроля);
• работникам финансово-экономического отдела (когда каждый работник проверяет свой участок работы).
Работники любого контрольного ведомства первым делом идут в кассу учреждения (если таковая есть) и запрашивают учредительные документы и внутренние локальные акты, имеющиеся у учреждения. В названных документах отражаются особенности организации деятельности учреждения.
Наиболее «востребованными» у проверяющих среди всех внутренних локальных актов являются:
• учетная политика и приложения к ней;
• положение об оплате труда в учреждении.
Учетная политика учреждения – это документ, устанавливающий совокупность способов ведения экономическим субъектом бухгалтерского учета (п. 1 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете). При формировании учетной политики в отношении конкретного объекта бухгалтерского учета выбирается способ ведения бухгалтерского учета из способов, допускаемых законодательством РФ (федеральными стандартами).
Поэтому проверяющий просматривает этот документ на предмет:
• наличия такого документа у учреждения (требование о составлении данного документа установлено п. 6 Инструкции № 157н, ст. 8 Закона о бухгалтерском учете);
• соответствия информации, отраженной в учетной политике учреждения, нормам законодательства РФ (положениям инструкций № 174н, 183н, 162н, Закона о бухгалтерском учете и другим нормам законодательства РФ);
• своевременное внесение изменений в учетную политику (условия, при наступлении которых вносятся изменения в учетную политику, установлены ст. 8 Закона о бухгалтерском учете).
Требование о разработке в учреждении положения об оплате труда установлено законодательством РФ (постановления Правительства РФ № 583, Правительства Москвы № 619-ПП, Правительства Нижегородской области № 464, Приказ Минфина РФ № 103н и др.).
При проведении проверки обращается внимание:
• на наличие такого положение в учреждении;
• на соответствие информации, изложенной в положении, требованиям законодательства РФ;
• на соблюдение требований, установленных в положении об оплате труда.
Отсутствие у учреждения внутренних локальных актов (например, учетной политики, положения об оплате труда) не влияет на правильность отражения показателей отчетных бухгалтерских (бюджетных) форм, однако поскольку составление годовых отчетных форм – это подведение итогов текущего финансового года и исправление ошибок, недочетов, допущенных в текущем финансовом году, на данные акты стоит обратить внимание.
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).
Первичные учетные документы составляются:
• по унифицированным формам, приведенным в Приказе Минфина РФ № 52н;
• по формам, разработанным субъектом учета самостоятельно (должны иметь все обязательные для первичного учетного документа реквизиты, перечень которых приведен в п. 7 Инструкции № 157н, ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).
Первичные учетные документы подбираются и подшиваются к журналам операций.
Приказом Минфина РФ № 52н среди регистров бухгалтерского учета, применяемых бюджетными учреждениями, поименованы следующие журналы операций:
• журнал операций по счету «Касса»;
• журнал операций с безналичными денежными средствами;
• журнал операций расчетов с подотчетными лицами;
• журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;
• журнал операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям;
• журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;
• журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;
• журнал по прочим операциям.
Журналы операций просматриваются на предмет:
• оформления журнала операций и наличия в нем подписей исполнителя и главного бухгалтера;
• приложения к журналу первичных учетных документов, операции по которым отражены в данном журнале операций. Документы должны быть разложены в хронологическом порядке (п. 11 Инструкции № 157н);
• соблюдения требований законодательства РФ (Порядка ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенного порядка ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утвержденных Указанием ЦБ РФ № 3210-У (далее – Порядок ведения кассовых операций), Приказа Минфина РФ № 52н, Закона о бухгалтерском учете) в части оформления первичных учетных документов, приложенных к журналу операций (первичный учетный документ должен быть оформлен по унифицированной форме, утвержденной Приказом Минфина РФ № 52н, либо, если документ оформлен по неунифицированной форме, он должен содержать все обязательные для первичного документа реквизиты, перечень которых приведен в п. 7 Инструкции № 157н, ст. 9 Закона о бухгалтерском учете);
• соответствия бухгалтерских записей, отраженных в первичном учетном документе, характеру совершаемой операции, оформленной первичным учетным документом, и положениям инструкции по бухгалтерскому учету (положениям инструкций № 174н, 183н, 162н).
Например, просматривая журналы операций расчетов с подотчетными лицами за период с января по декабрь, лицо, проводящее проверку, обращает внимание:
• на оформление журнала операций и наличие подписей исполнителя и главного бухгалтера;
• на наличие приказа руководителя, утвердившего перечень лиц, которые вправе получать денежные средств из кассы под отчет;
• на выдачу из кассы наличных денежных средств только лицам, указанным в приказе руководителя учреждения (в приказе руководителя, утвердившего перечень подотчетных лиц учреждения, приказе на командировку);
• на правильность оформления авансовых отчетов (ф. 0504505), приложенных к журналу операций (соблюдение требований Приказа Минфина РФ № 52н при заполнении граф и строк авансового отчета, а также приложения к авансовому отчету (ф. 0504505), документов, подтверждающих совершение расходных операций);
• на соответствие документов, приложенных к авансовому отчету (ф. 0504505), записям, отраженным на обратной стороне авансового отчета (ф. 0504505);
• на соблюдение сроков оформления авансовых отчетов (ф. 0504505) и сроков расходования денежных средств (часто во время проведения проверки выявляются факты длительного расхождения по времени этих дат; в частности, когда денежные средства на совершение расходной операции (оплаты товаров, работ, услуг) выданы на месяц, например в марте, а авансовый отчет составлен и представлен в бухгалтерию в мае и документы, подтверждающие расходование денежных средств, датированы маем). Такая ситуация нарушает положения п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций;
• на правильность расчета размера возмещения командировочных расходов;
• на правильность расчета размера компенсаций, выплачиваемых сотрудникам и членам их семьи при направлении в отпуск;
• на соблюдение установленного законодательством РФ требования о выдаче подотчетных сумм при условии отсутствия у лица задолженности по предыдущему авансу (такое требование предусмотрено п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, п. 214 Инструкции № 157н).
Указанием ЦБ РФ № 4416-У абз. 3 п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций признан утратившим силу. После этой даты для выдачи наличных денег под отчет не требуется полного погашения задолженности по ранее полученной подотчетной сумме.
Просматривая журнал операций расчетов с подотчетными лицами, проверяющие обращают внимание на полноту и правильность отражения операций по счету 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» на счетах бухгалтерского учета и их соответствие требованиям, установленным инструкциями № 174н, 183н, 162н.
В случае обнаружения в ходе проверки журнала операций ошибок их следует исправить. Исправления производятся в зависимости от характера совершенной ошибки. Допустим, если журнал операций был недооформлен (отсутствуют все необходимые подписи, не прикреплены первичные учетные документы, первичные учетные документы прикреплены не в хронологическом порядке и т. п.), лицо, проводящее проверку, приводит журнал операций в соответствие с требованиями п. 11 Инструкции № 157н. В случае обнаружения отсутствия первичного учетного документа утерянный документ следует восстановить в кратчайшие сроки.
Неправильное отражение (неотражение) фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и (или) бухгалтерской отчетности организации (далее – ошибка), выявленное в ходе проверки журнала операций и первичных документов, приложенных к нему, может быть обусловлено, в частности:
• неправильным применением законодательства РФ о бухгалтерском учете и (или) нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету;
• неправильным применением учетной политики организации;
• неточностями в вычислениях;
• неправильной классификацией или оценкой фактов хозяйственной деятельности;
• недобросовестными действиями должностных лиц организации.
Ошибки, обнаруженные в учете, исправляются по правилам, установленным п. 18 Инструкцией № 157н (путем совершения записи методом «красное сторно» либо совершения дополнительной записи).
Не являются ошибками неточности отражения фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском (бюджетном) учете и (или) бухгалтерской (бюджетной) отчетности учреждения, выявленные в результате получения новой информации, которая не была доступна учреждению на момент отражения (неотражения) таких фактов хозяйственной деятельности.
Обязанность учреждения по проведению инвентаризации перед составлением годовых отчетных форм установлена нормами п. 7 Инструкции № 191н, п. 9 Инструкции № 33н. Пунктом 20 Инструкции № 157н установлено, что инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств проводится субъектом учета в установленном им в рамках формирования учетной политики порядке, с учетом положений законодательства РФ.
Данным пунктом установлено, что проведение инвентаризации обязательно:
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при передаче имущества организации в аренду, управление, безвозмездное пользование, а также выкупе, продаже комплекса объектов учета (имущественного комплекса);
• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или иными нормативными правовыми актами РФ.
Результаты инвентаризации отражаются в учете и бухгалтерской (финансовой) отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация.
Результаты инвентаризации, проведенной перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, отражаются в годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Итак, учреждение готовится к составлению годовых отчетных бухгалтерских форм. Приказом (распоряжением) руководителя учреждения утверждаются период проведения инвентаризации, объекты проверки, члены и председатель инвентаризационной группы. Инвентаризация проводится в установленные приказом (распоряжением) руководителя учреждения сроки.
В рамках проводимых мероприятий перед составлением годовых отчетных бухгалтерских форм следует убедиться:
• в наличии приказа руководителя учреждения о проведении инвентаризации активов и обязательств и утверждении членов инвентаризационной комиссии и ее председателя;
• в наличии надлежащим образом оформленных инвентаризационных описей;
• в наличии надлежащим образом оформленного акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835);
• в наличии оформленной в соответствии с требованиями законодательства РФ ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) (при наличии расхождений между фактическими данными и данными бухгалтерского учета);
• в наличии протокола собрания комиссии по инвентаризации. По результатам инвентаризации проводится заседание инвентаризационной комиссии, итоги которого оформляются протоколом. Форма протокола не утверждена, поэтому он составляется в произвольном виде. В протоколе указываются все данные о проведенной инвентаризации. В частности, в нем фиксируются выводы, решения и предложения по результатам проведенной проверки активов и обязательств учреждения. Составление протокола не является обязательным (за исключением случаев, когда составление протокола установлено ведомственным нормативным актом);
• в отражении результатов инвентаризации на счетах бухгалтерского (бюджетного) учета и в отчетности.
Расхождения между фактическими данными и данными бюджетного учета, выявленные в ходе инвентаризации, подлежат отражению в учете.
Неучтенные объекты нефинансовых активов, выявленные при проведении проверок и (или) инвентаризации активов, принимаются к бухгалтерскому учету по их текущей оценочной стоимости, установленной для целей ведения бухгалтерского учета на дату принятия к бухгалтерскому учету (п. 31 Инструкции № 157н).
Соответственно, перед составлением годовых отчетных форм необходимо:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• правильно определить текущую оценочную стоимость объектов нефинансовых активов, выявленных в ходе инвентаризации (излишков);
• правильно отразить в учете факты неучтенных объектов нефинансовых и финансовых активов.
Неучтенные объекты финансовых активов (например, излишки денег, обнаруженные в кассе учреждения) принимаются к учету по фактическому номиналу.
Размер ущерба, причиненный имуществу учреждения, определяется из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба (п. 220 Инструкции № 157н). Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов.
На суммы недостач, хищений, потерь от порчи, иного ущерба, не признанного виновными лицами к возмещению, оформленные в установленном порядке материалы передаются для предъявления гражданского иска либо возбуждения в установленном порядке уголовного дела. При получении решения суда суммы предъявленного к возмещению ущерба уточняются в соответствии с решением суда, исполнительным листом либо по иным основаниям согласно законодательству РФ.
При инвентаризации расчетов нередко выявляются факты дебиторской и кредиторской задолженности. В ходе инвентаризации важно установить причины образования такой задолженности и возможность ее погашения.
Поэтому в ходе инвентаризации:
• составляются акты сверки расчетов с контрагентами и выверяются расчеты с ними;
• делается анализ сумм дебиторской и (или) кредиторской задолженности, выявленной в учреждении на отчетную дату;
• проверяется правильность оформления операций по списанию сумм задолженности со счетов бухгалтерского учета, забалансовых счетов;
• проверяется соблюдение учреждением методологии учета при совершении операций по списанию сумм задолженности.
В случае выявления в ходе инвентаризации фактов невозможности погашения сумм дебиторской задолженности, истечения срока давности у кредиторской задолженности суммы такой задолженности списываются со счетов бухгалтерского учета и отражаются на забалансовых счетах для дальнейшего учета. При выявлении фактов, разрешающих списания сумм задолженности, учитываемых на забалансовых счетах 04 и 20, данные записи также осуществляются в рамках совершения мероприятий по подготовке к составлению годовых отчетных форм, поскольку отчетные формы должны максимально точно отражать фактический результат деятельности учреждения и содержать достоверные сведения о финансовом положении учреждения.
В завершение хотелось бы отметить, что в рамках подготовительных мероприятий обращается внимание также на исполнение показателей:
• бюджетной сметы (в отношении деятельности казенных учреждений);
• плана финансово-хозяйственной деятельности (в отношении деятельности бюджетных и автономных учреждений).
В части исполнения казенным учреждением показателей бюджетной сметы осуществляется более жесткий контроль. А вот автономные и бюджетные учреждения часто достаточно халатно относятся к ведению названного документа и своевременно не вносят в него изменения.
Поэтому в рамках мероприятий по завершении финансового года проверка ПФХД проводится на предмет соответствия:
• формы утвержденного и применяемого учреждением ПФХД рекомендуемой форме ПФХД органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя;
• целей деятельности учреждения, указанных в ПФХД, целям деятельности, отраженным в уставе учреждения, установленным законами, иными правовыми актами;
• видов деятельности, перечня услуг, обозначенных в ПФХД, видам деятельности, перечню услуг, содержащимся в уставе учреждения (иными словами, проводится проверка соответствия сведений, приведенных в ПФХД, информации, отражаемой в уставе учреждения);
• отраженных в ПФХД остатков денежных средств на начало и конец отчетного периода данным лицевых счетов и показателям бухгалтерского учета;
• суммы планируемых поступлений, отраженных в ПФХД, указанной в соглашении о выделении сумме субсидий (на выполнение государственного (муниципального) задания, целевой субсидии);
• показателей по доходным и расходным операциям, отраженных в ПФХД, данным бухгалтерского учета.
В советские времена у телефонисток на коммутаторе висел лозунг, из которого следовало, что они все ратуют за свободные сексуальные отношения. Что это был за лозунг?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
