Подотчетные лица – это работники компании, получившие из кассы некоторую сумму денег под отчет. То есть, они обязаны будут отчитаться о потраченных суммах. Перечень подотчетных лиц и процедура выдачи им денег устанавливает управляющий компании.
Под отчет деньги выдаются в следующих случаях:
• На командировки;
• На хозяйственные затраты (приобретение различной продукции, необходимой для осуществления деятельности);
• На представительские расходы.
Процедура выдачи подотчетных денег:
1. Наличие распоряжения управляющего организации в письменном виде.
2. Перечень сотрудников, которым можно выдавать деньги.
3. Размер выдаваемых подотчетных денег.
4. Срок, в который подотчетные лица должны вернуть деньги.
5. Сроки, в которые работник обязан отчитаться о потраченных средствах.
6. Процедура выдачи подотчетных денег должна быть полностью соблюдена.
7. Процедура выдачи наличности лицам, отчитавшимся по полученным ранее суммам, должна быть также соблюдена.
8. Передавать подотчетные суммы посторонним лицам категорически запрещено.
Отчет о потраченных суммах
Подотчетные лица должны предоставлять управляющему организации отчет о потраченных средствах. Сделать они это должны в трехдневный срок со дня получения денег. Если средства выдавались на командировочные затраты – в течение трех дней со дня возвращения из командировки.
Документы
Учетные документы подразделяются на три вида.
Первичные документы составляют бухгалтерские сотрудники на основании должностной записки.
Второй вид документации готовится самим сотрудником в процессе исполнения поставленной задачи.
К таким документам относятся:
• Билеты на проезд;
• Кассовые чеки;
• Накладные на продукцию;
• Счета-фактуры;
• Квитанции к приходникам.
После того, как поставленная рабочая цель была выполнена, готовится итоговая документация, то есть сотрудник подготавливает авансовый отчет относительно потраченной суммы и сдает его в бухгалтерию. Также, управляющему организации нужно будет отчитаться о результатах выполнения задания. Если работнику пришлось потратить собственные средства, то компания возместит их при условии предоставления подтверждающих бумаг.
Бухгалтерский учет подотчетных средств
Выдача денег работникам под отчет оформляется по дебету счета 71 «расчеты с подотчетными лицами». Проводка выглядит следующим образом: Д 71 – К 50. Если деньги выдаются безналичным способом, по кредиту используется счет 51.
В случае возвращения непотраченных денег обратно в кассу используется проводка: Д 50 – К 71.
Если подотчетная сумма не была возвращена в установленный срок, проводка следующая: Д 94 – К 71.
Эта, невозвращенная в срок сумма, удерживается из зарплаты работника: Д 70 – К 94.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Рассмотрим подробнее, как осуществляются и учитываются расходы на командировки сотрудников.
Командировка предполагает поездку сотрудника в другой город, регион или страну для выполнения порученной работы.
Любая командировка должна быть оформлена документально:
• Рабочее задание для направления в командировку;
• Отчетность о выполнении работы;
• Приказ о том, что сотрудника необходимо отправить в командировку;
• Удостоверение на командировку.
В течение трех дней (если командировка заграничная – в течение десяти дней) по возвращению из командировки работник должен сдать в бухгалтерию авансовую отчетность, подтверждающую использование средств по назначению. К авансовому отчету необходимо приложить бумаги, подтверждающие произведенные расходы.
Сотруднику, отправленному в командировку, организация оплачивает:
• Расходы на проживание;
• Затраты на проезд;
• Суточные затраты;
• Иные затраты.
Подотчетная сумма (аванс) на командировку рассчитывается путем сложения ожидаемых сумм на данные затраты. Выдают аванс в рублях, но если командировка зарубежная, деньги выдаются в валюте страны, куда отправляют работника.
Для получения валюты нужно открытие валютного счета в кредитной организации. Валюту на командировку можно получить только с этого валютного счета. Получить денежные средства в валюте можно не раньше, чем за 10 дней до выезда в командировку. Одновременно с выдачей денег, управляющий организации должен получить в банке справку, являющуюся основанием для вывоза из страны наличной валюты.
Если сотрудник не использовал всю полученную валюту, он может вернуть деньги в кассу либо в валюте, либо в рублях.
Учет расходов с подотчетными лицами осуществляется с помощью следующих проводок:
Д 71 – К 50-1 – выдача подотчетному лицу наличности на командировку;
Д 71 – К 51 – подотчетную наличность перечисляют на счет сотрудника в банке;
Д 50 – К 71 – подотчетный сотрудник вернул в кассу деньги, которые он не использовал;
Д 20 – К 71 –расходы на командировку списывают на себестоимость товаров;
Д 10, 15, 41 – К 71 – списание затрат на приобретение активов подотчетным работником;
Д 94 – К 71 – списание наличности, не возвращенной сотрудником в установленный срок;
Д 70 – К 94 – не возвращенная наличность вычтена из зарплаты сотрудника.
Выдача средств на покупку ТМЦ
Если деньги под отчет выдаются на покупку материальных активов, то 71 счет корреспондирует с такими счетами, как «материалы» (10), «заготовление и покупка активов» (15), «продукция» (41).
В случае, когда работник вернул подотчетные суммы позднее установленного срока, эта сумма списывается в дебет 94 счета, делается проводка Д 94 – К 71. В последствие эта сумма удерживается из зарплаты сотрудника: Д 70 – К 94.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
